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Traslado de usuarios
Acerca del traslado de usuarios
En ocasiones, los usuarios crean varias cuentas de forma accidental. Puede que se registrara en una URL incorrecta o que su administrador le creara una cuenta nueva sin consultarle si ya tenía una.
El proceso de traslado de usuarios está pensado para ayudarle a consolidar las encuestas de sus cuentas en la cuenta que elija. Sin embargo, antes de proceder con un traslado de usuario, es importante hacerse una pregunta:
¿Ha empezado a recopilar datos en la cuenta que desea trasladar?
- Si ha empezado a recopilar datos y desea conservar los mismos enlaces de encuesta, consulte la sección Proceso de traslado de usuarios que aparece a continuación.
- Si no ha empezado a recopilar datos y la cuenta a la que desea trasladarse solo tiene encuestas inactivas, consulte nuestra sección Traslado manual.
- Si ha recopilado datos en el pasado y no piensa volver a abrir las encuestas, pero desea obtener las encuestas y los datos en su nueva cuenta, consulte nuestra sección Traslado manual. Si tiene que trasladar docenas o cientos de encuestas, o planea volver a abrir encuestas antiguas, consulte la sección Proceso de traslado de usuarios.
- Si su cuenta está vacía o solo quiere eliminarla para poder utilizar la dirección de correo electrónico para una cuenta diferente, consulte la sección Eliminación de cuenta.
Proceso de traslado de usuarios
El proceso de traslado de usuarios lo realiza el soporte técnico de Qualtrics por usted. No obstante, antes de ponerse en contacto con ellos, conocer esta información agilizará el proceso.
- El nombre de la organización a la que va a trasladar su cuenta.
- Si ya tiene una cuenta en la nueva organización, deberá conocer su dirección de correo electrónico. Si la nueva cuenta aún no se ha creado, deberá proporcionar la dirección de correo electrónico asociada a su nueva organización.
- La dirección de correo electrónico o el nombre de usuario de su antigua cuenta de Qualtrics.
- El permiso de los administradores de organización (nuevos y antiguos) de cada organización para trasladar su cuenta de una organización a otra.
Permiso de administrador de organización
Los administradores de organización son usuarios de Qualtrics que se encargan de moderar su licencia. Los administradores pueden modificar las funciones a las que pueden acceder los usuarios, eliminar cuentas y mucho más.
Dado que el trabajo que ha realizado en su cuenta de Qualtrics técnicamente pertenece a su organización, debe solicitar el permiso de un administrador de organización antes de trasladar un usuario. Así se garantiza que no se transfiere material confidencial por error de una organización a otra.
- Si se traslada de una organización a otra, debe preguntar a ambos administradores de organización.
- Si una de sus cuentas es gratuita o una cuenta personal que ha actualizado, solo necesitará el permiso de un administrador de organización. El soporte técnico de Qualtrics es el administrador de organización de las cuentas gratuitas y personales.
Para obtener la información de contacto de su administrador de organización, consulte la página de soporte Administrador de organización. La forma más fácil de tener el permiso del administrador de organización vinculado a su traslado de usuario es colocarlos en copia cuando cree su ticket de soporte. Si se olvidó de incluirlos en el ticket inicial, puede responder al correo electrónico de confirmación del ticket y añadirlos en.
Preocupaciones adicionales
Cuando se ponga en contacto con su administrador de organización, puede pedirle que le aclare cualquiera de estas preguntas.
- ¿Tiene alguna encuesta activa?
- Si alguna de sus encuestas está recopilando respuestas, debe cerrarse antes de que el soporte técnico de Qualtrics pueda trasladar su cuenta.
- ¿Ha recibido una invitación de alguien para colaborar con ellos en una encuesta?
- Si alguien ha compartido sus encuestas con usted, esta colaboración se terminará cuando traslade su cuenta. Esto se debe a que la colaboración está vinculada a las direcciones de correo electrónico, y la cuenta a la que traslade todo el contenido usará, seguramente, una dirección de correo electrónico diferente.
No obstante, lo único que debe hacer para recuperar el acceso a sus encuestas es pedirle a quien las compartiera con usted que las vuelva a compartir con su nueva dirección de correo electrónico.
- ¿Tiene extensiones de Salesforce?
- Informe al soporte técnico de Qualtrics sobre si tiene alguna extensión de Salesforce. Estos deberán ser tratados especialmente por uno de nuestros especialistas en soporte de extensiones.
- ¿Tiene en su cuenta informes de encuestas, flujos de trabajo, distribuciones por SMS, proyectos de Employee Experience, dashboards de CX o proyectos de opinión de página web/aplicación (Site Intercepts)?
- Si tiene informes de encuestas, flujos de trabajo, distribuciones por SMS, proyectos de Employee Engagement, proyectos de ciclo de vida, proyectos de investigación de empleados ad hoc, proyectos 360, dashboards de CX o proyectos de opinión de página web/aplicación en su cuenta, estos no se podrán trasladar. (Aunque los datos recopilados de las distribuciones por SMS se trasladarán).
- ¿Tiene contactos que le gustaría mantener?
- Ninguno de sus contactos se transferirá en un traslado de usuario. Si desea conservar sus contactos, debe exportarlos desde su cuenta e importarlos a su nueva cuenta una vez que el traslado de usuario haya finalizado.
- ¿Tiene contenido guardado en sus bibliotecas de cuentas (por ejemplo, gráficos, mensajes y archivos)?
- Si traslada una cuenta a otra, solo puede conservar la biblioteca de una cuenta. Esto incluye todas las encuestas, gráficos, archivos y mensajes almacenados en su biblioteca. Cuando se ponga en contacto con el soporte técnico de Qualtrics, puede elegir la biblioteca de cuentas que desea conservar. Para guardar contenido de su otra biblioteca, descargue el contenido y cárguelo a la nueva biblioteca de cuentas una vez que se haya completado el traslado del usuario.
- ¿Ha realizado análisis de texto en Text iQ?
- Los temas de texto de Text iQ no se transfieren durante los movimientos del usuario. Si desea conservar los temas de texto, tendrá que exportar los temas de su encuesta antes de comenzar el traslado de usuario y, a continuación, importar los temas una vez que el traslado de usuario haya finalizado.
- ¿Su nueva cuenta tiene permisos diferentes de los de su cuenta anterior?
- Si va a cambiar de una cuenta gratuita a otra que su organización haya licenciado con Qualtrics, es muy probable que no tenga que preocuparse por esto, ya que la mayoría de las organizaciones tendrán acceso a más funciones que una cuenta gratuita. Pero supongamos que desea mover sus encuestas a una cuenta que no tenga los mismos permisos que su cuenta antigua (por ejemplo, sin preguntas de carga de archivos o temporizador); no podrá mover una encuesta que tenga funciones que no tenga permisos para usar. Deberá eliminar las funciones incompatibles antes de mover las encuestas.
- ¿Tiene integraciones de API?
- Cualquier integración de API que haya configurado deberá volver a formatearse en función de los ID que se encuentren en su nueva cuenta.
Contactar con Qualtrics
Una vez que haya recopilado esta información, ya es hora de ponerse en contacto con Qualtrics. Aunque no esté seguro de ninguno de estos puntos, estamos encantados de ayudarle. Póngase en contacto con los siguientes contactos en función de los tipos y números de cuentas que desee trasladar:
- Si es un usuario individual que desea mover su cuenta a una licencia diferente, póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics.
- Si es administrador de organización y desea mover diez usuarios o menos de su licencia a una licencia diferente, póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics.
- Si es administrador de organización y desea trasladar más de diez usuarios de su licencia a una licencia diferente, póngase en contacto con su ejecutivo de cuentas o XM Success Manager.
- Si es Administrador de organización y desea migrar su licencia completa, póngase en contacto con su Ejecutivo de cuentas o XM Success Manager.
Tiempo de espera
Una de las razones por las que le animamos a tomar otras rutas si es posible para usted es porque los movimientos de los usuarios pueden tener un tiempo de espera más largo, generalmente de 2 a 3 semanas.
Por este motivo, si solo tiene que trasladar algunas encuestas inactivas, debería plantearse el traslado manual. Si no tiene que trasladar ninguna encuesta y solo debe utilizar una dirección de correo electrónico, consulte la sección Eliminación de cuenta.
Traslado manual
Un traslado manual tiene lugar cuando el propio usuario traslada el contenido de la cuenta. Este método cuenta con la ventaja de que es significativamente más rápido que el traslado de usuarios oficial, que tarda entre 2 y 3 semanas.
Estas son las circunstancias en las que es mejor realizar un traslado manual:
- Si no ha empezado a recopilar datos y la cuenta a la que desea trasladarse solo tiene encuestas inactivas.
- Si ha recopilado datos en el pasado y no piensa volver a abrir las encuestas, pero desea que las encuestas y los datos aparezcan en su nueva cuenta.
- Si solo quiere trasladar algunas encuestas, no cientos de ellas.
- En el caso de las encuestas enviadas por correo electrónico, puede perder los nombres de distribución, el historial y la capacidad de enviar correos electrónicos de agradecimiento y recordatorios.
Consejo Q: Aún puede guardar los nombres de los destinatarios, sus correos electrónicos y los datos embebidos con sus respuestas.
Traslado de encuestas
En primer lugar, hay que trasladar la encuesta sin los datos. No dude en saltarse los pasos del 3 al 7 si no envió la encuesta por correo electrónico a los encuestados u optó por anonimizar los datos.
- Inicie sesión en su antigua cuenta.
- Acceda a la encuesta que desea trasladar.
- Vaya al Flujo de la encuesta.
- Haga clic en Añadir abajo.
- Seleccione Datos embebidos.
- Haga clic en Añadir un campo nuevo y cree los campos denominados RecipientEmail, RecipientFirstName y RecipientLastName.
- Haga clic en Mover para arrastrar el elemento de datos embebidos a la parte superior del flujo de la encuesta.
- Aplique las modificaciones.
- Exporte la encuesta como un archivo QSF.
- Inicie sesión en su cuenta nueva.
- Cree una nueva encuesta a partir de su archivo QSF.
Mover datos
A continuación, tendrá que trasladar los datos propiamente dichos.
- Inicie sesión en su antigua cuenta.
- Visite la encuesta de la que desea exportar los datos.
- Exporte los datos.
- Inicie sesión en su cuenta nueva.
- Importe los datos en la nueva copia de la encuesta.
Moviendo listas de contactos
- Inicie sesión en su antigua cuenta.
- Busque la lista de contactos que desea copiar.
- Vaya a Opciones de lista y seleccione Exportar lista. Guarde sus listas en formato CSV o TSV.
- Inicie sesión en su cuenta nueva.
- Vaya a la página Crear contactos.
- Importe los contactos del archivo que guardó anteriormente.
Eliminación de cuenta
A veces, se registrará con la URL incorrecta y se dará cuenta de su error de inmediato. O puede que solo tenga una encuesta de la cuenta que se ha creado incorrectamente y que puede mover usted mismo de forma manual.
Antes de crear una cuenta nueva en la organización correcta, debe eliminar la cuenta antigua. De este modo, puede volver a utilizar la dirección de correo electrónico.
Cuentas de organización
Si ha creado su cuenta de Qualtrics a través de una organización, tendrá que ponerse en contacto con su administrador de organización para eliminarla. Visite la página enlazada para descubrir cómo puede acceder a la información de contacto de su administrador de organización.
Cuentas gratuitas
Si tiene una cuenta gratuita y no ha actualizado, puede desactivar su cuenta en la configuración de la cuenta.
Cuentas personales actualizadas
Si se registró para obtener su cuenta antigua a través de https://www.qualtrics.com/free-account/, puede eliminar su cuenta anterior poniéndose en contacto con el soporte técnico de Qualtrics y preguntando.
El proceso solo tarda unos minutos. Tan pronto sea posible, el representante le comunicará que puede usar su dirección de correo electrónico para crear una cuenta nueva.