Outils des participants (360)

À propos des outils des participants

Dans chaque projet 360, vous avez accès à des outils que vous pouvez utiliser pour gérer les participants téléchargés dans votre projet. Pour accéder à ces outils, accédez au Section Participants de l’onglet Participants, puis sélectionnez Outils.

Gérer les métadonnées

Vous pouvez gérer toutes les métadonnées de votre projet 360 à l’aide de l’outil Gérer les métadonnées. La modification des métadonnées ici n’affectera pas les métadonnées du répertoire, mais elle affectera les métadonnées pour l’ensemble du projet 360.

1. Accédez à la section Participants dans l’onglet Participants.
   
2. Cliquez sur Outils en haut à droite.
3. Sélectionnez Gérer les métadonnées.
4. Cliquez sur une zone de métadonnées pour qu’elle soit mise en surbrillance en bleu.
   
5. Pour la zone de métadonnées sélectionnée, notez les valeurs possibles répertoriées à droite. Seuls les 500 premières sont affichées.
6. Placez le curseur de la souris sur un champ pour obtenir le bouton engrenage. Cliquez sur ceci.
7. Cliquez sur Renommer pour modifier le nom des métadonnées sélectionnées.
8. Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement les métadonnées sélectionnées de votre organisation.
9. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications.

Mettre à jour toutes les réponses avec les métadonnées actuelles

Si vous avez apporté des modifications aux informations de vos participants en important les mêmes participants avec de nouvelles métadonnées (veillez à inclure les identifiants uniques corrects pour chaque évalué et évaluateur) ou via la fenêtre d’informations sur les participants, vous devrez vous assurer que ces mises à jour sont reflétées dans vos réponses, rapports et tableaux de bord. Mettre à jour toutes les réponses avec les métadonnées actuelles met à jour ces informations pour chacun de vos participants.

Gérer les liens

Gérer les relations vous permet de gérer toutes les relations personnalisées de votre projet 360. Vous ne pouvez pas modifier les relations intégrées. Cela inclut les homologues (soumis à l’évaluation) et les responsables (subordonnés directs au responsable).

Ajout et suppression de relations

1. Cliquez sur Outils en haut à droite.
   
2. Sélectionnez Gérer Relations.
3. Cliquez sur Ajouter une relation.
   
4. Saisissez le nom de la relation dans le bloc.
5. Cliquez sur le signe moins (–) pour supprimer une relation avec zéro participant ou sur Supprimer pour supprimer une relation avec les participants.
   Astuce Qualtrics : si la relation a des participants, vous serez invité à confirmer votre décision. Toutes les réponses associées à la relation seront perdues. Cette action est irréversible.
   
6. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur Fermer.

Traduction des relations

1. Cliquez sur Outils en haut à droite.
   
2. Sélectionnez Gérer Relations.
3. Basculez Afficher les traductions sur Activé.
   
4. Cliquez sur Ajouter une langue et sélectionnez la langue de votre choix. Vous pouvez répéter cette opération pour autant de langues que nécessaire.
5. Dans les zones, saisissez les noms traduits des relations.
   
6. Si vous le souhaitez, cliquez sur le pourcentage pour traduire automatiquement les relations. Cette traduction provient de Google Translate.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Options de traduction

Si vous cliquez sur l’en-tête de l’une de vos colonnes de traduction, vous aurez plusieurs options pour gérer vos traductions.

1. Masquer la traduction : Masquer la traduction. Cela peut être utile si vous avez de nombreuses traductions et que vous devez créer plus de place sur la page.
2. Supprimer traduction : supprimez complètement la traduction.
3. Sélectionnez la langue qui s’affiche dans la colonne.
4. Ajouter une langue : ajoutez une autre langue à votre liste de traductions de relations personnalisées.

Exportation de participants

Vous pouvez télécharger un fichier contenant les personnes évaluées, les évaluateurs ou les gestionnaires du projet. Ce fichier sera au format CSV.

1. Dans la section Participants, sélectionnez le type de participants (évalué, évaluateur ou responsable) que vous souhaitez exporter.
   
2. Cliquez sur Outils.
3. Sélectionnez Exporter les participants.
4. L’exportation sera téléchargée sous forme de fichier CSV sur votre ordinateur.

Comprendre votre liste de participants exportée

Voici un guide des colonnes que vous verrez dans votre fichier exporté.

• Statut : indique si le participant a terminé sa réponse ou si vous attendez toujours qu’il réponde.
• Nominations reçues : nombre de personnes (à l’exception du soi) que le participant a été invité à évaluer.
• Nominations envoyées : nombre d’évaluateurs attribués à la personne évaluée, à l’exclusion de lui-même.
• Évaluations reçues: nombre d’évaluations réalisées sur ce sujet, y compris l’auto-évaluation. Il doit être égal à 0 pour les évaluateurs externes, car ils ne sont pas des évalués.
• Évaluations terminées : nombre d’évaluations (à l’exception de l’auto-évaluation) que le participant a terminées.
• Auto-évaluation terminée : c’est vrai pour “oui” et faux pour “non”. Cela devrait toujours être faux pour les évaluateurs externes, car ce ne sont pas des évalués.

L’exportation inclura également le prénom et le nom de chaque participant, l’identifiant unique, le nom d’utilisateur, le type d’utilisateur, la date et l’heure de la dernière connexion et les métadonnées.

Télécharger tous les rapports

Lorsque cette option est sélectionnée, Télécharger tous les rapports téléchargera un PDF de chaque rapport de la personne évaluée.

Utilisez la barre de recherche ou sélectionnez des participants spécifiques si vous ne souhaitez télécharger que quelques PDF à la fois.

Cette option ne s’affiche pas dans la sous-section Évaluateurs, car les évaluateurs n’ont pas de notes de frais. Cette option ne s’affiche pas non plus dans la sous-section Responsables car tous les managers ne sont pas des évalués, bien qu’ils puissent l’être.

Exporter les nominations

Vous pouvez exporter une liste de toutes les nominations en sélectionnant Exporter les nominations dans le menu Outils.

Vous pouvez décider si vous souhaitez utiliser ce fichier au format CSV (séparé par des virgules), TSV (séparé par des tabulations) ou SSV (séparé par des points-virgules).

Colonnes dans le fichier exporté

• Prénom, Nom : prénom et nom de famille de l’évaluateur qui a été nommé.
• E-mail de l’évaluateur : e-mail de l’évaluateur.
• EvaluatorUniqueIdentifier : identifiant unique de l’évaluateur.
• SubjectUniqueIdentifier : identifiant unique du sujet qu’ils ont été désignés pour l’évaluation.
• Relation : Relation entre l’évaluateur et la personne évaluée.
• Sollicité : « VRAI » si la nomination a été sollicitée et « FAUX » si elle n’a pas été sollicitée. Le fait qu’un projet autorise ou non les nominations non sollicitées est configuré dans les Options des participants.
• NominatedByUniqueId : identifiant unique de la personne qui a procédé à la nomination. Il peut s’agir du sujet lui-même, mais il peut aussi s’agir de l’administrateur qui a créé le projet ou d’un responsable, selon les personnes que vous autorisez à effectuer les nominations.
• NominatedOn : date et heure auxquelles la nomination a été faite.
• Méthode : comment la nomination a été faite. Il s’agit notamment de :
  • Importé : la nomination a été importée.
  • Ajout à l’aide de l’option d’ajout automatique des évaluateurs : lors de l’ajout manuel d’évalués et d’évaluateurs, la nomination a été créée en raison de l’option « Affecter automatiquement les évaluateurs en fonction des relations ».
  • Ajouté non sollicité : la nomination était une nomination non sollicitée.
  • Ajouté lors de l’importation de la réponse : la nomination a été créée à la suite d’une réponse importée.
  • Ajout par objet : La nomination a été ajoutée par l’objet.
  • Ajouté par l’administrateur : la nomination a été ajoutée par un responsable.
  • Généré automatiquement : le document de planification a été créé automatiquement ; il s’agit soit d’un document de planification tourniquet, soit d‘une auto-évaluation.
• Statut : indique si le document de planification du transport a été approuvé ou refusé. Les statuts incluent Approuvé, En attente, Refusé et Refusé par l’évaluateur. Pour plus d’informations sur le refus des nominations, voir Options des participants.
• ResponseId : si une réponse a été soumise, l‘ID de la réponse.
• SubjectFirstName : prénom du sujet qu’ils ont été nommés pour l’évaluation.
• SubjectLastName : Nom de famille du sujet qu’ils ont été nommés à évaluer.

Réimportation des listes de participants exportées

Vous pouvez importer des listes de participants qui ont été exportées, ce qui facilite et accélère la mise à jour de nombreux participants. Lorsque vous réimportez une liste de participants exportée, assurez-vous de supprimer les colonnes répertoriées ci-dessous. Ces colonnes représentent des champs Qualtrics internes. Si ces colonnes sont incluses dans une importation de participants, ces champs seront enregistrés en tant que métadonnées des participants. En règle générale, ces champs ne sont pas utiles à des fins de reporting. Nous vous recommandons donc de supprimer les colonnes de votre importation. Les colonnes à supprimer sont les suivantes :

• Sollicité
• NominatedByUniqueId
• NominatedOn
• Méthode
• Statut
• IDRéponse

Mettre à jour des participants

Vous pouvez mettre à jour, ajouter ou supprimer les valeurs des métadonnées des participants pour votre projet 360. Pour ce faire, importez un fichier mis à jour.

1. Dans l’onglet Participants, cliquez sur + Ajouter des personnes évaluées.
   
2. Sélectionnez Importer des évalués.
3. Cliquez sur Exemple CSV pour télécharger un fichier modèle.
   
4. Ouvrez le modèle dans un éditeur de feuille de calcul sur votre ordinateur, par exemple Excel.
5. Saisissez les champs Prénom, Nom, E-mail et Identifiant unique pour les participants que vous souhaitez mettre à jour. Pour plus d’informations sur ces zones, voir Préparation de votre fichier de sujet.
   
6. Incluez les colonnes de métadonnées contenant les métadonnées que vous souhaitez mettre à jour. Voir Métadonnées pour en savoir plus sur les métadonnées des participants.
7. Enregistrez ce fichier au format CSV.
8. Revenez à Qualtrics et cliquez sur Parcourir dans l’écran d’importation du sujet.
   
9. Sélectionnez le fichier CSV que vous avez modifié précédemment.
10. Cliquez sur Importer.
    Astuce Qualtrics : découvrez les problèmes de téléchargement de fichiers CSV et TSV sur le serveur pour obtenir de l’aide pour résoudre les problèmes d’importation.

Supprimer des participants

Il existe différentes manières de supprimer des participants. Avec l’approche manuelle, vous sélectionnez les participants et les supprimez par pages de l’onglet Participants. Avec le processus d’importation pratique, vous pouvez télécharger une liste d’identifiants uniques pour les participants que vous souhaitez supprimer.

Suppression manuelle

Voir aussi Gérer les participants.

1. Assurez-vous que la section de l’onglet Participants dans laquelle vous vous trouvez (évalués, évaluateurs ou responsables) correspond aux participants que vous souhaitez supprimer.
   
2. Si vous le souhaitez, effectuez une recherche pour limiter les participants que vous voyez.
3. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur le menu déroulant en haut à gauche.
5. Sélectionnez Supprimer du projet.
6. Tapez « Supprimer ».
   
7. Cliquez sur Supprimer le(s) participant(s).

Suppression en bloc grâce à l’importation

1. Accédez à la section Participants de l’onglet Participants.
   
2. Accédez à Outils.
3. Sélectionnez Supprimer les participants.
4. Cliquez sur Exemple de CSV pour exporter un modèle CSV pour l’importer.
   
5. Saisissez les identifiants correspondants dans la colonne Identifiant unique. Enregistrez votre fichier.
   Astuce Qualtrics : si vous ne connaissez pas les ID uniques de vos participants, vous pouvez exporter votre liste de participants.
6. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous venez de créer.
7. Cliquez sur Supprimer des participants.

Réinitialiser toutes les nominations

Réinitialiser toutes les nominations vous permettra de supprimer toutes les relations d’évaluation du projet. Cela ne compte pas uniquement pour les nominations que les évalués définissent pour eux-mêmes, mais tous les évaluateurs définis pour la personne évaluée.

Gérer les tâches précédentes

Si vous avez récemment importé vos participants ou choisi de mettre à jour toutes les réponses avec les métadonnées actuelles, l’outil Gérer les tâches précédentes vous permettra de revenir sur l’historique de vos importations. Cet historique affiche le même contenu, que vous soyez dans la section Sujets, Évaluateurs ou Responsables.

Vous pouvez télécharger à nouveau tous les fichiers précédemment exportés à partir de ce menu en cliquant sur Télécharger en regard d’une tâche. Les exportations sont disponibles au format CSV (séparé par des virgules), TSV (séparé par des tabulations) ou SSV (séparé par des points-virgules).

Sinon, « Gérer les tâches précédentes » fonctionne exactement comme « Gérer les importations/mises à jour/exportations » dans les autres projets EmployeeXM. Voir aussi Mise en file d’attente des jobs.

Mettre à jour les identifiants uniques

Mettre à jour les identifiants uniques vous permet de modifier les identifiants uniques des participants à votre projet. Pour ce faire, vous devez connaître les identifiants uniques actuels des participants. Si vous n’êtes pas sûr de ces informations, essayez de rechercher le participant que vous souhaitez modifier ou exportez votre liste de participants.

FAQ