Rôles du XM Directory
Contenus de cette page
À propos des rôles du répertoire XM
Disposez-vous de plusieurs répertoires et souhaitez-vous autoriser l'accès à certains d'entre eux pour certains utilisateurs, et à d'autres répertoires pour d'autres utilisateurs ? Pour ce faire, il est possible d'utiliser le contrôle d'accès basé sur les rôles avec le Répertoire XM. Grâce à cette fonction, les administrateurs de l'Organisation peuvent choisir quels utilisateurs ont accès à quels répertoires, et accorder à certains utilisateurs des droits d'administrateur sur des répertoires spécifiques.
Astuce : cette page d'assistance ne couvre que les rôles du Répertoire XM. Les rôles dans d'autres parties de la plateforme ne sont pas couverts ici.
Autorisations nécessaires pour l'Organisation
Avant de pouvoir utiliser cette fonction, votre organisation doit disposer de l'autorisation « Gérer les rôles du répertoire ». Pour activer cette autorisation, veuillez contacter le service des comptes. Vous devez également que cette autorisation soit activée au niveau de l'utilisateur pour pouvoir activer et configurer des rôles. Pour ce faire, veuillez contacter votre administrateur de l'organisation.
Permettre aux répertoires d'utiliser des rôles
Avant de pouvoir créer des rôles, vous devez choisir les répertoires qui peuvent être contrôlés par des rôles.
Astuce : Cette opération ne doit être effectuée que sur les répertoires créés avant que cette fonction ne soit activée pour votre licence. Pour les répertoires nouvellement créés, cette fonction est automatiquement activée et vous pouvez immédiatement commencer à créer vos rôles.
Astuce : Une fois que vous avez activé l'option Activer l'accès basé sur les rôles pour un répertoire, un utilisateur de votre licence ne pourra pas accéder à ce répertoire tant qu'un rôle n'aura pas été créé pour lui accorder l'accès à ce répertoire.
Création de rôles dans le répertoire
Astuce : Pour chaque répertoire de votre licence, nous vous recommandons d'avoir deux rôles.
- Un rôle est un accès de base au répertoire, et permet aux utilisateurs de distribuer dans des listes ou d'ajouter des contacts sans nécessairement leur donner accès aux paramètres du répertoire (renommer ou supprimer le répertoire, les règles de fréquence des contacts, les règles de déduplication, etc.) Ce rôle regroupera la plupart de vos utilisateurs et l'option « Gérer l'annuaire » y sera désactivée.
- Le second rôle est l'accès administratif, c'est-à-dire les utilisateurs qui ont accès au répertoire et peuvent modifier les options de l'onglet Paramètres du répertoire. Ce rôle comportera moins d'utilisateurs (peut-être même uniquement vous-même) et l'option « Gérer l'annuaire » y sera activée.
Naviguez jusqu'au Répertoire XM en cliquant sur Répertoires.
Cliquez sur le nom du répertoire actuellement sélectionné
Sélectionnez Rôles.
Cliquez sur Créer un rôle.
Donnez un nom à votre rôle.
Cliquez sur Créer.
Cliquez sur Ajouter un répertoire et sélectionnez le répertoire auquel vous souhaitez que ce rôle ait accès. Les utilisateurs pourront créer et modifier des listes de distribution et envoyer des courriers électroniques dans ce répertoire.
Astuce : Si le répertoire souhaité n'apparaît pas ici, c'est qu'il n'a pas été activé pour l'accès basé sur les rôles. Pour savoir comment activer votre répertoire, reportez-vous à la rubrique Activation des répertoires pour l'utilisation de l'accès basé sur les rôles.
Astuce : Vous pouvez ajouter plusieurs répertoires à un même rôle.
Si vous le souhaitez, déterminez les privilèges de répertoire supplémentaires dont dispose ce rôle en activant ou en désactivant l'option suivante :
Répertoire: Lorsqu'il est activé, ce privilège donne aux utilisateurs un accès administratif au répertoire. Cela signifie qu'en plus d'avoir accès à l'onglet Contacts du répertoire, ils auront la possibilité d'accéder aux paramètres du répertoire, ce qui inclut les règles de fréquence des contacts, les paramètres de duplication, les messages du répertoire, les noms et paramètres du répertoire, et l'accès à l'entonnoir des répondants. Lorsque l'option Gérer le répertoire est désactivée, les utilisateurs ajoutés au rôle peuvent toujours envoyer des distributions et créer des listes de distribution, mais ils ne pourront pas accéder à l'ensemble du répertoire ni à ses paramètres.
Astuce : en dehors des rôles, vous pouvez utiliser les autorisations d'administration pour limiter l'accès à certaines fonctions, telles que les automatisations, pour des utilisateurs individuels, des groupes ou des divisions.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs pour ajouter des utilisateurs au rôle.
Recherchez des utilisateurs en saisissant leur adresse e-mail ou leur nom.
Astuce : Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs à un rôle.
Attention : Veillez à vous donner accès au rôle. Si vous activez l'accès basé sur les rôles pour un répertoire et que vous ne vous ajoutez pas au rôle, vous perdrez l'accès au répertoire !
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
Astuce : La technologie de l'information peut prendre une minute pour qu'un rôle prenne effet après sa création. Si vous avez ajouté un utilisateur à un rôle et qu'il ne voit pas les bons répertoires, demandez-lui d'actualiser son compte.
Manager & ; Supprimer des rôles de répertoire
Après avoir créé votre rôle, vous pouvez à tout moment modifier les privilèges du rôle et les utilisateurs qui en font partie. Vous pouvez également renommer votre rôle ou le supprimer complètement si nécessaire.
Astuce : une fois qu'un rôle est supprimé, il est irrécupérable !
Plateforme vs. Permissions basées sur les rôles
Il existe deux façons de donner aux utilisateurs l'accès aux répertoires : par le biais des autorisations de la plateforme et par le biais des autorisations basées sur les rôles. Cette section explique les différences entre ces autorisations.
Permission de la plate-forme: Les autorisations individuelles de l'utilisateur qui se trouvent dans la page d'administration.
Permission basée sur le rôle: Permissions accordées à un utilisateur par l'intermédiaire des rôles du Répertoire XM. Ces autorisations s'appliquent aux répertoires pour lesquels l 'accès basé sur les rôles est activé.
Explication des types de permissions
- Autorisation « Gérer les rôles des répertoires » de la plateforme: un utilisateur disposant de l'autorisation « Gérer les rôles des répertoires » peut activer et désactiver l'accès basé sur les rôles pour les répertoires. L'utilisateur peut également accéder à la configuration des rôles pour afficher et modifier les rôles pour les répertoires où l'accès basé sur les rôles est activé.
- Autorisation « Accès au RépertoireXM » de la plateforme: Un utilisateur disposant de l'autorisation « Accès au Répertoire XM» pourra créer et modifier des listes de distribution, ainsi qu'utiliser les fonctions de distribution sur tous les répertoires où l'accès basé sur les rôles est désactivé.
- Autorisation « Gérerl'annuaire» de la plateforme: Un utilisateur disposant de l'autorisation « Gérer l'annuaire» pourra accéder aux fonctions d'administration de l'annuaire, telles que les contacts et les paramètres de l'annuaire, sur tous les annuaires où l'accès basé sur les rôles est désactivé. Cet utilisateur pourra afficher et modifier les contacts de l'annuaire, accéder aux listes de distribution, aux résumés au niveau de l'annuaire et aux paramètres.
- Autorisation « Gérer le répertoire» liée à un rôle désactivée: Un utilisateur pour lequel l'autorisation « Gérer le répertoire» liée à un rôle est désactivée peut tout de même créer et modifier des listes de distribution et utiliser les fonctions de distribution des répertoires,à condition que le répertoire utilise un accès basé sur les rôles etquel'utilisateur ait été ajouté à un rôle disposant d'un accès à ce répertoire.
- Autorisation « Gérerle répertoire » basée sur les rôles activée: Un utilisateur disposant de l'autorisation basée sur les rôles « Gérer le répertoire »( ) pourra accéder aux fonctions avancées et de gestion des répertoires pour lesquels l'accès basé sur les rôles est activé et où il a été ajouté à un rôle lui donnant accès au répertoire. Cet utilisateur pourra consulter et modifier les contacts du répertoire, accéder aux listes de distribution, ainsi qu' er les résumés et les paramètres au niveau du répertoire.
Manage versus Accessibilité Répertoire
| Gérer le répertoire | Accessibilité Répertoire | |
|---|---|---|
| Accès complet pour consulter et modifier tous les contacts du répertoire | Oui | Non |
| Les contacts téléchargés par cet utilisateur sont automatiquement ajoutés au répertoire central | Oui | Oui |
| Distribution aux contacts non ajoutés/chargés par l'utilisateur | Oui | Non |
| Des règles centrales de fréquence des contacts et de déduplication s'appliquent aux contacts qu'ils chargent via leurs propres listes | Oui | Oui |
| Consulter, modifier et distribuer aux inscrits automatiques les listes créées à partir du répertoire qui sont partagées avec eux | Oui | Oui |
| Créer des listes de contacts | Oui | Oui |
| Ajouter des contacts | Oui | Oui |
| Ajouter des Transactions | Oui | Oui |
| Supprimer les contacts qu'ils ont téléchargés | Oui | Oui |
| Supprimer les contacts qu'ils n'ont pas téléchargés | Oui | Non |
| Modifier les règles de fréquence des contacts au niveau du répertoire | Oui | Non |
| Modifier la résolution de l'identité au niveau du répertoire | Oui | Non |
| Configurer le parcours d'un répondant | Oui | Non |
| Créer un groupe de transactions | Oui | Oui |
| Distribution à la Liste | Oui | Oui |
| Distribution au groupe de transactions | Oui | Oui |
| Accessibilité aux API de Transaction | Oui | Non |
| Exécution d'une tâche XMD (chargement/distribution) | Oui | Non |
C'est génial! Merci pour votre avis!
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