メールメッセージ（EX）

電子メールメッセージセクションについて

すべての参加者をアップロードして組織階層に追加
したら、次はエンゲージメントアンケートを参加者に送信します。EmployeeXMプロジェクトには、送信できるいくつかのタイプのメッセージがあります。たとえば、調査への参加を参加者に依頼したり、調査を終了するよう促したり、ダッシュボードを表示するよう参加を依頼したり、組織の階層を検証できることを参加者に知らせたりすることができます。メッセージの書き込み

を開始するには、［メッセージ］タブに移動し、［メールメッセージ］セクションに移動します。編集して送信できるメッセージのタイプは、メッセージタイプペインの左側に一覧表示されます。

参加者の招待

参加者の招待は、参加者にアンケートへの参加を依頼するためのものです。参加者には、ウェルカムメッセージ、アンケートの目的に関する説明、または参加者にとって役に立つと思われるその他のものを含めることができます。

参加者の招待にアンケートリンクを追加

デフォルトでは、参加者の招待にはアンケートリンク用のテキストの差し込みが含まれます。

このテキストの差し込みは、クアルトリクスを介してユーザーに送信されると一意のリンクになります。このアンケートリンクは参加者を認識し、名前とメタデータを回答とともに保存します。

1. メッセージタブにナビゲートし、以下を選択します。 参加者の招待。
   
   
2. {a} ボタンをクリックします。
3. プロジェクトリンクを選択します。
4. ［アンケートに回答］というクリック可能なテキストを挿入する場合は、［プロジェクトリンク］をクリックします。
   ヒント：［アンケートに回答］を強調表示すると、リンクのテキストを変更できます。［テキストの差し込み］の残りが消去されないように注意してください。
5. 完全な URL を挿入する場合は、プロジェクト URL をクリックします。

テキストの差し込み

追加のテキストの差し込みを使用して、メッセージに含まれるフィールドをカスタマイズ
できます。［テキストの差し込み］は、参加者に関する情報を挿入できるコード行です。［テキストの差し込み］ボタン（ {a} ）をクリックすると、さまざまなオプションが表示されます。

メッセージに差し込まれる最も一般的なフィールドの 1 つは参加者の名前です。既定では、フルネーム $e{://Field/Name} が含まれていますが、［テキストの差し込み］メニューのオプションを使用して、姓または名のみに変更できます。

参加者リマインダー

回答率を高めるために、［参加者のリマインダー］を送信してアンケートを完了していない参加者をフォローアップすることができます。リマインダは、まだ調査を完了していない参加者のみに送信されます。参加者には、調査に回答するために最初に送信されたものと同じ個別化されたリンクが含まれます。参加者がすでにアンケートを開始している場合は、リンクをクリックすると中断した箇所に進みます。アンケートを開始していないユーザーにもリマインダーが送信されます。

ルールの指定

大量の電子メールを手動でスケジュールする必要はありますか。参加者リマインダは、選択したスケジュールで自動的に送信されるように設定することができます。

1. 参加者リマインダにナビゲートします。
   
2. ページの下部にナビゲートし、スイッチをオンに切り替えます。
3. リマインダ間隔の日数を指定します。
   
4. このルールを繰り返す回数を指定します。
   例: ルールが 3 日で 5 回繰り返される場合、リマインダは 3 日ごとに送信され、5 回実行されます。
   ヒント：+記号をクリックしてルールを追加し、– 記号をクリックしてルールを削除します。
   注意: リマインダルールを 0 回繰り返すように設定した場合、リマインダは送信されません。

これらの設定は自動的に保存されます。リマインダーをオフにするには、スイッチを［オフ］に切り替えます。

複数の連絡実行ルール間のインタラクション

ここで説明する動作は、最初の参加者参加依頼を手動でスケジュールする場合にのみ適用されます。これは、すべてのタイプの EmployeeXM プロジェクトに適用されます。このシナリオに複数のルールがある場合、ルールは積み上げられます。つまり、前のルールが完了するまで、各ルールは評価されません。

この動作については、特定の例を使用して説明します。たとえば、以下の 2 つの連絡実行ルールを設定したとします。

• ルール 1: 3 日、1 回繰返
• ルール 2: 7 日、1 回繰返

未完了の参加者は、リマインダーを 2 回受け取ります。最初のリマインダーメールは、最初の招待の 3 日後に送信されます。2 番目のリマインダーメールは、最初のリマインダーの 7 日後に送信されます。つまり、2 番目のリマインダでは、最初の招待の 10 日後に送信されます。リマインダの送信がいつスケジュールされているか不明な場合は、メール履歴を参照してください。これにより、リマインダが一覧表示されます。

ダッシュボード

ダッシュボードの招待により
、ダッシュボードユーザーは自分のダッシュボードを表示できることを知らせます。参加者がアクセスするにはダッシュボードにログインする必要があるため、ログイン情報をこのメッセージに含める必要があります。また、このメッセージをリンクするダッシュボードを指定することも重要です。

ログイン情報とダッシュボードリンクの追加

ログイン情報とダッシュボードへのリンクは、どちらも通常の設定に含まれています。

1. ［メッセージ］タブに移動し、［ダッシュボード］メッセージを選択します。
   
2. {a} をクリックします。
3. [ログイン情報] を選択します。
4. すべてのログイン情報を書式設定せずに参加者に表示する場合は、ログイン情報段落を選択します。
5. ユーザー名とパスワードを別々に差し込む場合は、[ユーザー名] と [初期パスワード] を選択します。
6. ダッシュボードにログインするためのリンクを差し込む場合は、［ダッシュボードリンク］を選択します。

ダッシュボード招待のスケジュール

ダッシュボードへの招待のスケジュールは、ほかの設定が 2 つあるため、ほかのメッセージのスケジュール設定とは異なります。

• 匿名のしきい値を満たすユーザーにのみ送信：匿名のしきい値は、ウィジェットにデータが表示されるタイミングを決定するダッシュボードの設定です。たとえば、1 人のユーザーのみが調査に回答した場合、エンゲージメントスコアにはデータが表示されない場合があります。これは、エンゲージメントスコアが誰のものであるかがわかるためです。この匿名化設定をオンにすると、匿名のしきい値を満たすデータの表示が許可されたユーザーのみが招待を受信します。データ制限の詳細については、「役割と権限」のサポートページを参照してください。
  例: 匿名のしきい値は 10 です。マネージャの 1 人は自分のユニットのデータのみを参照できますが、現在対応している直属の部下は 5 人のみです。匿名のしきい値を満たすユーザーにのみ送信がオンになっている場合、ダッシュボードに表示するデータがないため、このマネージャーは招待を受け取りません。
• ダッシュボード: この招待の対象ダッシュボードを選択します。一度に接続できるのは1つのみですが、ユーザーが複数のダッシュボードにアクセスできる場合は、ログイン後に切り替えることができます。この設定により、招待からログインしたときに自動的にアクセスされるダッシュボードが決定されます。

組織の階層を検証

組織の階層を検証する権限をユーザーに付与
している場合、この招待によって通知されます。参加者は階層を編集するためにログインする必要があるため、このメッセージには、にログインするためのリンク、ユーザー名、およびパスワードを含める必要があります。

メッセージの編集

すべてのメッセージ
で、リッチコンテンツエディターにアクセスできます。リッチコンテンツエディターでは、フォントの色の変更、メッセージのテキストの書式設定、画像の挿入などを実行できます。リッチコンテンツエディターの右上

にあるメッセージエディターオプションアイコンを使用すると、既存のメッセージを読み込んだり、メッセージを翻訳したりできます。

このリッチコンテンツエディター

から、テキストの差し込みボタン{a} にアクセスすることもできます。ここから、受信者情報メニューを選択して、参加者のフルネームやメタデータなどの追加情報を追加することができます。

これらのメッセージに加えられた変更はすべて、［メールメッセージ］セクションに自動的に保存されます。ログインするたびに、行ったすべての変更が保持されます。ただし、後のエンゲージメントプロジェクトで再使用するためにメッセージを保存することもできます。

ライブラリへのメッセージの保存

[電子メールメッセージ] セクションでの作業中に、処理中のメッセージを今後のエンゲージメントプロジェクトで使用するためにライブラリに保存することができます。

1. ［メッセージ］タブの［メールメッセージ］セクションに移動します。
   
2. メッセージタイプを選択します。
3. 右端のメッセージエディタオプションアイコンをクリックします。
4. 名前を付けて保存をクリックします。
5. メッセージを保存するライブラリを選択してください。
   
6. メッセージに名称を割り当てます。
7. ［保存］をクリックします。

ライブラリからメッセージを読み込んでいます

ライブラリにメッセージを保存した場合は、それを任意の従業員プロジェクトに組み込むことができます。

1. ［メッセージ］タブの［メールメッセージ］セクションに移動します。
   
2. メッセージタイプを選択します。
3. 右端のメッセージエディタオプションアイコンをクリックします。
4. ［保存したメッセージを読み込み］を選択します。
5. メッセージを保存したライブラリを選択します。
6. メッセージを選択します。

電子メールのスケジュール

メッセージの準備
が完了したら、［メールを予約送信］ボタンをクリックして配信を予約送信できます。右側のドロップダウンをクリックすると、2 つのオプションがあります。

• メールを予約送信：参加者に送信するメッセージを予約します。
• テストメールを送信：テストメールを受信するメールアドレスを選択します。これは、正式な招待を送信する前にメッセージの書式をプレビューする良い方法です。「受信者のメールアドレス」を除き、個人情報を取得する参加者が存在しないため、テキストの差し込みはテストメールで定義されません。メール内のアンケートリンクから、クアルトリクスのログインページにアクセスできます。
  注意：テストメールを送信すると、アンケートプロジェクトが有効となります。

［メールを予約送信］をクリックすると、新しいウィンドウが開きます。

1. メッセージタイプ: 送信するメッセージタイプを選択します。これにより、すでに書き出されたメッセージがロードされます。
2. 宛先: すべての適合する参加者に送信するか、特定の基準で受信者を絞り込みます。
3. 送信日付: メッセージが送信される時刻を選択します。ドロップダウン矢印をクリックすると、送信する時刻のリストから選択することができます。日付と時刻を直接クリックすると、より具体的なカレンダが表示されます。
4.  差出人：表示する名前を選択すると、参加者にメッセージの送信者がわかります。
5. 返信先電子メール：質問がある場合は、参加者がメッセージに直接回答することがあります。返信先メールはこれらの回答を受信します。
   ヒント：送信元住所の変更にも関心がありますか？これは、組織全体レベルでのみ変更することができます。すべての EmployeeXM プロジェクトに対して 1 つのデフォルトのカスタム送信元アドレスを設定することができます。このアドレスは、設定されると、自動的に EmployeeXM プロジェクトに適用されます。詳細については、「カスタム送信元アドレスの使用」サポートページを参照してください。社内の IT チームによる設定が必要になる場合があります。
6. 件名: メッセージの件名行を作成します。右端にある青いドロップダウン矢印を使用すると、事前に保存された件名行をライブラリからロードできます。
   ヒント：ライブラリに被評価者を保存すると、より簡単に翻訳できます。ライブラリメッセージの翻訳についてはサポートページを参照してください。
7. メッセージ本文：最後に加えたい編集はいつでも実行できます。
8. スケジュール：メールを送信する準備ができたら、このボタンをクリックします。一度送信されたメールを戻すことはできません。

基準別参加者

参加者の特定のサブセットのみにメッセージを送信したい場合があります。1 度に 1 つの部門のみを招待する場合や、他の部門を招待した後にダッシュボードユーザとして追加された 1 人の受信者をシングルアウトする必要がある場合があります。受信者をフィルタリングするには、[宛先] の横にあるプルダウンリストをクリックし、[条件別参加者] を選択します。
ここ
から、ドロップダウンを再度クリックし、連絡先情報、メタデータ、役割、または階層内の参加者の位置によって受信者を絞り込むことができます。[参加者を表示] ボタンをクリックすると、適切な参加者が分離されていることを再確認することができます。

プラス（+）記号

をクリックして条件を追加します。ただし、これらの条件を “and” または “or” でリンクするかどうかを指定することはできません。Age や Email などのさまざまな基準は、「and」で結合されているとみなされるため、参加者がメールを受信するには、両方の条件が true である必要があります。異なる 2 つの年齢グループを指定すると、”or” ステートメントが生成されるため、受取人は指定された年齢のどちらか一方になります。同様に、複数の電子メールアドレスを指定すると、それらの電子メールにそれぞれメッセージが送信されます。

カスタムメッセージ

どのメッセージタイプも、送信したいようなメールに合わないのですか？お礼を書いたり、遅れて追加された参加者にパーソナライズされた招待を送信したりすることができます。このような場合は、カスタムメッセージを送信する必要があります。カスタムメッセージを送信

するには、［メールをスケジュール］ウィンドウに移動し、［メッセージタイプ］から［カスタムメッセージ］を選択します。

FAQ