Mensagens de e-mail (360)

Sobre mensagens de e-mail

Depois de carregar todos os seus assuntos e avaliadores, é hora de enviar sua pesquisa 360 para eles.

O 360 tem vários tipos de mensagens que você pode enviar. Por exemplo, qualquer pessoa que seja um indivíduo recebe um convite diferente do que os avaliadores externos recebem. Também há lembretes, que garantem apenas sair para aqueles que não concluíram suas pesquisas.

Para começar a escrever suas mensagens, navegue para a guia Mensagens e, em seguida, para a seção Mensagens de e-mail. Os tipos de mensagens que você pode editar e enviar são listados à esquerda no painel do tipo de mensagem.

Convites do indivíduo e do avaliador

Os convites destinam-se a convidar seus participantes para a pesquisa. Eles podem conter uma mensagem de boas-vindas, uma explicação do objetivo da pesquisa ou qualquer outra coisa que você considere útil para seus participantes darem os primeiros passos.

Convite do indivíduo

Convites do indivíduo vão para todos os seus assuntos. Isso também inclui pessoas que podem ser avaliadores. Enquanto alguém estiver na subseção Assuntos da seção Participantes, ele receberá o Convite do indivíduo.

Por padrão, os Convites do indivíduo são enviados para todos em sua lista de assuntos. Não importa se um assunto já recebeu um convite; ele continuará a receber qualquer convite futuro que você enviar.

Convite para avaliador

Por padrão, os convites do avaliador enviados aos avaliadores adicionados/carregados na subseção Avaliador, que não têm 0/0 avaliações para fazer. Não importa se um avaliador já recebeu um convite; ele continuará a receber qualquer convite futuro que você enviar.

Link da pesquisa e informações de login

Por padrão, os seus convites 360 incluem o Texto transportado para o link da pesquisa e as informações de acesso, que se transformam em um link e informações personalizadas quando são enviados ao participante.

Os convites do indivíduo e do avaliador devem incluir um link de avaliação e informações de login. Os avaliadores externos só verão um link direto sem informações de login, a menos que você ative a última opção de mensagem.

Caso você remova acidentalmente essas informações, clique no botão {a} e selecione o conteúdo que deseja inserir.

• Informações de login: escolha entre inserir o nome de usuário e a senha separadamente ou apenas selecione Parágrafo de informações de login para garantir que ambos sejam incluídos automaticamente.
• Links de avaliação: a opção Link de avaliação fornecerá texto clicável que leva à pesquisa. Diz “Participe da avaliação”. A opção URL de avaliação fornece o URL completo da avaliação.

Dashboard

O convite do Painel permite que os usuários do painel saibam que seus painéis estão disponíveis para visualização. Como os participantes precisam fazer login em um painel para acessá-lo, as informações de login devem ser incluídas nesta mensagem. Também é importante especificar a qual painel esta mensagem deve se ligar.

Adicionando informações de login e um link de painel

As informações de logon e um link para o dashboard estão ambos incluídos por padrão.

1. Navegue para a guia Mensagens e selecione a mensagem do Dashboard.
   
2. Clique em {a}.
3. Selecione Informações de login.
4. Se você desejar que todas as informações de login sejam exibidas ao participante sem precisar formatá-las, selecione Parágrafo de informações de login.
5. Se você quiser transportar o nome de usuário e a senha separadamente, selecione Nome de usuário e senha inicial.
6. Se você quiser efetuar o pipe no link para efetuar logon no dashboard, selecione Link do dashboard.

Programação de um convite de painel

A programação de um convite do Dashboard difere da programação de outras mensagens porque ele tem uma configuração adicional do Painel.

Esta configuração permite que você selecione o dashboard ao qual este convite se destina. Você só pode anexar um de cada vez, mas se os usuários tiverem acesso a vários painéis, eles poderão alternar entre eles depois de acessar. Essa configuração determina qual painel de instrumentos é acessado automaticamente ao acessar a partir do convite.

Lembretes do indivíduo e do avaliador

Para ajudar a aumentar as taxas de resposta, você pode acompanhar os participantes que não concluíram a pesquisa enviando um lembrete de assunto ou avaliador. Os lembretes só são enviados aos participantes que ainda não concluíram a pesquisa e incluem o mesmo link individualizado que o participante foi inicialmente enviado para responder à pesquisa. Se os participantes já tiverem iniciado a pesquisa, eles continuarão de onde pararam quando clicarem no link.

Lembretes para indivíduos

Lembretes do indivíduo vão para todos os assuntos que não estão marcados como concluídos ou concluídos. Qualquer tarefa pendente causará o envio de lembretes quando o assunto não é marcado como Concluído. As tarefas incluem autoavaliações, outras avaliações, nomeações do avaliador e visualização de relatórios.

Os assuntos podem ser marcados como Concluídos individualmente na Janela de informações do participante ou em massa na seção Participantes.

Lembretes do avaliador

Os lembretes do avaliador vão para todos os avaliadores até que eles tenham concluído todas as avaliações.

Especificando regras

Cansado de agendar manualmente muitos e-mails? Você pode configurar lembretes para sair automaticamente em uma programação escolhida.

1. Navegue até o lembrete Assunto ou Avaliador.
   
2. Navegue para a parte inferior da página e vire o comutador para Ativado.
3. Especifique o número de dias entre lembretes.
   
4. Indique quantas vezes você quer que esta regra seja repetida.
   Exemplo: se a regra indicar 3 dias, repetidos 5 vezes, o lembrete será enviado a cada 3 dias e fará isso 5 vezes.

Estas configurações são gravadas automaticamente. Volte a alternar para Desativado para desativar seus lembretes.

Interações entre várias regras de lembrete

O comportamento descrito aqui se aplica a e-mails de lembrete 360 quando existem várias regras de lembrete configuradas. Quando você tem várias regras neste cenário, as regras são avaliadas independentemente umas das outras.

Este comportamento é melhor descrito com um exemplo específico. Digamos que você configure duas regras de lembrete:

• Regra 1: 2 dias, repetido 1 vez
• Regra 2: 5 dias, repetido 1 vez

Seus participantes inacabados receberão dois lembretes. O primeiro lembrete será enviado 2 dias após o convite inicial. O segundo lembrete será enviado 5 dias após o convite inicial. Isso significa que o segundo lembrete será enviado 3 dias após o primeiro lembrete. Se você não tiver certeza de quando seus lembretes estão programados para envio, consulte seu Histórico de e-mails e seus lembretes serão listados aí.

Relatório do indivíduo está pronto

O e-mail Pronto para o relatório de assunto é enviado aos indivíduos para informá-los de que seus relatórios estão prontos para serem acessados. Este e-mail só será enviado para cada assunto uma vez.

Este e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente para os assuntos quando você tem as seguintes Opções de relatório ativadas:

• Assunto pode acessar o relatório: essa opção garante que o assunto possa ver o relatório.
• Enviar e-mail ao indivíduo quando o relatório estiver disponível: quando os critérios acima forem atendidos, o e-mail Pronto para o relatório de assunto será enviado.

E uma das seguintes opções está ativada:

• Disponibilizar relatório para o indivíduo quando: Esta opção só permite que os indivíduos vejam seu relatório depois que determinados critérios forem atendidos.
• Gerente aprova relatórios: os indivíduos não podem visualizar seus relatórios até que um gerente os aprove.
• O administrador aprova relatórios: os indivíduos não podem visualizar seus relatórios até que um administrador os aprove.

se você esqueceu de ativar essas configurações antecipadamente

Se você esqueceu de ativar essas configurações e perdeu uma série de participantes, ou se preferir que esses e-mails não saíssem automaticamente, mas em fases distintas, considere usar o recurso Mensagens personalizadas.

Você pode copiar o conteúdo do seu e-mail Relatório pronto para o indivíduo e inseri-lo em uma Mensagem personalizada. Usando os Critérios do participante, você também pode garantir que a correspondência só seja enviada para aqueles que atendem às condições especificadas.

Relatório de gerente está pronto

O e-mail Pronto para relatório de gerente é enviado aos gerentes dos assuntos para que eles saibam que os subordinados diretos estão prontos para serem acessados. Este e-mail só será enviado para cada gerente uma vez.

Este e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos gerentes quando você tem as seguintes Opções de relatório ativadas:

• O gerente pode acessar os relatórios do indivíduo: essa opção garante que o gerente do indivíduo possa ver seus relatórios.
• Enviar e-mail ao gerente do indivíduo quando o relatório estiver disponível: Quando os critérios acima forem atendidos, o e-mail Relatório de gerente pronto será enviado.

E uma das seguintes opções está ativada:

• Disponibilizar relatório para o indivíduo quando: Esta opção só permite que os indivíduos vejam seu relatório depois que determinados critérios forem atendidos.
• O administrador aprova relatórios: os indivíduos não podem visualizar seus relatórios até que um administrador os aprove.

Aprovar relatório

A mensagem Aprovar relatório é enviada ao gerente de um indivíduo para informá-lo de que os relatórios do assunto estão prontos para aprovação.

Este e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos gerentes quando você ativa as seguintes Opções de relatório:

• O gerente aprova os relatórios. Quando habilitada, os gerentes devem aprovar os relatórios de seus subordinados diretos para que um indivíduo possa exibi-los.
• Enviar e-mail ao gerente quando o relatório estiver pronto para aprovação: quando selecionado, o gerente receberá um e-mail assim que for permitido analisar um relatório para aprovação.

Aprovar indicação

Esta mensagem é enviada para um gerente quando um de seus subordinados diretos nomeia alguém para avaliá-lo. O gerente pode aprovar ou rejeitar esta nomeação.

Este e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente aos gerentes quando você ativa as seguintes opções de participante:

• Indivíduo nomeia avaliadores: permite que os indivíduos escolham quem serão seus avaliadores.
• Aprova nomeações de gerentes: não permitir que avaliadores nomeados avaliem indivíduos até que o gerente do indivíduo tenha aprovado sua nomeação.
• Enviar e-mail aos gerentes quando as nomeações de um indivíduo estiverem prontas para aprovação: Se não houver requisitos em cada tipo de nomeação que um assunto precise adicionar, os gerentes serão enviados por e-mail toda vez que alguém for nomeado. Se houver requisitos, o sistema espera até que o sujeito tenha feito todas as suas nomeações para alertar o gerente.

Indicação negada

Esta mensagem é enviada a um indivíduo quando ele nomeia alguém para avaliá-lo, mas seu gerente rejeita essa indicação.

Este e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado automaticamente para os assuntos quando você ativa as seguintes opções de participante:

• Indivíduo nomeia avaliadores: permite que os indivíduos escolham quem serão seus avaliadores.
• Aprova nomeações de gerentes: não permitir que avaliadores nomeados avaliem indivíduos até que o gerente do indivíduo tenha aprovado sua nomeação.
• Enviar e-mail ao indivíduo quando uma indicação for recusada: Quando esta opção for selecionada, os indivíduos serão enviados por e-mail quando seu gerente rejeitar sua indicação.

Solicitar aprovação

Se os gerentes estiverem definidos para aprovar avaliadores que seus subordinados diretos nomearam, o indivíduo às vezes pode enviar uma mensagem procurando aprovação.

Este e-mail não pode ser agendado. Ele é enviado por indivíduos a partir de seu Portal do participante. Esta opção só está disponível se as seguintes Opções de participante estiverem ativadas:

• Indivíduo nomeia avaliadores: permite que os indivíduos escolham quem serão seus avaliadores.
• Aprova nomeações de gerentes: não permitir que avaliadores nomeados avaliem indivíduos até que o gerente do indivíduo tenha aprovado sua nomeação.
• Permitir que os indivíduos enviem e-mails aos gerentes quando suas nomeações estiverem prontas para aprovação: isso permite que o assunto envie um e-mail ao gerente sempre que solicitar aprovação em suas nomeações.

Editar mensagens

Em cada mensagem, você terá acesso a um Editor de conteúdo que permite alterar as cores da fonte, formatar o texto da mensagem, inserir imagens e muito mais.

O ícone de opções do editor de mensagens no canto superior direito do Editor de conteúdo permite que você carregue uma mensagem existente ou traduza suas mensagens.

A partir deste Editor de conteúdo, você também pode acessar o botão Texto transportado, {a}. A partir daqui, você pode adicionar informações adicionais, como o nome completo do participante ou metadados, selecionando o menu Informações do destinatário.

Todas as alterações feitas nessas mensagens são salvas automaticamente na seção Mensagens de e-mail. Eles manterão todas as alterações que você fizer toda vez que você fizer login. No entanto, você também pode salvar mensagens para reutilização em projetos 360 posteriores.

Salvando mensagens em sua biblioteca

Ao trabalhar na seção Mensagens de e-mail, você pode salvar as mensagens em que está trabalhando em sua biblioteca para uso em projetos 360 futuros.

1. Navegue para a seção Mensagens de e-mail na guia Mensagens.
   
2. Selecione um tipo de mensagem.
3. Clique no ícone de opções do editor de mensagens à direita.
4. Clique em Salvar como.
5. Selecione uma biblioteca para salvar sua mensagem no.
   
6. Atribua um Nome à sua mensagem.
7. Clique em Salvar.

Carregando mensagens da sua biblioteca

Se você salvou uma mensagem em sua biblioteca, poderá trazê-la para qualquer projeto 360 que desejar.

1. Navegue para a seção Mensagens de e-mail na guia Mensagens.
2. Selecione um tipo de mensagem.
3. Clique no ícone de opções do editor de mensagens à direita.
4. Selecione Carregar uma mensagem salva.
5. Selecione a biblioteca para a qual você salvou a mensagem.
6. Selecione sua mensagem.

Agendando e-mails

Quando suas mensagens de convite ou lembrete estiverem prontas, você poderá agendá-las clicando no botão Agendar e-mail. Se você clicar no menu suspenso à direita, terá duas opções.

• Agendar e-mail: programe uma mensagem para ser enviada aos seus participantes.
• Enviar e-mail de teste: selecionar um endereço de e-mail para receber um e-mail de teste. Esta é uma boa maneira de visualizar a formatação da sua mensagem antes de enviar seu convite oficial. Observe que o texto transportado não funciona em e-mails de teste – ele ficará em branco para informações pessoais porque não há participante para receber informações e o link não funcionará por motivos semelhantes.
  Qdica: Enviar e-mail de teste é principalmente para verificar a formatação do e-mail. Para realizar um teste mais profundo do link, tente adicionar a si mesmo como participante.

Depois de clicar em Programar e-mail, uma nova janela será aberta.

1. Tipo de mensagem: selecione o tipo de mensagem que você está enviando. Isso carrega qualquer mensagem que você já tenha escrito.
2. Para: optar por enviar a todos os participantes qualificados ou restringir seus destinatários por determinados critérios. Recomendamos que você defina os critérios dos participantes.
3. Data de envio: escolha uma hora para a mensagem sair. Clicar na seta drop-down permite que você selecione a partir de uma lista de horas para enviar. Clicar diretamente na data e hora abre um calendário que permite que você obtenha mais detalhes.
4.  De: Escolha um nome para exibir para que seus participantes saibam quem está enviando a mensagem.
5. E-mail de resposta: se seus participantes tiverem perguntas, eles poderão responder diretamente à mensagem. O e-mail de resposta recebe essas respostas.
   Qdica: Interessado em alterar o endereço do remetente também? Isso só pode ser modificado em um nível válido para toda a organização. Confira a página de suporte Usando um endereço de remetente personalizado para obter mais detalhes. Algumas configurações da sua equipe interna de TI podem ser necessárias.
6. Assunto: Crie uma linha de assunto para sua mensagem. A seta suspensa azul na extremidade direita permite que você carregue uma linha de assunto pré-salva da sua biblioteca.
   Qdica: Salvar uma linha de assunto na sua biblioteca permite que você a traduza mais facilmente. Consulte nossa página de suporte sobre a tradução de mensagens da biblioteca.
7. Corpo da mensagem: Sinta-se à vontade para realizar qualquer edição de última hora que você gostaria de incluir.
8. Programação: quando estiver pronto para enviar o e-mail, clique neste botão. Você não pode receber o e-mail de volta depois que ele é enviado.

Participantes por critério

Todos os e-mails que você enviar serão enviados a todos por padrão – se você não quiser que suas postagens sejam distribuídas a todos, precisará especificar os critérios que os participantes devem atender para receber seu e-mail. Você pode restringir esse critério clicando no menu suspenso ao lado de e selecionando Participantes por critérios.

A partir daqui, você pode clicar no menu suspenso novamente e optar por restringir os destinatários por informações de contato, metadados, relacionamento ou se eles nomearam avaliadores suficientes. Se você clicar no botão Exibir participante(s), poderá verificar novamente se isolou os participantes corretos.

Clique no sinal de mais (+) para adicionar mais condições. No entanto, você não pode indicar se essas condições estão ligadas por “e” ou “ou”. Diferentes critérios, como Idade e E-mail, são considerados associados a “e”, de modo que ambas as condições devem ser verdadeiras para que um participante receba um e-mail. A especificação de dois grupos etários diferentes resultará em uma declaração “ou”, de modo que os destinatários possam ser a idade especificada ou a outra. Da mesma forma, a especificação de vários endereços de e-mail resultará no envio da mensagem para cada um desses e-mails.

Mensagens personalizadas

Nenhum dos tipos de mensagem corresponde ao tipo de e-mail que você quer enviar? Talvez você queira escrever um agradecimento ou enviar um convite personalizado para um participante adicionado com atraso. Nesses casos, convém enviar uma mensagem personalizada.

Você pode enviar uma mensagem personalizada navegando até a janela Programar e-mail e selecionando Mensagem personalizada em Tipo de mensagem.

Perguntas frequentes