Rôles du XM Directory
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À propos des rôles du répertoire XM
Vous disposez de plusieurs répertoires et souhaitez donner accès à certains répertoires à certains utilisateurs, et à d’autres répertoires à d’autres utilisateurs ? Pour ce faire, il est possible d’utiliser le contrôle d’accès basé sur les rôles avec le Répertoire XM. Grâce à cette fonction, les administrateurs de l’Organisation peuvent choisir quels utilisateurs ont accès à quels répertoires, et accorder à certains utilisateurs des droits d’administrateur sur des répertoires spécifiques.
Astuce : cette page d’assistance ne couvre que les rôles du Répertoire XM. Les rôles dans d’autres parties de la plateforme ne sont pas couverts ici.
Autorisations nécessaires pour l’Organisation
Pour pouvoir utiliser cette fonction, votre organisation doit disposer de l’autorisation Manage Répertoire Roles (Gérer les rôles du répertoire). Pour activer cette autorisation, veuillez contacter le service des comptes. Vous devez également disposer de cette autorisation au niveau de l’utilisateur pour activer et configurer les rôles – pour ce faire, contactez votre Administrateur de l’Organisation.
Permettre aux répertoires d’utiliser des rôles
Avant de pouvoir créer des rôles, vous devez choisir les répertoires qui peuvent être contrôlés par des rôles.
Astuce : Cette opération ne doit être effectuée que sur les répertoires créés avant que cette fonction ne soit activée pour votre licence. Pour les répertoires nouvellement créés, cette fonction est automatiquement activée et vous pouvez immédiatement commencer à créer vos rôles.
Naviguez jusqu’au Répertoire XM en cliquant sur Répertoires.
Sélectionnez un répertoire à l’aide du menu déroulant.
Cliquez sur Paramètres du répertoire.
Sélectionnez Répertoire.
Activez l’option Activer l’accès basé sur les rôles.
Astuce : Une fois que vous avez activé l’option Activer l’accès basé sur les rôles pour un répertoire, un utilisateur de votre licence ne pourra pas accéder à ce répertoire tant qu’un rôle n’aura pas été créé pour lui accorder l’accès à ce répertoire.
Création de rôles dans le répertoire
Astuce : Pour chaque répertoire de votre licence, nous vous recommandons d’avoir deux rôles.
- Un rôle est un accès de base au répertoire, et permet aux utilisateurs de distribuer dans des listes ou d’ajouter des contacts sans nécessairement leur donner accès aux paramètres du répertoire (renommer ou supprimer le répertoire, les règles de fréquence des contacts, les règles de déduplication, etc.) Ce rôle comprendra la plupart des utilisateurs et l’option “Manage Répertoire” (gérer le répertoire) sera désactivée.
- Le second rôle est l’accès administratif, c’est-à-dire les utilisateurs qui ont accès au répertoire et peuvent modifier les options de l’onglet Paramètres du répertoire. Ce rôle contiendra moins d’utilisateurs (peut-être seulement vous-même) et l’option “Manage Répertoire” (gérer le répertoire) sera activée.
Naviguez jusqu’au Répertoire XM en cliquant sur Répertoires.
Cliquez sur le nom du répertoire actuellement sélectionné
Sélectionnez Rôles.
Cliquez sur Créer un rôle.
Donnez un nom à votre rôle.
Cliquez sur Créer.
Cliquez sur Ajouter un répertoire et sélectionnez le répertoire auquel vous souhaitez que ce rôle ait accès. Les utilisateurs pourront créer et modifier des listes de distribution et envoyer des courriers électroniques dans ce répertoire.
Astuce : Si le répertoire souhaité n’apparaît pas ici, c’est qu’il n’a pas été activé pour l’accès basé sur les rôles. Pour savoir comment activer votre répertoire, reportez-vous à la rubrique Activation des répertoires pour l’utilisation de l’accès basé sur les rôles.
Astuce : Vous pouvez ajouter plusieurs répertoires à un même rôle.
Si vous le souhaitez, déterminez les privilèges de répertoire supplémentaires dont dispose ce rôle en activant ou en désactivant l’option suivante :
- Répertoire: Lorsqu’il est activé, ce privilège donne aux utilisateurs un accès administratif au répertoire. Cela signifie qu’en plus d’avoir accès à l’onglet Contacts du répertoire, ils auront la possibilité d’accéder aux paramètres du répertoire, ce qui inclut les règles de fréquence des contacts, les paramètres de duplication, les messages du répertoire, les noms et paramètres du répertoire, et l’accès à l’entonnoir des répondants. Lorsque l’option Gérer le répertoire est désactivée, les utilisateurs ajoutés au rôle peuvent toujours envoyer des distributions et créer des listes de distribution, mais ils ne pourront pas accéder à l’ensemble du répertoire ni à ses paramètres. Astuce : En dehors des rôles, vous pouvez utiliser les autorisations administratives pour limiter l’accès à des fonctions telles que les automatismes pour des utilisateurs individuels, des groupes ou des divisions.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs pour ajouter des utilisateurs au rôle.
Recherchez des utilisateurs en tapant leur adresse électronique.
Astuce : Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs à un rôle.
Attention : Veillez à vous donner accès au rôle. Si vous activez l’accès basé sur les rôles pour un répertoire et que vous ne vous ajoutez pas au rôle, vous perdrez l’accès au répertoire !
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
Astuce : La technologie de l’information peut prendre une minute pour qu’un rôle prenne effet après sa création. Si vous avez ajouté un utilisateur à un rôle et qu’il ne voit pas les bons répertoires, demandez-lui d’actualiser son compte.
Manager & ; Supprimer des rôles de répertoire
Après avoir créé votre rôle, vous pouvez à tout moment modifier les privilèges du rôle et les utilisateurs qui en font partie. Vous pouvez également renommer votre rôle ou le supprimer complètement si nécessaire.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon située à côté du nom de votre rôle pour le modifier.
Cliquez sur l’icône de la corbeille suivant le nom de votre rôle pour le supprimer.
Astuce : une fois qu’un rôle est supprimé, il est irrécupérable !
Cliquez sur l’icône de la corbeillesuivant un utilisateur pour le supprimer du rôle.
Cliquez sur l’icône de la corbeillesuivant un nom de répertoire pour supprimer le répertoire du rôle.
Plateforme vs. Permissions basées sur les rôles
Il existe deux façons de donner aux utilisateurs l’accès aux répertoires : par le biais des autorisations de la plateforme et par le biais des autorisations basées sur les rôles. Cette section explique les différences entre ces autorisations.
- Permission de la plate-forme: Les autorisations individuelles de l’utilisateur qui se trouvent dans la page d’administration.
- Permission basée sur le rôle: Permissions accordées à un utilisateur par l’intermédiaire des rôles du Répertoire XM. Ces autorisations s’appliquent aux répertoires pour lesquels l ‘accès basé sur les rôles est activé.
Explication des types de permissions
- L’autorisation “Manage Répertoire Roles” (gérer les rôles des répertoires) de la plateforme : Un utilisateur disposant de l’autorisation ” Manage Répertoire Roles” peut activer et désactiver l’accès basé sur les rôles pour les répertoires. L’utilisateur peut également accéder à la configuration des rôles pour afficher et modifier les rôles pour les répertoires où l’accès basé sur les rôles est activé.
- Plateforme “Access Répertoire XM”: Un utilisateur disposant de l’autorisation ” Access XM Répertoire ” pourra créer et modifier des listes de distribution et utiliser les fonctions de distribution sur tous les répertoires où l’accès basé sur les rôles est désactivé.
- L’autorisation “Gérer le répertoire” de la plate-forme: Un utilisateur disposant de l’autorisation ” Gérer le répertoire ” pourra accéder aux fonctions d’administration du répertoire, telles que les contacts et les paramètres du répertoire, sur tous les répertoires pour lesquels l’accès basé sur les rôles est désactivé. Cet utilisateur pourra afficher et modifier les contacts de l’annuaire, accéder aux listes de distribution, aux résumés au niveau de l’annuaire et aux paramètres.
- L‘autorisation “Gérer le répertoire” basée sur le rôle est désactivée: Un utilisateur dont l’autorisation ” Gérer le répertoire ” basée sur le rôle est désactivée peut toujours créer et modifier des listes de diffusion et utiliser les fonctions de distribution des répertoires, àcondition que le répertoire utilise un accès basé sur le rôle et que l’utilisateur ait été ajouté à un rôle lui donnant accès au répertoire.
- Autorisation “Gérer le répertoire” basée sur le rôle activée: Un utilisateur disposant de l’autorisation ” Gérer le répertoire” basée sur le rôle pourra accéder aux fonctions avancées et de gestion des répertoires lorsque l’accès basé sur le rôle est activé et que l’utilisateur a été ajouté à un rôle lui permettant d’accéder au répertoire. Cet utilisateur pourra afficher et modifier les contacts de l’annuaire, accéder aux listes de distribution, aux résumés au niveau de l’annuaire et aux paramètres.
Manage versus Accessibilité Répertoire
| Gérer le répertoire | Accessibilité Répertoire | |
|---|---|---|
| Accès complet à la visualisation et à la modification de tous les contacts du répertoire | Oui | Non |
| Les contacts téléchargés par cet utilisateur sont automatiquement ajoutés au répertoire central | Oui | Oui |
| Distribution aux contacts non ajoutés/chargés par l’utilisateur | Oui | Non |
| Des règles centrales de fréquence des contacts et de déduplication s’appliquent aux contacts qu’ils chargent via leurs propres listes | Oui | Oui |
| Consulter, modifier et distribuer aux inscrits automatiques les listes créées à partir du répertoire qui sont partagées avec eux | Oui | Oui |
| Créer des listes de contacts | Oui | Oui |
| Ajouter des contacts | Oui | Oui |
| Ajouter des Transactions | Oui | Oui |
| Supprimer les contacts qu’ils ont téléchargés | Oui | Oui |
| Supprimer les contacts qu’ils n’ont pas téléchargés | Oui | Non |
| Modifier les règles de fréquence des contacts au niveau du répertoire | Oui | Non |
| Modifier la résolution de l’identité au niveau du répertoire | Oui | Non |
| Configurer le parcours d’un répondant | Oui | Non |
| Créer un groupe de transactions | Oui | Oui |
| Distribution à la Liste | Oui | Oui |
| Distribution au groupe de transactions | Oui | Oui |
| Accessibilité aux API de Transaction | Oui | Non |
| Exécution d’une tâche XMD (chargement/distribution) | Oui | Non |
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