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Envoyer des e-mails dans le répertoire XM

À propos de l’envoi d’e-mails dans le répertoire XM

Au lieu de revenir à votre enquête pour distribuer des invitations, le répertoire XM vous permet d’envoyer des e-mails directement depuis l’onglet Distributions. Ici, vous pouvez envoyer des e-mails simples ou des invitations à des enquêtes à une liste de diffusion, à un échantillon, à un segment ou même à un seul contact à la fois.

Astuce Qualtrics : si vous collaborez sur une enquête avec un autre utilisateur qui n’a pas de répertoire XM, vous ne pourrez pas utiliser vos listes de distribution pour distribuer l’enquête. Si vous souhaitez distribuer l’enquête à l’aide de votre répertoire, faites une copie de l’enquête sur votre compte ou assurez-vous de créer les enquêtes sur votre compte à l’avenir.

Astuce Qualtrics : êtes-vous prêt à envoyer un e-mail de rappel ou de remerciement ? Consultez les pages d’assistance associées pour obtenir de l’aide supplémentaire.

Envoyer des invitations à des enquêtes

Attention : Afin de vous conformer à la loi fédérale américaine CAN-SPAM Act, il est conseillé d’inclure un lien de désinscription dans chaque e-mail que vous envoyez à des personnes extérieures à votre organisation. Il n’y a aucune exception à cette exigence lors de l’envoi d’e-mails à des personnes extérieures à votre entreprise. En tant qu’utilisateur Qualtrics, vous devrez vous assurer que vous respectez la législation locale.

Si vous avez supprimé votre lien de désinscription, ajoutez-le à nouveau à l’aide du menu de texte inséré.

Astuce Qualtrics : si vous avez accès à plusieurs répertoires, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon répertoire avant d’essayer d’envoyer des distributions. Sinon, vous ne pourrez peut-être pas trouver les contacts, listes ou segments avec lesquels vous souhaitez distribuer l’enquête.

Dans l’onglet Distributions, cliquez sur Nouvelle distribution.
Sélectionnez E-mail.
Cliquez sur Continuer.
Sélectionnez l’enquête pour laquelle vous souhaitez envoyer une invitation.

Astuce Qualtrics : vous pouvez utiliser la barre de recherche et la liste déroulante des dossiers pour localiser votre enquête.
Cliquez sur Modifier le type de lien et l’expiration pour vous assurer que vous utilisez le type de lien souhaité et que l’expiration est définie comme vous le souhaitez.

Astuce Qualtrics : consultez Type de lien et expiration pour plus d’informations.
Cliquez sur Envoyer cette enquête.
Sélectionnez la liste de distribution ou l’échantillon à qui vous souhaitez envoyer un e-mail. Ou, si vous le souhaitez, effectuez un envoi à un seul contact.

Astuce Qualtrics : vous pouvez utiliser la barre de recherche et la liste déroulante des dossiers pour localiser votre liste ou échantillon. La barre de recherche ne peut pas être utilisée actuellement pour trouver des contacts individuels.

Astuce Qualtrics : vous pouvez également distribuer vers un segment ou un groupe de transactions plutôt que vers une liste de contacts ou un échantillon.
Cliquez sur Envoyer à la liste.
Choisissez si vous souhaitez envoyer cette distribution plus tard ou maintenant.

Astuce : si vous choisissez par accident de l’envoyer plus tard, vous pouvez apporter des modifications à la distribution, notamment l’annuler ou la modifier lors de l’envoi. Une fois qu’une distribution est envoyée, elle ne peut pas être récupérée.
Cliquez sur Continuer.
Saisissez une adresse e-mail d’expéditeur.

Astuce Qualtrics : vous pouvez utiliser le nom de votre choix (p. ex., MyCompany@qemailserver.com), mais le domaine doit être approuvé par Qualtrics. La légitimité de votre e-mail est ainsi améliorée et les risques de rejet sont réduits. Si votre organisation a configuré un domaine de messagerie personnalisé, cette option apparaîtra également.
Saisissez un nom d’expéditeur.
Saisissez une adresse e-mail de retour.
Saisissez un sujet.
Rédigez votre message. Ou cliquez sur la liste déroulante des messages pour choisir un message enregistré dans votre bibliothèque.
Astuce Qualtrics : consultez notre section sur la personnalisation des e-mails.
Si vous le souhaitez, cliquez sur Envoyer un e-mail de test pour envoyer un e-mail d’aperçu à l’adresse e-mail de votre choix. Cet e-mail contiendra un lien vers la version d’aperçu de votre enquête.
Cliquez sur Continuer.
Révisez le contenu. Cliquez sur Modifier à côté de n’importe quel champ pour revenir en arrière et apporter des modifications.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer la distribution, cliquez sur Envoyer des enquêtes.

Le bouton Modifier disparaîtra lorsque votre distribution aura été envoyée. Cliquez sur Revenir à la boîte d’envoi pour revenir à votre boîte d’envoi. Ici, vous pouvez lancer une autre distribution ou gérer des distributions antérieures.

Personnaliser les messages e-mail

La personnalisation des e-mails dans le répertoire XM est très similaire à la manière dont elle est effectuée dans l’onglet Distributions d’un projet.

L’une des principales différences réside dans le fait qu’une partie de l’éditeur de contenu riche est masquée sous une liste déroulante, comme illustré ci-dessous. Cet éditeur de contenu riche n’inclut pas de questions intégrées.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire, voir les pages suivantes :

Personnaliser votre message e-mail : Au-delà de la saisie d’un message générique, les invitations par e-mail peuvent être personnalisées avec les informations de la liste de contacts du participant. Cette page passe en revue le texte inséré important dont vous aurez besoin.
Utiliser le lien de désinscription : En savoir plus sur le lien de désinscription.
Distribution dans plusieurs langues : Apprenez comment créer un message dans plusieurs langues et vous assurer que chaque version atteint les bons contacts.

Type de liens et expiration

Lorsque vous sélectionnez l’enquête que vous souhaitez distribuer, vous pouvez modifier le type de lien du lien vers l’enquête et vous pouvez modifier l’expiration.

Type de lien d’enquête

Le type de lien détermine la manière dont les informations de contact sont enregistrées dans l’enquête et si la personne interrogée peut répondre plus d’une fois à l’enquête.

Lien individuel : chaque participant reçoit un lien personnalisé qui ne peut être utilisé qu’une seule fois. Les informations de contact de la liste de diffusion sont associées à la réponse à l’enquête. Il s’agit du type de lien par défaut.
Lien pour remplissage multiple : chaque participant reçoit un lien personnalisé qui peut être utilisé plusieurs fois. Chaque fois que ce lien est utilisé, une nouvelle réponse est ajoutée à vos résultats et les mêmes informations de liste de contacts sont enregistrées. Notez que les e-mails de rappel et de remerciement ne sont pas compatibles avec ce lien.
Lien anonyme : chaque participant reçoit le lien anonyme, qui n’enregistre pas les informations de contact. Notez que les e-mails de rappel et de remerciement ne sont pas compatibles avec ce lien.

Pour en savoir plus sur les types de liens, consultez la page Invitations par e-mail à l’enquête.

Expiration du lien

L’expiration du lien détermine la durée pendant laquelle les liens permettent d’accéder à l’enquête.

Lorsqu’un qu’un lien a expiré, ceci est permanent.

Astuce Qualtrics : l’expiration du lien est distincte des dates de disponibilité des enquêtes et des paramètres de réponse incomplète à l’enquête. Pour en savoir plus, consultez Distribution et expiration des enquêtes.

Envoyer à un contact unique

Vous pouvez également envoyer des e-mails à un contact unique dans une liste de diffusion. Une fois que vous avez atteint la page Sélectionner les destinataires, sélectionnez une liste de distribution, puis sélectionnez Envoyer à un seul contact.

Astuce : vous ne pouvez pas envoyer à un contact individuel si vous avez sélectionné un échantillon. Vous devez avoir sélectionné une liste de distribution.

Une fois que vous êtes passé à la page suivante, vous pouvez sélectionner le contact auquel vous souhaitez envoyer un e-mail. N’oubliez pas que vous ne pouvez en choisir qu’un seul à la fois et que seuls les membres de la liste de diffusion sont affichés.

Après avoir sélectionné le contact souhaité, cliquez sur Envoyer à un seul contact pour poursuivre avec votre e-mail ou sélectionnez Choisir une nouvelle liste pour choisir une autre liste de distribution à la place.

Astuce Qualtrics : la barre de recherche ne peut pas être utilisée pour trouver des contacts individuels pour le moment.

Envoyer des e-mails sans enquête

Avez-vous besoin d’envoyer un message à votre liste de diffusion, mais pas nécessairement une enquête dans son intégralité ? Vous pouvez envoyer des e-mails sans enquête.

Tout ce qui concerne la création d’un e-mail sans enquête est identique à une invitation à une enquête, sauf que sur la page Sélectionner une enquête, vous cliquez sur Envoyer des e-mails sans enquête.

Les e-mails sans enquête peuvent toujours être suivis dans l‘historique d’un contact.

Attention : Afin de vous conformer à la loi fédérale CAN-SPAM, il est conseillé d’inclure un lien de désinscription dans chaque e-mail que vous envoyez à des personnes extérieures à votre organisation.

Annuler et reprendre des distributions

À tout moment lors de la création d’une distribution, vous pouvez l’annuler. Accédez au X en haut à droite de la page.

Si vous quittez l’onglet Distributions, vous pouvez revenir et reprendre là où vous vous étiez arrêté en cliquant sur Reprendre la distribution. Vous pouvez également effacer cette distribution et recommencer en accédant à Nouvelle distribution.

FAQ

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