Messaggi e-mail (EX)

Informazioni sulla sezione Messaggi e-mail

Dopo aver caricato tutti i partecipanti e averli inseriti in una gerarchia dell’organizzazione, è il momento di inviare loro il sondaggio sul coinvolgimento. I progetti EmployeeXM hanno diversi tipi di messaggi che è possibile inviare. Ad esempio, è possibile invitare i partecipanti all’indagine, ricordare loro di concludere l’indagine, invitarli a visualizzare un dashboard e far sapere che sono autorizzati a convalidare la gerarchia dell’organizzazione.

Per iniziare a scrivere i messaggi, vai alla scheda Messaggi, quindi alla sezione Messaggi e-mail. I tipi di messaggi che è possibile elaborare e inviare sono elencati a sinistra nel riquadro del tipo di messaggio.

Invito per partecipanti

Gli inviti dei partecipanti sono pensati per invitare i partecipanti al sondaggio. Possono contenere un messaggio di benvenuto, una spiegazione dello scopo del sondaggio o qualsiasi altra cosa che ritieni utile ai partecipanti per iniziare.

Aggiunta di un collegamento al sondaggio all’invito del partecipante

Per impostazione predefinita, l’invito del partecipante include il testo trasferito per il collegamento al sondaggio.

Questo Testo Trasferito diventa un link unico quando viene inviato all’utente tramite Qualtrics. Questo collegamento al sondaggio riconoscerà il partecipante e salverà il nome e i metadati con la risposta.

1. Passare alla scheda Messaggi e selezionare Invito del partecipante.
   
   
2. Fare clic sul pulsante {a}.
3. Selezionare Collegamenti progetto.
4. Se desideri inserire un testo cliccabile che dice “Completa il sondaggio”, fai clic su Collegamento al progetto.
   Qtip: puoi evidenziare “Partecipa al sondaggio” per modificare il testo del collegamento. Faccia attenzione a non cancellare il resto del Testo Trasferito.
5. Per inserire l’URL completo, fare clic su URL progetto.

Testo Trasferito

Puoi personalizzare i campi inclusi nel tuo messaggio utilizzando Testo Trasferito supplementare. Testo Trasferito è una riga di codice che consente di inserire informazioni sul partecipante. Fai clic sul pulsante Testo Trasferito ({a} ) per verificare le diverse opzioni.

Uno dei campi più comuni inseriti nel messaggio è il nome del partecipante. Per impostazione predefinita, includiamo il nome completo, $e{://Field/Name}, ma è possibile modificarlo con solo il nome o il cognome utilizzando le opzioni del menu Testo Trasferito.

Promemoria partecipante

Per contribuire ad aumentare i tassi di risposta, puoi seguire i partecipanti che non hanno completato il sondaggio inviando un Promemoria partecipante. I promemoria vengono inviati solo ai partecipanti che non hanno ancora completato il sondaggio e includono lo stesso link personalizzato che il partecipante è stato inizialmente inviato per partecipare al sondaggio. Se i partecipanti hanno già iniziato il sondaggio, continueranno da dove hanno lasciato quando fanno clic sul collegamento. A coloro che non hanno ancora iniziato il sondaggio vengono inviati dei promemoria.

Definizione di regole

Stanco di pianificare manualmente molti messaggi di posta elettronica? È possibile configurare i Promemoria partecipante in modo che vengano rimossi automaticamente in base a una pianificazione selezionata.

1. Navigare fino al Promemoria partecipante.
   
2. Passare alla parte inferiore della pagina e capovolgere lo switch su On.
3. Specificare il numero di giorni tra i promemoria.
   
4. Specificare quante volte si desidera che questa regola venga ripetuta.
   Esempio: se la regola dice 3 giorni, ripetuti 5 volte, il promemoria verrà inviato ogni 3 giorni e lo farà 5 volte.
   Qtip: fai clic sul simbolo + per aggiungere le regole e sul simbolo – per eliminare le regole.
   Attenzione: se si imposta la regola promemoria in modo che venga ripetuta 0 volte, il promemoria non verrà inviato.

Queste impostazioni vengono salvate automaticamente. Capovolgi di nuovo lo switch su Disattiva per disattivare i promemoria.

Interazioni tra più regole di promemoria

Il comportamento qui descritto si applica solo quando gli inviti iniziali dei partecipanti vengono pianificati manualmente. Ciò vale per tutti i tipi di progetti EmployeeXM. Quando in questo scenario sono presenti più regole, le regole vengono impilate. Ciò significa che ogni regola non viene valutata finché non viene completata quella precedente.

Questo comportamento è descritto meglio con un esempio specifico. Si supponga di configurare 2 regole di promemoria:

• Regola 1: 3 giorni, ripetuta 1 volta
• Regola 2: 7 giorni, ripetuta 1 volta

I partecipanti non terminati riceveranno due promemoria. La prima e-mail di promemoria verrà inviata 3 giorni dopo l’invito iniziale. La seconda e-mail di promemoria verrà inviata 7 giorni dopo il primo promemoria. Ciò significa che il secondo promemoria verrà inviato 10 giorni dopo l’invito iniziale. Se non sei sicuro di quando è pianificato l’invio dei promemoria, consulta la cronologia delle e-mail e lì verranno elencati i promemoria.

Dashboard

L’invito alla Dashboard fa sapere agli utenti della dashboard che le loro dashboard sono disponibili per la visualizzazione. Poiché i partecipanti devono eseguire il login a un quadrante per accedervi, le informazioni di login devono essere incluse in questo messaggio. È anche importante specificare a quale dashboard deve essere collegato questo messaggio.

Aggiunta di informazioni di accesso e di un link alla dashboard

Le informazioni di accesso e un collegamento al quadrante sono entrambi inclusi per impostazione predefinita.

1. Navigare alla scheda Messaggi e selezionare il messaggio Dashboard.
   
2. Fare clic su {a}.
3. Selezionare Informazioni di accesso.
4. Se si desidera che tutte le informazioni di accesso vengano visualizzate al partecipante senza doverle formattare, selezionare Informazioni login Paragrafo.
5. Se si desidera inserire nome utente e password separatamente, selezionare Nome utente e Password iniziale.
6. Se si desidera inserire il collegamento per accedere al cruscotto, selezionare Collegamento Dashboard.

Pianificazione di un invito alla dashboard

La pianificazione di un invito al cruscotto varia dalla pianificazione di altri messaggi perché ha due impostazioni aggiuntive.

• Invia solo agli utenti che soddisfano la soglia di anonimato: La soglia di anonimato è un’impostazione sulla dashboard che determina quando i dati vengono visualizzati nei widget. Ad esempio, se solo una persona ha completato il sondaggio, potrebbe non volere che i punteggi interazione mostrino i dati, perché in tal caso saprai con certezza di chi si tratta. Quando si attiva questa impostazione di anonimato On, solo gli utenti autorizzati a visualizzare i dati che soddisfano la soglia di anonimato riceveranno l’invito. Per ulteriori informazioni sulla restrizione dei dati, consulta la nostra pagina di supporto in Autorizzazioni ruolo.
  Esempio: La soglia di anonimato è 10. A uno dei manager è consentito visualizzare solo i dati nella propria unità, ma solo 5 dei suoi subordinati diretti hanno risposto finora. Se Invia solo agli utenti che soddisfano la soglia di anonimatoè attivato, questo manager non riceverà un invito, perché non avrà dati da visualizzare nella sua dashboard.
• Dashboard: seleziona la dashboard per la quale è inviato questo invito. È possibile allegare solo una dashboard alla volta, ma se gli utenti hanno accesso a più dashboard, possono passare da una dashboard all’altra dopo l’accesso. Questa impostazione determina il quadrante a cui si accede automaticamente quando si effettua il login dall’invito.

Convalida gerarchia dell’organizzazione

Se hai dato a un utente l’autorizzazione a convalidare le gerarchie dell’organizzazione, questo invito gli informerà. Poiché i partecipanti devono effettuare il login per modificare la gerarchia, questo messaggio deve includere un collegamento per eseguire il login a, un nome utente e una password.

Elaborazione di messaggi

In ogni messaggio, avrai accesso a un Editor per contenuti avanzati che ti consente di modificare i colori dei caratteri, formattare il testo del messaggio, inserire immagini e altro ancora.

L’icona delle opzioni dell’editor di messaggi in alto a destra dell’Editor per contenuti avanzati ti consente di caricare un messaggio esistente o di tradurre i tuoi messaggi.

Da questo Editor per contenuti avanzati puoi anche accedere al pulsante Testo Trasferito, {a}. Da qui è possibile aggiungere informazioni supplementari, quali il nome completo del partecipante o i metadati, selezionando il menu Informazioni sul destinatario.

Tutte le modifiche apportate a questi messaggi vengono salvate automaticamente nella sezione Messaggi e-mail. Conserveranno tutte le modifiche apportate ogni volta che si effettua il login. Tuttavia, è anche possibile salvare i messaggi per riutilizzarli in progetti di impegno successivi.

Salvataggio di messaggi nella libreria

Mentre si lavora nella sezione Messaggi e-mail, è possibile salvare i messaggi su cui si sta lavorando nella libreria per utilizzarli in futuri progetti di impegno.

1. Passare alla sezione Messaggi e-mail nella scheda Messaggi.
   
2. Selezionare un tipo di messaggio.
3. Fare clic sull’icona delle opzioni dell’editor messaggi all’estrema destra.
4. Fare clic su Salva con nome.
5. Seleziona una libreria in cui salvare il messaggio.
   
6. Assegnare un Nome al messaggio.
7. Fare clic su Salvare.

Caricamento di messaggi dalla libreria

Se hai salvato un messaggio nella libreria, puoi portarlo in qualsiasi progetto dipendente desideri.

1. Passare alla sezione Messaggi e-mail nella scheda Messaggi.
   
2. Selezionare un tipo di messaggio.
3. Fare clic sull’icona delle opzioni dell’editor messaggi all’estrema destra.
4. Selezionare Carica un messaggio salvato.
5. Seleziona la libreria in cui hai salvato il messaggio.
6. Selezionare il messaggio.

Pianificazione di e-mail

Quando il messaggio è pronto, puoi programmarlo facendo clic sul pulsante Pianifica e-mail. Se fai clic sull’elenco a discesa a destra, avrai due opzioni.

• Pianifica e-mail: pianifica un messaggio da inviare ai partecipanti.
• Invia e-mail di prova: scegliere un indirizzo e-mail per ricevere un’e-mail di prova. Questo è un buon modo per visualizzare in anteprima la formattazione del tuo messaggio prima di inviare il tuo invito ufficiale. Tieni presente che, ad eccezione di “Indirizzo e-mail del destinatario”, il Testo Trasferito non verrà definito nelle e-mail di prova perché non ci sono partecipanti da cui estrarre le informazioni personali. Il collegamento al sondaggio contenuto nell’e-mail ti indirizzerà alla pagina di accesso di Qualtrics.
  Attenzione: l’invio di un’e-mail di prova attiverà il progetto di sondaggio.

Una volta fatto clic su Pianifica e-mail, si aprirà una nuova finestra.

1. Tipo di messaggio: selezionare il tipo di messaggio che si sta inviando. In questo modo viene caricato qualsiasi messaggio già scritto.
2. A: scegliere di inviare a tutti i partecipanti qualificati o restringere i destinatari in base a determinati criteri.
3. Invia data: scegliere l’ora di uscita del messaggio. Facendo clic sulla freccia della casella di riepilogo a discesa è possibile scegliere da un elenco di orari da inviare. Facendo clic direttamente sulla data e sull’ora viene visualizzato un calendario che consente di ottenere informazioni più specifiche.
4.  Da: scegliere un nome da visualizzare in modo che i partecipanti sappiano chi sta inviando il messaggio.
5. Rispondi a posta elettronica: se i partecipanti hanno domande, potrebbero rispondere direttamente al messaggio. Il messaggio di posta elettronica di risposta riceve queste risposte.
   Qtip: interessato anche a cambiare l’indirizzo del mittente? Questo può essere modificato solo a livello di organizzazione. Sarà possibile impostare un indirizzo personalizzato predefinito per tutti i progetti EmployeeXM e questo indirizzo verrà applicato automaticamente ai progetti EmployeeXM dopo la configurazione. Per maggiori dettagli, consulta la pagina di supporto Utilizzare un indirizzo mittente personalizzato. Potrebbe essere necessaria una configurazione da parte del team IT interno.
6. Oggetto: Creare una riga per l’oggetto del messaggio. La freccia blu a discesa all’estrema destra ti permette di caricare una riga oggetto pre-salvata dalla tua libreria.
   Qtip: il salvataggio di un oggetto nella libreria ti consente di tradurlo più facilmente. Consulta la nostra pagina di supporto sulla traduzione dei messaggi della libreria.
7. Corpo del messaggio: Non esitare ad apportare modifiche dell’ultimo minuto che desideri includere.
8. Pianificazione: quando si è pronti per inviare l’e-mail, fare clic su questo pulsante. Non è possibile recuperare l’e-mail una volta inviata.

Partecipanti in base ai criteri

A volte potresti solo voler inviare un messaggio a un determinato sottoinsieme di partecipanti. Forse vuoi invitare un solo reparto alla volta oppure devi individuare un singolo destinatario che è stato aggiunto come utente della dashboard molto tempo dopo aver invitato gli altri. È possibile filtrare i destinatari facendo clic sull’elenco a discesa accanto a A e selezionando Partecipanti per Criteri.

Da qui, è possibile fare nuovamente clic sull’elenco a discesa e scegliere di restringere i destinatari in base alle informazioni di contatto, ai metadati, al ruolo o alla posizione del partecipante in una gerarchia. Se si fa clic sul pulsante Visualizza partecipante/i, è possibile controllare di aver isolato i partecipanti corretti.

Fare clic sul segno più (+) per aggiungere altre condizioni. Tuttavia, non è possibile specificare se queste condizioni sono collegate da “and” o “or”. Diversi criteri, come Età e E-mail, sono considerati uniti da “e”, in modo che entrambe le condizioni siano vere affinché un partecipante riceva un’e-mail. Specificando due diversi gruppi di età si otterrà un’istruzione “or”, in modo che i destinatari possano essere l’una o l’altra età specificata. Analogamente, se si specificano più indirizzi e-mail, il messaggio verrà inviato a ciascuno di essi.

Messaggi personalizzati

Nessuno dei tipi di messaggio corrisponde al tipo di e-mail che si desidera inviare? Forse vorresti scrivere un ringraziamento, o mandare un invito personalizzato a un partecipante che è stato aggiunto in ritardo. In questi casi, è possibile inviare un messaggio personalizzato.

È possibile inviare un messaggio personalizzato navigando alla finestra Pianifica e-mail e selezionando Messaggio personalizzato dal tipo di messaggio.

FAQ