Migración de automatizaciones de XM Directory a Flujos de trabajo

Acerca de la migración de automatizaciones del XM Directory a Flujos de trabajo

Flujos de trabajo son la forma nueva y mejorada de automatizar tareas en XM Directory, y han reemplazado completamente las automatizaciones. Esta página proporciona instrucciones sobre cómo recrear automatizaciones comunes como flujos de trabajo.

Consejo Q: Además de reemplazar la funcionalidad de las automatizaciones, los flujos de trabajo le permiten crear más tipos de trabajos automatizados para su XM Directory. Puede programar flujos de trabajo para que se ejecuten en función de los cambios en los contactos del XM Directory con el Evento de cambio de ID de experiencia, crear flujos de trabajo basados ​​en segmentos del XM Directory, y mucho más.

Flujos de trabajo para el XM Directory

La página Flujos de trabajo independientes es donde puedes crear, editar y administrar todo tipo de flujos de trabajo de trabajo. Al reemplazar sus automatizaciones heredadas, este puede ser un lugar único y fácil para encontrar todos sus flujos de trabajo del XM Directory .

Los flujos de trabajo independientes solo están disponibles para el usuario que los crea, lo mismo que las automatizaciones del XM Directory . Si lo desea, puede compartir el flujo de trabajo con otros usuarios de su licencia.

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Programación de Flujo de trabajo

Todas las automatizaciones del XM Directory se programan a intervalos regulares. Por lo tanto, el primer paso para reemplazar su automatización es crear una flujo de trabajo programado.

Consejo Q: Notificaciones de Flujo de trabajo están reemplazando los informes de ejecución en las automatizaciones. Siga las instrucciones en la página vinculada para recibir una notificación cuando su flujo de trabajo tenga éxito o falle.

Haga clic en el menú de navegación en la esquina superior izquierda de su cuenta.

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Seleccionar Flujos de trabajo.

Hacer clic Crear un flujo de trabajo .

Seleccionar Comenzó a una hora específica (programada) .

Seleccione el Frecuencia desde el menú desplegable.

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Entrar en el Días de inicio , Horarios de inicio , zona horario , Comenzar , y Fin campos. Para obtener más información, consulte Flujos de trabajo programados .

Seleccionar Ahorrar.

A Siguiente, determina si quieres Importar contactos según un cronograma regular o enviar una distribución.

Consejo Q: Los flujos de trabajo programados le permiten elegir una zona horaria con o sin horario de verano. Esto ofrece una mayor flexibilidad con respecto a las automatizaciones del XM Directory heredadas, que utilizaban un reloj UTC fijo independientemente de los cambios de hora local.

Contacto Import Automations

Las automatizaciones de importación de contacto heredados le permitían cargar automáticamente archivos de contactos desde una fuente de su opción al XM Directory. Los contactos provienen de un servidor de Protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP), el Servicio de archivos de Qualtrics o Google Drive. Los Flujos de trabajo logran esta misma funcionalidad utilizando flujos de trabajo ETL, al mismo tiempo que admite varias fuentes más, como Amazon S3, Snowflake y Salesforce. Siga los pasos a continuación para crear un flujo de trabajo que cargue contactos automáticamente.

Crear un flujo de trabajo ETL.

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Configura tu cronograma.

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Seleccionar Fuente de datos (extractor ETL ). 

Dependiendo de dónde estén almacenados sus datos, seleccione una tarea de extracción de datos. Los más comunes incluyen:

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• Extraer datos de Google Drive
• Extraer datos del servicio de archivos de Qualtrics
• Extraer datos de archivos SFTP (admite clave SSH )

Consejo Q: Los Flujos de trabajo también admiten otras fuentes de importación, como Amazon S3 , Copo de nieve , y Fuerza de ventas . Para obtener más información, consulte Creación de Flujos de trabajo ETL .

Consejo Q: Flujos de trabajo No apoyo Gigya o Dropbox como fuentes de datos.

Hacer clic Agregar un destino de datos.

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Seleccione el Agregar contactos y transacciones a XMD tarea.

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Elige el directorio para mapear datos a.

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Seleccione una lista de distribución a la que asignar datos. También puede optar por crear una nueva lista de distribución para este directorio cada vez que se ejecute este flujo de trabajo .

Seleccionar una fuente de datos. Esta debería ser la tarea de extracción de datos que configuró en el paso 4.

Muchos de los campos de su XM Directory se asignarán automáticamente. Verifique nuevamente los resultados y realice los ajustes necesarios.

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Consejo Q: Si desea realizar cambios en las asignaciones de campos, puede realizar ediciones individuales o cargar un archivo. Ver Asignación de valores de campo.

Utilice el Tipo de campo Columna para indicar si cada columna contiene datos de contacto básicos, datos embebidos o datos de transacción .

Consejo Q: Ver Configuración de una Tarea para agregar contactos y transacciones a XMD para obtener más detalles, incluidas las diferencias entre los tipos de campos y los formatos de fecha de transacción adecuados.

Consejo Q: Si no asigna un campo de fecha de transacción , el sistema asignará automáticamente la fecha de ejecución del flujo de trabajo como la fecha de transacción .

Hacer clic Ahorrar. 

Consejo Q: Para crear y distribuir a una población de muestra , agregue una Crear una tarea de Muestra del XM Directory después de la tarea de importación de contacto . Seleccionar Utilice un lote de transacción generado a partir de una tarea anterior como fuente de muestra .

Consejo Q: Puedes agregar un Tarea básica de transformación a su flujo de trabajo para modificar los valores de los datos de entrada antes de importarlos a su XM Directory.

Automatizaciones de Distribución de Encuesta

Las automatizaciones de distribución de encuesta heredadas le permitían configurar una distribución programada de encuesta a una lista de distribución o a una muestra de una lista de distribución. Esta misma funcionalidad se puede lograr con el Tarea de correo electrónico o tarea Enviar Encuesta por mensaje de texto (SMS) dentro de los flujos de trabajo. Siga los pasos a continuación para crear un flujo de trabajo que distribuya automáticamente una encuesta a sus contactos.

Configurar una flujo de trabajo programado .

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Haga clic en el signo más ( + ) firmar.

Seleccionar Agregar una tarea.

Seleccione una tarea de distribución :

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• Tarea de correo electrónico
• Enviar Encuesta por Tarea de correo electrónico
• Enviar Encuesta por mensaje de texto (SMS) Tarea

Siga los pasos de las páginas vinculadas arriba.

Atención: No utilice el tarea del XM Directory, ya que eventualmente quedará obsoleto. El Enviar Encuesta por correo electrónico Tarea ofrece una funcionalidad mejorada y debe usarse en su lugar.

Vinculación de automatizaciones de importación de Contacto y Distribución de Encuesta

En las automatizaciones heredadas, puede vincular las automatizaciones de importación de contacto y distribución de encuesta para enviar distribuciones de encuesta a los contactos que se importaron más recientemente. En Flujos de trabajo, puede agregar las tareas de importación y distribución a un único flujo de trabajo unificado.

También es posible agregar múltiples tareas de distribución de encuesta al mismo flujo de trabajo , de modo que pueda enviar múltiples distribuciones después de una sola tarea de importación de contacto .

Siga los pasos desde el Tareas para crear automatización de importación de Contacto sección.

Haga clic en el signo más ( + ).

Seleccionar Agregar una tarea .

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Seleccione una tarea de distribución :

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• Enviar Encuesta por Tarea de correo electrónico
• Enviar Encuesta por mensaje de texto (SMS) Tarea

Atención: Hacer no utiliza el tarea del XM Directory, ya que eventualmente quedará obsoleto. Recomendamos utilizar el Enviar Encuesta por correo electrónico Tarea En cambio, ofrece no sólo las mismas capacidades de distribución de correo electrónico, sino también una serie de funciones mejoradas.

Siga los pasos de las páginas vinculadas arriba.

Cuando eliges a quién invitar, En lugar de elegir un directorio o lista de distribución, hacer clic Fuente, luego seleccione el Agregar contactos y transacciones a la tarea XM Directory que creaste antes, para la automatización de tus contacto .

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Bajo Tipo, seleccione si desea enviar a la lista de distribución creada o a ese grupo de transacción específico.

Atención: Si seleccionas ListaSe invitará a toda la lista de distribución . Si seleccionas Grupo de Transacción, solo se invitarán los contactos recién agregados en esta ejecución de flujo de trabajo . Si no crea una nueva lista de distribución cada vez que se ejecuta la importación de contacto , debe seleccionar Grupo de Transacción.

Completa tu tarea. Si lo deseas, puedes incluso repetir estos pasos para vincular distribuciones adicionales.

Advertencia: Los Flujos de trabajo solo admiten la vinculación de hasta 8 distribuciones a su automatización de importación de contacto . Si tiene una automatización heredada que va más allá de este número, hable con su Gerente de éxito técnico sobre soluciones migratorias alternativas. Este límite se aplica cuando se crea manualmente el nuevo flujo de trabajo.

Consejo Q: Si programa su flujo de trabajo para que se ejecute con frecuencia, pero no hay un archivo nuevo para extraer de la fuente elegida, el flujo de trabajo no enviará la distribución y marcarlo como fallido. Este es el comportamiento previsto, ya que si no hay un grupo de contactos a quienes enviar el mensaje, el mensaje no puede enviarse. Si tienes Notificaciones de errores en el flujo de trabajo encendido y quiero evitar recibir demasiados, Añade una condición a tu flujo de trabajo entre la importación de contacto y la distribución. Como se ve a continuación, puedes establecer una condición para que la distribución solo se envíe si el archivo no está vacío, eliminando así las fallas descritas.

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Consejo Q: Para crear y distribuir a una población de muestra , agregue el Crear una Muestra del XM Directory tarea despues de tu tarea de importación de contacto, pero antes de tu tarea de distribución. Seleccionar Utilice un lote de transacción generado a partir de una tarea anterior como fuente de muestra .

Ejecutar Informes resumidos

Tareas de correo electrónico le permite enviar un mensaje de correo electrónico general sin enlace de encuesta incluido. Por este motivo, las tareas de correo electrónico son una excelente opción si desea crear informes de ejecución y mantener a las partes interesadas informadas sobre cuántos contactos se procesaron en cada ejecución.

En el A En este campo, ingrese los correos electrónicos de las personas o equipos que desea que reciban el informe de ejecución.

Completa tu correo electrónico. En el cuerpo, puedes generar texto dinámico a partir de la extracción del contacto o de la carga del contacto .

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• Extraer datos de (fuente):Puede mostrar a los destinatarios del correo electrónico la cantidad de archivos o filas en todos los archivos importados. El número de filas puede ser una excelente manera de mostrar la cantidad de contactos generados.
• Agregar contactos y transacciones a XMD: Muestra información como el directorio donde se cargaron los nuevos contactos, el ID de la lista o el ID de la transacción .

Automatizaciones de importación de personas (EX)

En esta sección, analizaremos una automatización que solo está disponible para los clientes de Employee Experience y que está desconectada del XM Directory.

Las automatizaciones de importación de personas le permitieron extraer automáticamente listas de empleados de una fuente de su opción a su directorio de empleados. En las automatizaciones heredadas, los empleados pueden provenir de un servidor de Protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP), el Servicio de archivos de Qualtrics o Google Drive. Los Flujos de trabajo logran esta misma funcionalidad utilizando flujos de trabajo ETL , al mismo tiempo que admite varias fuentes más, como SuccessFactors, Workday y más.

Configurar una flujo de trabajo programado .

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Haga clic en el signo más ( + ) firmar.

Seleccionar Agregar una tarea.

Cree una de las siguientes tareas de extracción de datos:

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• Extracción de datos de empleado de SuccessFactors
• Extraer datos de Google Drive
• Extraer datos del servicio de archivos de Qualtrics
• Extraer datos de archivos SFTP (admite clave SSH )
• Extraer datos de Empleado del SIRH (se conecta a muchos sistemas de información de recursos humanos populares, como Workday)

Consejo Q: Los Flujos de trabajo también admiten otras fuentes de importación, como Amazon S3 , Copo de nieve , y Fuerza de ventas . Para obtener más información, consulte Creación de Flujos de trabajo ETL .

Hacer clic Agregar un destino de datos.

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Seleccione el Cargar usuarios en el Directorio EX tarea.

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Siga los pasos en Cargar usuarios en la Tarea del Directorio EX.

Cambios en las automatizaciones después de migrar a Flujos de trabajo

Las automatizaciones de Active XM Directory y EX se migraron automáticamente a Flujos de trabajo a partir del tercer trimestre de 2025.

Algunas configuraciones de automatización cambiarán cuando se migren a Flujos de trabajo. Si sus automatizaciones tienen al menos una de las siguientes características, habrá ligeros cambios en su flujo de trabajo:

• Automatizaciones configuradas para “Bajo demanda” que se ejecuta cada 15 minutos cambiará a ejecutarse cada hora. Esta es la configuración más frecuente disponible para flujos de trabajo programados .

  

  Consejo Q: Si necesitas que tu flujo de trabajo se ejecute cada 15 minutos, puedes Inicia sesión en el Centro de Gerencia de Éxito y contacto con el Soporte Técnico para realizar su solicitud.

• Las automatizaciones con distribuciones vinculadas se migrarán como un único flujo de trabajo que importa contactos y distribuye encuestas. Si su automatización supera las 20 distribuciones vinculadas, entonces su flujo de trabajo migrado superará el 20 tareas en un flujo de trabajo límite. Puede editar su flujo de trabajo según sea necesario para eliminar tareas adicionales y consolidar distribuciones. Esto se aplica a las automatizaciones existentes que son elegibles para la migración automática.

  

  Consejo Q : Recomendamos dividir los flujos de trabajo de importación y distribución antes del período de migración automática para garantizar la optimización del rendimiento y la escala.

• Automatizaciones con encuesta y recordatorio vencimiento en horas tendrán su vencimiento migrado a diario.