Guide de la transformation digitale des entreprises

Définition

La transformation digitale des entreprises est une démarche organisationnelle globale visant à intégrer le digital à ses processus et stratégies d’entreprise dans le but de s’adapter aux évolutions technologiques du marché et d’améliorer ses performances. Les transformations engendrées doivent permettre à la firme de rationaliser ses processus, de réduire les coûts, de maximiser ses performances et de créer davantage de valeur.

A l’heure actuelle, les organisations n’ont d’autres choix que d’initier de sérieux changements et d’intégrer pleinement la technologie et le digital à leurs processus. Chaque entreprise doit être en mesure d’adapter son business-model et d’inclure des outils numériques et digitaux pour rester compétitive sur son marché et pérenniser son activité.

Technologies motrices

Sans innovations technologiques, il n’y aurait pas de nécessité à effectuer une transformation numérique et digitale des entreprises. Certaines technologies ont pris une telle importance aujourd’hui qu’elles imposent aux organisations d’adapter leur processus et de s’équiper de nouveaux outils innovants. Parmi ces technologies, on en compte quelques-unes qui sont vraiment des moteurs de digitalisation et numérisation :

• Le Big Data et toutes les pratiques qui en découlent comme le data mining, la gouvernance des données ou encore la data analytics
• L’intelligence artificielle et ses déclinaisons comme le machine learning ou le NLP
• Le cloud computing
• L’automatisation
• Les réseaux sociaux et le caractère instantané et spontané des échanges

Quels sont les enjeux de la transformation digitale des entreprises ?

Intégrer pleinement le numérique à sa stratégie organisationnelle est désormais crucial pour toute entreprise. Cette transformation, qui va bien au-delà de l’achat de quelques outils collaboratifs apporte son lot d’opportunités à l’entreprise, et ce à de multiples niveaux. Voici quelques-uns des enjeux principaux liés à la transformation digitale :

• Enjeux humains et liés à l’expérience collaborateur : des processus optimisés via une transformation digitale, qui facilitent le quotidien des collaborateurs et les rendent plus efficaces dans leur travail participent à améliorer leur satisfaction, leur engagement professionnel et favorise le bien-être des employés
• Enjeux managériaux : la transformation digitale des entreprises apporte une meilleure visibilité des performances des équipes et salariés aux responsables ce qui leur permet d’être plus pertinent et efficace dans leur management
• Enjeux liés à l’expérience client et la compréhension du consommateur : l’intégration du digital et du numérique dans les stratégies et tactiques liées à l’optimisation de l’expérience, de la relation et du service client permet d’avoir une meilleure compréhension des clients, d’améliorer la pertinence de son offre. Cela permet d’adopter une approche marketing customer-centric, centrée sur les besoins des clients, et ainsi favorise l’amélioration des performances commerciales et la rétention de la clientèle.
• Enjeux RH et liés au processus de recrutement : avec des logiciels boostés par l’intelligence artificielle et le Big Data, les équipes RH bénéficient d’une donnée de qualité et profite de processus davantage efficients. Les ressources sont rationalisées, la gestion des talents est améliorée et les procédures de recrutement et de promotion sont optimisés.
• Enjeux concurrentiels et liés au marché : une entreprise dotée de puissants outils qui alimentent l’intelligence organisationnelle et dopent la réactivité sera plus à même de s’adapter aux différentes tendances, aux fluctuations du marché et sera plus compétitive face à ses concurrents
• Enjeux légaux : la digitalisation et la technologie simplifient la gestion des données en interne et limite les erreurs ce qui permet de répondre aux exigences des différentes réglementations plus facilement
• Enjeux économiques : une firme plus puissante aux niveaux RH, EX, plus compétitive sur son marché et qui adopte une stratégie marketing customer-centric génère davantage de revenus et développe sa pérennité

Les avantages et bénéfices à tirer de la transformation digitale des entreprises listés ci-dessus ne sont qu’un échantillon de ce que peut vous apporter une telle démarche. La digitalisation des méthodes et des outils profite à la fois aux clients, aux salariés, aux partenaires et à l’entreprise elle-même, quel que soit son secteur d’activité.

Comment mettre en place la transformation digitale dans son entreprise ?

Une démarche de transformation digitale demande une méthodologie stricte et passe par plusieurs étapes car cela implique des changements en profondeur dans l’entreprise. Cette transition doit être pensée et opérée de manière soignée et méthodique pour éviter tout contretemps, toute interruption dans la stratégie et le fonctionnement de l’organisation, toute erreur potentielle et tout impact négatif sur les résultats commerciaux et financiers. Voici une méthodologie de transformation digitale pour entreprise décomposée en 8 étapes claires.

1-   Évaluer les besoins et élaborer la stratégie

Avant de se lancer dans des changements numériques et l’adoption de nouveaux logiciels et outils digitaux, les entreprises doivent absolument établir des priorités et lister les actions stratégiques à mener.

En premier lieu, il est nécessaire de faire un audit de l’existant pour savoir exactement où en est l’organisation sur le plan numérique. Ce diagnostic doit permettre de mettre en lumière des besoins et lister des objectifs génériques pour visualiser une ligne directrice stratégique.

L’audit digital doit prendre en compte les besoins, la vision de l’entreprise mais aussi intégrer des informations propres à la firme comme sa structure organisationnelle, le nombre de salariés ou le secteur d’activité.

2-   Définir une équipe de gestion de la digitalisation

Pour que la transformation digitale soit menée de manière fluide, cohérente et bénéfique pour votre entreprise, il est nécessaire de désigner des responsables et référents pour ce projet. En fonction de la taille de l’organisation et de l’importance des changements à opérer, ce groupe de travail devra compter plus ou moins d’employés.

Quelle que soit la taille de l’équipe référente, il est essentiel de nourrir le projet de la vision des différents pôles : RH, financier, service client, commercial ou encore informatique.

Cette équipe doit être managée par un responsable polyvalent, organisé et à l’écoute puisqu’il va diriger le projet de transition mais aussi mobiliser les équipes et vérifier que les actions sont bien mises en place en temps et en heure.

3-   Obtenir l’adhésion des collaborateurs aux changements

Pour réussir à intégrer pleinement le digital à vos processus d’entreprise, vous devez absolument obtenir l’adhésion de l’équipe de direction et des responsables mais aussi celle de l’ensemble des collaborateurs de l’organisation

Pour cela, il est crucial de communiquer sur cette démarche en interne. Les individus en charge de ce projet doivent s’exprimer de manière transparente sur les raisons, objectifs et bénéfices de telles transformations. Si les collaborateurs comprennent les besoins et ce que peut apporter cette stratégie, ils seront plus enclins à participer à ce changement et seront plus impliqués dans les démarches de transformation digitale au sein de l’entreprise.

4-   Créer un plan d’action concret et objectivé

A ce stade, il s’agit de transformer les réflexions et pistes de travail évoquées en étape 1 en plan d’action concret. Les besoins doivent être convertis en objectifs mesurables avec des KPI ou métriques spécifiques et des actions et tactiques tangibles doivent être planifiées en fonction.

Durant cette phase, l’idée est de prioriser les efforts à mener à court terme et à long terme, en tenant compte des ressources disponibles, de la réalité du marché et des budgets pour créer un plan d’action viable et réaliste.

5-   Mobiliser les ressources sur le projet de transformation digitale

Après avoir créé le plan d’action, il est nécessaire d’attribuer des tâches claires à chaque équipe et à tous les collaborateurs qui ont une carte à jouer dans le projet de transformation digitale de l’entreprise.

La clé d’une mobilisation réussie autour de la transition numérique, et donc la réussite d’une démarche de digitalisation réussie, réside dans la communication au sein de la structure et la capacité à transformer les objectifs en actions concrètes.

6-   Mettre en pratique le plan d’action

Une fois les objectifs et les indicateurs clés de succès bien définis ainsi que le personnel impliqué et mobilisé, il est temps de mettre à exécution le plan d’action élaboré précédemment.

Il est important de définir des points d’étape réguliers pour contrôler la conformité des actions menées et vérifier que les impacts et changements provoqués correspondent aux attentes de départ.

7-   Vérifier l’assimilation des transformations

Après avoir amorcé les changements numériques et la transformation digitale dans l’entreprise, il est essentiel, pour assurer la pérennité des optimisations menées, de faire en sorte que les nouvelles méthodes de travail et les nouveaux processus soient clairement assimilés. Cette vérification doit être faite du côté des collaborateurs mais aussi du côté des clients si certains changements impactent ces derniers.

Il peut être intéressant de créer des documents, supports pédagogiques ou éléments de formation pour transmettre les bonnes pratiques quant à l’utilisation des nouveaux outils et à l’explication des différentes méthodes et procédures organisationnelles.

8-   Auditer, adapter, itérer

Étant donné l’évolution perpétuelle de la technologie, l’importance grandissante du Big Data et la place toujours plus grande que prend l’intelligence artificielle dans la société et dans le monde des entreprises, il est vital pour toute entreprise de faire des audits réguliers. Ces diagnostics doivent permettre de vérifier que l’organisation utilise toujours des outils et solutions qui répondent clairement à ses besoins et de s’assurer que le digital est utilisé de manière efficiente dans la structure. L’idée étant d’optimiser les processus en continu.

Auditer, adapter les plans d’actions et itérer est la clé pour rester compétitive et assurer la réussite d’une stratégie de transformation digitale en entreprise.