Gestion de la distribution des e-mails

À propos de la gestion de la distribution des e-mails

Une fois que vous avez a envoyé des invitations à des enquêtes par e-mail via Qualtrics, vous verrez un bloc avec vos informations de distribution et les actions que vous pouvez effectuer sur elles. Ici, vous pouvez afficher les détails de votre distribution, envoyer des e-mails de rappel et de remerciement, annuler ou supprimer des distributions et télécharger l’historique de distribution. Ces différentes options vous permettent de gérer la distribution de vos emails et de suivre la progression.

Présentation des informations et des options de distribution

Chaque fois qu’une distribution d’e-mails est programmée pour être envoyée, elle est enregistrée en tant que bloc de distribution distinct dans la section E-mails. Dans chaque bloc de distribution, vous trouverez des informations pertinentes sur le statut des enquêtes et des e-mails distribués.

1. E-mail à la liste de contacts : personne ou liste de contacts à laquelle votre distribution a été envoyée et nombre total de contacts dans la distribution.
   Astuce Qualtrics : dans cet exemple, la date de création de la liste de contacts figure dans le nom. Il ne s’agit pas de la date à laquelle la distribution a été envoyée ou programmée.
2. Envoyé le / Planifié pour : date et heure d’envoi de la distribution. Si la distribution n’a pas encore été envoyée, l’heure programmée est indiquée en bleu. Le fuseau horaire correspondra à celui défini pour votre compte.
3. E-mails envoyés : nombre actuel d’e-mails distribués sur la distribution totale.
   Attention : la distribution affichera parfois un plus grand nombre d’E-mails envoyés que ce qui apparaît dans l’historique des e-mails téléchargés. Cela se produira lorsque les membres de la liste de contacts qui étaient, à l’origine, des destinataires, auront été supprimés. Les contacts supprimés n’apparaissent pas dans le téléchargement, mais la suppression des contacts n’a aucun effet sur les statistiques E-mails envoyés.
   Astuce Qualtrics : si vous voyez un symbole d’avertissement en regard de Envoyé(e), cela signifie que certains de vos e-mails n’ont pas été envoyés avec succès. Cela peut être dû à des e-mails ayant échoué ou rejetés. Pour plus d’informations sur la signification de chaque statut, voir Statuts de distribution.
   
4. Échec des e-mails : nombre d’e-mails qui n’ont pas quitté nos serveurs. La cause la plus courante d’un échec d’envoi est un mauvais format d’adresse e-mail, comme une @ manquante. Ce nombre n’inclut pas les messages de retour.
5. Enquêtes commencées : nombre d’enquêtes pour lesquelles le destinataire a cliqué au moins sur le lien. Cela inclut le nombre de personnes qui ont soumis l’enquête.
6. Enquêtes terminées : nombre d’enquêtes envoyées dans la distribution qui ont été envoyées.
7. E-mails retournés : nombre d’e-mails rejetés par le serveur de destinataires.

   Astuce Qualtrics : il existe 2 types de retours à l’expéditeur : retours à l’expéditeur permanents et retours à l’expéditeur temporaires.

   Les non-remises définitives sont des e-mails qui ne peuvent pas être délivrés pour une raison permanente. Cela peut inclure une adresse e-mail qui n’existe pas, le serveur du destinataire qui n’accepte pas les e-mails ou le domaine qui n’est pas un véritable domaine de messagerie.

   Les non-remises temporaires sont des e-mails qui ne peuvent pas être délivrés pour une raison temporaire. La boîte de réception du destinataire peut être pleine, l’e-mail peut être trop volumineux ou le serveur de messagerie du destinataire peut être temporairement indisponible. Qualtrics tente automatiquement de renvoyer plusieurs fois des retours à l’expéditeur temporaires et le délai entre les tentatives peut varier. Si l’e-mail ne peut toujours pas être remis, il est marqué comme retour à l’expéditeur.

8. E-mails en double : nombre d’e-mails en double empêchés d’envoi. Les e-mails dupliqués sont des e-mails avec exactement le même message et le même destinataire qu’un autre e-mail envoyé. Par exemple, si votre liste de contacts contient plusieurs fois la même adresse e-mail, des doublons peuvent être identifiés, et le service d’envoi de Qualtrics n’enverra pas ces e-mails afin d’empêcher une identification comme spam de l’ensemble de votre distribution. Consultez la page Modifier les contacts dans une liste pour vous aider à consolider les doublons dans votre liste de contacts.
   Astuce Qualtrics : si vous envoyez plusieurs e-mails dans différentes distributions, tous les e-mails identiques doivent être envoyés à plus de 12 heures d’intervalle. Tout e-mail identique envoyé à la même destination dans les 12 heures, même via différentes distributions, sera marqué comme doublon et bloqué.
9. Réclamations : nombre de notifications que les serveurs Qualtrics reçoivent du fournisseur de messagerie lorsqu’un destinataire clique sur « Signaler un spam » (ou équivalent) pour un e-mail d’origine Qualtrics. Consultez la page Éviter d’être marqué comme spam pour plus de détails.
   Attention : tous les fournisseurs de messagerie n’envoient pas de rapports aux serveurs Qualtrics, le nombre réel peut donc être plus élevé.
   Astuce Qualtrics : votre e-mail est plus susceptible d’être bloqué ou d’être placé dans un dossier de spam si vous envoyez des distributions à des adresses e-mail de mauvaise qualité. Assurez-vous de savoir qui sont vos destinataires.
10. Menu Actions : lorsque vous cliquez sur la flèche déroulante, les options suivantes s’affichent :
    • Modifier la distribution : cette option n’apparaît que si vous avez programmé l’envoi de votre distribution à une date future. Modifiez le message de votre e-mail, vos destinataires, etc.
    • Afficher la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails a déjà été faite. Ici, vous pouvez consulter le message que vous avez envoyé, y compris les options avancées que vous avez sélectionnées.
    • Planifier un rappel : Planifiez un e-mail de rappel à envoyer à vos répondants qui n’ont pas encore terminé.
    • Programmer un remerciement : Planifiez un e-mail de remerciement à envoyer à tous les répondants ayant terminé.
    • Télécharger l’historique : Téléchargez les liens, les expirations des liens et le statut de toutes les adresses e-mail de la distribution. Consultez la page Statuts de distribution pour obtenir une liste de tous les statuts possibles et de leur signification.
    • Annuler la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails est programmée dans le futur. Cette option annule la distribution pour qu’elle ne soit jamais envoyée.
    • Arrêter et supprimer la distribution : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails a été lancée et est toujours en cours d’envoi. Cela vous donne la possibilité de supprimer la distribution avant qu’elle ne soit envoyée. Vous n’avez que le temps nécessaire à l’envoi de l’e-mail avant que cette option ne disparaisse.
    • Supprimer répartition : cette option n’apparaît que si la distribution des e-mails a déjà été faite. La suppression d’une distribution supprime les liens sur lesquels personne n’a encore cliqué.

Standard vs. Affichage compact

Toutes les informations similaires, y compris la liste déroulante des actions de distribution, peuvent être visualisées sous une forme plus compacte, semblable à une liste. Utilisez les icônes en haut à droite pour basculer entre la vue standard et une vue sous forme de liste.

Afficher et modifier une distribution

Selon que votre distribution a déjà été envoyée, vous pourrez soit visualiser le message qui a été envoyé, soit le modifier avant qu’il ne soit diffusé.

Afficher des distributions envoyées

Si votre e-mail a déjà été envoyé, vous ne pourrez pas y apporter de modifications, mais vous pourrez voir à quelle liste de contacts il a été diffusé, quand il a été envoyé, quel message a été utilisé et les autres paramètres que vous avez pu appliquer.

Cliquez sur le menu déroulant à droite du bloc de distribution et sélectionnez Afficher la distribution.

Vous pourrez afficher tous les détails du message envoyé, y compris les e-mails d’expédition et de réponse, l’heure à laquelle il a été envoyé, l’objet, le message dans son intégralité et toutes les options avancées supplémentaires que vous avez définies.

Modifier des distributions programmées

Si votre e-mail n’a pas encore été envoyé, vous pouvez apporter les modifications que vous souhaitez, telles que la mise à jour du message, la date d’envoi, les destinataires ou le type de lien.

1. Cliquez sur le menu déroulant à droite du bloc de distribution.
   
2. Sélectionnez Modifier la distribution.
3. Apportez les modifications souhaitées. Pour plus d’informations sur ces paramètres, tels que les types de liens, les questions intégrées et la configuration des adresses « De » personnalisées, voir Envoyer par e-mail les invitations à l’enquête.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.

Télécharger l’historique de distribution

L’historique de distribution est une liste de tous les destinataires d’une distribution avec le statut actuel de chaque invitation à une enquête et le lien individuel généré pour ceux-ci. Cet historique téléchargeable vous permet de déterminer quels sont les destinataires spécifiques qui ont commencé l’enquête, quels sont ceux qui l’ont terminée et quels sont ceux qui ne reçoivent pas l’invitation à participer à l’enquête. Vous pouvez télécharger toutes vos distributions dans un fichier ou vous pouvez télécharger l’historique pour une seule distribution.

Téléchargement de l’historique pour plusieurs distributions

Vous pouvez télécharger l’historique de distribution pour plusieurs distributions à la fois :

1. Utilisez les filtres De et À en haut à gauche pour sélectionner une plage de dates qui vous intéresse.
   

Astuce Qualtrics : vous devez choisir une plage de dates pour télécharger les historiques de distribution en masse.

• Cliquez sur Télécharger l’historique.
• Un message s’affiche pour vous informer que votre téléchargement a commencé. Selon la taille de vos distributions, le traitement de ce fichier peut prendre un certain temps. Pour accéder à votre fichier de téléchargement, accédez à Téléchargements.
  
• Trouvez votre fichier dans la liste et cliquez sur Télécharger pour l’enregistrer sur votre ordinateur.
  

Cela générera un fichier contenant le statut de chaque destinataire pour toutes les distributions d’une enquête. Si vous avez accès au répertoire XM ou à l’expérience des nouveaux contacts, l’option Télécharger l’historique vous permettra de télécharger un fichier contenant le statut de chaque destinataire dans la distribution.

La section Téléchargements contient les informations suivantes sur votre distribution :

• Canal : type de distribution associé à chaque réponse enregistrée. Voir Distributions pour obtenir une liste des canaux de distribution possibles.
• Plage de dates de distribution : affiche la plage de dates sélectionnée pour l’exportation de l’historique de distribution.
• Date : date à laquelle l’historique de distribution a été téléchargé.
• Statut : statut du téléchargement de l’historique de distribution. Les valeurs possibles sont les suivantes :
  • Succès : le téléchargement a réussi.
  • En cours : le téléchargement est en cours. Vous verrez un pourcentage d’avancement entre parenthèses.
  • Exportation partielle : si votre téléchargement dépasse la limite de taille, il sera automatiquement décomposé en plusieurs fichiers de téléchargement. L’« exportation partielle » affiche la plage de dates complète pour le téléchargement que vous avez sélectionné. En dessous de l’exportation partielle se trouveront les multiples fichiers de téléchargement qui constituent votre sélection.
  • En attente : le téléchargement est suspendu. Cliquez sur Reprendre dans la colonne Actions pour poursuivre le téléchargement.
    Astuce Qualtrics traitera jusqu’à cinq téléchargements à la fois. Si votre exportation dépasse cinq fichiers de téléchargement (par exemple, contient plus de 50 000 distributions), vos téléchargements supplémentaires seront en attente et vous pourrez reprendre le téléchargement une fois que les cinq premiers seront terminés.
  • Échec : impossible de terminer le téléchargement. Essayez de télécharger à nouveau les distributions.
• Actions : le fichier d’historique de distribution sera disponible dans cette colonne une fois le téléchargement réussi.

Le fichier téléchargé pour toutes les distributions comprend les éléments suivants pour chaque répondant :

• ID de distribution : code d’identification unique affecté à chaque distribution. Cela indique la distribution spécifique à laquelle la réponse est connectée.
• Date d’envoi de la distribution : date et heure d’envoi initial de la distribution.
• ID du répertoire : ID du répertoire utilisé.
• ID de réponse : code d’identification unique attribué à chaque réponse enregistrée. Ce champ ne sera rempli qu’une fois que le destinataire aura terminé son enquête.
• Nom : nom de famille du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
• Prénom : prénom du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
• ID de contact : ID du contact au niveau du répertoire, quelle que soit la liste de diffusion.
• Identifiant de recherche : ID d’un contact spécifique dans une liste de distribution spécifique.
• ID de transaction : si cette distribution fait partie d’un lot de transactions, ce champ affiche l’ID de transaction.
• Référence externe de données : référence externe de données du destinataire, telle qu’elle apparaît dans la liste de contacts. Ce champ est facultatif.
• Adresse e-mail : adresse e-mail du destinataire.
• Canal : type de distribution associé à chaque réponse enregistrée. Voir Distributions pour obtenir une liste des canaux de distribution possibles.
• Type de message : type de message envoyé au destinataire. Ce champ vous indiquera si la réponse est associée à une invitation, un rappel ou un remerciement. Pour plus d’informations, voir Distributions par e-mail et e-mails de rappel et de remerciement.
• Statut : condition actuelle de l’invitation à l’enquête du répondant. Consultez la page Statuts de distribution pour obtenir une liste de tous les statuts possibles et de leur signification.
• Motif de retour à l’expéditeur : si l’e-mail a été retourné, cette zone indique le motif du retour à l’expéditeur.
• Envoyé à : adresse e-mail à laquelle la distribution a été envoyée.
• ID de règle de fréquence de contact : ID interne de la règle de fréquence de contact, le cas échéant pour cette distribution.
• Fréquence de contact dépassée : indique si la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact pour le contact. Ce champ aura la valeur VRAI (la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact, donc le contact n’a pas reçu la distribution) ou FAUX (la distribution n’a enfreint aucune règle de fréquence de contact).
• Date de fin : date et heure auxquelles le destinataire a terminé l’enquête.
• Lien : lien personnel vers l’enquête du destinataire. Le fichier des distributions téléchargées contient les liens exacts qui ont été envoyés aux destinataires de l’enquête.
• Expiration du lien : date et heure d’expiration du lien vers l’enquête du destinataire (pour ceux qui n’ont pas terminé l’enquête).
  Astuce Qualtrics : même si ce lien n’a pas expiré, vous remarquerez peut-être qu’un lien ne fonctionne pas en raison de l’expiration de la réponse sous les paramètres de l’enquête incomplets ou de la date de disponibilité de l’enquête.

Télécharger l’historique d’une seule distribution

Pour télécharger l’historique de distribution, accédez au menu déroulant à droite d’un bloc de distribution et sélectionnez Télécharger l’historique.

Vous pouvez également afficher l’historique de distribution des e-mails de rappel et de remerciement. Si vos e-mails de rappel ou de remerciement ont été envoyés, vous pouvez voir les statistiques de distribution à droite et l’heure d’envoi à gauche. En outre, vous pouvez voir quel message a été envoyé en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Afficher répartition. Si vous avez accès au répertoire XM ou à l’expérience des nouveaux contacts, vous aurez également la possibilité de télécharger l’historique, ce qui vous permettra de télécharger un fichier contenant le statut de chaque destinataire dans la distribution.

L’historique de distribution des invitations à l’enquête comprend les éléments suivants pour chaque répondant :

• ID de réponse : code d’identification unique attribué à chaque réponse enregistrée. Ce champ ne sera rempli qu’une fois que le destinataire aura terminé son enquête.
• Nom : nom de famille du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
• Prénom : prénom du destinataire tel qu’il apparaît dans la liste de contacts.
• Référence externe de données : référence externe de données du destinataire, telle qu’elle apparaît dans la liste de contacts. Ce champ est facultatif.
• E-mail : adresse e-mail du destinataire.
• Statut : condition actuelle de l’invitation à l’enquête du répondant. Consultez la page Statuts de distribution pour obtenir une liste de tous les statuts possibles et de leur signification.
• Date de fin : date et heure auxquelles le destinataire a terminé l’enquête.
• Lien : lien personnel vers l’enquête du destinataire.
• Expiration du lien : date et heure d’expiration du lien vers l’enquête du destinataire (pour ceux qui n’ont pas terminé l’enquête).
  Astuce Qualtrics : même si ce lien n’a pas expiré, vous remarquerez peut-être qu’un lien ne fonctionne pas en raison de l’expiration de la réponse sous les paramètres de réponse à l’enquête incomplets ou de la date de disponibilité de l’enquête.

Si vous disposez d’un répertoire XM, votre exportation contiendra les champs supplémentaires suivants :

• ID de contact : ID du contact au niveau du répertoire, quelle que soit la liste de diffusion.
• Identifiant de recherche : ID d’un contact spécifique dans une liste de distribution spécifique.
• ID de transaction : si cette distribution fait partie d’un lot de transactions, ce champ affiche l’ID de transaction.
• ID de règle de fréquence de contact : ID interne de la règle de fréquence de contact, le cas échéant pour cette distribution.
• Fréquence de contact dépassée : indique si la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact pour le contact. Ce champ aura la valeur VRAI (la distribution a dépassé les règles de fréquence de contact, donc le contact n’a pas reçu la distribution) ou FAUX (la distribution n’a enfreint aucune règle de fréquence de contact).

Annuler ou supprimer une distribution

Chaque distribution vous donne la possibilité de l’annuler ou de la supprimer, selon le statut de la distribution. Pour les distributions qui n’ont pas encore été envoyées, vous avez la possibilité de les annuler et de les supprimer. Pour les distributions qui ont déjà été envoyées, vous avez la possibilité de supprimer leur enregistrement à partir de votre section E-mails. Si une distribution a déjà été envoyée, sa suppression ne supprimera pas l’e-mail que vous avez envoyé des boîtes de réception des destinataires.

La suppression de la distribution empêchera l’accès aux liens d’enquête individuels qui n’ont pas encore fait l’objet d’un clic. (Les liens d’envois anonymes et multiples ne sont pas affectés.) Il supprimera également l’option permettant d’envoyer des e-mails de rappel et de remerciement.

Pour annuler ou supprimer une distribution, ouvrez le menu déroulant à droite et sélectionnez Annuler et supprimer la distribution ou Supprimer la distribution.

Interrompre et supprimer la distribution

L’option Arrêter et supprimer la distribution s’affiche uniquement si la distribution d’e-mails est actuellement Envoi en cours (voir la capture d’écran ci-dessous), ce qui signifie que vous avez cliqué sur Envoyer, mais que la distribution n’est pas encore arrivée dans les boîtes de réception des destinataires. Cela vous donne la possibilité de supprimer la distribution avant qu’elle ne soit envoyée. Vous n’avez que le temps nécessaire à l’envoi de l’e-mail avant que cette option ne disparaisse.

Activation des notifications de fonctionnement de la distribution

Les notifications relatives à l’état de
la distribution vous permettent de recevoir un récapitulatif hebdomadaire de toutes les distributions par e-mail récentes envoyées pour une enquête active particulière, y compris les e-mails de rappel et de remerciement. Cela peut être utile pour voir une synthèse de l’efficacité de vos distributions et s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour les améliorer à l’avenir. Les notifications sont envoyées le mardi matin et contiennent les données de la semaine précédente (du lundi au dimanche).

Suivez ces étapes pour activer les notifications de distribution pour une enquête :

1. Accédez à l’enquête pour laquelle vous souhaitez activer les notifications.
2. Accédez à l’onglet Distributions.
3. Sélectionnez E-mails.
4. Activez l’option Obtenir un récapitulatif hebdomadaire par e-mail des messages envoyés, ayant échoué et rejetés.
5. Répétez ces étapes pour chaque enquête pour laquelle vous souhaitez suivre les mesures de distribution.
   Astuce Qualtrics : si les notifications de distribution sont activées pour plusieurs enquêtes, vous ne recevrez qu’un seul e-mail avec des mesures pour toutes les enquêtes auxquelles vous êtes abonné.

Le récapitulatif hebdomadaire affiche le nombre d’e-mails avec des invitations à l’enquête envoyés, ayant échoué ou ayant fait l’objet d’un rebond la semaine dernière, ainsi que le taux de retours à l’expéditeur et la comparaison avec la moyenne d’une enquête donnée.

Pour vous désabonner de ces notifications, désactivez le paramètre dans l’onglet Distributions ou cliquez sur Se désabonner en bas de l’e-mail. Le désabonnement vous empêchera de recevoir cette notification pour toutes les enquêtes à la fois.

Ressources supplémentaires de résolution des problèmes

Si vous avez des questions sur la capacité de remise des e-mails, veuillez également consulter les pages suivantes :

• Dépannage des distributions d’e-mails : un guide pour améliorer la capacité d’envoi des e-mails.
• Messages d’erreur de distribution par e-mail : Qualtrics a intégré des messages pour vous indiquer ce que vous devez faire pour envoyer vos e-mails. Les erreurs décrites sur cette page s’affichent pour les e-mails d’invitation aux enquêtes, de rappel et de remerciement.
• Évitez d’être marqué comme spam : si vous constatez que vos e-mails de Qualtrics sont systématiquement marqués comme spam, vous pouvez faire quelques choses pour éviter cela.
• Utilisation d’une adresse d’« expéditeur » personnalisée : l’adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer des e-mails depuis Qualtrics a un effet important sur l’envoi de vos e-mails et les taux d’ouverture. L’utilisation de votre propre adresse e-mail personnalisée nécessite une configuration minutieuse pour assurer la meilleure capacité de remise des e-mails possible.
• Recherche d’ID Qualtrics : visitez cette page pour savoir comment trouver l’ID d’une distribution si vous avez besoin de l’ID à des fins de dépannage ou d’utilisation avec l’API Qualtrics.

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