Automatizaciones de importación de directorio de empleados (EX)

Acerca de las automatizaciones de importación de directorio de empleados

A menudo, los usuarios desean sincronizar sus registros de empleados (HRIS) con Qualtrics mediante automatizaciones que incorporan esos datos a Qualtrics de forma periódica. Por ejemplo, es posible que desee importar contenido de una descarga de archivos diaria alojada, todo bajo los métodos de transferencia más seguros.

Con las automatizaciones de importación de personas (también llamadas automatizaciones de importación de directorio de empleados), puede crear, configurar, actualizar, probar y revisar sus propios trabajos de automatización, lo que agiliza sus cargas en el directorio de empleados. Cuando la automatización está programada para ejecutarse, procesará cualquier archivo designado que la automatización aún no haya procesado, incluidos los archivos recién cargados.

Puede configurarlos en la pestaña Automatizaciones de su directorio de empleados.

Paso 1: Inicio y programación de la automatización

1. Asigne un nombre a la automatización.
   
   Consejo Q: Si ya ha creado una automatización, haga clic en Nueva automatización para empezar.
   
2. Haga clic en Crear automatización.
3. Determine si su automatización debe realizarse diariamente, semanalmente, mensualmente o a petición. (En otras palabras, seleccione cuándo se comprobarán las actualizaciones de sus archivos de empleados y luego se cargarán en Qualtrics). Si selecciona A petición, la automatización verificará los archivos cada 15 minutos y los procesará.
   
4. Determine la hora del día/día de la semana que debe tener lugar. Puede correr en la hora, o 15, 30 o 45 minutos después de la hora.
5. Haga clic en Añadir otra hora para añadir otra hora del día/semana/mes en la que se debe realizar esta actualización.
   Consejo Q: hay un límite de 8 veces al día, 10 veces por semana o 6 veces al mes. Aunque técnicamente puede añadir el mismo tiempo varias veces, la automatización solo se ejecutará una vez en ese momento.
6. Utilice el signo menos (–) para eliminar horas.
7. Determine la fecha en la que desea que tenga lugar la primera automatización.
   
   Consejo Q: Si la fecha se fija en hoy o en el pasado, la automatización se ejecutará a partir de ahora.
8. Determine cuándo desea que la automatización deje de importar contactos. Siempre puede modificarlo más adelante.
9. Haga clic en Continuar para acceder al siguiente paso, Configurar una fuente de importación.

Paso 2: Configuración de una fuente de importación

Cuando llegue a Configurar fuente de importación en la automatización de importación de personas, le indicará a Qualtrics la ubicación de los datos de empleado que desea importar. Tienes algunas opciones.

• Qualtrics File Service: Configure un servicio de archivos con Qualtrics. Esto elimina la tarea de configurar un servidor SFTP por su parte. Al seleccionar esta opción, se le mostrarán instrucciones sobre cómo configurarlo.
• Servidor SFTP (contraseña o clave SSH): Tiene su propio servidor donde se alojarán estos archivos. Debe proporcionar el nombre de usuario, la contraseña, la URL del host y el puerto del servidor SFTP para que la automatización importe los archivos. Como alternativa, puede configurar proporcionando la clave SSH.

  Consejo Q: Al configurar una conexión SFTP, le recomendamos a su equipo de TI que incluya en la lista de elementos autorizados los rangos IP de Qualtrics. Consulte Lista de elementos autorizados Servidores de Qualtrics.

  Consejo Q: Si su cuenta se encuentra dentro de nuestro entorno FedRAMP, las direcciones IP para la lista de elementos autorizados difieren de las que se encuentran en esta página. Para acceder de forma segura a la información de su dirección IP, inicie sesión en su FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive o Dropbox: Tiene acceso a un almacenamiento de archivos Open Authorization (OAuth), como Google Drive o Dropbox, donde se alojarán los archivos de importación. Debe iniciar sesión y conceder permiso a Qualtrics para gestionar sus archivos en el almacenamiento de archivos OAuth. La automatización solo gestionará los archivos en una carpeta designada configurada en el siguiente paso.

Paso 3: Cifrado PGP

El cifrado PGP es un paso opcional para que las personas importen automatizaciones para cifrar los datos que envía a Qualtrics. Consulte Cifrado PGP para obtener más información sobre esta función.

1. Seleccione si desea que el archivo se cifre con software PGP.
   
   Consejo Q: Este cifrado PGP está disponible para automatizaciones mediante servidores SFTP y Qualtrics File Service. Si no ha cifrado una automatización anterior pero desea hacerlo, siempre puede editar la automatización para añadir cifrado.
2. Haga clic en Continuar.
3. Haga clic en Descargar nuestra clave pública. Su equipo de TI deberá utilizar esa clave pública para cifrar los archivos de importación antes de cargarlos en el servidor SFTP o en el servicio de archivos de Qualtrics.
   
   Consejo Q: Si una automatización está configurada para utilizar el cifrado PGP pero recibe un archivo sin cifrar, fallará y notificará a los destinatarios del correo electrónico según las preferencias de notificación en la automatización.
4. Haga clic en Continuar.
5. Ahora definirá sus rutas de carpeta SFTP o irá directamente a la asignación de campos de datos.

Paso 4: Seleccionar rutas de acceso a la carpeta

Después de decidir el origen de sus archivos de empleado, debe especificar las carpetas en las que se guardan estos archivos para que la automatización sepa de dónde recuperarlos.

1. Introduzca el nombre de la carpeta en el servidor SFTP, Google Drive o Dropbox en el que se encuentra el archivo que desea importar.
   
   Consejo Q: este nombre de carpeta distingue entre mayúsculas y minúsculas. Debe ser una carpeta existente o la automatización fallará. La ruta de la carpeta también debe estar relacionada con el directorio predeterminado del usuario SFTP, Google Drive o Dropbox proporcionado para la automatización.
2. Haga clic en Continuar.
3. Seleccione los archivos que se deben importar desde esta carpeta.
   Sus opciones son:
   • Todos los archivos: Todos los archivos de la carpeta.
   • Archivos cuyo nombre contiene un prefijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el prefijo.
   • Archivos cuyo nombre contiene un sufijo específico: Cuando se selecciona, puede especificar el sufijo. Aquí se incluye la extensión del archivo.
     Ejemplo: El nombre del archivo es de 1234-muestra y es un CSV. Desea que todos los archivos que terminen con -sample y sean CSV. Su sufijo sería -sample.csv
   • Ficheros cuyo nombre contiene texto específico: Cuando se selecciona, puede especificar la frase que deben contener los nombres. Esta frase puede estar en cualquier lugar del nombre del archivo.
4. Haga clic en Continuar.
5. El archivo procesado se almacenará en Qualtrics y se podrá ver cuando se gestionen automatizaciones anteriores. Haga clic en Continuar.
   

Paso 5: Asignación de campo de datos

Aquí puede decidir qué campos se importarán a Qualtrics desde sus archivos y cómo se formatean.

1. Haga clic en Descargar archivo de ejemplo. Esto descargará un CSV en su ordenador que proporciona un ejemplo de una plantilla de archivo correcta. También puede utilizar su propio archivo de plantilla, siempre que sea un archivo CSV válido. Todos los archivos importados por esta automatización tendrán que coincidir con las cabeceras de columna del archivo de ejemplo.
   
2. Cuando el archivo esté listo, haga clic en Seleccionar archivo y cargue el archivo de ejemplo.
   Consejo Q: Los archivos de ejemplo no pueden superar los 100 MB para cada automatización.
3. Seleccione un Delimitador.
   
4. Haga clic en Continuar.
5. Se proporcionarán cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campos de Qualtrics; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de metadatos existente modificando los desplegables en la fila Importar como nombre de campo. Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de Datos de metadatos, generalmente debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
   
6. Utilice la fila Importar como tipo de campo para determinar si cada campo es un Campo de persona (Correo electrónico, nombre, apellido), Campo ID único de persona, Campo de metadatos, o si debe excluirse de la importación.

   Consejo Q: Se proporcionarán las cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campo de Qualtrics. Puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de metadatos existente modificando los desplegables de la fila Importar como tipo de campo.  Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de metadatos, debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

   Consejo Q: Si desea reemplazar el archivo que ha cargado, haga clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo.
7. Una vez que haya revisado los campos, haga clic en Continuar.

Paso 6: Envío de informes de ejecución y activación de la automatización

Los pasos finales de una automatización de importación de personas incluyen determinar quién se envía por correo electrónico cuando se ejecuta una automatización y, a continuación, activar la automatización. Esto incluye los destinatarios del resumen de ejecución y las partes de revisión de la automatización.

1. Determine quién recibirá una alerta con un correo electrónico cuando se ejecute la automatización introduciendo su dirección de correo electrónico en la casilla.
2. Utilice los signos más ( + ) o el botón Añadir correo electrónico de destinatario para añadir destinatarios adicionales. Utilice el signo menos ( – ) para eliminar destinatarios.
   
3. Si lo desea, verifique No enviar un informe por correo electrónico si no se ha realizado ningún trabajo. Esto evitará que el informe se envíe si no se actualizó ningún empleado de su directorio.
4. Haga clic en Continuar.
5. Haga clic en Editar al lado para volver a cualquier sección y realizar cambios.
   
6. Haga clic en Activar automatización para iniciar la automatización o haga clic en Finalizar sin permitir que guarde la automatización, pero no la inicie.

Modificación de campos de datos incluidos en la automatización

Puede que haya ocasiones en las que desee modificar los campos incluidos en la automatización de importación de personas. Por ejemplo, quizás se haya dado cuenta de que ha olvidado incluir una columna de dirección de paciente en sus importaciones de personas y ahora desea guardar la información de la dirección del paciente en futuras importaciones de personas.

El archivo de ejemplo que cargue en la sección Asignar campos de importación determina los campos de metadatos que se cargarán en Qualtrics. Esto significa que puede excluir cabeceras de columna para omitirlas, o puede utilizar el nombre exacto y la ortografía de un campo para incluirlo en importaciones futuras.

Para modificar los campos incluidos en una importación:

1. Vaya a la automatización deseada y haga clic en el menú desplegable.
   
2. Haga clic en Editar automatización.
3. Haga clic en Editar junto a donde dice Asignar campos de datos.
   
4.  Haga clic en Cargar un nuevo archivo de ejemplo.
   
5. Haga clic en Descargar archivo de ejemplo.
6. Edite el archivo para que incluya los encabezados que desee. Asegúrese de que la ortografía y las mayúsculas sean las mismas.
   Ejemplo: Los archivos que mantiene en su carpeta de origen tienen un campo llamado Dirección. En el archivo de ejemplo, añada una cabecera llamada Dirección. El uso de una “a” minúscula no funcionará.
7. Haga clic en Seleccionar archivo. Cargue su nuevo archivo.
8. Haga clic en Continuar.
9. Se proporcionarán cabeceras de columna sugeridas para las asignaciones de campos de Qualtrics; sin embargo, puede cambiar el nombre de cualquier columna o asignar una columna a un campo de metadatos existente modificando los desplegables en la fila Importar como nombre de campo. Tenga en cuenta que si va a nombrar una columna después de un campo de metadatos existente, generalmente debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
   
10. Utilice la fila Importar como tipo de campo para determinar si cada campo es un Campo de persona, ID único, Metadatos, o si se debe excluir de la importación.
11. Una vez que haya revisado los campos, haga clic en Continuar.

Creación de automatizaciones adicionales

Una vez que haya creado automatizaciones, puede añadir más haciendo clic en Nueva automatización en la parte superior derecha.

Editar automatizaciones existentes

Puede modificar la configuración de cualquiera de sus automatizaciones haciendo clic en el menú desplegable y seleccionando Editar automatización.

Al hacer clic en Editar automatización volverá a una página en la que puede modificar los diferentes pasos de la automatización, como los servidores de referencia, las carpetas, etc.

Renombrar automatización

Al hacer clic en el menú desplegable y seleccionar Renombrar automatización, puede cambiar el nombre de la automatización.

Eliminar automatización

Al hacer clic en el menú desplegable y seleccionar Eliminar automatización, puede eliminar la automatización.

Gestión de cronogramas y notificaciones de automatización

Para ver cuándo se ha ejecutado la automatización en el pasado, puede hacer clic en su nombre o en la lista desplegable y, a continuación, en Ver historial de ejecución.

Automatizaciones pasadas

Una vez intentadas las automatizaciones, aparecerán aquí con información sobre la hora de inicio y fin, cuántos empleados se han importado, la duración y el estado.

El estado puede ser Éxito o Error. Generalmente, los fallos se deben a configuraciones incorrectas, como la referencia al servidor SFTP incorrecto, el nombre de usuario y la contraseña incorrectos, etc.

Puede modificar el orden de sus automatizaciones anteriores con el menú desplegable Clasificar por en la parte superior izquierda.

Archivos procesados

Al hacer clic en una automatización realizada en el pasado, puede hacer clic en Ver archivo para ver los archivos que se han importado durante esta automatización.

Pausar/Reanudar automatización

Puede Detener o Reanudar una automatización haciendo clic en Ejecutar opciones dentro de la automatización o haciendo clic en el menú desplegable situado junto a una automatización.

Pausar automatización le permite pausar temporalmente la automatización. A continuación, puede reanudar la automatización siempre que desee seleccionando Reanudar automatización.

Ejecuciones manuales

Puede ejecutar una automatización adicional fuera de la programación actual realizando una ejecución manual. Puede iniciar una ejecución manual haciendo clic en Opciones de ejecución dentro de la automatización o haciendo clic en el menú desplegable situado junto a una automatización.

Volver a las automatizaciones

Haga clic en la X en la parte superior derecha para volver a la página principal de la pestaña Automatizaciones.