Automatización de la distribución

Acerca de las automatizaciones de distribución

Las automatizaciones de distribución envían regularmente invitaciones a la encuesta a una lista de contactos. Puede configurarlos en la pestaña Automatizaciones de la página Directorios.

A menudo, los usuarios desean importar contactos desde una descarga diaria de archivos alojada y, a continuación, programar distribuciones de encuestas para esos contactos, todo con los métodos de transferencia más seguros y seguros. Si una automatización de distribución está vinculada a un job de automatización de importación de contactos, solo se enviarán invitaciones a los contactos importados de la ejecución de automatización de importación más reciente.

Paso 1: Crear una automatización de distribución

1. Vaya a la pestaña Automatizaciones.
   
2. Haga clic en Nueva automatización. 
3. En Automatización de distribución de encuestas, asigne un nombre a la automatización.
   
4. Haga clic en Crear automatización.

Paso 2: Vincular a una automatización de importación de contactos

Las automatizaciones admiten la capacidad de enviar varias distribuciones desde una sola importación de contacto. Esto se consigue vinculando una automatización de distribución de encuestas a una automatización de importación de contactos. Las automatizaciones de distribución vinculadas enviarán invitaciones a encuestas en función de la configuración de la automatización de distribución en cuanto finalice la automatización de importación de contactos.

Solo puede añadir una automatización de importación de contactos a una automatización de distribución de encuestas.

1. Vaya a la sección Distribuciones de enlace de la automatización.
   
2. Seleccione Sí si desea enlazar a una automatización de contactos o No si no lo haría.
3. Haga clic en Continuar.
4. Seleccione para crear una nueva automatización de importación de contactos o seleccione una de las automatizaciones existentes.
   
5. Una vez añadida una automatización de importación de contactos, puede elegir Navegar a la automatización (guardar la automatización de distribución actual para editar la automatización de importación de contactos) o Quitarla (desvincular las automatizaciones).
   
6. Haga clic en Continuar.

Paso 3: Programación de la distribución y selección de destinatarios

1. Decida con qué frecuencia desea enviar esta distribución.
   
   Consejo Q: Si esta automatización está vinculada a una automatización de importación de contactos, la automatización de distribución se ejecutará inmediatamente después de las importaciones de contactos.
2. Seleccione la hora del día y/o el día en que se enviará.
3. Este botón variará en función de si la distribución es diaria, semanal o mensual.
   • Diario: Haga clic en Añadir otra hora para añadir una hora adicional del día para enviar esta distribución.
   • Semanal: Haga clic en Añadir otro día para añadir otro día de la semana en el que se debe enviar la distribución.
   • Mensual: haga clic en Añadir otro día para seleccionar entre el primer y el último día del mes y, a continuación, determine la hora en la que se envía la distribución.
   Consejo Q: Todas las automatizaciones se programan en función de UTC y, por lo tanto, no tienen en cuenta el horario de verano.
4. Decida la fecha en la que desea que se envíe la primera distribución de la automatización.
   
5. Decida cuándo desea que la automatización deje de enviar distribuciones.
   
6. Haga clic en Continuar.
7. Seleccione la lista de distribución o el segmento a enviar a las invitaciones.
   
   Consejo Q: Si esta automatización está vinculada a una automatización de importación de contactos, las invitaciones solo se enviarán a los contactos importados en la ejecución de automatización de importación más reciente.
8. Haga clic en Continuar.
9. Elija si desea enviar a todos los contactos de la lista de distribución o filtre por contactos que cumplan determinados criterios. Si filtra sus contactos, puede añadir hasta 10 condiciones.
   
   Consejo Q: Al seleccionar Filtrar contactos para la distribución, podrá establecer las condiciones que debe cumplir un contacto para recibir la distribución. Por ejemplo, es posible que solo desee ponerse en contacto con personas de una determinada oficina. Estas condiciones se configuran de forma similar al filtrado de contactos en su directorio.
   Atención: Los segmentos no son compatibles con Filtrar contactos para la distribución.
   Advertencia: Si filtra un campo que no existe en su directorio y utiliza la condición no contiene, la automatización fallará cuando se ejecute.
10. Haga clic en Continuar.
11. Elija si desea distribuir a todos los contactos que cumplen sus criterios o si desea mostrar una selección limitada de ellos.
    
12. Si decide tomar una muestra de contactos, seleccione cómo desea crear la muestra:
    • Número de contactos: introduzca el número de destinatarios a los que desea recibir la encuesta. Este número no puede superar el número de contactos de la lista.
      Ejemplo: Si tiene una lista de 1.000 contactos pero solo desea encuestar a la mitad de ellos, introduzca 500.
    • Porcentaje de la fuente de lista de distribución: Introduzca el porcentaje de destinatarios a los que le gustaría recibir la encuesta.
      Ejemplo: Si tiene una lista de 1.000 contactos e introduce el 75%, 750 contactos recibirán la encuesta.
13. Haga clic en Continuar.

Paso 4: Seleccionar la encuesta

1. Elija la encuesta que se enviará con la distribución.
   
2. Haga clic en Continuar.
3. Decida cuándo caduca el enlace de invitación a la encuesta. Puede fijarlo durante tantos días en el futuro como desee.
   
4. Haga clic en Continuar.
5. Seleccione en qué momento después de que empiece la ejecución de automatización para que se envíen las invitaciones.
   
   Consejo Q: La distribución se programa en función de la hora de inicio de la ejecución de la automatización. Por ejemplo, si programa una automatización para que se ejecute a las 9 de la mañana y retrasa las invitaciones para que se envíen cinco días más tarde, la distribución comenzará cinco días más tarde a las 9:00 de la mañana. Si esta automatización está vinculada a una automatización de importación de contactos, la distribución se programará en función de la hora de inicio de la ejecución de automatización de importación.
6. Haga clic en Continuar.

Paso 5: Seleccionar el tipo de distribución

Las automatizaciones pueden enviar distribuciones en tres formatos diferentes: Invitaciones por correo electrónico, Invitaciones por SMS (enlaces enviados por texto) y SMS bidireccionales (la encuesta se envía y responde por texto).

En esta página se explica cómo configurar cada uno de ellos con una automatización de distribución de encuestas. Para obtener más información sobre cómo funcionan estas distribuciones aparte de los pasos cubiertos en la automatización, consulte Invitaciones a encuestas por correo electrónico y Encuestas por SMS.

Invitación por correo electrónico

Esta opción envía por correo electrónico la invitación a la encuesta a la lista de contactos.

1. Seleccione Correo electrónico de invitación.
   
2. Haga clic en Continuar.
3. Introduzca el correo electrónico de remitente para la distribución de invitaciones a la encuesta.
   
   Consejo Q: Solo podrá seleccionar dominios de correo electrónico que su Administrador de organización haya establecido para su organización. Consulte la página Dirección de remitente personalizada para obtener más información.
4. Introduzca el Nombre de remitente para la distribución de invitación a la encuesta.
5. Introduzca el Correo electrónico de respuesta para la distribución de invitación a la encuesta. Este es el correo electrónico que recibirá respuestas en caso de que cualquiera de los contactos responda a la invitación.
6. Introduzca el Asunto para la distribución de la invitación a la encuesta. Puede elegir entre una línea de asunto guardada anteriormente o puede hacer clic en Escribir la línea de asunto para escribir una línea de asunto.
7. Seleccione un invitación a la encuesta que ha guardado en su biblioteca que se enviará como mensaje de correo electrónico.
8. Haga clic en Continuar.

Invitación por SMS

Una invitación por SMS se envía cuando se envía un enlace a una encuesta de Qualtrics como mensaje de texto. A continuación, el destinatario abre la encuesta en el navegador de su dispositivo móvil.

El texto se enviará al número en la columna Teléfono de la importación de contactos. Al cargar números de teléfono de destinatario, asegúrese de seguir el formato correcto y cumplir con las restricciones del país.

1. Seleccione Enlace de texto a la encuesta (SMS unidireccional).
   
2. Haga clic en Continuar.
3. Seleccione un mensaje para enviar con su distribución.
   
   Consejo Q: puede crear una invitación por SMS en su biblioteca. Asegúrese de que el mensaje se guarde como una invitación por SMS y no como un mensaje general o correo electrónico.
4. Haga clic en Continuar.
5. Si lo desea, establezca una ventana de entrega para determinar cuándo recibirán los contactos los mensajes SMS. Esto se aplicará a todas las distribuciones de SMS salientes relacionadas con esta automatización.
   
   Consejo Q: Los campos “Hora de inicio”, “Hora de fin” y “Huso horario” son obligatorios.
   Atención: Qualtrics no almacena ninguna información sobre la zona horaria de los destinatarios de SMS, por lo que debe asegurarse de que la zona horaria que seleccione se ajuste a sus destinatarios deseados.
6. Seleccione cómo desea gestionar los SMS programados fuera de la ventana de entrega. Marque la casilla si no desea enviar distribuciones por SMS durante la siguiente ventana de entrega. Si la casilla no está marcada, las distribuciones que se programaron para enviarse fuera de la ventana de entrega se guardarán y enviarán en la siguiente ventana de entrega.
7. Haga clic en Continuar.

SMS bidireccional

Los SMS bidireccionales son cuando las preguntas de la encuesta se envían por mensaje de texto al destinatario, y el destinatario responde a través de texto. Asegúrese de que su encuesta sea compatible con SMS antes de confiar en esta opción.

Los textos se enviarán al número de la columna Teléfono de la importación de contactos. Al cargar números de teléfono de destinatario, asegúrese de seguir el formato correcto y cumplir con las restricciones del país.

1. Seleccione Respuestas de texto directas (SMS bidireccional).
   
2. Haga clic en Continuar.
3. Haga clic en Continuar. No es necesario que elija un mensaje porque la encuesta recibirá un mensaje de texto directamente al destinatario.
   
4. Si lo desea, establezca una ventana de entrega para determinar cuándo recibirán los contactos los mensajes SMS. Esto se aplicará a todas las distribuciones de SMS salientes relacionadas con esta automatización.
   
   Consejo Q: Los campos “Hora de inicio”, “Hora de fin” y “Huso horario” son obligatorios.
   Atención: Qualtrics no almacena ninguna información sobre la zona horaria de los destinatarios de SMS, por lo que debe asegurarse de que la zona horaria que seleccione se ajuste a sus destinatarios deseados.
5. Seleccione cómo desea gestionar los SMS programados fuera de la ventana de entrega. Marque la casilla si no desea enviar distribuciones por SMS durante la siguiente ventana de entrega. Si la casilla no está marcada, las distribuciones que se programaron para enviarse fuera de la ventana de entrega se guardarán y enviarán en la siguiente ventana de entrega.
6. Haga clic en Continuar.

Paso 6: Establecer recordatorios

Puede añadir recordatorios a su automatización para que los destinatarios no se olviden de realizar la encuesta. Los recordatorios solo van a los destinatarios que no han iniciado sus encuestas o que han iniciado sus encuestas pero no han terminado. Puede añadir más de un recordatorio u omitir este paso por completo.

1. Haga clic en Añadir recordatorio.
   
2. Elija si se debe enviar el recordatorio una determinada cantidad de días u horas después de la invitación inicial.
   
   Consejo Q: Si configura una ventana de entrega al redactar su mensaje SMS, los recordatorios solo se enviarán durante esta ventana de entrega.
3. Introduzca el correo electrónico de remitente para la distribución de invitaciones a la encuesta.
   
   Consejo Q: Solo podrá seleccionar dominios de correo electrónico que su Administrador de organización haya establecido para su organización. Consulte la página Dirección de remitente personalizada para obtener más información.
4. Introduzca el Nombre de remitente para la distribución de invitación a la encuesta.
5. Introduzca el Correo electrónico de respuesta para la distribución de invitación a la encuesta. Este es el correo electrónico que recibirá respuestas en caso de que cualquiera de los contactos responda a la invitación.
6. Introduzca el Asunto para la distribución de la invitación a la encuesta. Puede elegir entre una línea de asunto guardada anteriormente o puede hacer clic en Escribir la línea de asunto para escribir una línea de asunto.
7. Seleccione un invitación a la encuesta que ha guardado en su biblioteca que se enviará como mensaje de correo electrónico.
8. Puede añadir más recordatorios o hacer clic en Continuar para pasar a los siguientes pasos de la automatización.

Paso 7: Envío de informes de ejecución y activación de la automatización

Los pasos finales de una automatización de distribución de encuesta incluyen determinar quién se envía por correo electrónico cuando se ejecuta una automatización y, a continuación, activar la automatización. Esto incluye los destinatarios del resumen de ejecución y las partes de revisión de la automatización.

1. Determine quién alertará con un correo electrónico cuando se ejecute la automatización. Utilice los signos más ( + ) o el botón Añadir correo electrónico de destinatario para añadir destinatarios adicionales.
   
2. Si no desea enviar un informe por correo electrónico cuando no se ha realizado ningún trabajo para el informe, marque la casilla de selección.
3. Haga clic en Continuar.
4. Revise la información. Haga clic en Editar junto a cualquier sección para editar los campos.
   
5. Haga clic en Activar automatización para iniciar la automatización o Finalizar sin permitir que guarde la automatización, pero no la inicie.

Creación de automatizaciones adicionales

Una vez creadas las automatizaciones, puede añadir más haciendo clic en Nueva automatización en la parte superior derecha.