Attivazione e invio di e-mail sui sondaggi in Salesforce o aggiornamento dei contatti in Qualtrics

Informazioni su Trigger & Sondaggi e-mail in Salesforce o Aggiornamento dei contatti in Qualtrics

Nella scheda Flussi di lavoro, puoi impostare delle attività per attivare i flussi di lavoro all’interno di Qualtrics sulla base dei Flussi Salesforce. I criteri per il Flusso in Salesforce potrebbero essere un evento come un caso in fase di chiusura o un’opportunità vinta. Una volta raggiunto questo Flusso in Salesforce, Qualtrics può intervenire, ad esempio aggiornare le informazioni di contatto e inviare un sondaggio.

Inoltre, ci sono altri metodi di invio dei sondaggi come parte della tua estensione Salesforce. Per queste opzioni aggiuntive, consulta la nostra pagina su Altri metodi di distribuzione di Salesforce. Qualtrics può anche mappare le risposte del sondaggio a Salesforce; per maggiori informazioni, visualizza la nostra pagina Mappatura delle risposte Salesforce.

Qtip: puoi vedere le distribuzioni attivate da Salesforce nella scheda Distribuzioni del sondaggio.

Impostazione di un sondaggio avviato da Salesforce

L’evento messaggio in uscita Salesforce ti consente di attivare e inviare tramite e-mail gli inviti al sondaggio agli intervistati non appena l’oggetto corrispondente soddisfa i criteri di qualificazione in Salesforce

1. Segui le istruzioni sulla pagina dell’evento Messaggio in uscita Salesforce per impostare un evento messaggio in uscita Salesforce in un nuovo flusso di lavoro Qualtrics.
   • Assicurati di copiare l’URL dell’evento come ti servirà per configurare l’integrazione in Salesforce.
2. Nel flusso di lavoro, fare clic sul segno più ( + ), quindi su Aggiungi un’attività.
3. Selezionare il task Directory XM.
4. Scegli Distribuisci sondaggio.
5. Completare l’impostazione dell’attività Directory XM con il metodo di distribuzione desiderato. Puoi inviare un invito e-mail, un invito SMS o un sondaggio SMS bidirezionale utilizzando il testo trasferito per inserire le informazioni di contatto di Salesforce. Consulta la pagina di supporto dell’attività della Directory XM per istruzioni passo passo per ogni metodo di distribuzione.
   Qtip: Non vuoi inviare un sondaggio? Puoi invece salvare i dati Salesforce in una lista di invio. Per ulteriori informazioni, consulta Salvataggio delle modifiche dei record in Salesforce come informazioni di contatto.
6. Spostati su Salesforce e crea un Flusso sull’oggetto selezionato nel tuo evento messaggio in uscita Salesforce. Ad esempio, se hai selezionato “Lead” nel tuo evento del flusso di lavoro, sceglierai “Lead” come oggetto per il tuo flusso di Salesforce. Puoi trovare ulteriori informazioni a riguardo nella sezione Imposta un flusso Salesforce di seguito.
7. Crea un messaggio in uscita e aggiungilo come azione nel tuo Flusso in Salesforce.
8. Dopo aver pubblicato il sondaggio, verifica la tua configurazione soddisfacendo le condizioni del tuo Flusso in Salesforce. Questo dovrebbe portare i campi Salesforce su Qualtrics, salvarli come contatti nella lista di invio specificata e distribuire il sondaggio all’e-mail del contatto.
   Consiglio Q: consultare la sezione Test e risoluzione dei problemi per assistenza nella risoluzione dei problemi del flusso di lavoro.

Salvataggio delle modifiche dei record in Salesforce come informazioni di contatto

Supponiamo di avere un’opportunità vinta in Salesforce e di voler includere queste informazioni nell’inserimento di contatto dell’opportunità in Qualtrics. Puoi utilizzare l’evento Regola flusso di lavoro Salesforce per trasferire le modifiche da Salesforce a Qualtrics. Le informazioni di contatto aggiornate possono essere salvate come dati incorporati o dati transazionali. Se si tratta di un nuovo contatto, l’evento Regola flusso di lavoro Salesforce può anche essere utilizzato per creare nuovi contatti all’interno di Qualtrics.

1. Segui le istruzioni sulla pagina dell’evento Messaggio in uscita Salesforce per impostare un evento messaggio in uscita Salesforce in un nuovo flusso di lavoro Qualtrics.
   • Assicurati di copiare l’URL dell’evento come ti servirà per configurare l’integrazione in Salesforce.
2. Nel flusso di lavoro, fare clic sul segno più ( + ), quindi su Aggiungi un’attività.
3. Selezionare il task Directory XM.
4. Scegli Aggiungi a directory XM.
5. Completa la configurazione dell’attività Directory XM per salvare le informazioni di contatto. Per ulteriori informazioni, visita la pagina collegata.
6. I campi Nome, Cognome e Indirizzo di posta elettronica sono obbligatori. Tutti gli altri campi sono facoltativi. Usa il menu del testo trasferito, {a}, per compilare i valori di questi campi in base ai tuoi campi da Salesforce.
7. Per aggiungere campi supplementari, fai clic su Aggiungi o rimuovi campi di dati incorporati.
8. Nella finestra visualizzata, aggiungere i campi. A sinistra, denomina i campi dati incorporati alla voce Campo dati incorporati. Sulla destra, popolali con i valori del campo Salesforce sotto Valore campo utilizzando il menu del testo trasferito, {a}.
9. Scegli come vuoi salvare le informazioni di contatto:
   • Salva o aggiorna i dati incorporati: questa opzione salverà le informazioni di contatto come dati incorporati. Questa è l’opzione da selezionare per la creazione di nuovi contatti.
   • Aggiungi come transazione alle informazioni di contatto: questa opzione salverà le informazioni di contatto come dati transazionali in un contatto esistente.
     Esempio: supponiamo di avere un campo chiamato Ubicazione che viene salvato con il contatto e non cambia molto straordinario. Sarebbe utile salvare questo campo come dati incorporati del contatto. Pertanto, posso vedere dove si trova il contatto quando lo visualizzo. Tuttavia, si supponga di voler creare una nuova transazione ogni volta che un caso Salesforce viene chiuso per il contatto. Posso salvare un campo Store come dati di transazione per vedere il punto di vendita a cui questo caso particolare è associato nella linea cronologica del punto di contatto.
10. Salvare il task.
11. Spostati su Salesforce e crea un Flusso sull’oggetto selezionato nel tuo evento messaggio in uscita Salesforce. Ad esempio, se hai selezionato “Lead” nel tuo evento del flusso di lavoro, sceglierai “Lead” come oggetto per il tuo flusso di Salesforce. Puoi trovare ulteriori informazioni a riguardo nella sezione Imposta un flusso Salesforce di seguito.
12. Crea un messaggio in uscita e aggiungilo come azione nel tuo Flusso in Salesforce.
13. Dopo aver pubblicato il sondaggio, verifica la tua configurazione soddisfacendo le condizioni del tuo Flusso in Salesforce. Questo dovrebbe portare i campi Salesforce in Qualtrics, salvarli come contatti nella lista di invio specificata.
    Consiglio Q: consultare la sezione Test e risoluzione dei problemi per assistenza nella risoluzione dei problemi del flusso di lavoro.

Salvataggio dei campi Salesforce come dati incorporati

Le informazioni provenienti da Salesforce vengono salvate nel tuo elenco di contatti, ma non vengono registrate automaticamente nelle risposte al sondaggio. Ma è facile e veloce aggiungerli se si seguono questi semplici passaggi:

1. Assicurati di aver seguito i passaggi per attivare e inviare un’e-mail a un sondaggio utilizzando Salesforce.
   Qtip: Prendi nota dell’ortografia e delle maiuscole che hai usato quando imposti i dati incorporati dei contatti nella tua directory XM. L’ortografia e le maiuscole contano!
2. Vai alla scheda Sondaggio.
   
3. Selezionare Flusso del sondaggio.
4. Fai clic su Aggiungi un nuovo elemento qui.
5. Seleziona Dati incorporati.
6. Digita il nome del campo dati integrato del contatto salvato da Salesforce. Il nome del campo di dati incorporati nel flusso del sondaggio deve essere lo stesso del contatto (inclusi maiuscole, punteggiatura, spaziatura e caratteri speciali). Non è necessario impostarne il valore su nulla, poiché il suo valore fluirà dal campo dati incorporato del contatto.
   
7. Al termine, fare clic su Applica.

Creazione del messaggio in uscita

Per configurare correttamente il flusso, dovrai creare un messaggio in uscita in Salesforce.

1. In Qualtrics, fai clic su Copia URL accanto al tuo Evento regola del flusso di lavoro Salesforce.
2. Fai clic su Imposta in Salesforce.
   
   Consiglio Q: Se non sei nella Home page, puoi navigare lì facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra e scegliendo Impostazione.
   
   
3. Selezionare Messaggi in uscita – Automazione processo > Azioni workflow.
   
4. Fare clic su Nuovo messaggio in uscita.
   
5. Seleziona l’oggetto Salesforce da utilizzare nel messaggio. Dovrebbe essere lo stesso oggetto che avvia il flusso. Ad esempio, se si desidera che il flusso venga avviato alla chiusura di un caso, selezionare Caso qui.
   
6. Fare clic su Successivo.
7. Nella sezione Nome, assegnare un nome al messaggio. Se lo si desidera, è anche possibile fornire una breve descrizione.
8. Incolla l’URL del messaggio in uscita da Qualtrics nel campo dell’URL del punto finale in Salesforce.
9. Evidenziare i campi che si desidera trasferire attraverso il messaggio in uscita in Qualtrics e utilizzare il pulsante Aggiungi per spostarli nella sezione Campi selezionati.
10. Fai clic su Salva.

Configurazione di un flusso Salesforce

Un flusso è un insieme di criteri creati in Salesforce. Una volta soddisfatti i criteri, è possibile avviare un workflow. Ad esempio, il criterio potrebbe essere che un caso è contrassegnato come chiuso e il flusso di lavoro sarebbe quello di fare in modo che Qualtrics invii un sondaggio di feedback sul supporto.

COSTRUIRE UN FLUSSO DI SALESFORCE (Fulmine Salesforce)

1. Fai clic su Imposta in Salesforce.
   
   Consiglio Q: Se non sei nella Home page, puoi navigare lì facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra e scegliendo Impostazione.
   
   
2. Selezionare Flussi – Automazione dei processi dai risultati della ricerca.
3. Selezionare Nuovo flusso per creare un nuovo flusso in Salesforce.
   
4. Scegliere la modalità di avvio del flusso. Il più comune è il flusso avviato dal record, che avvia il flusso quando un record viene creato, aggiornato o eliminato. 
5. Fare clic su Crea.
6. Seleziona l’oggetto Salesforce a cui si applicherà il flusso nell’elenco a discesa Oggetto. Ad esempio, se si desidera che il flusso venga avviato alla chiusura di un caso, selezionare Caso qui.
7. Scegliere il tipo di modifiche dei record che devono causare l’attivazione del flusso.
8. In Condizioni di inserimento, impostare i criteri che devono essere soddisfatti affinché il flusso venga attivato. Puoi trovare maggiori informazioni sulle opzioni in questa sezione di questa pagina di supporto Salesforce.
   Esempio: se si desidera che il flusso venga avviato alla chiusura di un caso, impostare il campo su IsClosed e il valore su True.  Qui puoi anche aggiungere più condizioni per il flusso.
9. Selezionare Azioni e Record correlati.
10. Selezionare Fine.

Aggiunta dell’azione di flusso

Questa azione indica a Salesforce cosa fare una volta soddisfatti i criteri di Flusso. Ad esempio, l’azione potrebbe spettare a Qualtrics per inviare un invito al sondaggio.

Configurazione di un’azione di flusso (Fulmine Salesforce)

1. Per il Flusso appena creato, fai clic sul segno più ( + ) sotto il trigger Flusso.
2. Selezionare Azione.
   
3. Selezionare Messaggio in uscita.
   
4. Utilizzare l’elenco di riepilogo a discesa per selezionare il messaggio in uscita creato in precedenza.
5. Assegnare un’etichetta e una descrizione all’azione.
6. Fare clic su Fine.
7. Assicurarsi di Salvare il flusso.
   
8. Assegnare un nome e una descrizione al flusso.
   
9. Fare clic su Salvare.
10. Attivare il flusso.
    

Test e risoluzione dei problemi

Una volta impostata l’attività Flusso di Salesforce, Azione Salesforce e Directory XM, il sondaggio è pronto. Ogni volta che i criteri di Flusso vengono soddisfatti in Salesforce, i dati Salesforce verranno trasferiti in un nuovo contatto Qualtrics.

TROUBLESHOOTING IN QUALTRICS

1. Reporting dei workflow: se si imposta il workflow nella scheda Workflow, è possibile controllare la scheda Reporting workflow. Qui è possibile filtrare i workflow in base allo stato e visualizzare il payload per ogni flusso di lavoro per determinare la causa dell’errore. Il payload di input contiene i campi utilizzati nel workflow e l’output del task contiene il messaggio di errore per il workflow non riuscito.
2. Attivazione sondaggio: Qualtrics non può inviare un sondaggio finché questo non è stato attivato. Il sondaggio viene attivato non appena si pubblica e si seleziona un metodo di distribuzione per il sondaggio. Assicurati che il tuo sondaggio sia stato pubblicato e attivato prima della risoluzione dei problemi. Puoi visualizzare lo stato del tuo progetto e attivarlo dalla pagina Progetti.
3. Proprietario del sondaggio collegato a Salesforce: Quando ci si connette con Salesforce, Qualtrics controlla sempre le credenziali Salesforce del proprietario originale del sondaggio. Se stai configurando Salesforce Extension e il sondaggio è stato condiviso con te, assicurati che il proprietario originale del sondaggio colleghi anche il suo account Qualtrics alla tua istanza Salesforce quando crei il flusso di lavoro in Qualtrics.
4. Memorizzazione dei partecipanti in un elenco di contatti: se stai salvando con successo i destinatari in un elenco di contatti ma le distribuzioni non stanno uscendo, controlla la scheda “Distribuzioni”, in quanto ogni distribuzione a un singolo contatto sarà visibile lì. Qui puoi scaricare la Cronologia distribuzione per tracciare lo stato delle distribuzioni.
5. E-mail inviata, ma non ricevuta: se la distribuzione è stata inviata, potrebbe verificarsi un problema di recapitabilità dell’e-mail. Visita la nostra pagina su Custom From Addresses per ricevere alcuni suggerimenti su come migliorare la recapitabilità delle e-mail. Se le tue e-mail vengono contrassegnate come spam, puoi anche visitare la nostra pagina su come evitare di essere contrassegnati come spam.
6. E-mail non inviata: se la distribuzione non è stata inviata, il sondaggio è stato condiviso con te?
   • Se il sondaggio è stato condiviso, verificare con il proprietario originale del sondaggio di avere l’autorizzazione a distribuire il sondaggio. Per vedere dove il proprietario originale del sondaggio può darti questo permesso, visita il nostro documento Condividere un progetto
   • Se il sondaggio non è stato condiviso, il problema potrebbe essere dovuto a un errore in Salesforce e gli elementi di risoluzione dei problemi nella sezione Eliminazione degli errori in Salesforce devono essere rivisti.
   • Verificare che gli indirizzi Da verificati o accettati e quelli di Rispondi a siano validi in base agli indirizzi mittente personalizzati.
   • Se le tue e-mail non riescono o non riescono nella scheda “Distribuzioni”, consulta la nostra pagina “Messaggi di errore sulla distribuzione dell’e-mail” per maggiori informazioni su questi errori.

TROUBLESHOOTING IN SALESFORCE

1. E-mail: Qualtrics sta guardando il campo corretto per trovare l’indirizzo e-mail? Qualtrics può inviare un sondaggio solo se riesce a trovare un indirizzo e-mail come specificato nei passi precedenti.
2. Attivazione del flusso: come i sondaggi devono essere attivi per raccogliere le risposte, un Flusso deve essere attivo prima di inviare le richieste di sondaggio a Qualtrics. Per informazioni sulle modalità di attivazione di un flusso, visualizzare le fasi precedenti.
3. Workflow Flow viene attivato: consente di impostare un’altra semplice azione nello stesso flusso di Salesforce e vedere cosa accade quando vengono soddisfatti i criteri di Flusso. Questo altro flusso di lavoro spara correttamente?
   • Se il workflow viene attivato, controllare l’output del task nel tab Workflows Reporting e continuare la risoluzione dei problemi di seguito.
   • Se il workflow non viene attivato, si è verificato un problema con i criteri di Flusso. Controllare queste condizioni per assicurarsi che siano corrette.
4. URL in uscita: assicurarsi che l’URL in uscita appropriato sia stato incollato correttamente nel workflow, come mostrato nelle fasi precedenti. Se questo link è mancante o errato, Qualtrics non saprà se inviare i sondaggi quando il Flusso sarà soddisfatto. Notare che dovresti utilizzare l’URL del messaggio in uscita del proprietario del sondaggio. Se un URL in uscita non corretto è collegato al flusso che si sta attivando, il flusso di lavoro che viene attivato in Reporting workflow non verrà visualizzato nonostante soddisfi le condizioni del flusso.
5. Messaggi in sospeso: vai alla sezione “Monitora” in “Configurazione” all’interno di Salesforce. È disponibile una sezione per monitorare “Messaggi in uscita”. Se visualizzi messaggi in sospeso, il problema è più che probabile. Tuttavia, se visualizzi il messaggio in uscita per un periodo di tempo esteso (e,g., più di cinque minuti), contatta il supporto Qualtrics.
6. Autorizzazioni Salesforce: il tuo account Salesforce necessita di autorizzazione per attivare i messaggi in uscita. Questa autorizzazione è disponibile nel tuo account Salesforce navigando in Profilo -> Autorizzazioni di sistema -> Invia messaggi in uscita.

FAQ