Mensajes de error de distribución de mensajes

Acerca de los mensajes de error de distribución de mensajes

Qualtrics ha integrado mensajes que le permiten saber lo que debe hacer para enviar correos electrónicos correctamente. Los errores descritos en esta página se producen en los correos electrónicos de invitaciones a encuestas, recordatorios y agradecimiento.

Códigos de error de distribución

Los códigos de error pueden aparecer en la parte superior de una distribución de invitación a la encuesta para especificar por qué no se ha enviado. En la siguiente tabla, se proporciona una lista de códigos de error y soluciones posibles.

Límite de correos electrónicos

Su tipo de usuario o licencia puede presentar grandes diferencias con respecto al número de correos electrónicos que puede enviar. Si intenta enviar una distribución que sobrepase el límite, aparecerá este mensaje:

Todos los correos electrónicos cuentan para este límite, incluidos los correos electrónicos de invitaciones a encuestas, recordatorios y agradecimiento. Si no está seguro del límite de correos electrónicos o de la cantidad de correos electrónicos que ha utilizado, puede comprobarlo haciendo lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de configuración.
2. Haga clic en Configuración de cuenta.
3. Haga clic en Utilización de cuenta.
4. Visualice la columna Correos electrónicos salientes permitidos.
5. Si lo desea, filtre los correos electrónicos enviados en función de una semana o un día concretos.

“Dominio no válido”

Si va a enviar su correo electrónico y ve un triángulo rojo encima de su “Dirección de remitente” que dice “dominio no válido”, significa que el dominio de su dirección de remitente no se puede utilizar para enviar correos electrónicos desde Qualtrics. Este error suele aparecer cuando se utiliza una dirección de remitente personalizada que no se ha configurado para su organización.

Para solucionar este problema, tiene algunas opciones:

• Utilizando la dirección de remitente predeterminada que se rellena automáticamente en el editor de mensajes al hacer clic en Crear correo electrónico.
• Usar una de las direcciones “de” de Qualtrics.
• Póngase en contacto con su administrador de organización y solicite que configure el dominio para utilizarlo en Qualtrics según las instrucciones aquí.
• Utilizando una dirección de remitente que su organización ya haya configurado para su uso.
  Consejo Q: ¿No está seguro de qué dominios le permite utilizar ya su organización en Qualtrics? Haga una tarea de correo electrónico y vea qué dominios están disponibles en la lista desplegable. Puede eliminar la tarea cuando haya terminado de verificar.
  

“El mensaje requiere un enlace de encuesta”

Si borra el enlace de encuesta de su mensaje de correo electrónico, recibirá un mensaje con el texto “El mensaje requiere un enlace de encuesta” en la esquina inferior izquierda del editor de mensajes y no podrá enviar su correo electrónico.

Si ha borrado el enlace de encuesta y tiene que volver a añadir uno, siga estos pasos:

1. Seleccione el icono de texto dinámico.
2. Elija Enlaces de encuesta.
3. Elija uno de los siguientes:
   • Enlace de encuesta personalizado: escriba el texto en el que desea que los encuestados hagan clic para vincularlos a la encuesta.
   • Enlace de encuesta: Inserte el texto que dice “Realizar la encuesta”. Cuando haga clic en él, se enlazará a su encuesta.
   • URL de encuesta: Inserte toda la URL de la encuesta en el correo electrónico.
4. Esto añade Texto dinámico para el enlace para darse de baja en su correo electrónico. Puede mover el texto dinámico que se ha generado a cualquier parte de su correo electrónico. Ahora podrá enviar su correo electrónico.

“Ningún enlace para darse de baja”

Si elimina el enlace para darse de baja de su mensaje de correo electrónico, recibirá un mensaje con el texto “Sin enlace para darse de baja” en la esquina inferior izquierda del editor de mensajes y no podrá enviar su correo electrónico. Para cumplir con la ley federal CAN-SPAM, Qualtrics le pedirá que incluya un enlace para darse de baja en cada correo electrónico que envíe a personas ajenas a su organización. A la hora de enviar correos electrónicos a personas ajenas a su organización, este requisito no permite ninguna excepción. Si ha eliminado el enlace para darse de baja y necesita volver a añadir uno, siga estos pasos:

1. Seleccione el icono de texto dinámico.
2. Seleccione Enlace para darse de baja.
3. Introduzca el texto al que le gustaría hipervincular el enlace. Por ejemplo, escriba “Salir aquí”.
4. Seleccione Insertar.
5. Esto añade Texto dinámico para el enlace para darse de baja en su correo electrónico. Puede mover el texto dinámico que se ha generado a cualquier parte de su correo electrónico. Ahora podrá enviar su correo electrónico.

Si está enviando su correo electrónico solo a personas dentro de su organización y no desea incluir un enlace para darse de baja, deberá ponerse en contacto con su administrador de organización, que puede ponerse en contacto con XM Success Manager de su licencia para solicitar formalmente que se desactive este requisito. Para obtener más información sobre cómo funcionan los enlaces para darse de baja, visite la página Utilizar el enlace para darse de baja.

“Los correos electrónicos deben aprobarse antes de que se puedan enviar”.

Si ve este mensaje cuando redacta un correo electrónico, significa que alguien de su organización debe aprobar su distribución antes de que se pueda enviar.

Cuando haya terminado de configurar la invitación por correo electrónico, debe seleccionar a alguien del menú desplegable Seleccionar un aprobador. A continuación, puede hacer clic en Asignar a aprobador para enviar su correo electrónico al usuario seleccionado para su aprobación.

Una vez aprobadas, las distribuciones se enviarán a la hora programada. Si fija el mensaje en “Enviar ahora”, se enviará tan pronto como se apruebe la distribución.

Estados de distribución

Después de programar su distribución, puede verificar el estado de los correos electrónicos para cada destinatario. Haga clic en el menú desplegable junto a su distribución y seleccione Descargar historial para exportar su historial de distribución.

A continuación, hablaremos sobre el significado de cada estado que pueda encontrar en el historial.

Estados

La columna de estado del Historial de distribución le ayudará a supervisar el estado actual de cada destinatario: si no pudo recibir el correo electrónico o si ya inició su encuesta. A continuación presentamos una lista descriptiva de posibles condiciones de estado.

• Correo electrónico enviado: El correo electrónico ha salido del servidor de Qualtrics. Este estado también se mostrará para un encuestado cuya respuesta incompleta se haya eliminado porque estaba en un progreso del 0 %.
  Consejo Q: Una vez que un correo electrónico haya salido de nuestro servidor, no podemos garantizar que el correo electrónico se vea afectado por ningún filtro o lista de elementos bloqueados configurados en el extremo opuesto.
• Correo electrónico aún no enviado: El distribuidor de correo electrónico de Qualtrics aún no lo ha distribuido. Este estado también se mostrará para las respuestas iniciadas a través de enlaces individuales que se eliminaron porque el progreso estaba al 0 %.
  Consejo Q: Para evitar que las grandes distribuciones por correo electrónico se marquen como spam, Qualtrics envía correos electrónicos en pequeños lotes. El servidor de correo electrónico de Qualtrics enviará hasta 300 correos electrónicos cada 20 segundos en el caso de distribuciones grandes. Tenga en cuenta que las velocidades de envío reales pueden variar en función de factores como la carga actual del sistema.
• Correo electrónico no enviado: El distribuidor de correo electrónico de Qualtrics no ha enviado este correo electrónico. Este estado mostrará si la dirección de correo electrónico del encuestado está en blanco. Al distribuir enlaces individuales, este estado también aparecerá si el encuestado no ha empezado la encuesta.
• Correo electrónico abierto: El correo electrónico ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario y el destinatario lo ha abierto.
• Correo electrónico devuelto: El correo electrónico no ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario. Esto puede deberse a varios motivos: la dirección de correo electrónico no existe, el servidor receptor tiene un cortafuegos de alta seguridad, el buzón de correo está lleno, el servidor del destinatario está fuera de línea, etc.
  Consejo Q: Hay 2 tipos de rebotes: rebotes duros y rebotes temporales. Las devoluciones permanentes son correos electrónicos que no se pueden entregar por un motivo permanente. Esto podría incluir la dirección de correo electrónico no existente, el servidor del destinatario que no acepta los correos electrónicos o el dominio que no es un dominio de correo electrónico real. Los rebotes temporales son correos electrónicos que no se pueden entregar por motivos temporales. La bandeja de entrada del correo electrónico del destinatario podría estar llena, el correo electrónico podría ser demasiado grande o el servidor de correo electrónico del destinatario podría estar temporalmente inactivo. Qualtrics reintenta automáticamente el envío de devoluciones temporales después de un período de tiempo.
  Consejo Q: Si su distribución contenía correos electrónicos rebotados, puede pasar el ratón por encima del icono i junto al recuento de rebotes para ver más información sobre los rebotes.

  

• Correo electrónico fallido: El correo electrónico no ha salido de nuestros servidores. La causa más común de que no se pueda enviar un correo electrónico es que se haya usado una dirección con formato incorrecto, por ejemplo, sin @. Este número no incluye bouncebacks.
• Correo electrónico omitido: El correo electrónico no se ha enviado debido a la configuración de frecuencia de contacto en XM Directory. Consulte la página Reglas de frecuencia de contacto para obtener más información sobre esta configuración.
• Omitido como duplicado/correo electrónico bloqueado: El correo electrónico no se ha enviado porque es un duplicado. Los correos electrónicos duplicados son correos electrónicos que presentan el mismo mensaje, la misma línea de asunto y el mismo destinatario que otro correo que se haya enviado en las 12 horas anteriores. Si su lista de distribución contiene varias veces la misma dirección de correo electrónico, se considerará un duplicado y, para evitar que se marque como spam, el distribuidor de correo de Qualtrics no las enviará. Consulte la página Edición de contactos en una lista para obtener ayuda para consolidar duplicados de directorios/contactos básicos, o consulte Consolidar contactos duplicados si su licencia incluye XM Directory.
  Consejo Q: Supongamos que tiene clientes que revisan 3 productos diferentes. Si agrega el mismo destinatario a la lista de distribución 3 veces con un valor de datos embebidos diferente para cada producto y se asegura de insertar estos datos embebidos en su correo electrónico, los duplicados se enviarán correctamente. Esto se debe a que los diferentes datos embebidos harán que los correos electrónicos que se envían sean lo suficientemente diferentes y no se marcarán como spam.
  Consejo Q: Si necesita reenviar un mensaje al mismo usuario (por ejemplo, si ha perdido su correo electrónico/enlace), puede copiar el enlace desde el Historial de distribución y enviarlo por correo electrónico manualmente, o puede enviar a esta persona otro correo electrónico con un mensaje/línea de asunto ligeramente modificado. La línea de asunto/mensaje modificado se asegurará de que el mensaje no esté marcado como spam.
• Encuesta iniciada: El destinatario ha hecho clic en el enlace, pero no ha enviado la encuesta.
• Encuesta finalizada: El destinatario ha enviado la encuesta.
• Sesión caducada: El destinatario ha iniciado la encuesta, pero no ha terminado en el período asignado y su respuesta se ha eliminado. Este estado también se mostrará para las respuestas que se descartaron pero no se guardaron y para las respuestas incompletas eliminadas.
• Descartado: Se ha eliminado al destinatario de la encuesta mediante Descartar función add-on. Esto incluye el nombre específico del descartado. Solo verá este estado una vez que la encuesta se haya cerrado (o “pausado”) a las respuestas.
• Encuesta parcialmente finalizada: Este estado ocurre cuando el encuestado ha proporcionado una respuesta incompleta que se ha registrado. Esto significa que nunca finalizaron su respuesta y que la sesión de encuesta caducó antes de que pudiera finalizarla, o usted, como propietario de la encuesta, eligió cerrar su respuesta antes de que pudiera finalizarla.

Resolución de problemas de distribuciones por correo electrónico

Los siguientes consejos pueden ser útiles cuando se resuelven los problemas de los correos electrónicos que han rebotado, han fallado o no se han recibido.

Consejos generales para mejorar la entrega

1. Consulte nuestros consejos para asegurarse de que un correo electrónico no se vea como spam.
2. Si usted es un Administrador de organización, considere la posibilidad de configurar una dirección “De” personalizada para que los miembros de su organización la utilicen al enviar distribuciones en Qualtrics.
3. Si está enviando una distribución a personas de la misma organización que usted, pida a su equipo de TI que incluya en la lista de elementos autorizados los servidores de Qualtrics.
4. Haga que los destinatarios agreguen su dirección “De” a su libreta de direcciones. Esto le dice a su proveedor de correo electrónico que la dirección puede ser de confianza. Puede hacerlo tanto si tiene una dirección “De” personalizada como si utiliza las direcciones “De” de Qualtrics predeterminadas.
5. Tome nota de los errores que Qualtrics le muestre. Esta página contiene una guía de muchos errores comunes y sus soluciones.
6. Vuelva a comprobar las direcciones de correo electrónico a las que se envió la distribución. Asegúrese de que la ortografía y el formato sean correctos.
   Consejo Q: Para obtener orientación sobre los problemas con la carga de listas de distribución, consulte también Introducción básica a XM Directory Lite y Problemas de carga de CSV/TSV.
7. Conozca a sus destinatarios.

Los correos electrónicos marcados como “Enviados” no se han entregado

Si un correo electrónico está marcado como “Enviado” en el historial de distribución, pero su destinatario no lo ve en su bandeja de entrada, puede probar lo siguiente con su destinatario:

1. Haga que los destinatarios agreguen su dirección “De” a su libreta de direcciones. Esto le dice a su proveedor de correo electrónico que la dirección puede ser de confianza. Puede hacerlo tanto si tiene una dirección “De” personalizada como si utiliza las direcciones “De” de Qualtrics predeterminadas.
2. Pida al destinatario que nos incluya en la lista de elementos autorizados.
3. Si los correos electrónicos no envían a un grupo de personas que pertenecen a la misma organización, haga que los destinatarios se comuniquen con su equipo de TI. Es posible que haya opciones de correo electrónico adicionales que el equipo de TI de esa organización deba ajustar.

Los correos electrónicos no se han enviado

Además de los consejos generales sobre la entrega de correos electrónicos, a continuación se muestran algunas soluciones adicionales que pueden ayudar cuando los correos electrónicos no se marcan como enviados:

1. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de los destinatarios estén escritas correctamente y de que puedan aceptar el correo.
2. Asegúrese de que no está dentro del límite de correos electrónicos.
3. Si tiene una retransmisión SMTP, consulte con su equipo de TI para asegurarse de que no haya problemas con este servidor.
4. Compruebe el vencimiento del enlace y la disponibilidad de la encuesta.
5. Asegúrese de que ningún correo electrónico tenga direcciones de dominio que terminen en .valid o .fake.

Resolución de tasas de devolución altas

Una devolución de correo electrónico es un error en la entrega que evita que el correo electrónico llegue a la bandeja de entrada del destinatario. La tasa de rebotes se calcula dividiendo el número de correos electrónicos devueltos por el número de correos electrónicos enviados. Las tasas de rebote son utilizadas por organizaciones antispam para identificar spammers. Si la tasa de rebote es significativamente superior a los estándares actuales del mercado, Qualtrics bloqueará la distribución de correos electrónicos para evitar posibles envíos de spam. Para obtener más información sobre sus responsabilidades al enviar correos electrónicos, consulte nuestra política Uso aceptable de correos electrónicos.

Diagnóstico de reclamaciones

Una queja es una señal que se envía a Qualtrics cuando los destinatarios hacen clic en “Marcar este correo electrónico como spam”. Las quejas pueden impedir que nuestros servidores envíen correos electrónicos debido a la probabilidad de que los mensajes provenientes de nuestros servidores no sean deseados. Si la tasa de quejas es superior al 0,6%, Qualtrics bloqueará la distribución de correos electrónicos para evitar posibles correos no deseados.

Para evitar reclamaciones, los usuarios deben verificar cómo se recopilan sus direcciones de correo electrónico:

• Las listas de correo electrónico adquiridas en línea sin consentimiento explícito nunca deben utilizarse.
• Si los correos electrónicos se recopilan a través de transacciones, los usuarios deben asegurarse de que los destinatarios estén bien informados sobre los correos electrónicos que recibirán.
• Los usuarios deben consultar las directrices específicas del país para la adquisición de listas de correo electrónico, como CAN-SPAM o GDPR.

Otra forma de evitar quejas es asegurarse de que todas las distribuciones por correo electrónico tengan un enlace para darse de baja y los temas, el contenido y las direcciones adecuadas. Puede encontrar más consejos en nuestra página Evitar que se le marque como correo no deseado.

Motivos comunes para devoluciones

La columna de estado del historial de distribución proporciona información sobre las direcciones de correo electrónico rebotadas. Los motivos más comunes de los rebotes son:

• Direcciones de correo electrónico incorrectas. La dirección de correo electrónico no existe o el buzón está desactivado. Los buzones desactivados podrían ser utilizados como trampas de spam por los sistemas de protección contra spam para evitar que los servidores de correo electrónico envíen mensajes no deseados, por lo que es fundamental que estas direcciones sean eliminadas de la lista de correo.
• El buzón del destinatario está lleno. Por lo general, los buzones completos no son el motivo principal de las altas tasas de rebote y, por lo tanto, no requerirán correcciones. Sin embargo, si este mensaje de error continúa mostrándose, el buzón probablemente fue abandonado y puede convertirse en una trampa de spam en el futuro.
• La configuración de seguridad del destinatario y la protección antispam.

Póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics si necesita más información sobre por qué los correos electrónicos han recibido un estado de devolución.

Fijación de devoluciones

Corrección de devoluciones mediante direcciones de correo electrónico incorrectas:

• Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico se recopilen de forma adecuada y revise sus listas con regularidad. Las listas de distribución compradas tienden a incluir direcciones de correo electrónico incorrectas y no se deben utilizar para la recopilación. Si sus listas son antiguas, grandes o ambas, pueden contener una gran cantidad de direcciones de correo electrónico que ya no están activas. Las direcciones de correo electrónico incorrectas deben eliminarse lo antes posible.
  Consejo Q: Si tiene XM Directory activado en su cuenta, puede fusionar contactos duplicados y consolidar su directorio.
• Valide nuevas direcciones de correo electrónico para asegurarse de que no haya errores tipográficos. Los errores tipográficos pueden afectar a la entrega, por lo que es importante asegurarse de que las direcciones de correo electrónico sean correctas.
• Revise las estadísticas de entrega de correos electrónicos de forma periódica. Las altas tasas de rebote y las quejas son indicadores que utilizan los proveedores de servicios de correo electrónico para determinar si usted puede ser o no una organización de spam.
• Confirme el opt-in enviando un correo electrónico de confirmación una vez que reciba una dirección de correo electrónico que permita al usuario suscribirse a futuros correos electrónicos. De forma alternativa, cree un proceso de opt-in claro para asegurarse de que sus destinatarios desean seguir oyendo de usted.
• Utilice un software de validación y limpieza de correos electrónicos de terceros para mantener listas de correo electrónico limpias con tasas de reclamos bajas y monitorear posibles trampas de spam en su lista.
• Investigue las marcas de prueba que haya creado. Es más común que las marcas de prueba tengan listas obsoletas que no se actualizan.
• No añada contactos que se hayan dado de baja de una lista de correos electrónicos sin confirmar que desean suscribirse a uno nuevo.

Reparación de rebotes a través de la seguridad de los destinatarios y amplificador; protección antispam:

• Asegúrese de que su dominio se ha configurado correctamente.
• Póngase en contacto con el equipo de TI del destinatario y comuníquele el problema. Por lo general, la solución requerirá listas de elementos autorizados para direcciones IP de Qualtrics.

Preguntas frecuentes