Mensajes de error de distribución de correos electrónicos

Acerca de los mensajes de error de distribución de correos electrónicos

Qualtrics ha integrado mensajes que le permiten saber lo que debe hacer para enviar correos electrónicos correctamente. Los errores descritos en esta página ocurren durante la encuesta. invitaciones y recordatorios .

Consejo Q: Además, para obtener ayuda Asegurándose de que sus correos electrónicos no terminen en los filtros de spam. Consulta la página de soporte enlazada.

Búsqueda de mensajes y códigos de error

Los mensajes y códigos de error definidos en esta página de soporte se pueden encontrar en la pestaña Distribuciones de tu proyecto de encuesta , en el Correos electrónicos sección.

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Los códigos de error y los mensajes que se tratan en esta página de soporte son: no disponible en XM Directory o XM Directory Lite .

Estos códigos de error y mensajes también no aparecer para tipos de proyectos aparte de las encuestas , como por ejemplo proyectos de Employee Experience .

Códigos de error de distribución

Los códigos de error pueden aparecer siguiente a un distribución de invitaciones a encuesta  para especificar por qué no se ha enviado. En la siguiente tabla, se proporciona una lista de códigos de error y soluciones posibles.

Límite de correos electrónicos

En función de su tipo de usuario y sus permisos, existe un límite en la cantidad de correos electrónicos que puede enviar. Esto está controlado por 2 diferentes permisos de usuario :

Además, las licencias tienen un límite general de correos electrónicos que se aplica a todos los correos electrónicos enviados por todos los usuarios dentro de la licencia.

Consejo Q: Los límites predeterminados de correos electrónicos se basan en su licencia y los permisos de usuario.

• Las organizaciones académicas tienen un límite semanal predeterminado de 300 000 correos electrónicos en todos los usuarios de la organización. Los usuarios académicos individuales tienen un límite predeterminado de 500 correos electrónicos por semana. Un administrador de organización puede modificar su límite personal de correos electrónicos semanales si edita su permiso de usuario "Correos electrónicos salientes permitidos semanalmente".
• Si una organización no es académica, tiene 10 000 respuestas o más para su límite de respuestas, no se aplica ningún límite al total de correos electrónicos salientes permitidos.
• Si una organización no es académica, tiene menos de 10 000 respuestas para su límite de respuestas, el total de correos electrónicos salientes permitidos es igual a 100 veces el total de respuestas permitidas.
  • Por ejemplo, si tenía 2000 respuestas permitidas, el límite de correos electrónicos salientes permitidos sería de 200 000 (2000 x 100).

Consejo Q: Si toda la organización necesita un límite semanal de correos electrónicos más alto, un administrador de organización puede solicitar un aumento de límite si se pone en contacto con el soporte técnico. Si solicita un aumento del límite, incluya el nuevo límite solicitado, una explicación de por qué su organización necesita aumentar el límite de correos electrónicos y una descripción general de quiénes son los encuestados. Nuestros equipos de soporte técnico verificarán las métricas de la capacidad de entrega de correos electrónicos de su organización para confirmar que la tasa de rebote y la tasa de quejas sean bajas. Esto ayuda a mantener una buena puntuación del remitente de Qualtrics y a evitar que los correos electrónicos de Qualtrics se marquen como spam en los sistemas externos de protección contra spam.

Si intenta enviar una distribución que supere su límite, la distribución fallará con un error asociado. código de error . Los códigos de error relacionados con los límites de correo electrónico son EQD03, EQD04, EQD25 y EQD26.

Ejemplo: Digamos que tienes un límite de 100 correos electrónicos por semana. Si ya envió 50 e intenta enviar 60 más, no podrá realizar la distribución. Pero si reduce la distribución a 50, los correos electrónicos se enviarán correctamente.

Visualización del uso del correo electrónico

Todos los correos electrónicos cuentan para el límite, incluidos invitaciones a encuesta , recordatorios , y gracias correos electrónicos. Si no está seguro de su límite de correo electrónico o de cuánto ha utilizado, puede consultarlo en el página de uso de la cuenta heredada . Además de consultar el uso de correos electrónicos de su cuenta de usuario personal y los grupos a los que pertenece, los administradores de organización pueden utilizar esta página para ver el uso de toda la organización con respecto al límite de correos electrónicos.

Haga clic en el ícono de perfil en la esquina superior derecha.

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Seleccione Configuración de cuenta.

Haga clic en Cambiar a la versión anterior.

Diríjase a Uso de la cuenta.

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Las siguientes columnas le ayudarán a comprender el uso de su correo electrónico:

• Total de correos electrónicos salientes permitidos: cada correo electrónico que haya enviado del total permitido de su límite de por vida. Todos los tipos de correo electrónico cuentan para el consumo, como recordatorios, invitaciones, correos electrónicos en general y correos electrónicos de agradecimiento.
• Correos electrónicos salientes permitidos semanalmente: Todos los correos electrónicos que hayas enviado en una semana, superando el límite semanal. El uso se restablece por separado para cada distribución una semana después de enviarla. Por ejemplo, el uso de correos electrónicos enviados el lunes a las 9:58 a. m. se restablecerá el siguiente lunes a las 10:00 a. m. Esta columna muestra el uso semanal actual vs. el límite semanal. El uso de los correos electrónicos incluye mensajes que están programados para la próxima semana, por lo que debe asegurarse de que se entreguen según lo programado.

  

  Ejemplo: programó una encuesta para el viernes. Si observa el uso de los correos electrónicos del lunes anterior, el correo electrónico del viernes ya se cuenta para el límite semanal. Aunque alcance el límite de correos electrónicos antes del miércoles, ya tiene asegurada la entrega de los correos electrónicos del viernes.

“Dominio no válido”

Si al enviar un correo electrónico ve un triángulo rojo encima del campo "Correo electrónico del remitente" que indica "Dominio no válido", significa que el dominio del correo electrónico del remitente no se puede utilizar para enviar correos electrónicos desde Qualtrics. Este error suele aparecer cuando estás utilizando un Dirección de origen personalizada que no ha sido configurado para su marca/organización.

Para solucionar este problema, tiene algunas opciones:

• Utilizando el correo electrónico predeterminado "De" que se rellena automáticamente en el editor de mensajes cuando hace clic Redactar correo electrónico .
• Utilizando uno de los Direcciones “de” de Qualtrics .
• Ponerse en contacto con el administrador de organización y solicitarle que configure el dominio para utilizarlo en Qualtrics según las instrucciones de aquí.

• Utilizar una dirección de correo electrónico del remitente que su organización ya haya configurado para su uso.

  

  Consejo Q: ¿No está seguro de qué dominios ya permite la organización que se usen en Qualtrics? Haga una tarea de correo electrónico y vea qué dominios están disponibles en el menú desplegable. Puedes eliminar la tarea cuando hayas terminado de revisarla.
   

  

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Sin enlace para darse de baja

Si quitas el  enlace para darse de baja En tu correo electrónico, recibirás un mensaje que dice "No se pueden enviar mensajes sin enlaces darse de baja " encima del editor de mensajes y no podrás enviar tu correo electrónico. Para cumplir con la ley federal  Ley CAN-SPAM Qualtrics le exigirá que incluya un enlace para darse de baja en cada correo electrónico que envíe a personas ajenas a su organización. A la hora de enviar correos electrónicos a personas ajenas a su organización, este requisito no permite ninguna excepción.

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 Si borró el enlace para darse de baja y necesita volver a añadir otro, siga estos pasos:

Seleccione el icono de texto dinámico.

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Elegir Enlaces Darse de baja.

Inserte uno de los siguientes Enlace Darse de baja o un URL de Darse de baja.

Esto añade Texto canalizado Para el enlace de cancelación de suscripción en su correo electrónico. Puede mover el texto dinámico que se ha generado a cualquier parte del correo electrónico. Ahora podrá enviar su correo electrónico.

Para obtener más información sobre cómo funcionan los enlaces de exclusión voluntaria, visite el Utilizando el enlace para darse de baja  página.

“Los correos electrónicos deben ser aprobados antes de poder ser enviados.”

Si ve este mensaje cuando redacta un correo electrónico, significa que una persona de su organización debe aprobar la distribución antes de que se pueda enviar.

Cuando hayas terminado Configurando tu invitación por correo electrónico , debes seleccionar a alguien de entre los  Seleccione un aprobador menú desplegable. A continuación, puede hacer clic en Asignar al aprobador para enviar su correo electrónico al usuario seleccionado para su aprobación.

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Una vez aprobadas las distribuciones, se enviarán a la hora programada. Si seleccionas "Enviar ahora" para el mensaje, se enviará tan pronto como se apruebe el envío.

Consejo Q: Solo los administradores de organización pueden determinar qué usuarios aprueban las distribuciones. Los administradores pueden designar responsables de aprobación otorgándoles el permiso Aprobar distribuciones.

Estados de distribución

Después de programar la distribución, puede verificar el estado de los correos electrónicos para cada destinatario. Haz clic en el menú de 3 puntos siguiente a tu distribución y selecciona  Historial de descargas para exportar su  historial de distribución .

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A continuación, hablaremos sobre el significado de cada estado que puede figurar en el historial.

Atención: todos los usuarios pueden descargar el historial de distribución de los correos electrónicos de invitación a la encuesta. Si tienes acceso a XM Directory o la experiencia de nuevos contactos , entonces también podrá descargar el historial de distribución de Correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento  también.

Estados

La columna de estado del Historial de distribución le ayudará a monitorizar el estado actual de cada destinatario: si no han podido recibir el correo electrónico o si ya han empezado la encuesta. A continuación presentamos una lista descriptiva de posibles condiciones de estado.

• Correo electrónico enviado: El correo electrónico ha salido del servidor de Qualtrics. Este estado también se mostrará para un encuestado cuya respuesta incompleta se haya eliminado porque el progreso era del 0 %.

  

  Consejo Q: Una vez que un correo electrónico salga de nuestro servidor, no podemos garantizar que dicho correo no se verá afectado por ningún filtro o lista de bloqueados que estén configurados en el extremo opuesto.

• Correo electrónico aún no enviado: El distribuidor de correo de Qualtrics aún no ha distribuido el correo electrónico. Este estado también se mostrará para las respuestas iniciadas a través de enlaces individuales que se eliminaron porque el progreso era del 0 %.

• Correo electrónico no enviado: El distribuidor de correo de Qualtrics no envió este correo electrónico. Este estado se mostrará si la dirección de correo electrónico del encuestado está en blanco. Al distribuir enlaces individuales, este estado también aparecerá si el encuestado no ha iniciado la encuesta.
• Correo electrónico abierto:  El correo electrónico llegó a la bandeja de entrada del destinatario y este lo abrió.

• Correo electrónico rebotado: El correo electrónico no llegó a la bandeja de entrada del destinatario. Esto puede deberse a varios motivos: la dirección de correo electrónico no existe, el servidor receptor tiene un cortafuegos de alta seguridad, el buzón receptor está lleno, el servidor del destinatario está fuera de línea, etc. Un correo electrónico debe haber rebotado de forma permanente o haber experimentado varios rebotes temporales antes de que se marque como rebotado.

  

  Consejo Q: Hay 2 tipos de rebotes, rebotes permanentes y rebotes temporales. Los rebotes permanentes son correos electrónicos que no se pueden entregar debido a una razón permanente. Esto podría incluir una dirección de correo electrónico que no existe, el servidor del destinatario que no acepta los correos electrónicos o el dominio que no es un dominio de correo electrónico real.

  Los rebotes suaves son correos electrónicos que no se pueden entregar debido a razones temporales. La bandeja de entrada de correos electrónicos del destinatario podría estar llena, el correo electrónico podría ser demasiado grande o el servidor de correo electrónico del destinatario podría estar temporalmente inactivo. Qualtrics intenta automáticamente reenviar los correos electrónicos de rebote suave varias veces, y el tiempo entre intentos puede variar; durante este tiempo, el correo electrónico se marca como "enviado". Si el correo electrónico aún no se puede entregar, se marca como rebote.

  

  Consejo Q: Si su distribución contenía correos electrónicos rebotados, puede pasar el cursor por encima del icono i junto a la cantidad de rebotes para conocer más información sobre los rebotes.

  

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• El correo electrónico falló:  El correo electrónico no salió de nuestros servidores. La causa más común de que no se pueda enviar un correo electrónico es que se haya usado una dirección con formato incorrecto, por ejemplo, sin @. Este número no incluye los rebotes.
• Correo electrónico omitido: El correo electrónico no se envió debido a la configuración de Frecuencia de contacto en XM Directory. Consulte la página Reglas de frecuencia de contacto para obtener más información sobre esta configuración.

• Omitido como duplicado/Correo electrónico bloqueado: El correo electrónico no se envió porque es un duplicado. Los correos electrónicos duplicados son aquellos que presentan el mismo mensaje, la misma línea de asunto y el mismo destinatario que otro correo que se haya enviado en las 12 horas anteriores. Si en su lista de distribución aparece la misma dirección de correo electrónico varias veces, se considerará como un duplicado y, para evitar que se marque como spam, el distribuidor de correo de Qualtrics no los enviará. Consulte la página Edición de contactos en una lista para obtener ayuda para consolidar duplicados de directorios/contactos básicos, o consulte Consolidación de contactos duplicados si su licencia incluye XM Directory.

  

  Consejo Q: Digamos que quieres que tus clientes reseñen 3 productos diferentes que poseen. Si añade el mismo destinatario a la lista de distribución tres veces con un valor de datos embebidos diferente para cada producto y se asegura de canalizar estos datos embebidos en su correo electrónico, los duplicados se enviarán correctamente. Esto se debe a que los diferentes datos embebidos harán que los correos electrónicos enviados sean lo suficientemente diferentes como para que no se marquen como spam.

  

  Consejo Q: Si necesita reenviar un mensaje al mismo usuario (por ejemplo, si perdió su correo electrónico/enlace), puede: Copie el enlace del historial de Distribución . y enviarles un correo electrónico manualmente, o bien puedes enviarle a esta persona otro correo electrónico con un mensaje/ sujeto ligeramente modificado. La línea de asunto o el mensaje modificados garantizan que el mensaje no se marcará como spam.

• Encuesta iniciada: El destinatario ha hecho clic en el enlace, pero no ha enviado la encuesta.
• Encuesta finalizada: El destinatario ha enviado la encuesta.
• Sesión caducada: El destinatario inició la encuesta, pero no terminó en el período asignado y la respuesta se eliminó. Este estado también se muestra para las respuestas que se descartaron pero no se guardaron y para las respuestas incompletas eliminadas.
• Excluidos: El destinatario fue eliminado de la encuesta utilizando el Salida de pantalla función adicional. Esto incluye el nombre específico del descartado. Solo verás este estado  después La encuesta ha sido cerrado (o “en pausa”) a las respuestas .
• Encuesta parcialmente finalizada: Este estado ocurre cuando el encuestado ha proporcionado una respuesta incompleta que se registró. Esto significa que nunca terminaron su respuesta, y o bien el La sesión de encuesta ha expirado.  antes de que pudieran terminarlo, o usted como propietario de la encuesta eligió cerrar su respuesta antes de que pudieran terminar.

Atención:  Correos electrónicos con una dirección de dominio que termina en .inválido  o  .falso Nunca se enviará. Estos correos electrónicos se ignoran en los cálculos y no se les asignará un estado de correo electrónico para la columna de estado.

Resolución de problemas de distribuciones de correos electrónicos

Los siguientes consejos pueden ser útiles cuando se resuelven los problemas de los correos electrónicos que han rebotado, han fallado o no se han recibido.

Consejo Q: Tenga en cuenta los límites de correos electrónicos al probar las distribuciones de correos electrónicos.

Consejo Q: Gran parte de los consejos que se tratan en esta sección también se aplican a tareas de correo electrónico y Enviar Encuesta por correo Tarea. Sin embargo, para estos flujos de trabajo, recuerde verificar también las condiciones. También puede consultar la página Informes de flujos de trabajo para solucionar problemas.

Consejos generales para mejorar la entrega

Los correos electrónicos marcados como "Enviados" no se entregan.

Si un correo electrónico aparece como "Enviado" en el historial de distribución, pero el destinatario no lo ve en su bandeja de entrada, puede probar lo siguiente con su destinatario:

Los correos electrónicos no se han enviado

Además de los consejos generales sobre la entrega de correos electrónicos, a continuación se muestran otras soluciones que pueden ayudar cuando los correos electrónicos no se marcan como enviados:

Resolución de tasas de rebote altas

Un rebote de correo electrónico es un error de entrega que impide que el correo electrónico llegue a la bandeja de entrada del destinatario. La tasa de rebote se calcula dividiendo el número de correos electrónicos rebotados por el número de correos electrónicos enviados. Las tasas de rebote son utilizadas por organizaciones antispam para identificar spammers. Si la tasa de rebote es significativamente superior a los estándares actuales del mercado, Qualtrics bloqueará la distribución de correos electrónicos para evitar posibles envíos de spam. Para obtener más información sobre sus responsabilidades al enviar correos electrónicos, consulte nuestra política de Uso aceptable de correos electrónicos.

Consejo Q: Recomendamos intentar mantener la tasa de rebote por debajo del 2% para ajustarse al estándar del sector.

Motivos comunes de los rebotes

La columna de estado del historial de distribución proporciona información sobre las direcciones de correo electrónico rebotadas. Los motivos más comunes de los rebotes son:

• Direcciones de correo electrónico incorrectas. La dirección de correo electrónico no existe o el buzón está desactivado. Los buzones desactivados podrían ser utilizados como trampas de spam por los sistemas de protección contra spam para evitar que los servidores de correo electrónico envíen mensajes no deseados, por lo que es fundamental que estas direcciones sean eliminadas de la lista de distribución.
• El buzón del destinatario está lleno. Por lo general, los buzones completos no son el motivo principal de las altas tasas de rebote y, por lo tanto, no requerirán correcciones. Sin embargo, si sigue apareciendo este mensaje de error, el buzón probablemente fue abandonado y puede convertirse en una trampa de spam en el futuro.
• La configuración de seguridad del destinatario y la protección antispam.

Póngase en contacto con el soporte técnico de Qualtrics si necesita más información sobre por qué los correos electrónicos han recibido un estado de rebote.

Corrección de rebotes

Corrección de rebotes mediante direcciones de correo electrónico incorrectas:

• Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico se recopilen de forma adecuada y revise sus listas con regularidad. Las listas de distribución compradas tienden a incluir direcciones de correo electrónico incorrectas y no se deben utilizar para la recopilación. Si sus listas son antiguas, grandes o ambas, pueden contener una gran cantidad de direcciones de correo electrónico que ya no están activas. Las direcciones de correo electrónico incorrectas deben eliminarse lo antes posible.

  

  Consejo Q: Si tienes XM Directory activado en tu cuenta, puedes fusionar contactos duplicar y consolidar tu directorio.

• Valide las direcciones de correo electrónico nuevas para asegurarse de que no haya errores tipográficos. Los errores tipográficos pueden afectar a la entrega, por lo que es importante asegurarse de que las direcciones de correo electrónico sean correctas.
• Revise las estadísticas de entrega de correos electrónicos de forma periódica. Las altas tasas de rebote y las quejas son indicadores que utilizan los proveedores de servicios de correo electrónico para determinar si usted es o no una organización que envía spam.
• Confirme la suscripción mediante el envío de un correo electrónico de confirmación una vez que reciba una dirección de correo electrónico que permita al usuario suscribirse a futuros correos electrónicos. De forma alternativa, cree un proceso de suscripción claro para asegurarse de que los destinatarios desean seguir escuchándolo.
• Utilice un software de validación y limpieza de correos electrónicos de terceros para mantener listas de correo electrónico limpias con tasas de quejas bajas y supervisar posibles trampas de spam en su lista.
• Investigue las marcas de prueba que haya creado. Es más común que las marcas de prueba tengan listas obsoletas que no se actualizan.
• No añada contactos que se hayan dado de baja de una lista de correo electrónico sin confirmar que desean suscribirse a una nueva.

Solución de problemas de rebote mediante la seguridad de los destinatarios y la protección antispam:

• Asegúrese de que su dominio se ha configurado correctamente.
• Contacto con el equipo de informática del destinatario e infórmeles del problema. Por lo general, la solución requerirá que se incluyan las direcciones IP de Qualtrics en la lista de elementos autorizados.