Best practice di automazione

Informazioni sulle best practice di automazione

La scheda Automazioni nella directory XM è uno sportello unico per snellire le importazioni dei contatti e le distribuzioni dei sondaggi. All’interno delle automazioni, è possibile configurare un processo che importerà contatti su base regolare dal database, invierà inviti al sondaggio a una lista di invio in base a una pianificazione ricorrente o collegherà quel processo in modo che le importazioni dei contatti attivino automaticamente un sondaggio. Tuttavia, sono disponibili molte opzioni, anche se ciò rende illimitate le possibilità, è comprensibile aver bisogno di un po’ di guida.

Questa pagina si concentrerà sulle best practice e sui casi di utilizzo comuni per le automazioni.

Differenziazione dei file dei contatti in base al progetto

Quando imposti l’automazione dell’importazione dei contatti, devi indicare a Qualtrics la posizione specifica e i file da cercare nel tuo server SFTP. Per impostazione predefinita, l’automazione selezionerà Tutti i file che non sono già stati prelevati dal server.

Tuttavia, il tuo server SFTP può contenere più liste di invio che fanno parte di progetti diversi. Invece di creare percorsi file diversi per tutti i tuoi progetti, puoi aggiungere un prefisso o suffisso specifico ai tuoi file rilevanti e indicarli in Qualtrics.

La regola di attribuzione nomi del file dipende dall’utente, ma di solito si consiglia di includere il nome del progetto e la data di creazione del file come nome, quindi annotare il nome del progetto rilevante come suffisso o prefisso. Ad esempio, il file potrebbe essere denominato transactional_geomety_project_mmddyyyy. Quindi, nell’automazione, si noti che il prefisso del nome del file è transactional_geomety_project.

Automazione tracciamento riuscita

Le automazioni richiedono i destinatari del riepilogo dell’esecuzione. Questo invierà un’e-mail a uno o più destinatari ogni volta che l’esecuzione termina, annotando se l’esecuzione ha avuto esito positivo o negativo. Poiché questo invierà un’e-mail ogni volta che l’importazione termina, consigliamo di configurare uno specifico dominio e-mail da parte tua che riceva tutte queste e-mail e di configurare un filtro in quell’e-mail per inoltrare eventuali esecuzioni non riuscite agli stakeholder rilevanti. Queste e-mail possono essere utilizzate dal Supporto Qualtrics per la risoluzione dei problemi se hai bisogno di aiuto nella diagnosi del motivo per cui un’esecuzione non ha avuto esito positivo.

Collegamento delle automazioni di importazione dei contatti e distribuzione dei sondaggi

Se si utilizzano automazioni di importazione dei contatti e di distribuzione dei sondaggi per snellire il processo di invio di inviti ogni volta che vengono aggiunti più contatti a una lista di invio, è necessario collegare le automazioni. Il mancato collegamento delle automazioni e la loro configurazione separata potrebbero causare i problemi descritti in questa sezione.

Invio delle distribuzioni non corretto

Se configuri un’automazione di importazione dei contatti e imposti una distribuzione del sondaggio da inviare a quella specifica lista di invio senza collegare le due automazioni, la distribuzione del sondaggio verrà inviata all’intera lista dei contatti.

Se le e-mail che sono rimbalzate la prima volta vengono contattate di nuovo, questo potrebbe gonfiare le tue statistiche di rimbalzo; se hai attivato le regole di frequenza dei contatti, questo potrebbe aumentare le distribuzioni saltate. Anche l’invio di troppe e-mail agli stessi destinatari può turbarle, aumentando la probabilità che rifiutino di ricevere inviti al sondaggio.

Dati di movimento mancanti o visualizzati in modo errato

Molte automazioni di importazione contatti sono configurate con alcuni campi marcati come Dati di transazione.

Se colleghi correttamente le automazioni di importazione e distribuzione dei contatti, Qualtrics saprà di inviare collegamenti ai sondaggi transazionali ai contatti che sono stati importati e questi campi saranno salvati nelle informazioni del contatto nella directory XM e all’interno dei dati del sondaggio.

Se le automazioni del contatto e della distribuzione non sono collegate, tuttavia, i dati di transazione specificati nel file del contatto potrebbero non essere visualizzati correttamente nei dati del sondaggio. Questo perché all’automazione della distribuzione non è stato detto di cercare dati transazionali nella lista dei contatti.

Se si utilizzano automazioni per inviare distribuzioni del sondaggio ai contatti importati dall’automazione SFTP, si consiglia vivamente di collegarle seguendo le istruzioni nella configurazione di entrambe le automazioni.