Créer des listes de distribution

À propos de la création de listes de distribution

Avant de pouvoir envoyer des invitations pour vos enquêtes, vous devez créer des listes de distribution. Les listes de diffusion sont des listes de contacts de votre répertoire à qui vous pouvez envoyer des e-mails. Vous pouvez créer des listes de distribution via un chargement de fichier ou manuellement.

Contrairement aux contacts du répertoire, les listes de distribution ne sont pas visibles par l’ensemble de l’organisation. Cependant, la plupart des étapes décrites dans l’ajout de contacts aux listes de distribution sont similaires à l’ajout de contacts au répertoire. Chaque contact ajouté à une liste de distribution sera automatiquement ajouté au répertoire.

Champs disponibles

Consultez les champs disponibles répertoriés sur la page d’assistance Ajouter des contacts au répertoire.

Créer une liste de distribution

1. Accédez à vos répertoires.
   
2. Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez ajouter un segment. Vous n’en avez peut-être accès qu’à un seul.
   
3. Accédez à l’onglet Listes de &segments.
   
4. Sélectionnez Listes à gauche.
5. Cliquez sur Créer une liste.
6. Nommez votre liste.
   
   Astuce Qualtrics : les noms des listes ne sont pas compatibles avec certains caractères spéciaux (par ex., =, {} ou <>).
7. Cliquez sur Confirmer.

Une fois dans votre liste de contacts, vous pouvez choisir de télécharger des contacts via un téléchargement de fichier ou manuellement.

Télécharger un fichier

1. Cliquez sur Télécharger un fichier.
2. Dans Excel, créez un document avec les champs obligatoires et enregistrez-le au format CSV ou TSV. Ou cliquez sur Télécharger un exemple de modèle, remplissez les colonnes appropriées, ajoutez les données intégrées de votre choix et enregistrez le fichier.
3. Lorsque le fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et sélectionnez le fichier dans votre dossier ou faites glisser votre fichier dans la fenêtre.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Vérifiez les conditions d’importation du contact. Toutes les règles à l’échelle du répertoire pour la fusion des doublons de contacts s’affichent ici. Ces règles sont définies dans les paramètres du répertoire et s’appliqueront aux contacts de votre fichier.
   
   Astuce Qualtrics : l’accès à l’onglet Paramètres du répertoire nécessite l’autorisation Gérer le répertoire. Si vous souhaitez accéder à ce paramètre, parlez-en à votre Administrateur de marque. Cette autorisation n’est pas disponible dans le répertoire XM Directory Lite.
6. Vérifiez les champs de votre fichier pour vous assurer que les informations sont correctes. Si un champ n’a pas été correctement reconnu, cliquez sur le nom du champ pour afficher une liste déroulante d’options et sélectionnez le champ approprié.
   Astuce Qualtrics : si les données ne sont pas formatées correctement dans l’aperçu (p. ex., regroupées au lieu de divisées en colonnes), il se peut que vos données ne soient pas correctement séparées (ou « délimitées »). Pour corriger ce problème, sélectionnez un autre Séparateur et/ou Encadrement au-dessus de la section Vérifier les champs.
   
7. Cliquez sur Télécharger le fichier sur le serveur pour télécharger vos contacts dans la liste de distribution.

Messages d’erreur courants

• Fichier trop volumineux : la taille de votre fichier dépasse 500 Mo et/ou votre fichier compte plus de 750 000 contacts.
• Certains champs de votre fichier comportent trop de caractères. Assurez-vous que les caractères de chacun de ces champs sont inférieurs ou égaux aux nombres affichés, puis réessayez : votre fichier comporte un ou plusieurs champs qui dépassent la limite de caractères. Limites de caractères en dessous :
  • Langue : 20
  • Prénom : 100
  • Nom de famille : 100
  • Adresse e-mail: 254
  • Numéro de téléphone : 20
  • Référence externe : 100
  • Champ de données intégrées : 200
  • Valeur des données intégrées : 1 024
• Un nom d’en-tête est manquant. Vérifiez les en-têtes dans votre fichier et réessayez : il se peut qu’une colonne de votre fichier CSV ne contienne pas d’en-tête.
• Le fichier contient une ou plusieurs lignes qui ne sont pas mappées à des en-têtes. Corrigez ce problème dans votre fichier et réessayez : il existe une incohérence entre le nombre d’en-têtes et le nombre de champs.
• Champ en double : votre fichier comporte deux champs portant le même nom. Assurez-vous que chaque zone est unique.

Entrée manuelle

1. Sélectionnez Saisie manuelle.
   
2. Vérifiez les conditions d’importation du contact. Toutes les règles à l’échelle du répertoire pour la fusion des doublons de contacts s’affichent ici. Ces règles sont définies dans les paramètres du répertoire et s’appliqueront aux contacts que vous saisissez.
   
   Astuce Qualtrics : les paramètres du répertoire ne sont pas disponibles dans XM Directory Lite.
3. Remplissez les champs disponibles.
4. Cliquez sur le signe plus (+) pour ajouter une colonne supplémentaire pour les données intégrées. Rappelez-vous, cela peut être ce que vous voulez.
5. Cliquez sur Suivant pour télécharger vos contacts.

Création et mise à jour automatiques des contacts

Souvent, vous pouvez collecter des données démographiques ou transactionnelles, et vous devrez soit mettre à jour les membres existants de la liste de distribution, soit créer de nouvelles listes de nouveaux contacts en fonction des informations fournies dans une réponse à l’enquête.

La fonctionnalité de tâche Répertoire XM, située dans l’onglet Flux de travail, peut vous aider à configurer ce processus afin que les listes de distribution soient automatiquement créées ou mises à jour au fur et à mesure que les réponses arrivent.

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