Automazioni di importazione elenco dipendenti (EX)

Informazioni sulle automazioni di importazione directory dipendenti

Gli utenti spesso desiderano sincronizzare i propri record dipendente (HRIS) con Qualtrics utilizzando automazioni che portano tali dati in Qualtrics secondo una pianificazione regolare. Ad esempio, è possibile importare contenuti da un elenco di file quotidiani ospitati, il tutto utilizzando i metodi di trasferimento più sicuri e sicuri.

Con le automazioni di importazione delle persone (chiamate anche automazioni di importazione Directory dei dipendenti), è possibile creare, configurare, aggiornare, testare e rivedere i propri job di automazione, ottimizzando così i caricamenti nella directory dei dipendenti. Quando è pianificata l’esecuzione dell’automazione, essa elaborerà tutti i file designati che non sono ancora stati elaborati dall’automazione, inclusi i file appena caricati.

È possibile configurarle nel tab Automazioni della directory dei dipendenti.

Passo 1: avvio e pianificazione dell’automazione

1. Assegna un nome alla tua automazione.
   
   Qtip: se hai già creato un’automazione, fai clic su Nuova automazione per iniziare.
   
2. Fare clic su Crea automazione.
3. Determinare se l’automazione deve avvenire giornalmente, settimanalmente, mensilmente o su richiesta. (In altre parole, scegliere quando verificare la presenza di aggiornamenti nei file dei dipendenti e caricarli in Qualtrics). Se si seleziona Su richiesta, l’automazione controllerà i file ogni 15 minuti ed elaborerà quelli idonei.
   
4. Determinare l’ora del giorno / giorno della settimana che deve avere luogo. È possibile eseguire l’ora o 15, 30 o 45 minuti dopo l’ora.
5. Fare clic su Aggiungi un’altra ora per aggiungere un’altra ora del giorno, della settimana o del mese in cui dovrebbe avvenire questo aggiornamento.
   Qtip: esiste un limite di 8 volte al giorno, 10 volte alla settimana o 6 volte al mese. Anche se tecnicamente è possibile aggiungere lo stesso tempo più volte, l’automazione verrà eseguita una sola volta in quel momento.
6. Utilizzare il segno meno (–) per rimuovere gli orari.
7. Determinare la data in cui si desidera che abbia luogo la prima automazione.
   
   Qtip: se la data è impostata su oggi o nel passato, l’automazione verrà eseguita da ora in poi.
8. Determina quando si desidera che l’automazione interrompa l’importazione di contatti. È sempre possibile modificarlo in un secondo momento.
9. Fare clic su Continua per accedere alla fase successiva, Configurazione di un’origine di importazione.

Fase 2: configurazione di un’origine di importazione

Quando raggiungi Configura origine di importazione nell’automazione di importazione persone, indichi a Qualtrics la posizione dei dati dei dipendenti che desideri importare. Lei ha qualche opzione.

• File Service Qualtrics: Configura un file service con Qualtrics. In questo modo si elimina il compito di impostare un server SFTP sul proprio lato. Quando si seleziona questa opzione, vengono visualizzate le istruzioni su come configurarla.
• Server SFTP (password o chiave SSH): Si dispone di un proprio server in cui verranno ospitati questi file. È necessario fornire il nome utente, la password, l’URL host e la porta del server SFTP affinché l’automazione possa importare i file. In alternativa, è possibile configurare fornendo la chiave SSH.

  Consiglio Q: quando configuriamo una connessione SFTP, consigliamo al tuo team IT Lista di elementi consentiti gli intervalli IP di Qualtrics. Consulta la lista di elementi consentiti dei server Qualtrics.

  Qtip: se l’account si trova all’interno dell’ambiente FedRAMP, gli indirizzi IP per l’inserimento nell’elenco di elementi consentiti sono diversi da quelli presenti in questa pagina. Per accedere in modo sicuro alle informazioni sull’indirizzo IP, accedi al tuo FedRAMP Customer Success Hub.
• Google Drive o Dropbox: È possibile accedere a un’archiviazione file OAuth (Open Authorization), ad esempio Google Drive o Dropbox, in cui verranno ospitati i file di importazione. Devi effettuare l’accesso e concedere l’autorizzazione a Qualtrics per gestire i tuoi file nell’archivio file OAuth. L’automazione gestirà solo i file in una cartella designata configurata nel passo successivo.

Fase 3: Crittografia PGP

La crittografia PGP è una fase facoltativa per le persone che importano automazioni per crittografare i dati inviati a Qualtrics. Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, vedere Crittografia PGP.

1. Scegliere se si desidera che il file sia crittografato utilizzando il software PGP.
   
   Qtip: questa crittografia PGP è disponibile per le automazioni che utilizzano sia i server SFTP che il File Service Qualtrics. Se non è stata crittografata un’automazione precedente ma si desidera, è sempre possibile elaborare l’automazione per aggiungere una crittografia.
2. Fare clic su Continua.
3. Fai clic su Scarica la nostra chiave pubblica. Il team IT dovrà utilizzare tale chiave pubblica per crittografare i file di importazione prima di caricarli sul server SFTP o sul File Service Qualtrics.
   
   Qtip: se un’automazione è configurata per utilizzare la crittografia PGP ma riceve un file non crittografato, non riuscirà e informerà i destinatari e-mail, come da preferenze di notifica nell’automazione.
4. Fare clic su Continua.
5. Ora si definiranno i percorsi della cartella SFTP o si passerà direttamente alla mappatura dei campi di dati.

Passo 4: selezione dei percorsi cartella

Dopo aver deciso la sorgente dei file dei dipendenti, è necessario specificare le cartelle in cui tali file vengono salvati in modo che l’automazione sappia da dove recuperarli.

1. Immettere il nome della cartella sul server SFTP, Google Drive o Dropbox in cui si trova il file da importare.
   
   Qtip: questo nome di cartella fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Deve trattarsi di una cartella esistente o l’automazione non riuscirà. Il percorso della cartella deve anche essere relativo alla directory predefinita dell’utente SFTP, Google Drive o Dropbox fornito per l’automazione.
2. Fare clic su Continua.
3. Selezionare i file da importare da questa cartella.
   Le opzioni sono:
   • Tutti i file: tutti i file nella cartella.
   • File il cui nome contiene un prefisso specifico: quando è selezionato, è possibile specificare il prefisso.
   • File il cui nome contiene un suffisso specifico: quando è selezionato, è possibile specificare il suffisso. L’estensione del file è inclusa qui.
     Esempio: il nome del file è 1234-campione e viene visualizzato come CSV. Tutti i file che terminano con -sample e sono CSV. Il suffisso desiderato è -sample.csv
   • File il cui nome contiene un testo specifico: se selezionato, è possibile specificare la dicitura che i nomi devono contenere. Questa frase può essere presente in qualsiasi punto del nome del file.
4. Fare clic su Continua.
5. Il file elaborato sarà archiviato in Qualtrics e potrà essere visualizzato durante la gestione delle automazioni passate. Fare clic su Continua.
   

Passo 5: mappaggio campi dati

Qui decidi quali campi verranno importati in Qualtrics dai tuoi file e come vengono formattati.

1. Fare clic su Scarica file di esempio. In questo modo verrà scaricato un file CSV sul computer che fornisce un esempio di modello di file corretto. È anche possibile utilizzare il proprio file modello, purché si tratti di un file CSV valido. Tutti i file importati da questa automazione dovranno corrispondere alle intestazioni colonna del file di esempio.
   
2. Quando il file è pronto, fare clic su Seleziona file e caricare il file di esempio.
   Qtip: i file di esempio non possono superare i 100 MB per ogni automazione.
3. Scegliere un Delimitatore.
   
4. Fare clic su Continua.
5. Verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics; tuttavia, puoi rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna in un campo Metadati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come nome campo. Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo Dati metadati, in genere deve essere fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.
   
6. Utilizzare la riga Importa come tipo di campo per determinare se ogni campo è un Campo persona (e-mail, nome, cognome), Campo ID univoco persona, Campo metadati o se deve essere escluso dall’importazione.

   Qtip: verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics. È possibile rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna a un campo Metadati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come tipo di campo.  Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo Metadati, deve fare distinzione tra maiuscole e minuscole.

   Consiglio Q: se desideri sostituire il file caricato, fai clic su Carica un nuovo file di esempio.
7. Dopo aver rivisto i campi, fare clic su Continua.

Passo 6: invio di report di esecuzione e attivazione dell’automazione

Le fasi finali dell’automazione di importazione di un utente includono la determinazione di chi viene inviato tramite e-mail quando viene eseguita un’automazione, quindi l’abilitazione dell’automazione. Questo comprende le porzioni Destinatari del riepilogo di esecuzione e Revisione dell’automazione.

1. Determina chi sarà avvisato con un’e-mail quando viene eseguita l’automazione inserendo il proprio indirizzo e-mail nella casella.
2. Utilizzare i segni più ( + ) o il pulsante Aggiungi e-mail del destinatario per aggiungere ulteriori destinatari. Utilizzare il segno meno ( – ) per rimuovere i destinatari.
   
3. Se lo si desidera, selezionare la casella di controllo Non inviare un rapporto per posta elettronica se non è stato svolto alcun lavoro. Questo impedirà l’invio del report se nessun dipendente nella directory è stato aggiornato.
4. Fare clic su Continua.
5. Fare clic su Modifica successivo per tornare a qualsiasi sezione e apportare modifiche.
   
6. Fai clic su Attiva automazione per avviare l’automazione oppure su Concludi senza abilitare il salvataggio dell’automazione ma non la avvia.

Modifica dei campi dati inclusi nell’automazione

Talvolta si desidera modificare i campi inclusi nell’automazione di importazione delle persone. Ad esempio, potresti aver capito di aver dimenticato di includere una colonna indirizzo paziente nelle importazioni di persone e ora vuoi salvare le informazioni sull’indirizzo del paziente nelle future importazioni di persone.

Il file di esempio che caricate nella sezione Mappa campi di importazione determina i campi di metadati che verranno caricati in Qualtrics. Ciò significa che è possibile escludere le intestazioni colonna per ignorarle oppure utilizzare il nome esatto e l’ortografia di un campo per includerlo nelle importazioni future.

Per modificare i campi inclusi in un’importazione:

1. Passare all’automazione desiderata e fare clic sull’elenco di riepilogo a discesa.
   
2. Fare clic su Modifica automazione.
3. Fare clic su Modifica accanto a Mappa campi dati.
   
4.  Fare clic su Carica un nuovo file di esempio.
   
5. Fare clic su Scarica file di esempio.
6. Modificare il file in modo che includa le intestazioni desiderate. Assicurarsi che l’ortografia e le maiuscole siano le stesse.
   Esempio: i file conservati nella cartella di origine hanno un campo chiamato Indirizzo. Nel file di esempio, aggiungere un’intestazione denominata Indirizzo. L’utilizzo di una lettera minuscola ‘a’ non funzionerà.
7. Fare clic su Seleziona file. Caricare il nuovo file.
8. Fare clic su Continua.
9. Verranno fornite le intestazioni di colonna suggerite per i mappaggi dei campi Qualtrics; tuttavia, puoi rinominare qualsiasi colonna o mappare una colonna in un campo Metadati esistente modificando gli elenchi a discesa nella riga Importa come nome campo. Tenere presente che se si assegna un nome a una colonna dopo un campo Metadati esistente, in genere deve essere fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.
   
10. Utilizzare la riga Importa come tipo di campo per determinare se ogni campo è un Campo persona, UniqueID, Metadati o se deve essere escluso dall’importazione.
11. Dopo aver rivisto i campi, fare clic su Continua.

Creazione di ulteriori automazioni

Una volta create le automazioni, è possibile aggiungerne altre facendo clic su Nuova automazione nell’angolo in alto a destra.

Modifica automazioni esistenti

È possibile modificare la configurazione di qualsiasi automazione facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando Modifica automazione.

Facendo clic su Modifica automazione si tornerà a una pagina in cui è possibile modificare i diversi passi dell’automazione, quali i server, le cartelle e così via di riferimento.

Rinomina automazione

Facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando Rinomina automazione, è possibile rinominare l’automazione.

Elimina automazione

Facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa e selezionando Elimina automazione, è possibile eliminare la propria automazione.

Gestione di pianificazioni e notifiche di automazione

Per visualizzare quando l’automazione è stata eseguita in passato, è possibile fare clic sul suo nome o sull’elenco di riepilogo a discesa, quindi su Visualizza cronologia esecuzioni.

Automazioni passate

Una volta tentate le automazioni, verranno elencate qui con informazioni sull’ora di inizio e di fine, sul numero di dipendenti importati, sulla durata e sullo stato.

Lo stato può essere Operazione riuscita o Operazione non riuscita. Gli errori sono generalmente dovuti a impostazioni errate, come il riferimento a un server SFTP errato, un nome utente e una password errati e così via.

È possibile modificare l’ordine delle automazioni passate utilizzando il menu a discesa Ordina per in alto a sinistra.

File elaborati

Quando si fa clic su un’automazione eseguita in passato, è possibile fare clic su Visualizza file per visualizzare i file importati durante questa automazione.

Sospendi/Riprendi automazione

È possibile Sospendi o Riprendi un’automazione facendo clic su Esegui opzioni all’interno dell’automazione o facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa accanto a un’automazione.

Sospendi automazione consente di sospendere temporaneamente l’automazione. È quindi possibile riprendere l’automazione ogni volta che si desidera selezionando Riprendi automazione.

Esecuzioni manuali

È possibile eseguire un’automazione supplementare al di fuori della pianificazione corrente eseguendo un’esecuzione manuale. È possibile avviare un’esecuzione manuale facendo clic su Esegui opzioni all’interno dell’automazione o facendo clic sull’elenco di riepilogo a discesa accanto a un’automazione.

Torna alle automazioni

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