Salesforceでのアンケートのトリガーとメール送信、またはクアルトリクスの連絡先の更新

Salesforceでのアンケートのトリガーとメール送信について、またはクアルトリクスの連絡先を更新する方法

［ワークフロー］タブでは、Salesforceフローに基づいてQualtrics内のワークフローをトリガするタスクを設定できます。Salesforceのフローの基準は、ケースの終了や案件の成約などのイベントです。Salesforceでこのフローが満たされると、Qualtricsは連絡先情報の更新やアンケートの送信などのアクションを実行できます。

また、Salesforce拡張の一部としてアンケートを送信する方法もあります。これらの追加オプションについては、「その他のSalesforce配信方法」ページを参照してください。Qualtricsはアンケートの回答をSalesforceにマッピングすることもできます。詳細については、「Salesforceの回答マッピング」ページを参照してください。

ヒント：Salesforceからトリガーされた配信はアンケートの［配信］タブに表示されます。

Salesforceトリガーアンケートの設定

Salesforceのアウトバウンドメッセージイベントを使用すると、対応するオブジェクトがSalesforce
の条件を満たした時点で回答者にアンケート招待をトリガーしたり、メールで送信したりできます
。

1. Salesforceのアウトバウンドメッセージイベントページの指示に従って、新しいクアルトリクスワークフローでSalesforceのアウトバウンドメッセージイベントを設定します。
   • Salesforceで統合を設定するために必要になるため、イベントのURLを必ずコピーしてください。
2. ワークフローで、プラス記号（ + ）をクリックしてから［タスクを追加］をクリックします。
3. XM Directoryタスクを選択します。
4. ［アンケートを配信］を選択します。
5. 目的の配信方法でXM Directoryタスクの設定を完了します。テキストの差し込みを使用してSalesforceの連絡先情報を取得することで、メールへの招待、SMSへの招待、双方向のSMSアンケートを送信できます。各配信方法の手順については、XM Directoryタスクのサポートページを参照してください。
   ヒント：アンケートを送信しない？Salesforceのデータをメーリングリストに保存できます。詳細については、「連絡先情報としてのSalesforceへのレコード変更の保存」を参照してください。
6. Salesforceに移動し、Salesforceのアウトバウンドメッセージイベントで選択したオブジェクトのフローを作成します。たとえば、ワークフローイベントで［リード］を選択した場合は、Salesforceフローのオブジェクトとして［リード］を選択します。詳細については、以下の「Salesforceフローの設定」セクションを参照してください。
7. アウトバウンドメッセージを作成し、Salesforceのフローにアクションとして追加します。
8. アンケートを公開したら、Salesforceのフローの条件を満たすことで設定をテストします。これにより、Salesforceフィールドがクアルトリクスに渡され、指定したメーリングリストに連絡先として保存されてから、連絡先のメールアドレスにアンケートが配信されます。
   ヒント：ワークフローのトラブルシューティングについては、「テストとトラブルシューティング」セクションを参照してください。

レコード変更を連絡先情報として Salesforce に保存

Salesforceに成約の機会があり、この情報をQualtricsの案件の連絡先エントリに含めたいとします。Salesforceワークフロールールイベントを使用して、Salesforceからクアルトリクスに変更をプッシュできます。更新されたコンタクト情報は、埋込データまたはトランザクションデータとして保存することができます。新しい連絡先の場合、Salesforceワークフロールールイベントを使用して、クアルトリクス内で新しい連絡先を作成することもできます。

1. Salesforceのアウトバウンドメッセージイベントページの指示に従って、新しいクアルトリクスワークフローでSalesforceのアウトバウンドメッセージイベントを設定します。
   • Salesforceで統合を設定するために必要になるため、イベントのURLを必ずコピーしてください。
2. ワークフローで、プラス記号（ + ）をクリックしてから［タスクを追加］をクリックします。
3. XM Directoryタスクを選択します。
4. XM Directoryに追加を選択します。
5. 連絡先情報を保存するXM Directoryタスクの設定を完了します。詳細については、リンク先のページを参照してください。
6. [名]、[姓]、および [電子メールアドレス] フィールドは必須です。その他の項目はすべてオプションです。テキストの差し込みメニュー {a} を使用して、Salesforceのフィールドに基づいてこれらのフィールドに値を入力します。
7. フィールドを追加するには、［埋め込みデータフィールドを追加］または［削除］をクリックします。
8. 表示されるウィンドウで、項目を追加します。左側の［埋め込みデータフィールド］の下の埋め込みデータフィールドに名前を付けます。右側で、テキストの差し込みメニュー「{a}」を使用して、［フィールド値］の下のSalesforceフィールド値を入力します。
9. 連絡先情報の保存方法を選択します。
   • 埋め込みデータを保存または更新：このオプションは連絡先情報を埋め込みデータとして保存します。これは、新規コンタクトを登録するために選択する必要があるオプションです。
   • 連絡先情報へのトランザクションとして追加：このオプションでは、連絡先情報がトランザクションデータとして既存の連絡先に保存されます。
     例：場所というフィールドがあり、これは連絡先とともに保存され、時間外勤務はあまり変わらないとします。このフィールドを連絡先埋め込みデータとして保存すると便利です。そのため、コンタクトを表示すると、このコンタクトがどこにあるかを確認することができます。ただし、連絡先の Salesforce ケースが終了するたびに、新しいトランザクションを作成するとします。店舗項目をトランザクションデータとして保存し、コンタクトのタッチポイントタイムラインでこの特定のケースが関連付けられている店舗を確認することができます。
10. タスクを保存します。
11. Salesforceに移動し、Salesforceのアウトバウンドメッセージイベントで選択したオブジェクトのフローを作成します。たとえば、ワークフローイベントで［リード］を選択した場合は、Salesforceフローのオブジェクトとして［リード］を選択します。詳細については、以下の「Salesforceフローの設定」セクションを参照してください。
12. アウトバウンドメッセージを作成し、Salesforceのフローにアクションとして追加します。
13. アンケートを公開したら、Salesforceのフローの条件を満たすことで設定をテストします。これにより、Salesforceフィールドがクアルトリクスに渡され、指定されたメーリングリストに連絡先として保存されます。
    ヒント：ワークフローのトラブルシューティングについては、「テストとトラブルシューティング」セクションを参照してください。

Salesforceフィールドを埋め込みデータとして保存

Salesforceからの情報は連絡先リストに保存されますが、アンケートの回答に自動的には記録されません。ただし、以下の簡単な手順に従うと、追加は迅速かつ簡単です。

1. Salesforceを使ってアンケートのトリガーとメール送信の手順を実行していることを確認してください。
   ヒント：XM Directoryのタスクで連絡先埋め込みデータを設定する際に使用したスペルと大文字小文字をメモしてください。スペルと大文字表記の問題
2. ［アンケート］タブに移動します。
   
3. ［アンケートフロー］を選択します。
4. ［こちらに新しい要素を追加］をクリックします。
5. ［埋め込みデータ］を選択します。
6. Salesforceから保存された連絡先埋め込みデータフィールドの名前を入力します。アンケートフローの埋め込みデータフィールドの名前は、連絡先と同じである必要があります（大文字、句読点、スペース、特殊文字を含む）。その値は連絡先の埋め込みデータフィールドから取得されるため、何も設定する必要はありません。
   
7. 終了したら、適用をクリックします。

送信メッセージの登録

フローを正しく設定するには、Salesforceでアウトバウンドメッセージを作成する必要があります。

1. クアルトリクスで、Salesforceワークフロールールイベントの横にあるURLをコピーをクリックします。
2. Salesforceで［設定］をクリックします。
   
   ヒント：［ホーム］ページが表示されていない場合は、右上隅の歯車アイコンをクリックし、［ホーム］を選択します 段取
   
   
3. 送信メッセージ – プロセス自動化 > ワークフローアクションを選択します。
   
4. 新規アウトバウンドメッセージをクリックします。
   
5. メッセージで使用する Salesforceオブジェクトを選択します。これは、フローをトリガするオブジェクトと同じである必要があります。たとえば、ケースの終了時にフローをトリガーする場合は、ここで［ケース］を選択します。
   
6. ［次へ］をクリックします。
7. 名前セクションで、メッセージに名前を付けます。必要に応じて、簡単な説明を入力することもできます。
8. Qualtricsの送信メッセージURLをSalesforceのエンドポイントURLフィールドに貼り付けます。
9. 送信メッセージをクアルトリクスに渡すフィールドを強調表示し、［追加］ボタンを使用してそれらを［選択したフィールド］セクションに移動します。
10. ［保存］をクリックします。

Salesforceフローの設定

フローは、Salesforceで作成された条件のセットです。基準が満たされると、ワークフローをトリガすることができます。たとえば、ケースが終了としてマークされ、Qualtrics からサポートフィードバックアンケートが送信されるようにワークフローが基準となる場合があります。

SALESFORCE のフローを設定するには（Salesforce Lightning）

1. Salesforceで［設定］をクリックします。
   
   ヒント：［ホーム］ページが表示されていない場合は、右上隅の歯車アイコンをクリックし、［ホーム］を選択します 段取
   
   
2. 検索結果から、フロー – プロセスの自動化を選択します。
3. 新しいフローを選択して、Salesforceに新しいフローを作成します。
   
4. フローをトリガする方法を選択します。最も一般的なのは、レコードが作成、更新、または削除されたときにフローをトリガーする、レコードによってトリガーされるフローです。 
5. 作成をクリックします。
6. ［オブジェクト］ドロップダウンで、フローを適用するSalesforceオブジェクトを選択します。たとえば、ケースの終了時にフローをトリガーする場合は、ここで［ケース］を選択します。
7. フローをトリガするレコード変更のタイプを選択します。
8. 入力条件で、フローをトリガするために満たす必要がある基準を設定します。オプションの詳細については、このSalesforceのサポートページを参照してください。
   例：ケースの終了時にフローをトリガーする場合は、［フィールド］を［IsClosed］、値を［True］に設定します。 ここでは、フローに複数の条件を追加することもできます。
9. アクションおよび関連レコードを選択します。
10. 完了を選択します。

フローアクションの追加

このアクションは、フロー基準が満たされた後の操作を Salesforce に通知します。たとえば、Qualtrics が調査の招待を送信するためのアクションなどです。

フローアクションの設定 (Salesforce Lightning)

1. 新しく作成したフローに対して、フロートリガーの下にあるプラス記号（ + ）をクリックします。
2. アクションを選択します。
   
3. 送信メッセージを選択します。
   
4. ドロップダウンを使用して、以前に作成した送信メッセージを選択します。
5. アクションにラベルと説明を入力します。
6. [完了] をクリックします。
7. フローを保存します。
   
8. フローの名前と説明を入力します。
   
9. ［保存］をクリックします。
10. フローを有効化します。
    

テストおよびトラブルシューティング

Salesforceフロー、Salesforceアクション、XM Directoryタスクを設定すると、アンケートの準備が整います。Salesforceでフロー基準が満たされるたびに、Salesforceデータが新しいクアルトリクス連絡先に渡されます。

クアルトリクスでのトラブルシューティング

1. ワークフローレポート: ワークフロータブでワークフローを設定した場合は、ワークフローレポートタブを確認することができます。ここでは、ワークフローをステータスでフィルタリングしたり、各ワークフローのペイロードを表示して失敗の原因を特定したりすることができます。入力ペイロードにはワークフローで使用されている項目が含まれ、タスク出力には失敗したワークフローのエラーメッセージが含まれます。
2. アンケートのアクティベーション：クアルトリクスは、アンケートが公開されるまでアンケートを送信できません。アンケートを公開してアンケートの配信方法を選択すると、すぐにアンケートが有効になります。アンケートが公開され、有効化されていることを確認してからトラブルシューティングを行ってください。プロジェクトのステータスを確認したり、プロジェクトページから有効化したりすることができます。
3. Salesforceにリンクされたアンケートの所有者：Salesforceに接続すると、Qualtricsは元のアンケート所有者の Salesforce認証情報を常にチェックします。Salesforce拡張機能を設定していて、アンケートが共有されている場合は、Qualtricsでワークフローを構築する際に、元のアンケート所有者がQualtricsアカウントもSalesforceインスタンスにリンクしていることを確認してください。
4. 連絡先リストに参加者を保存：受信者が正常に連絡先リストに保存されているものの、配信が送信されない場合は、［配信］タブを確認してください。個別の連絡先への配信はそれぞれ表示されます。ここで、配信履歴をダウンロードして配信ステータスを追跡できます。
5. メールが送信されたが受信されなかった：配信された場合、メールの配信に問題がある可能性があります。メールの配信率の向上に関するヒントについては、「カスタム送信元アドレス」のページを参照してください。メールがスパムとしてマークされている場合は、スパムとしてマークされないようにする方法に関するページを参照することもできます。
6. メールが送信されませんでした：配信されなかった場合、アンケートはあなたと共有されていますか？
   • アンケートが共有されている場合は、元のアンケート所有者に連絡して、アンケートを配信する権限が付与されていることを確認してください。元のアンケート所有者がこの権限を付与できる場所については、「プロジェクトの共有」を参照してください
   • アンケートが共有されていない場合、問題はSalesforceでのエラーが原因である可能性があります。また、「Salesforceでのトラブルシューティング」セクションのトラブルシューティング項目を確認する必要があります。
   • 検証済みまたは承認済みの差出人アドレスを使用していて、[カスタム送信元アドレス] に従って [返信先] アドレスが有効であることを確認します。
   • ［配信］タブでメールが失敗またはバウンスされた場合は、「メール配信のエラーメッセージ」ページでこれらのエラーの詳細を参照してください。

SALESFORCE でのトラブルシューティング

1. メール：クアルトリクスはメールアドレスを見つけるための正しいフィールドを参照していますか？クアルトリクスは、上記のステップで指定されたメールアドレスが見つかった場合にのみ、アンケートを送信できます。
2. フローの有効化：回答を収集するためにアンケートをアクティブにする必要があるのと同様に、Qualtricsにアンケートリクエストを送信する前にフローをアクティブにする必要があります。フローの有効化方法の詳細については、上記のステップを参照してください。
3. ワークフローフローが起動します：同じ Salesforce フローに別の単純なアクションを設定し、フロー基準が満たされた場合に何が起こるかを確認します。このほかのワークフローは適切に起動されますか。
   • ワークフローが起動した場合は、ワークフローレポートタブでタスク出力をチェックし、以下のトラブルシューティングを続行します。
   • ワークフローが起動しない場合は、フロー基準に問題があります。これらの条件が正しいことを確認します。
4. 送信 URL:上記のステップに従って、適切な送信 URL がワークフローにペーストされていることを確認します。このリンクが見つからないか正しくない場合、Qualtricsはフローが満たされたときにアンケートを送信することを認識しません。アンケート所有者の送信メッセージURLを使用している必要があります。トリガしているフローに不適切な送信 URL が接続されている場合、フローの条件を満たしているにもかかわらず、ワークフローレポートでワークフローがトリガされません。
5. 保留中のメッセージ：Salesforce内の［設定］の［監視］セクションに移動します。「アウトバウンドメッセージ」を監視するセクションがあります。そこに保留中のメッセージが表示された場合、Salesforceは問題である可能性が高くなります。ただし、そこに長期間（5分以上など）の送信メッセージが表示される場合は、Qualtricsサポートにお問い合わせください。
6. Salesforceの権限：Salesforceアカウントにはアウトバウンドメッセージを送信する許可が必要です。Salesforce アカウントでこの権限を使用するには、［プロファイル］-&gt、［システム権限］-&gt、［アウトバウンドメッセージの送信］の順にナビゲートします。

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