Migration des automatisations du répertoire XM vers des flux de travail

Suite
Customer Experience Employee Experience Strategy & Research
Produit
Qualtrics
Contenus de cette page

À propos de la migration des automatisations du répertoire XM vers des flux de travail

Les
flux de travail sont la nouvelle façon améliorée d’automatiser les tâches dans le Répertoire XM, et ont entièrement remplacé les automatisations. Cette page fournit des instructions sur la manière de recréer des automatismes courants en tant que flux de travail.

Astuce: En plus de remplacer la fonctionnalité des automatisations, les flux de travail vous permettent de créer davantage de types de travaux automatisés pour votre Répertoire XM. Vous pouvez planifier l’exécution des flux de travail en fonction des modifications apportées aux contacts du répertoire XM avec l’événement de modification de l’ID d’expérience, créer des flux de travail basés sur les segments du répertoire XM, etc.

La page autonome Flux DE TRAVAIL est l’endroit où vous pouvez créer, modifier et manager tous les types de flux de travail. Lors du remplacement de vos automatismes existants, il peut s’agir d’un emplacement unique et facile pour trouver tous vos flux de travail du Répertoire XM.

Les flux de travail autonomes ne sont accessibles qu’à l’utilisateur qui les crée, ce qui est le cas des automatismes du Répertoire XM. Si vous le souhaitez, vous pouvez partager le flux de travail avec d’autres utilisateurs de votre licence.

en cliquant sur le menu de navigation en haut à gauche, en sélectionnant Flux DE TRAVAIL, puis Flux TRAVAIL autonomes en bas de la page
en cliquant sur le menu de navigation en haut à gauche, en sélectionnant Flux DE TRAVAIL, puis Flux TRAVAIL autonomes en bas de la page

FLUX DE TRAVAIL

Tous les automatismes du Répertoire XM sont programmés à intervalles réguliers. Ainsi, la première étape pour remplacer votre automatisation consiste à créer un flux de travail programmé.

Astuce : Les notifications de flux DE TRAVAIL remplacent les rapports d’exécution dans les automatisations. Suivez les instructions de la page liée pour être informé de la réussite ou de l’échec de votre flux de travail.
Cliquez sur le menu de navigation dans le coin supérieur gauche de votre compte.
création dun nouveau flux de travail programmé dans la page des flux de travail autonomes
création dun nouveau flux de travail programmé dans la page des flux de travail autonomes
Sélectionnez FLUX DE TRAVAIL.
Cliquez sur Créer un flux de travail.
Sélectionnez Chronomètre à une heure précise (programmé).
Sélectionnez la fréquence dans le menu déroulant.
Mise en place dun flux de travail programmé
Mise en place dun flux de travail programmé
Saisissez les jours de début, les heures de début, le fuseau horaire, les champs Début et Fin. Pour plus d’informations, voir Flux DE TRAVAIL.
Sélectionnez Enregistrer.
Ensuite, déterminez si vous souhaitez importer des contacts à intervalles réguliers ou envoyer une distribution.
Astuce : Les flux de travail planifiés vous permettent de choisir un fuseau horaire avec ou sans l’heure d’été. Cela offre une flexibilité accrue par rapport aux anciens automates du Répertoire XM, qui utilisaient une horloge UTC fixe indépendamment des changements d’heure locaux.

Automatisation de l’importation des contacts

Les anciennes automatisations d’importation de contacts vous permettaient de télécharger automatiquement dans le Répertoire XM des fichiers de contacts provenant d’une source de votre choix. Les contacts provenaient d’un serveur SFTP (Secure File Transfer Protocol), du service de fichiers de Qualtrics ou de Google Drive. Les flux de travail permettent d’obtenir cette même fonctionnalité à l’aide des flux ETL, tout en prenant en charge plusieurs autres sources, telles qu’Amazon S3, Snowflake et Salesforce. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un flux de travail qui télécharge automatiquement les contacts.

Créer un flux de travail ETL.
sur la page globale des flux de travail, en cliquant sur le bouton Créer un flux de travail, puis en sélectionnant loption ETL
sur la page globale des flux de travail, en cliquant sur le bouton Créer un flux de travail, puis en sélectionnant loption ETL
Établissez votre emploi du temps.
flux DEVAIL avec un calendrier. Le bouton ci-dessous permet dajouter une tâche dextraction
flux DEVAIL avec un calendrier. Le bouton ci-dessous permet dajouter une tâche dextraction
Sélectionnez Source de données (extracteur ETL).
Selon l’endroit où vos données sont stockées, sélectionnez une tâche d’extraction de données. Les plus courantes sont les suivantes :
nouvelle fenêtre avec de nombreuses tâches dextraction au choix
nouvelle fenêtre avec de nombreuses tâches dextraction au choix
Astuce : Les flux de travail prennent également en charge d’autres sources d’importation, comme Amazon S3, Snowflake et Salesforce. Pour plus d’informations, voir Création de flux DEVAIL.
Astuce: lesflux de travail ne prennent pas en charge Gigya ou Dropbox en tant que sources de données.
Cliquez sur Ajouter une destination de données.
Ajout dun bouton de destination des données surligné dans léditeur de flux de travail
Ajout dun bouton de destination des données surligné dans léditeur de flux de travail
Sélectionnez la tâche Ajouter des contacts et des transactions à XMD.
Tâche dimportation de contacts XMD surlignée
Tâche dimportation de contacts XMD surlignée
Choisissez le répertoire dans lequel les données doivent être mappées.
nouvelle fenêtre dans laquelle vous configurez la tâche
nouvelle fenêtre dans laquelle vous configurez la tâche
Sélectionnez une liste de distribution à laquelle envoyer les données. Vous pouvez également choisir de créer une nouvelle liste de distribution pour ce répertoire à chaque fois que ce flux de travail est exécuté.
Sélectionnez une source de données. Il doit s’agir de la tâche d’extraction de données que vous avez configurée à l’étape 4.
La plupart des champs de votre Répertoire XM seront automatiquement mis en correspondance. Vérifiez à nouveau les résultats et procédez aux ajustements nécessaires.
Champs pour la mise en correspondance des sources et des champs du Répertoire XM
Champs pour la mise en correspondance des sources et des champs du Répertoire XM
Astuce : Si vous souhaitez apporter des modifications aux mappages de champs, vous pouvez effectuer des modifications individuelles ou télécharger un fichier. Voir Mappage des valeurs des champs.
La colonne Type de champ permet d’indiquer si chaque colonne correspond à des données de contact de base, à des données intégrées ou à des données de transaction.
Astuce : Voir Configuration d’une tâche d’ajout de contacts et de transactions dans XMD pour plus de détails, y compris les différences entre les types de champ et les formats de date de transaction appropriés.
Astuce : Si vous ne mappez pas un champ de date de transaction, le système mappera automatiquement la date d’exécution du flux de travail comme date de transaction.
Cliquez sur Enregistrer.
Astuce : pour créer et distribuer un échantillon de population, ajoutez une tâche Créer un Échantillon Répertoire XM après votre tâche d’importation de contacts. Sélectionnez Utiliser un lot de transactions généré à partir d’une tâche précédente comme source d’échantillon.
Astuce: Vous pouvez ajouter une Tâche de transformation de base à votre flux de travail pour modifier les valeurs des données d’entrée avant de les importer dans votre Répertoire XM.

Automatisation de la distribution des enquêtes

Les anciennes fonctions d’automatisation de la distribution des enquêtes vous permettaient de programmer la distribution d’une enquête à une liste de distribution ou à un échantillon d’une liste de distribution. Cette même fonctionnalité peut être obtenue avec la tâche e-mail ou la tâche Envoyer l’Enquête par SMS dans les flux de travail. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un flux de travail qui distribue automatiquement une enquête à vos contacts.

Mettre en place un flux de travail programmé.
Tâchez le signe plus sous le flux DE TRAVAIL et ajoutez une tâche
Tâchez le signe plus sous le flux DE TRAVAIL et ajoutez une tâche
Cliquez sur le signe plus ( + ).
Sélectionnez Ajouter une tâche.
Sélectionnez une tâche de distribution :
surligne une tâche de distribution
surligne une tâche de distribution
Suivez les étapes des pages liées ci-dessus.
Attention : N’utilisez pas la tâche Répertoire XM, car elle sera à terme obsolète. La tâche Envoyer l’enquête par e-mail offre des fonctionnalités améliorées et doit être utilisée à la place.

Lien vers les automatismes d’importation de contacts et de distribution d’enquêtes

Dans les anciens automatismes, vous pouviez lier l’importation de contacts et les automatismes de distribution d’enquêtes afin d’envoyer des distributions d’enquêtes aux contacts les plus récemment importés. Dans Flux DE TRAVAIL, vous pouvez ajouter les tâches d’importation et de distribution à un seul flux de travail unifié.

Il est également possible d’ajouter plusieurs tâches de distribution d’enquêtes au même flux de travail, de sorte que vous pouvez avoir plusieurs distributions envoyées après une seule tâche d’importation de contact.

Suivez les étapes de la section Tâches pour créer l’automatisation de l’importation des contacts.
Cliquez sur le signe plus ( + ).
Sélectionnez Ajouter une tâche.
cliquez sur le signe plus puis sélectionnez ajouter une tâche
cliquez sur le signe plus puis sélectionnez ajouter une tâche
Sélectionnez une tâche de distribution :
envoyer lenquête par e-mail et par SMS
envoyer lenquête par e-mail et par SMS
Attention : N’utilisez pas la tâche Répertoire XM, car elle sera à terme obsolète. Nous vous recommandons d’utiliser plutôt la tâche Envoyer l’enquête par e-mail, car elle offre non seulement les mêmes possibilités de distribution par e-mail, mais aussi un certain nombre de fonctions améliorées.
Suivez les étapes des pages liées ci-dessus.
Lorsque vous choisissez les personnes à inviter, au lieu de choisir un répertoire ou une liste de distribution, cliquez sur Source, puis sélectionnez la rubrique Ajoutez des contacts et des transactions à la tâche Répertoire XM que vous avez créée précédemmentpour l’automatisation de vos contacts.
dans la nouvelle fenêtre de configuration de la tâche e-mail, vous pouvez choisir qui vous voulez inviter, et parce que lautomatisation de limportation des contacts a été choisie, vous pouvez maintenant la configurer pour livrer à cette nouvelle liste
dans la nouvelle fenêtre de configuration de la tâche e-mail, vous pouvez choisir qui vous voulez inviter, et parce que lautomatisation de limportation des contacts a été choisie, vous pouvez maintenant la configurer pour livrer à cette nouvelle liste
Sous Type, sélectionnez l’envoi à la liste de distribution créée ou à ce groupe de transactions spécifique.
Attention : Si vous sélectionnez Liste, toute la liste de distribution sera invitée. Si vous sélectionnez Groupe de transactions, seuls les contacts nouvellement ajoutés dans cette exécution du flux de travail seront invités. Si vous ne créez pas une nouvelle liste de distribution à chaque fois que l’importation de contacts est exécutée, vous devez sélectionner Groupe de transactions.
Terminez votre tâche. Si vous le souhaitez, vous pouvez même répéter ces étapes pour lier d’autres distributions.
Avertissement : Les flux de travail ne permettent de lier que jusqu’à 8 distributions à l’automatisation de l’importation de contacts. Si votre système d’automatisation dépasse ce nombre, demandez à votre Manager de vous proposer d’autres solutions de migration. Cette limite s’applique lors de la création manuelle du nouveau flux de travail.

Astuce : Si vous planifiez l’exécution fréquente de votre flux de travail, mais qu’il n’y a pas de nouveau fichier à extraire de la source choisie, le flux de travail n’enverra pas la distribution et la marquera comme ayant échoué. C’est le comportement prévu, car s’il n’y a pas de groupe de contacts à qui envoyer un message, le message ne peut pas être envoyé. Si les notifications d’échec du flux de travail sont activées et que vous souhaitez éviter d’en recevoir trop, ajoutez une condition à votre flux de travail entre l’importation de votre contact et la distribution. Comme on le voit ci-dessous, il est possible d’établir un ensemble de conditions pour que la distribution ne soit envoyée que si le fichier n’est pas vide, ce qui permet d’éliminer les échecs décrits.

le signe plus entre les tâches vous permet dajouter une condition
le signe plus entre les tâches vous permet dajouter une condition

suivre la branche si les tâches ajoutent des contacts et des transactions à lID de lot de la transaction XMD nest pas vide
suivre la branche si les tâches ajoutent des contacts et des transactions à lID de lot de la transaction XMD nest pas vide
Astuce: pour créer et distribuer un échantillon de population, ajoutez la tâche Créer un Échantillon Répertoire XM après votre tâche d’importation de contacts, mais avant votre tâche de distribution. Sélectionnez Utiliser un lot de transactions généré à partir d’une tâche précédente comme source d’échantillon.

Exécuter des rapports de synthèse

Les
tâches e-mail vous permettent d’envoyer un e-mail général sans lien d’enquête. C’est pourquoi les tâches e-mail sont une excellente option si vous souhaitez créer des rapports d’exécution, afin de tenir vos parties prenantes informées du nombre de contacts traités lors de chaque exécution.

Dans le champ À, saisissez les adresses électroniques des personnes ou des équipes qui doivent recevoir le rapport d’exécution.
Complétez votre courriel. Dans le corps du texte, vous pouvez générer un texte inséré à partir de l’extraction ou du téléchargement du contact.
texte inséré par courriel
texte inséré par courriel
  • Extraire des données de (source): Vous pouvez indiquer aux destinataires du courrier électronique le nombre de fichiers ou de lignes dans tous les fichiers importés. Le nombre de lignes peut être un excellent moyen de montrer le nombre de contacts générés.
  • Ajouter des contacts et des transactions à XMD : afficher des informations telles que le répertoire dans lequel les nouveaux contacts ont été téléchargés, l’ID de la liste ou l’ID de la transaction.

Automatisation de l’importation de personnes (EX)

Dans cette section, nous parlerons d’une automatisation qui n’est disponible que pour les clients de l’expérience employé, et qui est déconnectée du Répertoire XM.

Les automatismes d’importation de personnes vous permettent d’extraire automatiquement des listes d’employés à partir d’une source de votre choix vers votre répertoire des collaborateurs. Dans les automatismes hérités, les employés peuvent provenir d’un serveur SFTP (Secure File Transfer Protocol), du service de fichiers de Qualtrics ou de Google Drive. Les flux de travail permettent d’obtenir cette même fonctionnalité à l’aide de flux ETL, tout en prenant en charge plusieurs autres sources, telles que SuccessFactors, Workday, etc.

Mettre en place un flux de travail programmé.
Tâchez le signe plus sous le flux DE TRAVAIL et ajoutez une tâche
Tâchez le signe plus sous le flux DE TRAVAIL et ajoutez une tâche
Cliquez sur le signe plus ( + ).
Sélectionnez Ajouter une tâche.
Créez l’une des tâches d’extraction de données suivantes :
Tâches dextraction de données surlignées à létape 4
Tâches dextraction de données surlignées à létape 4
Astuce : Les flux de travail prennent également en charge d’autres sources d’importation, comme Amazon S3, Snowflake et Salesforce. Pour plus d’informations, voir Création de flux DEVAIL.
Cliquez sur Ajouter une destination de données.
Bouton dajout dune destination de données surligné
Bouton dajout dune destination de données surligné
Sélectionnez la tâche Charger les utilisateurs dans le répertoire EX.
Sélectionner la tâche
Sélectionner la tâche
Suivez les étapes de la tâche Charger les utilisateurs dans le répertoire EX.

Modifications apportées aux automatisations après la migration vers les flux de travail

Les automatismes de Répertoire xM et de RÉTOIRE EX ont été automatiquement migrés vers les Flux de travail à partir du troisième trimestre 2025.

Certaines configurations d’automatisation seront modifiées lors de leur migration vers les Flux de travail. Si vos automatismes possèdent au moins l’une des fonctions suivantes, votre flux de travail sera légèrement modifié :

  • Les automatismes réglés sur “à la demande”, qui s’exécutent toutes les 15 minutes, s’exécutent désormais toutes les heures. Il s’agit du paramètre le plus fréquent disponible pour les flux de travail planifiés.
    Astuce : Si vous avez besoin que votre flux de travail s’exécute toutes les 15 minutes, vous pouvez vous connecter au Customer Success Hub et contacter le support technique pour lui faire part de votre demande.
  • Les automatismes avec distributions liées seront migrés en tant que flux de travail unique qui importe les contacts et distribue les enquêtes. Si votre automatisation dépasse 20 distributions liées, votre flux de travail migré dépassera la limite de 20 tâches dans un flux de travail. Vous pouvez modifier votre flux de travail en fonction des besoins pour supprimer les tâches supplémentaires et consolider les distributions. Ceci s’applique aux automatismes existants qui sont éligibles à la migration automatique.
    Astuce : Nous vous recommandons de scinder vos flux de travail d’importation et de distribution avant la période de migration automatique afin de garantir l’optimisation de l’échelle et des performances.
  • Les automatismes dont l’expiration des enquêtes et des rappels est fixée à quelques heures verront leur expiration passer à une date quotidienne.

FAQs

Mon fichier de contacts de liste de distribution/répertoire ne sera pas chargé du tout dans le répertoire XM. Que se passe-t-il ?

Comment puis-je exécuter manuellement mon automatisation ?

Quelle est la différence entre les données intégrées et les données altérables ?

À quelle vitesse puis-je m'attendre à ce que les workflows s'exécutent ?

Les workflows peuvent-ils avoir une taille maximale ?

Lorsque vous importez des mises à jour de contacts existants, comment les champs vides/vides sont-ils traités ?

Mon flux DE TRAVAIL a échoué ! Comment savoir ce qui s'est passé ?

Avec mes automatismes du Répertoire XM, j'ai utilisé des préfixes et des suffixes pour identifier les fichiers. Les flux de travail peuvent-ils y contribuer ?

Y a-t-il des limites de caractères dont je devrais tenir compte pour mes flux de travail dans le Répertoire XM ?

Quels délimiteurs personnalisés puis-je utiliser pour télécharger des contacts dans le Répertoire XM à l'aide de flux de travail ?

Puis-je voir une liste de mes fichiers de contacts en attente dans les flux de travail ?

Puis-je fixer la date d'expiration de mon enquête dans ce flux de travail ?

Les retours à la ligne sont-ils pris en charge dans les fichiers CSV traités par les flux de travail ?
De nombreuses pages de ce site ont été traduites de l'anglais en traduction automatique. Chez Qualtrics, nous avons accompli notre devoir de diligence pour trouver les meilleures traductions automatiques possibles. Toutefois, le résultat ne peut pas être constamment parfait. Le texte original en anglais est considéré comme la version officielle, et toute discordance entre l'original et les traductions automatiques ne pourra être considérée comme juridiquement contraignante.

Est-ce que cela vous a aidé?

Les commentaires que vous soumettez ici sont utilisés uniquement pour aider à améliorer cette page.

C'est génial! Merci pour votre avis!

Merci pour votre avis!