Verteilungsautomatisierung

Informationen zu Verteilungsautomatisierungen

Verteilungsautomatisierungen senden regelmäßig Umfrageeinladungen an eine Liste von Kontakten. Sie können diese in der Registerkarte Automatisierungen auf der Verzeichnisseite einrichten.

Benutzer möchten häufig Kontakte aus einer gehosteten täglichen Dateiablage importieren und dann Umfrageverteilungen für diese Kontakte planen, alles unter Verwendung der sichersten und sichersten Übertragungsmethoden. Wenn eine Verteilungsautomatisierung mit einem Kontaktimportautomatisierungsjob verknüpft ist, werden nur die Kontakte gesendet, die aus dem letzten Importautomatisierungslauf importiert wurden.

Schritt 1: Anlegen einer Verteilungsautomatisierung

1. Rufen Sie die Registerkarte Automatisierungen auf.
   
2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung.
3. Benennen Sie unter Automatisierung der Umfrageverteilung Ihre Automatisierung.
   
4. Klicken Sie auf Automatisierung erstellen.

Schritt 2: Verknüpfen mit einer Kontaktimportautomatisierung

Automatisierungen unterstützen die Möglichkeit, mehrere Verteilungen von einem einzigen Kontaktimport zu senden. Dies wird erreicht, indem eine Automatisierung der Umfragenverteilung mit einer Automatisierung des Kontaktimports verknüpft wird. Verknüpfte Verteilungsautomatisierungen senden Umfrageeinladungen basierend auf den Einstellungen der Verteilungsautomatisierung, sobald die Kontaktimport-Automatisierung abgeschlossen ist.

Sie können einer Automatisierung der Umfragenverteilung nur eine Automatisierung des Kontaktimports hinzufügen.

1. Navigieren Sie zum Abschnitt Link-Verteilungen der Automatisierung.
   
2. Wählen Sie Ja, wenn Sie eine Verknüpfung zu einer Kontaktautomatisierung herstellen möchten, oder Nein, wenn Sie dies nicht möchten.
3. Klicken Sie auf Fortfahren.
4. Wählen Sie entweder, um eine neue Kontaktimportautomatisierung anzulegen, oder treffen Sie eine Auswahl aus vorhandenen Automatisierungen.
   
5. Sobald eine Kontaktimportautomatisierung hinzugefügt wurde, können Sie Zu Automatisierung navigieren (sichern Sie Ihre aktuelle Verteilungsautomatisierung, um die Kontaktimportautomatisierung zu bearbeiten) oder Entfernen (Aufheben der Verknüpfung der Automatisierungen) wählen.
   
6. Klicken Sie auf Fortfahren.

Schritt 3: Verteilung &amp einplanen; Empfänger auswählen

1. Entscheiden Sie, wie oft diese Verteilung versendet werden soll.
   
   Tipp: Wenn diese Automatisierung mit einer Kontaktimportautomatisierung verknüpft ist, wird die Verteilungsautomatisierung sofort nach Kontaktimporten ausgeführt.
2. Wählen Sie die Uhrzeit und/oder den Tag, an dem sie gesendet werden soll.
3. Diese Drucktaste hängt davon ab, ob die Verteilung täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgt.
   • Täglich: Klicken Sie auf Weitere Zeit hinzufügen, um eine zusätzliche Uhrzeit hinzuzufügen, zu der diese Verteilung gesendet werden soll.
   • Wöchentlich: Klicken Sie auf Weiteren Tag hinzufügen, um einen weiteren Wochentag hinzuzufügen, an dem die Verteilung gesendet werden soll.
   • Monatlich: Klicken Sie auf Weiteren Tag hinzufügen, um zwischen dem ersten und letzten Tag des Monats auszuwählen und dann die Uhrzeit festzulegen, zu der die Verteilung gesendet wird.
   Tipp: Alle Automatisierungen werden auf der Basis von UTC eingeplant und berücksichtigen daher keine Sommerzeit.
4. Legen Sie das Datum fest, an dem die erste Verteilung in der Automatisierung gesendet werden soll.
   
5. Legen Sie fest, wann die Automatisierung das Senden von Verteilungen stoppen soll.
   
6. Klicken Sie auf Fortfahren.
7. Wählen Sie die Mailingliste oder das Segment aus, die bzw. das den Einladungen gesendet werden soll.
   
   Tipp: Wenn diese Automatisierung mit einer Kontaktimportautomatisierung verknüpft ist, werden die Einladungen nur an die Kontakte gesendet, die im letzten Importautomatisierungslauf importiert wurden.
8. Klicken Sie auf Fortfahren.
9. Wählen Sie aus, ob Sie an alle Kontakte in der Mailingliste senden oder nach Kontakten filtern möchten, die bestimmte Kriterien erfüllen. Wenn Sie Ihre Kontakte filtern, können Sie bis zu 10 Bedingungen hinzufügen.
   
   Tipp: Wenn Sie Kontakte für die Verteilung filtern auswählen, können Sie die Bedingungen festlegen, die ein Kontakt erfüllen muss, um die Verteilung zu erhalten. Sie möchten z.B. nur Personen aus einem bestimmten Büro kontaktieren. Diese Bedingungen werden ähnlich wie das Filtern von Kontakten in Ihrem Verzeichnis eingerichtet.
   Achtung: Segmente sind nicht kompatibel mit Filtern von Kontakten für die Verteilung.
   Warnung: Wenn Sie nach einem Feld filtern, das in Ihrem Verzeichnis nicht vorhanden ist, und die Bedingung enthält nicht verwenden, schlägt die Automatisierung fehl, wenn sie ausgeführt wird.
10. Klicken Sie auf Fortfahren.
11. Wählen Sie aus, ob Sie an alle Kontakte verteilen möchten, die Ihren Kriterien entsprechen, oder ob Sie eine begrenzte Auswahl davon ausprobieren möchten.
    
12. Wenn Sie sich für eine Auswahl von Kontakten entschieden haben, wählen Sie aus, wie Sie die Probe erstellen möchten:
    • Anzahl der Kontakte: Geben Sie die Anzahl der Empfänger ein, die die Umfrage erhalten möchten. Diese Anzahl darf die Anzahl der Kontakte in Ihrer Liste nicht überschreiten.
      Beispiel: Wenn Sie eine Liste von 1.000 Kontakten haben, aber nur die Hälfte davon befragen möchten, geben Sie 500 ein.
    • Prozentsatz der Quell-Mailingliste: Geben Sie den Prozentsatz der Empfänger ein, die die Umfrage erhalten möchten.
      Beispiel: Wenn Sie eine Liste von 1.000 Kontakten haben und 75 % eingeben, erhalten 750 Kontakte die Umfrage.
13. Klicken Sie auf Fortfahren.

Schritt 4: Umfrage auswählen

1. Wählen Sie die Umfrage aus, die mit der Verteilung versendet wird.
   
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Entscheiden Sie, wann der Link zur Einladung zur Umfrage abläuft. Sie können ihn so viele Tage in die Zukunft setzen, wie Sie möchten.
   
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Wählen Sie aus, wie bald nach dem Automatisierungslauf die Einladungen gesendet werden sollen.
   
   Tipp: Die Verteilung wird basierend auf der Startzeit des Automatisierungslaufs eingeplant. Wenn Sie beispielsweise eine Automatisierung um 9 Uhr morgens einplanen und die Einladungen fünf Tage später gesendet werden, beginnt die Verteilung fünf Tage später um 9 Uhr. Wenn diese Automatisierung mit einer Kontaktimportautomatisierung verknüpft ist, wird die Verteilung basierend auf der Startzeit des Importautomatisierungslaufs eingeplant.
6. Klicken Sie auf Fortfahren.

Schritt 5: Auswahl der Verteilungsart

Automatisierungen können Verteilungen in drei verschiedenen Formaten senden: E-Mail-Einladungen, SMS-Einladungen (Links über Text gesendet) und Zwei-Wege-SMS (Umfrage wird gesendet und über Text beantwortet).

Auf dieser Seite wird erläutert, wie Sie jeweils eine Automatisierung der Umfragenverteilung einrichten. Weitere Informationen zur Funktionsweise dieser Verteilungen neben den in der Automatisierung abgedeckten Schritten finden Sie unter E-Mail-Umfrageeinladungen und SMS-Umfragen.

Einladung per E-Mail

Mit dieser Option wird die Einladung zur Umfrage per E-Mail an die Kontaktliste gesendet.

1. Wählen Sie E-Mail-Einladung.
   
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Geben Sie die Absender-E-Mail für die Umfrageeinladungsverteilung ein.
   
   Tipp: Sie können nur E-Mail-Domänen auswählen, die Ihr Administrator für Ihre Organisation festgelegt hat. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Benutzerspezifische Absenderadresse.
4. Geben Sie den Absendernamen für die Umfrageeinladungsverteilung ein.
5. Geben Sie die Antwort-E-Mail für die Verteilung der Umfrageeinladung ein. Dies ist die E-Mail, die Antworten erhält, wenn ein Kontakt auf die Einladung antwortet.
6. Geben Sie den Betreff für die Umfrageeinladungsverteilung ein. Sie können aus einer zuvor gespeicherten Betreffzeile wählen oder auf Betreffzeile eingeben klicken, um eine Betreffzeile einzugeben.
7. Wählen Sie eine Einladung zur Umfrage, die Sie in Ihrer Bibliothek gespeichert haben die als E-Mail-Nachricht gesendet werden.
8. Klicken Sie auf Fortfahren.

SMS-Einladung

Bei einer SMS-Einladung wird ein Link zu einer Qualtrics-Umfrage als SMS gesendet. Der Empfänger öffnet dann den Survey im Browser seines mobilen Geräts.

Der Text wird an die Nummer in der Spalte Telefon des Kontaktimports gesendet. Stellen Sie beim Hochladen von Empfängertelefonnummern sicher, dass Sie die richtige Formatierung befolgen und die Ländereinschränkungen einhalten.

1. Wählen Sie den Link Text zur Umfrage (1-Wege-SMS).
   
2. Klicken Sie auf Fortfahren.
3. Wählen Sie eine Nachricht aus, die mit Ihrer Verteilung gesendet werden soll.
   
   Tipp: Sie können eine SMS-Einladung in Ihrer Bibliothek anlegen. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht als SMS-Einladung und nicht als allgemeine Nachricht oder E-Mail gesichert wird.
4. Klicken Sie auf Fortfahren.
5. Legen Sie bei Bedarf ein Zustellungsfenster fest, um festzulegen, wann Kontakte SMS-Nachrichten erhalten. Dies gilt für alle ausgehenden SMS-Verteilungen im Zusammenhang mit dieser Automatisierung.
   
   Tipp: Startzeit, Endzeit und Zeitzone sind Pflichtfelder.
   Achtung: Qualtrics speichert keine Informationen über die Zeitzone der SMS-Empfänger. Stellen Sie daher sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Zeitzone zu den gewünschten Empfängern passt.
6. Wählen Sie aus, wie Sie mit SMS verfahren möchten, die außerhalb des Zustellungsfensters eingeplant sind. Markieren Sie das Ankreuzfeld, wenn Sie im nächsten Zustellungsfenster keine SMS-Verteilungen senden möchten. Wenn das Ankreuzfeld nicht markiert ist, werden alle Verteilungen, die außerhalb des Lieferfensters gesendet werden sollen, gesichert und im nächsten Lieferfenster gesendet.
7. Klicken Sie auf Weiter.

Zweiwege-SMS

Zwei-Wege-SMS bedeutet, dass die Fragen der Umfrage an den Empfänger gesendet werden und der Empfänger per Text antwortet. Stellen Sie sicher, dass Ihre Umfrage mit SMS kompatibel ist, bevor Sie sich auf diese Option verlassen.

Die Texte werden an die Nummer in der Spalte Telefon des Kontaktimports gesendet. Stellen Sie beim Hochladen von Empfängertelefonnummern sicher, dass Sie die richtige Formatierung befolgen und die Ländereinschränkungen einhalten.

1. Wählen Sie Direkte Textantworten (2-Wege-SMS).
   
2. Klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie auf Fortfahren. Sie müssen keine Nachricht auswählen, da die Umfrage direkt an den Empfänger gesendet wird.
   
4. Legen Sie bei Bedarf ein Zustellungsfenster fest, um festzulegen, wann Kontakte SMS-Nachrichten erhalten. Dies gilt für alle ausgehenden SMS-Verteilungen im Zusammenhang mit dieser Automatisierung.
   
   Tipp: Startzeit, Endzeit und Zeitzone sind Pflichtfelder.
   Achtung: Qualtrics speichert keine Informationen zur Zeitzone der SMS-Empfänger. Stellen Sie daher sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Zeitzone zu den gewünschten Empfängern passt.
5. Wählen Sie aus, wie Sie mit SMS verfahren möchten, die außerhalb des Zustellungsfensters eingeplant sind. Markieren Sie das Ankreuzfeld, wenn Sie im nächsten Zustellungsfenster keine SMS-Verteilungen senden möchten. Wenn das Ankreuzfeld nicht markiert ist, werden alle Verteilungen, die außerhalb des Lieferfensters gesendet werden sollen, gesichert und im nächsten Lieferfenster gesendet.
6. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 6: Erinnerungen einstellen

Sie können Ihrer Automatisierung Erinnerungen hinzufügen, damit Ihre Empfänger nicht vergessen, an der Umfrage teilzunehmen. Erinnerungen werden nur an Empfänger gesendet, die ihre Umfragen nicht gestartet haben oder die ihre Umfragen gestartet, aber noch nicht abgeschlossen haben. Sie können mehr als eine Erinnerung hinzufügen oder diesen Schritt ganz überspringen.

1. Klicken Sie auf Erinnerung hinzufügen.
   
2. Wählen Sie, ob die Erinnerung eine bestimmte Anzahl von Tagen oder Stunden nach der ersten Einladung gesendet werden soll.
   
   Tipp: Wenn Sie beim Erstellen Ihrer SMS-Nachricht ein Zustellungsfenster einrichten, werden Erinnerungen nur während dieses Zustellungsfensters gesendet.
3. Geben Sie die Absender-E-Mail für die Umfrageeinladungsverteilung ein.
   
   Tipp: Sie können nur E-Mail-Domänen auswählen, die Ihr Administrator für Ihre Organisation festgelegt hat. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Benutzerspezifische Absenderadresse.
4. Geben Sie den Absendernamen für die Umfrageeinladungsverteilung ein.
5. Geben Sie die Antwort-E-Mail für die Verteilung der Umfrageeinladung ein. Dies ist die E-Mail, die Antworten erhält, wenn ein Kontakt auf die Einladung antwortet.
6. Geben Sie den Betreff für die Umfrageeinladungsverteilung ein. Sie können aus einer zuvor gespeicherten Betreffzeile wählen oder auf Betreffzeile eingeben klicken, um eine Betreffzeile einzugeben.
7. Wählen Sie eine Einladung zur Umfrage, die Sie in Ihrer Bibliothek gespeichert haben die als E-Mail-Nachricht gesendet werden.
8. Sie können weitere Erinnerungen hinzufügen oder auf Weiter klicken, um mit den nächsten Steps der Automatisierung fortzufahren.

Schritt 7: Ausführen von Berichten &amp senden; Automatisierung aktivieren

Die letzten Schritte einer Automatisierung der Umfrageverteilung umfassen die Ermittlung, wer bei der Ausführung einer Automatisierung per E-Mail versendet wird, und die anschließende Aktivierung der Automatisierung. Dies umfasst die Ausführungszusammenfassung für Empfänger und die Überprüfungsteile der Automatisierung.

1. Legen Sie fest, wer mit einer E-Mail benachrichtigt wird, wenn die Automatisierung ausgeführt wird. Verwenden Sie die Pluszeichen (+) oder die Drucktaste Empfänger-E-Mail hinzufügen, um zusätzliche Empfänger hinzuzufügen.
   
2. Wenn Sie keinen Bericht per E-Mail senden möchten, wenn keine Arbeit erledigt wurde, über die berichtet werden muss, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
3. Klicken Sie auf Fortfahren.
4. Überprüfen Sie die Informationen. Klicken Sie neben einem beliebigen Abschnitt auf Bearbeiten, um die Felder zu bearbeiten.
   
5. Klicken Sie auf Automatisierung aktivieren, um Ihre Automatisierung zu starten, oder auf Fertigstellen, ohne zu aktivieren, um die Automatisierung zu sichern, aber nicht zu starten.

Erstellen zusätzlicher Automatisierungen

Nachdem Sie Automatisierungen angelegt haben, können Sie weitere hinzufügen, indem Sie oben rechts auf Neue Automatisierung klicken.