Meilleures pratiques d’automatisation

À propos des meilleures pratiques d’automatisation

L’onglet Automatisations dans le répertoire XM est un guichet unique pour rationaliser les importations de contacts et les distributions d’enquêtes. Dans le cadre des automatisations, vous pouvez configurer un processus qui importera régulièrement des contacts à partir de votre base de données, enverra des invitations à des enquêtes à une liste de diffusion selon une planification récurrente ou liera ce processus afin que les importations de contacts déclenchent automatiquement une enquête. Cependant, vous disposez de nombreuses options, même si cela offre des possibilités illimitées, il est compréhensible d’avoir besoin d’un peu de conseils.

Cette page se concentrera sur les meilleures pratiques et les cas d’utilisation courants pour les automatisations.

Différenciation des fichiers de contact par projet

Lors de la configuration de votre automatisation d’importation de contacts, vous devrez indiquer à Qualtrics l’emplacement et les fichiers spécifiques à rechercher sur votre serveur SFTP. Par défaut, l’automatisation sélectionnera Tous les fichiers qui n’ont pas encore été récupérés par le serveur.

Cependant, votre serveur SFTP peut contenir plusieurs listes de distribution qui font partie de différents projets. Au lieu de créer différents chemins d’accès pour tous vos projets, vous pouvez ajouter un préfixe ou un suffixe spécifique à vos fichiers pertinents et les indiquer dans Qualtrics.

La convention d’appellation du fichier dépend de vous, mais nous vous recommandons généralement d’inclure le nom de votre projet et la date de création du fichier comme nom, puis de noter le nom du projet pertinent comme suffixe ou préfixe. Par exemple, votre fichier peut s’appeler transactional_survey_project_mmddyyyy. Ensuite, dans l’automatisation, notez que le préfixe du nom de fichier est transactional_survey_project.

Suivi réussi de l’automatisation

Les automatisations demandent les destinataires de la synthèse de l’exécution. Cette action enverra un e-mail à un ou plusieurs destinataires à chaque fin de l’exécution, indiquant s’il s’agit d’une exécution réussie ou échouée. Comme cela enverra un e-mail à chaque fois que l’importation sera terminée, nous vous recommandons de configurer un domaine de messagerie spécifique de votre côté qui recevra tous ces e-mails et de configurer un filtre dans cet e-mail pour transférer les exécutions échouées aux parties prenantes concernées. Ces e-mails peuvent être utilisés pour résoudre les problèmes par l’assistance Qualtrics si vous avez besoin d’aide pour déterminer pourquoi une exécution a échoué.

Liaison des automatisations de l’importation des contacts et de la distribution des enquêtes

Si vous utilisez les automatisations d’importation de contacts et les automatisations de distribution d’enquêtes pour rationaliser le processus d’envoi d’invitations chaque fois qu’un plus grand nombre de contacts sont ajoutés à une liste de distribution, il est impératif que vous liiez les automatisations. Si vous n’arrivez pas à lier les automatisations et à les configurer séparément, cela peut entraîner les problèmes décrits dans cette section.

L’envoi des répartitions est incorrect.

Si vous configurez une automatisation de l’importation de contacts et configurez une distribution d’enquête à envoyer à cette liste de distribution spécifique sans lier les deux automatisations, la distribution de l’enquête sera envoyée à l’ensemble de la liste de contacts.

Si les e-mails qui ont été rejetés pour la première fois sont à nouveau contactés, cela peut gonfler vos statistiques de retour à l’expéditeur ; si vous avez activé des règles de fréquence de contact, cela peut augmenter vos distributions ignorées. L’envoi d’un trop grand nombre d’e-mails aux mêmes destinataires peut également les contrarier, augmentant ainsi la probabilité qu’ils refusent de recevoir des invitations à l’enquête.

Données altérables manquantes ou incorrectes

De nombreuses automatisations d’importation de contacts sont configurées avec certains champs marqués comme Données altérables.

Si vous liez avec succès les automatisations d’importation et de distribution des contacts, Qualtrics saura envoyer des liens d’enquête transactionnels aux contacts qui ont été importés, et ces champs seront enregistrés dans les informations du contact dans le répertoire XM et dans les données de l’enquête.

Cependant, si les automatisations de contact et de distribution ne sont pas liées, les données transactionnelles indiquées dans le fichier de contacts peuvent ne pas s’afficher correctement dans vos données d’enquête. En effet, il n’a pas été demandé à l’automatisation de distribution de rechercher des données altérables dans la liste de contacts.

Si vous utilisez des automatisations pour envoyer des distributions d’enquêtes aux contacts importés par l’automatisation SFTP, il est fortement recommandé de les lier en suivant les instructions dans la configuration pour ces deux automatisations.