XM DIRECTORYオートメーションのワークフローへの移行

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XM DIRECTORYオートメーションのワークフローへの移行について

ワークフローは XM DIRECTORYのタスクを自動化するための新しく改良された方法であり、オートメーションに完全に取って代わるものです。このページでは、一般的なオートメーションをワークフローとして再作成する方法を説明します。

Qtip: ワークフローはオートメーションの機能を置き換えるだけでなく、XM DIRECTORYの自動化ジョブの種類を増やすことができます。エクスペリエンスID変更イベントを使用して、ディレクトリ連絡先の変更に基づいて実行するワークフローをスケジュールしたり、XM Directoryセグメントに基づいてワークフローを作成したりできます。

XM DIRECTORYのワークフロー

スタンドアロンのワークフローページでは、あらゆるタイプのワークフローを作成、編集、マネージャーすることができます。レガシーオートメーションをリプレースする際、XM DIRECTORYワークフローをワンストップで簡単に見つけることができます。

スタンドアロンワークフローは、XM DIRECTORYオートメーションと同じように、作成したユーザーのみが使用できます。必要であれば、ライセンス内の他のユーザーとワークフローを共有することができます。

左上のナビゲーションメニューをクリックし、ワークフローを選択し、ページ下部のスタンドアロンワークフローを選択します。

ワークフロースケジュール

XM DIRECTORYの自動化はすべて定期的にスケジュールされます。したがって、自動化を置き換える最初のステップは、スケジュールされたワークフローを作成することです。

Qtip: ワークフロー通知はオートメーションのランレポートに取って代わります。ワークフローの成功または失敗を通知するには、リンク先のページの指示に従ってください。

アカウントの左上にあるナビゲーションメニューをクリックします。

ワークフローを選択します。

ワークフローの作成」をクリックします。

特定のタイミング（スケジュール）で開始を選択します。

ドロップダウンメニューから周波数を選択します。

開始日、開始時間、タイムゾーン、開始、終了フィールドを入力します。詳細については、「スケジュールされたワークフロー」を参照してください。

保存を選択します。

次へ、定期的に連絡先をインポートするか、配信を行うかを決定します。

ヒント：スケジュールワークフローでは、夏時間の有無にかかわらずタイムゾーンを選択できます。これにより、現地時間の変更に関係なく固定UTCクロックを使用していた従来のXM DIRECTORYオートメーションよりも柔軟性が向上した。

連絡先インポートの自動化

レガシー連絡先インポート自動化機能により、選択肢からXM DIRECTORYに連絡先ファイルを自動的にアップロードすることができます。コンタクトは、Secure File Transfer Protocol（SFTP）サーバー、クアルトリクスファイルサービス、またはGoogle Driveから取得しました。ワークフローは、Amazon S3、SNOWFLAKE、Salesforceなど、より多くのソースをサポートしながら、ETLワークフローを使用して、これと同じ機能を実現します。以下の手順に従って、連絡先を自動的にアップロードするワークフローを作成してください。

ETLワークフローを作成する。

ワークフローグローバルページでワークフローの作成ボタンをクリックし、ETLオプションを選択します。

スケジュールを立てる。

スケジュール付きワークフロー抽出タスクを追加するには、以下のボタンをクリックします。

データソース（ETL抽出器）を 選択します。

データの保存場所に応じて、データ抽出タスクを選択します。最も一般的なものは以下の通り：

Qtip: ワークフローはAmazon S3、Snowflake、Salesforceなど他のインポートソースもサポートしています。詳細については、「ETLワークフローの構築」を参照してください。

Qtip: ワークフローはデータソースとしてGigyaやDropboxをサポートしていません。

Add a data destinationをクリックします。

連絡先とトランザクションをXMDに追加するタスクを選択します。

データをマッピングするディレクトリを選択します。

データをマッピングするメーリングリストを選択します。このワークフローが実行されるたびに、このディレクトリのメーリングリストを新規作成することもできます。

データソースを選択します。これはステップ4で設定したデータ抽出タスクでなければならない。

XM DIRECTORYフィールドの多くは自動的にマッピングされます。結果を再確認し、必要に応じて調整する。

Qtip:フィールドマッピングを変更したい場合は、個別に編集するか、ファイルをアップロードしてください。フィールド値のマッピング参照。

フィールドタイプ列を使用して、各列が基本連絡先データ、埋め込みデータ、トランザクションデータのいずれであるかを示します。

Qtip:フィールドタイプの違いや適切なトランザクションの日付フォーマットなどの詳細については、「XMDに連絡先とトランザクションを追加するタスクの設定」を参照してください。

Qtip:トランザクション日付フィールドをマッピングしない場合、システムは自動的にワークフローの実行日をトランザクション日付としてマッピングします。

保存を クリックする。

Qtip:サンプル集団を作成して配信するには、連絡先インポートタスクの後にCreate an XM DIRECTORY Sampleタスクを追加します。サンプルソースとして以前のタスクから生成されたトランザクションバッチを使用するを選択する。

Qtip: ワークフローにBasic Transformタスクを追加することで、XM DIRECTORYにインポートする前に入力データの値を変更することができます。

アンケート配信自動化サービス

従来のアンケート調査の自動配信では、メーリングリストまたはメーリングリストのサンプルに対してスケジュールされたアンケート配信を設定することができました。この機能は、ワークフロー内のメールタスクまたはテキストメッセージ (SMS) によるアンケート調査送信タスクでも実現できます。以下の手順に従って、連絡先に自動的にアンケート調査を配信するワークフローを作成します。

スケジュールされたワークフローを設定します。

スケジュールされたワークフローの下にあるプラス記号をクリックし、タスクを追加します。

プラス (+) 記号をクリックします。

タスクの追加を 選択する。

配信タスクを選択します：

上記のリンク先のページの手順に従ってください。

注意: XM DIRECTORYタスクはいずれ廃止されるため、使用しないでください。メールによるアンケートの送信タスクは機能が強化されていますので、代わりに使用してください。

連絡先インポートとアンケート配信自動化のリンク

従来のオートメーションでは、コンタクトのインポートとアンケート配信のオートメーションをリンクさせて、直近にインポートされたコンタクトにアンケート調査を配信することができました。ワークフローでは、インポートおよび配信タスクを単一の統合ワークフローに追加できます。

また、同じワークフローに複数のアンケート配信タスクを追加することも可能ですので、1つの連絡先インポートタスクの後に複数の配信を行うこともできます。

連絡先インポートオートメーションの作成タスク」の手順に従ってください。

プラス記号（＋）をクリックします。

タスクの追加を選択する。

配信タスクを選択します：

注意: XM DIRECTORYタスクはいずれ廃止されるため、使用しないでください。メールによるアンケート調査タスクは、同じメール配信機能だけでなく、多くの強化された機能を提供していますので、代わりにメールによるアンケート調査タスクを使用することをお勧めします。

上記のリンク先のページの手順に従ってください。

招待する人を選択する際、ディレクトリやメーリングリストを選択するのではなく、 「ソース」をクリックし、「招待する人」を選択します。先に作成したXM DIRECTORYタスクに連絡先とトランザクションを追加する。連絡先自動化のために。

メールタスクを設定する新しいウィンドウで、招待したい人を選択し、先の連絡先インポートオートメーションが選択されているので、その新しいリストに配信するように設定することができます。

タイプ」で、作成したメーリングリストに送信するか、特定のトランザクショングループに送信するかを選択します。

注意: リストを選択した場合、メーリングリスト全体が招待されます。トランザクショングループを選択した場合、このワークフロー実行で新しく追加された連絡先のみが招待されます。連絡先インポートのたびに新しいメーリングリストを作成しない場合は、トランザクショングループを選択してください。

タスクを完了する。必要であれば、これらの手順を繰り返して、さらに配信をリンクすることもできます。

警告: ワークフローは、連絡先インポートの自動化に8配信までしかリンクできません。この数値を超えるレガシーオートメーションがある場合は、別の移行ソリューションについてカスタマーサクセスマネージャーにご相談ください。この制限は、新しいワークフローを手動で作成する場合に適用されます。

Qtip:ワークフローを頻繁に実行するようにスケジュールしても、選択したソースから抽出する新しいファイルがない場合、ワークフローは配信を送信せず、失敗とマークします。これは意図された動作であり、メッセージを送る連絡先グループがなければ、メッセージは発信できないからだ。ワークフローの失敗通知をオンにしていて、受信しすぎるのを避けたい場合は、連絡先のインポートと配信の間にワークフローに条件を追加してください。下にあるように、ファイルが空でない場合にのみ配信を行うように条件セットをすることで、説明したような失敗をなくすことができる。

Qtip: サンプル集団を作成して配信するには、連絡先インポートタスクの後、配信タスクの前に「XM DIRECTORYサンプルを作成」タスクを追加します。サンプルソースとして以前のタスクから生成されたトランザクションバッチを使用するを選択する。

概要レポートの実行

メールタスクでは、アンケートリンクを含まない一般的なメールメッセージを送信することができます。このような理由から、メールタスクは、実行レポートを作成し、各実行で処理された連絡先の数を関係者に最新情報として提供したい場合に最適なオプションです。

To（宛先）フィールドに、実行レポートを受け取りたい人またはチームのレポートを入力します。

Eメールを記入してください。本文では、連絡先抽出または連絡先アップロードのどちらかからテキストの差し込みを生成できます。

ソース）からデータを抽出します：インポートされたすべてのファイルのファイル数または行数をメール受信者に表示できます。行数は、生成された連絡先の数を表示するのに最適な方法です。
連絡先やトランザクションをXMDに追加：新しい連絡先がアップロードされたディレクトリ、リストID、トランザクションIDなどの情報を表示します。

ピープルインポートオートメーション（EX）

このセクションでは、従業員エクスペリエンスの顧客のみが利用でき、XMディレクトリから切り離されたオートメーションについて説明します。

従業員インポートの自動化により、選択肢から従業員リストを自動的に従業員ディレクトリに取り込むことができます。レガシーオートメーションでは、従業員はSFTP（Secure File Transfer Protocol）サーバー、クアルトリクスファイルサービス、またはGoogleドライブから取得できます。ワークフローは、ETLワークフローを使用してこれと同じ機能を実現すると同時に、SuccessFactors、Workdayなど、より多くのソースをサポートします。

スケジュールされたワークフローを設定します。

プラス (+) 記号をクリックします。

タスクの追加を 選択する。

以下のデータ抽出タスクのいずれかを作成する：

SuccessFactorsから従業員データを抽出
Googleドライブからデータを抽出
クアルトリクスファイルサービスからのデータ抽出
Sftpファイルからのデータ抽出（SSHキーに対応）
HRISから従業員データを抽出（Workdayなど多くの一般的なHRISに接続可能）

Qtip: ワークフローはAmazon S3、Snowflake、Salesforceなど他のインポートソースもサポートしています。詳細については、「ETLワークフローの構築」を参照してください。

Add a data destinationをクリックします。

EX ディレクトリにユーザーをロードするタスクを選択します。

ユーザーをEXディレクトリにロードするタスクの手順に従ってください。

ワークフローへの移行後のオートメーションの変更

Active XM DIRECTORYとEXオートメーションは、2025年第3四半期からワークフローに自動的に移行されました。

ワークフローに移行すると、一部のオートメーション構成が変更されます。オートメーションに以下の機能が1つでもある場合、ワークフローに若干の変更が生じます：

オンデマンド」に設定されたオートメーションは、15分ごとに実行され、1時間ごとに実行されるように変更されます。これは、スケジュールされたワークフローで最も頻繁に使用される設定です。
Qtip:ワークフローを15分ごとに実行する必要がある場合は、カスタマーサクセスハブにログインしてテクニカルサポートにご連絡ください。
リンク配信を含むオートメーションは、連絡先をインポートし、アンケートを配信する単一のワークフローとして移行されます。自動化が20リンク配信を超える場合、移行されたワークフローはワークフロー内の20タスクの制限を超えます。必要に応じてワークフローを編集し、余分なタスクを削除したり、配信を統合することができます。これは、自動移行の対象となる既存のオートメーションに適用されます。
Qtip:スケールとパフォーマンスを最適化するために、自動移行期間前にインポートと配信のワークフローを分割することをお勧めします。
アンケート調査とリマインダーの有効期限が数時間のオートメーションは、その有効期限が毎日に移行されます。

FAQs

XMディレクトリで、メーリングリストやディレクトリの連絡先ファイルが全くアップロードされません。どうしたんですか？

ファイルにフォーマットエラーがある可能性があります。サンプルファイルをダウンロードし、ご自身のファイルと比較してみてください。関連するヘッダー（FirstName、LastName、Email、ExternalDataReferenceなど）はすべて正確に一致しているか。大文字、小文字、スペル、スペースは重要です。すべてのカラムにハダーがあることを確認する。また、ファイルがUTF-8形式のCSVかTSVファイルであることを確認してください。トラブルシューティングのヘルプについては、CSV / TSV Upload Issues をご覧ください。

手動でオートメーションを実行するにはどうすればよいですか？

自動化に失敗した場合や、インポートファイルに変更がありQualtricsで更新が必要な場合、手動で自動化を実行できるのは有益です。手動実行の開始方法については、自動化の管理のページを参照してください。

エンベデッドデータとトランザクションデータの違いは何ですか？

コンタクトのトランザクションデータとエンベデッドデータの違いは、トランザクションデータがある時点の情報を表しているのに対し、エンベデッドデータは常に最新の情報を表していることです。エンベデッドデータは、最新のデモグラフィック情報や嗜好情報に最適で、トランザクションデータは、個人の行動の旅や時系列を特定する強力な手段です。この2つを組み合わせることで、共通の旅をするユーザーセグメントを特定することができます。

How quickly can I expect workflows to run?

Workflows are not instantaneous, and may take several minutes to an hour to start or complete.

Is there a maximum size workflows can be?

An individual workflow can only be up to 1 MB in size before it starts to fail. You can only export up to 1 MB of details when exporting a data file from the workflow.

When you import updates to existing contacts, how are empty / blank fields treated?

By default, blank values are ignored during XM Directory imports and will not overwrite existing data. From the directory settings, you can choose which fields should allow blank values to overwrite existing ones. To learn more, see Importing Blank Values in XM Directory.

My workflow failed! How do I figure out what happened?

See the Workflows Run & Revision Histories page. Here, you can see workflows that failed and investigate what happened.

With my XM Directory automations, I used prefixes and suffixes to identify files. Can workflows support that?

Yes, workflows support prefixes and suffixes in file names the same way XM Directory automations did.

Are there character limits I should be aware of for my XM Directory workflows?

Regardless of whether you're uploading contacts directly to XM Directory or through workflows, the character limits for fields are the same. See character limits for field names and for field values.

What custom delimiters can I use to upload contacts to XM Directory with workflows?

You may have noticed that the different extraction tasks support custom delimiters. (For example, the Qualtrics File Service.) While you can technically enter whatever delimiters you want into these tasks, not all delimiters are supported by XM Directory, meaning the task may fail. We recommend avoiding the following delimiters:


~
&
*
"
_

Can I see a list of my pending contact files in workflows?

At this time, you can't see a list of pending contact files in workflows like you can in automations.

Can I set when my survey expires in this workflow?

You can set up link expiration in a Send Survey via Email Task. Use the setting to determine how many days after you distribute the survey that the link should expire.

Are carriage returns supported in CSV files processed through workflows?

No, you can not use a CSV file with carriage returns ( \r ) as line endings.

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