メールタスク
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メールタスクについて
メールタスクでは、クアルトリクスのさまざまなイベントに応じてメール通知を送信できます。最も一般的な使用例は、アンケートの回答が提出されるたびに個人やグループにメールを送信することです。
例：顧客がCSATアンケートに回答を送信するたびに、カスタマーサービス担当者とそのマネージャーにメールを送信します。このメールでは、お客様がサポートのやり取りについて話した内容が報告されます。
例：顧客がアンケートを使用してイベントにサインアップすると、登録を確認し、イベントの時間や質問がある場合の連絡先を詳述したフォローアップメールが届きます。
例：毎週月曜日に、人事チームにメールを送信し、週次のチェックリストを確認するようリマインドします。
メールタスクはメールトリガーに代わる優れた機能で、次のような改善点があります。
- メールの本文や件名にライブラリのメッセージが利用できる（それにより、メッセージを翻訳できる）機能。
- トラブルシューティングを目的としたワークフローレポートへのアクセス。
- アンケート回答の完了時だけでなく、アンケート回答の編集、Salesforceでのイベント、進行中のスケジュール、チケットに加えられた変更、その他のイベントによってもトリガーされる機能。
メールタスクの設定
ヒント：他の選択肢も自由に選択できますが、［イベント受信時に開始］を選択してから［アンケート回答イベント］を選択するのが最も一般的です。
例：受けたサービスに不満を感じた顧客にのみ、フォローアップメールを送信したい場合。そこで、「やや不満」「非常に不満」と答えた回答者のみにフォローアップメールを送るという条件を設定します。
ヒント: 回答者にメールアドレスを尋ねた場合、またはこのアンケートが最初にメールで配信された場合は、テキストの差し込みボタンをクリックして、回答者のメールアドレスが保存されているアンケートの質問またはパネルフィールドを選択できます。
ヒント：CCフィールドはすべての受信者に表示されますが、BCCフィールドはすべての受信者に表示されません。
ヒント：BCCフィールドはBCC受信者には表示されません。BCCフィールドのさまざまな使用方法に関する詳細は、RFC 2822 Internet Message Formatドキュメントを参照してください。
注意: ユーザーの部署にBCCメールアドレスが指定されている場合、このメールアドレスはタスクのすべてのメールに自動的にBCCで送信されます。自分が所属する部署がない場合、または所属する部署にBCCメールアドレスが指定されていない場合、ブランドにBCCメールアドレスが指定されていれば、そのアドレスがタスクのすべてのメールに自動的にBCCで追加されます。
ヒント：多くの場合、ブランドにはブランド管理者が組織のITチームと協力して設定する一連のカスタムFROMドメインがあります。これらの有効なドメインを使用すると、有効なドメインを持つ任意のメールアドレスを「差出人」アドレスとして使用できます。たとえば、クアルトリクス大学の学生の場合は、@qualtricsuniversity.eduで終わる任意のメールアドレスを使用できる場合があります。「From」メールの設定で問題が発生した場合は、ブランド管理者にお問い合わせください。
ヒント：使用するメールアドレスは、実在のものである必要はありません。例えば、返信を受け取りたくないが、アドレスを公式なものに見せたい場合は、返信先をYourCompany@qemailserver.comに設定できます。
注意：返信先フィールドに入力できるメールアドレスは1つのみです。
ヒント：件名は 254 文字未満にする必要があります。
ヒント：件名フィールドの横にあるドロップダウンをクリックすると、ライブラリに保存されている件名（翻訳を含む）を選択したり、テキストの差し込みを追加したりできます。
ヒント：メッセージフィールドの横にあるドロップダウンをクリックすると、ライブラリに保存されている一般的なメッセージを選択したり、テキストの差し込みを追加したりできます。テキストの差し込みを追加する場合、ワークフロー内の他のタスクのフィールドがメニューに表示されます。例えば、メールタスクの前にワークフローにチケットタスクがある場合、チケットフィールドはテキストの差し込みメニューで利用できます。
ヒント：デフォルトでは、メールタスクのメッセージは英語に設定されます。埋め込みデータとメッセージライブラリの翻訳済みメッセージを使用して、タスクを翻訳できます。まず、アンケートフローにQ_Languageの埋め込みデータフィールドがあることを確認する必要があります。それができたら、メッセージのドロップダウンフィールドで表示ロジック> 埋め込みデータフィールドを選択し、表示されるボックスにQ_Languageと入力する必要があります。これにより、回答者がアンケートに使用した言語でメッセージを動的に取り込むことができます。
注意：メールメッセージに画像を含める場合は、リッチコンテンツエディターの画像アイコンから画像を挿入する必要があります。ライブラリに保存されている画像を選択できます（また、メールエディターからライブラリに新しい画像を追加することもできます）。メールメッセージに画像を手動で貼り付けた場合、メールタスクは機能しません。
ヒント：「回答レポートを含める」を選択すると、質問と回答者の回答の概要がメール本文に追加されます（オンライン版へのリンクも含まれます）。「Recipient（受信者）データを含める」には、回答者のアンケート回答に関する情報が表示されます。
ヒント： オプトアウトリンクは、アンケートの招待、リマインダー、お礼のメール用に作成されたメッセージでのみ機能します。メールタスクでは機能しません。
回答レポート
ヒント：Report.phpを含む古い回答レポートのリンクから移行中です。解決策の一覧については、Report.php回答レポートからの移行を参照してください。
メールタスクを作成する際、回答レポートを含めるオプションを選択できます。回答レポートは、質問と回答者の回答をまとめたものです。メールの本文、リンクされたウェブページ、PDFのエクスポートに含まれます。
注意: 回答レポートには、アンケートエディターに表示されるアンケートの現在のテキストが表示されます。アンケートに変更を加えたがまだ公開していない場合は、その変更は回答レポートに反映されます。
ヒント：回答のサマリーは、クアルトリクスでXMプラットフォームの言語として完全に対応している言語でのみ利用できます。ご使用の言語が「特定の言語でのXMプラットフォームの使用」リストにない場合、回答のサマリーはその言語に翻訳されません。代わりに、「言語コードの翻訳回答のサマリーを取得できません」というメッセージが表示されます。
テキストの差し込み
「回答レポートを含める」を有効にする代わりに、次のテキストの差し込みを使用して、メールタスクに単一の回答レポートへのリンクを追加できます。これにより、メッセージ内のどこに回答レポートのリンクを表示するかを管理できます。
${srr://SingleResponseReportLink}
注意：上記のテキストをコピーした場合は、必ず書式なしで貼り付けてください。そうしない場合、テキストの差し込みに追加のHTML書式が適用され、機能しなくなる可能性があります。上記のように表示されているテキストの差し込みを、メールタスクに直接再入力することもできます。
さらに、以下のパラメーターを追加して、回答レポートのリンクをカスタマイズできます。
ttl: リンクの有効期限（秒単位）。デフォルトは7日間（604800秒）です。リンクの有効期限は、メールタスクが送信された時点から計算されます。
例： ${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60} は、60秒で有効期限が切れるリンクを生成します。
edata: レポートに表示する埋め込みデータのタイプです。有効なオプションは「all」、「none」、「user」です。デフォルトは「user」です。
例：${srr://SingleResponseReportLink?edata=none}は、レポートからすべての埋め込みデータを除外します。
パスワード: リンクへのアクセスに必要なパスワードです。デフォルトでは、パスワード保護はありません。
例：${srr://SingleResponseReportLink?password=test123}では、リンクにアクセスするすべてのユーザーがレポートを閲覧する前にパスワード「test123」を入力する必要があります。
これらのパラメーターを1つのリンクにまとめることができます。最初のパラメーターの先頭には、クエスチョンマーク(?)を付ける必要があります。以下のすべてのパラメーターをアンパサンド（&）で結合します。
例：リンクに3つのパラメーターをすべて含める場合、次のようになります。
${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60&edata=none&password=test123}
ヒント：単一回答レポートは、最後に公開されたバージョンではなく、最後に編集されたバージョンのアンケートを参照します。
有効期限
追加のセキュリティ対策として、回答レポートのリンクの有効期限を設定できます。これはウェブページとPDFエクスポートにのみ影響し、メール本文には影響しません。有効期限は、メールタスクが送信されてからの時間、日数、または月単位で決めることができます。
ヒント：有効期限に 「なし」を選択すると、警告が表示されます。回答レポートを無期限にしたい場合は、アンケートで回答者から機密データを要求しないようにしてください。
言語
回答レポートの言語を決定します。これにより、言語ごとに異なる回答者に対して、異なるEメールタスクを作成できます。Q_Languageと対応する言語コードを使用することで、翻訳されたメッセージ本文と指定された回答レポート言語を含むEメールタスクが送信される条件を設定できます。
埋め込みデータ
回答レポートには、回答とともに保存された埋め込みデータを含めることができます。すべての埋め込みデータ、アンケートフローで定義された埋め込みデータのみ、または埋め込みデータなしのいずれかを選択できます。
回答レポートの表示とエクスポート
メールタスクで回答レポートを有効にすると、3つの形式で表示されます。
ヒント：メールタスクの有効期限設定によって、このリンクが無効になるタイミングが定義されます。
回答レポートには、Recipient（受信者）データ、回答の概要、埋め込みデータの3つの情報ヘッダーが含まれています。
Recipient（受信者）データには、アンケート回答が完了した日付、IPアドレス、内部の回答ID、回答レポートを表示するためのURLなどの情報が含まれます。 回答のサマリーには、アンケートのすべての質問とその回答が記載されています。最後に、埋め込みデータには、アンケートフローで設定したすべての埋め込みデータに加えて、いくつかのデフォルトフィールドが含まれています。
ヒント：デフォルトでは、すべての質問に対するすべての回答とすべての埋め込みデータが回答レポートに含まれます。異なる動作を希望する場合は、メールタスクでテキストを差し込むことを検討してください。この場合、レポートを一から作成する必要があり、PDFのエクスポートやライブリンクはありません。
注意: 回答レポートに「この回答レポートへのアクセス権がありません」というエラーメッセージが表示される場合、お使いのブランドでこの権限が無効になっています。アクセスするには、ブランド管理者に連絡し、［回答レポートを許可］の組織権限を有効にするよう依頼してください。
Salesforceでの回答レポートリンクのマッピング
回答レポートのリンクをSalesforceにマッピングして、レコードページに表示させることができます。回答レポートのリンクをSalesforceにマッピングするには、回答レポートのリンクのマッピングを参照してください。
メールタスクの送信タイミング
すべてのタイプのアンケート回答は、特定の条件下でメールタスクを送信できます。
- 完了済みの回答（アンケートを最後まで完了した人）は、条件を満たした場合にメールタスクを生成します。
- 未完了のアンケート回答（アンケートを完了しなかった人）では、タスクに条件が追加され、回答が記録されない 限り、メールは生成されません。
インポートされた回答は、回答の条件として選択された場合にのみメールを生成します。
オフラインアプリの回答は、回答条件として選択され、アップロードされた場合にのみメールを生成します。
プレビュー回答は、回答を生成しないように指定する条件がない限り、条件を満たすメールを常に生成します。
テスト回答は、回答を生成しないようにという条件が特にない限り、条件を満たしていれば常にメールを生成します。
注意: ワークフローが完了すると、スケジュールされたメールは削除できなくなります。たとえば、送信したばかりの回答がメールタスクの条件を満たしている場合に、そのメールタスクを削除しようとしても、その回答のメールは予約送信が設定されたままです。
メールタスクのトラブルシューティング
このセクションでは、メールタスクに関連する問題のトラブルシューティングに役立つ追加リソースへのリンクがあります。
- メールタスクが失敗したかどうかの特定： ワークフローレポートを使用すると、アンケート内のタスクのステータスを確認し、成功したかどうかを特定できます。このトラブルシューティングツールは、タスク設定側の問題を確認する為に適したツールであり、無効な受信者など、メール配信の問題を深く掘り下げ、特定することはできません。
- メール到達性のトラブルシューティング：クアルトリクスにおけるすべてのメール配信に適用できる特定のルールがあります。包括的なガイドについては、メール配信のトラブルシューティングをご覧ください。
- 条件のトラブルシューティング：メールタスクの条件の記述方法は、メールタスクの実行時に変更される可能性があります。まず、誰がいつメールタスクを受け取るかに関する一般的なルールを確認してください。条件の記述方法に関するトラブルシューティングにサポートが必要な場合は、以下のリソースをご利用ください。
- 条件の作成（ステップバイステップの例）
- 新しい条件と条件セット
- すべて、またはいずれか
- ロジックのネスト
ヒント：条件作成に関するリソースの中には、ワークフローではなくデータフィルタリングの例を使用しているものがあります。しかし、これらの条件の背後にあるロジックは同じです。
メールタスクのユースケースの例
ある機能をいつどのように使用するかは、ほかのユーザーが過去にその機能をどのように使用したかを知らないと判断が難しい場合があります。以下に、メールタスクを含む一般的なユースケースをご紹介します。
FAQs
メールがスパムとしてマークされないようにするには、どうすればよいですか？
メールがスパムとしてマークされないようにするには、どうすればよいですか？
メール配信の「From」アドレスを変更するにはどうすればよいですか？
メール配信の「From」アドレスを変更するにはどうすればよいですか？
ワークフローとは？ / アクションはどこにありますか？
ワークフローとは？ / アクションはどこにありますか？
今回の更新の一環として、ワークフローの機能に変更はありません。
このワークフローのアンケート回答日が、自分のタイムゾーンで表示されません。それは意図されたものですか？
このワークフローのアンケート回答日が、自分のタイムゾーンで表示されません。それは意図されたものですか？
お使いのタイムゾーンで日付を取得するには、埋め込みデータを今日の日付に設定します。
複数の予約配信を同時に編集できますか？
複数の予約配信を同時に編集できますか？
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