Automatisations de l’importation du répertoire des employés (EX)

À propos des automatisations d’importation du répertoire des employés

Les utilisateurs souhaitent souvent synchroniser les enregistrements de leurs employés (SIRH) avec Qualtrics à l’aide d’automatisations qui transfèrent régulièrement ces données dans Qualtrics. Par exemple, vous pouvez souhaiter importer du contenu à partir d’un dépôt de fichier quotidien hébergé, le tout sous les méthodes de transfert les plus sécurisées et les plus sécurisées.

Avec les automatisations d’importation de personnes (également appelées automatisations d’importation du répertoire des employés), vous pouvez créer, configurer, mettre à jour, tester et réviser vos propres jobs d’automatisation, ce qui rationalise vos chargements dans le répertoire des collaborateurs. Lorsque l’exécution de l’automatisation est planifiée, elle traite tous les fichiers désignés qui n’ont pas encore été traités par l’automatisation, y compris les fichiers nouvellement téléchargés.

Vous pouvez les configurer dans l’onglet Automatisations de votre répertoire des employés.

Étape 1 : lancement et planification de l’automatisation

1. Nommez votre automatisation.
   
   Astuce Qualtrics : si vous avez déjà créé une automatisation, cliquez sur Nouvelle automatisation pour commencer.
   
2. Cliquez sur Créer une automatisation.
3. Déterminez si votre automatisation doit se produire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à la demande. (En d’autres termes, choisissez à quel moment les fichiers de vos employés seront vérifiés pour rechercher les mises à jour, puis téléchargés sur Qualtrics.) Si vous sélectionnez À la demande, l’automatisation vérifiera les fichiers toutes les 15 minutes et traitera ceux qui sont admissibles.
   
4. Déterminer l’heure du jour/le jour de la semaine à laquelle/auquel elle doit avoir lieu. Vous pouvez exécuter à l’heure, ou 15, 30 ou 45 minutes après l’heure.
5. Cliquez sur Ajouter une autre heure pour ajouter une autre heure du jour / semaine / mois que cette mise à jour doit avoir lieu.
   Astuce Qualtrics : la limite est de 8 fois par jour, 10 fois par semaine ou 6 fois par mois. Bien que vous puissiez techniquement ajouter la même heure plusieurs fois, cela aura pour conséquence que l’automatisation ne sera exécutée qu’une fois sur cette période.
6. Utilisez le signe moins (–) pour supprimer des temps.
7. Déterminez la date à laquelle vous souhaitez que la première automatisation ait lieu.
   
   Astuce Qualtrics : si la date est définie sur aujourd’hui ou dans le passé, l’automatisation sera exécutée à partir de maintenant.
8. Déterminez quand vous voulez que l’automatisation arrête d’importer des contacts. Vous pouvez toujours modifier cela plus tard.
9. Cliquez sur Continuer pour passer à l’étape suivante, Configurer une source d’importation.

Étape 2 : Configuration d’une source d’importation

Lorsque vous atteignez Configurer la source d’importation dans l’automatisation d’importation de personnes, vous indiquez à Qualtrics l’emplacement des données de l’employé que vous souhaitez importer. Vous avez quelques options.

• Service de fichiers Qualtrics : Configurez un service de fichiers avec Qualtrics. Cela élimine la tâche de configuration d’un serveur SFTP de votre propre côté. Lorsque vous sélectionnez cette option, des instructions vous seront présentées sur la façon de configurer cette option.
• Serveur SFTP (mot de passe ou clé SSH) : Vous avez votre propre serveur où ces fichiers seront hébergés. Vous devez fournir le nom d’utilisateur, le mot de passe, l’URL hôte et le port du serveur SFTP pour que l’automatisation puisse importer les fichiers. Vous pouvez également configurer en indiquant la clé SSH.

  Astuce Qualtrics : lors de la configuration d’une connexion SFTP, nous recommandons à votre équipe informatique d’autoriser les plages d’adresses IP Qualtrics. Voir Liste d’autorisation des serveurs Qualtrics.

  Astuce Qualtrics : si votre compte se trouve dans notre environnement FedRAMP, les adresses IP pour la mise sur liste d’autorisation diffèrent de celles de cette page. Pour accéder en toute sécurité à vos informations d’adresse IP, connectez-vous à votre Customer Success Hub FedRAMP.
• Google Drive ou Dropbox : Vous avez accès à un stockage de fichiers Open Authorization (OAuth), tel que Google Drive ou Dropbox, où vos fichiers d’importation seront hébergés. Vous devez vous connecter et donner à Qualtrics l’autorisation de gérer vos fichiers sur le stockage de fichiers OAuth. L’automatisation gère uniquement les fichiers dans un dossier désigné configuré à l’étape suivante.

Étape 3 : chiffrement PGP

Le cryptage PGP est une étape facultative permettant aux personnes d’importer des automatisations afin de chiffrer les données que vous envoyez à Qualtrics. Voir Chiffrement PGP pour plus d’informations sur cette fonctionnalité.

1. Sélectionnez si vous souhaitez que le fichier soit crypté à l’aide du logiciel PGP.
   
   Astuce Qualtrics : ce cryptage PGP est disponible pour les automatisations utilisant à la fois les serveurs SFTP et le service de fichiers Qualtrics. Si vous n’avez pas crypté une automatisation passée mais que vous le souhaitez, vous pouvez toujours modifier l’automatisation pour ajouter le cryptage.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Cliquez sur Télécharger notre clépublique. Votre équipe informatique devra utiliser cette clé publique pour crypter les fichiers d’importation avant de les télécharger vers le serveur SFTP ou le service de fichiers Qualtrics.
   
   Astuce Qualtrics : si une automatisation est configurée pour utiliser le chiffrement PGP mais reçoit un fichier non chiffré, elle échoue et notifie les destinataires des e-mails, conformément aux préférences de notification dans l’automatisation.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Vous allez maintenant définir vos chemins d’accès aux dossiers SFTP ou accéder directement au mappage des champs de données.

Étape 4 : sélection des chemins d’accès au dossier

Une fois que vous avez décidé de la source de vos fichiers d’employés, vous devez indiquer les dossiers dans lesquels ces fichiers sont sauvegardés afin que l’automatisation sache où les récupérer.

1. Saisissez le nom du dossier sur le serveur SFTP, Google Drive ou Dropbox où se trouve le fichier que vous souhaitez importer.
   
   Astuce Qualtrics : ce nom de dossier est sensible à la casse. Il doit s’agir d’un dossier existant, sinon l’automatisation échouera. Le chemin du dossier doit également être relatif au répertoire par défaut de l’utilisateur SFTP, Google Drive ou Dropbox fourni à l’automatisation.
2. Cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez les fichiers qui doivent être importés à partir de ce dossier.
   Vos options sont les suivantes :
   • Tous les fichiers : tous les fichiers du dossier.
   • Fichiers dont le nom contient un préfixe spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez spécifier le préfixe.
   • Fichiers dont le nom contient un suffixe spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez indiquer le suffixe. L’extension de fichier est incluse ici.
     Exemple : le nom du fichier est 1234 exemples et il est au format CSV. Vous souhaitez tous les fichiers qui se terminent par -échantillon et qui sont des CSV. Votre suffixe serait -échantillon.csv
   • Fichiers dont le nom contient un texte spécifique : lorsqu’ils sont sélectionnés, vous pouvez indiquer la phrase que les noms doivent contenir. Cette expression peut être n’importe où dans le nom du fichier.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Les fichiers traités seront stockés sur Qualtrics et pourront être affichés lors de la gestion des automatisations passées. Cliquez sur Continuer.
   

Étape 5 : Mappage des champs de données

C’est ici que vous décidez quels champs seront importés dans Qualtrics à partir de vos fichiers et comment ils sont formatés.

1. Cliquez sur Télécharger un exemple de fichier. Cela téléchargera un fichier CSV sur votre ordinateur qui fournit un exemple de fichier modèle correct. Vous pouvez également utiliser votre propre fichier modèle, à condition qu’il s’agisse d’un fichier CSV valide. Tous les fichiers importés par cette automatisation devront correspondre aux en-têtes de colonne de l’exemple de fichier.
   
2. Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Sélectionner un fichier et téléchargez votre exemple de fichier.
   Astuce Qualtrics : les exemples de fichiers ne peuvent pas dépasser 100 Mo pour chaque automatisation.
3. Sélectionnez un délimiteur.
   
4. Cliquez sur Continuer.
5. Des suggestions d’en-têtes de colonne seront fournies pour les mappages de champs Qualtrics. Cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes dans la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne après un champ Données de métadonnées, elle doit généralement être sensible à la casse.
   
6. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de personne (e-mail, prénom, nom de famille), un champ d’identifiant unique de personne, un champ de métadonnées ou s’il doit être exclu de l’importation.

   Astuce Qualtrics : les en-têtes de colonne suggérés pour les mappages de champs Qualtrics seront fournis. Vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ Métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes de la ligne Importer en tant que Type de champ.  Notez que si vous nommez une colonne après un champ Métadonnées, elle doit être sensible à la casse.

   Astuce Qualtrics : si vous souhaitez remplacer le fichier que vous avez téléchargé, cliquez sur Télécharger un nouvel exemple de fichier sur le serveur.
7. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Étape 6 : Envoi de rapports d’exécution et activation de l’automatisation

Les étapes finales d’une automatisation d’importation de personnes incluent la détermination des destinataires des e-mails lors de l’exécution d’une automatisation, puis l’activation de l’automatisation. Cela inclut les parties Destinataires de la synthèse de l’exécution et Vérification de l’automatisation.

1. Déterminez qui sera alerté par e-mail lors de l’exécution de l’automatisation en saisissant son adresse e-mail dans la zone.
2. Utilisez le signe plus (+ ) ou le bouton Ajouter un e-mail de destinataire pour ajouter des destinataires supplémentaires. Utilisez le signe moins ( – ) pour supprimer des destinataires.
   
3. Si vous le souhaitez, cochez la case Ne pas envoyer de rapport par e-mail si aucun travail n’a été effectué. Cela empêchera l’envoi du rapport si aucun employé de votre répertoire n’a été mis à jour.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Cliquez sur Modifier en regard de pour revenir à n’importe quelle section et apporter des modifications.
   
6. Cliquez sur Activer l’automatisation pour lancer votre automatisation ou cliquez sur Terminer sans activer pour sauvegarder l’automatisation mais pas la lancer.

Modification des champs de données inclus dans l’automatisation

Il peut arriver que vous souhaitiez modifier les champs inclus dans l’automatisation d’importation de personnes. Par exemple, vous vous êtes peut-être rendu compte que vous avez oublié d’inclure une colonne d’adresse du patient dans vos importations de personnes et que vous voulez maintenant sauvegarder les informations d’adresse du patient dans les futures importations de personnes.

L’exemple de fichier que vous téléchargez dans la section Mapper les champs d’importation détermine les champs de métadonnées qui seront téléchargés sur Qualtrics. Cela signifie que vous pouvez exclure les en-têtes de colonne pour les ignorer, ou que vous pouvez utiliser le nom exact et l’orthographe d’un champ pour l’inclure dans les importations futures.

Pour modifier les champs inclus dans une importation :

1. Accédez à l’automatisation souhaitée et cliquez sur la liste déroulante.
   
2. Cliquez sur Modifier l’automatisation.
3. Cliquez sur Modifier en regard de l’option Mapper les champs de données.
   
4.  Cliquez sur Télécharger un nouvel exemple de fichier sur le serveur.
   
5. Cliquez sur Télécharger un exemple de fichier.
6. Modifiez le fichier afin qu’il comprenne les en-têtes souhaités. Assurez-vous que l’orthographe et la capitalisation sont identiques.
   Exemple : les fichiers que vous conservez dans votre dossier source ont un champ appelé Adresse. Dans le fichier exemple, ajoutez un en-tête appelé Adresse. L’utilisation d’un « a » en minuscule ne fonctionnera pas.
7. Cliquez sur Sélectionner un fichier. Téléchargez votre nouveau fichier.
8. Cliquez sur Continuer.
9. Des suggestions d’en-têtes de colonne seront fournies pour les mappages de champs Qualtrics. Cependant, vous pouvez renommer n’importe quelle colonne ou mapper une colonne à un champ de métadonnées existant en modifiant les listes déroulantes dans la ligne Importer en tant que nom de champ. Notez que si vous nommez une colonne après une zone Métadonnées existante, elle doit généralement être sensible à la casse.
   
10. Utilisez la ligne Importer comme type de champ pour déterminer si chaque champ est un champ de personne, un identifiant unique, des métadonnées ou s’il doit être exclu de l’importation.
11. Une fois que vous avez vérifié vos champs, cliquez sur Continuer.

Création d’automatisations supplémentaires

Une fois que vous avez créé des automatisations, vous pouvez en ajouter d’autres en cliquant sur Nouvelle automatisation dans le coin supérieur droit.

Modifier les automatisations existantes

Vous pouvez modifier la configuration de n’importe laquelle de vos automatisations en cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Modifier l’automatisation.

En cliquant sur Modifier l’automatisation, vous revenez à une page dans laquelle vous pouvez modifier les différentes étapes de l’automatisation, telles que les serveurs référencés, les dossiers, etc.

Renommer l’automatisation

En cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Renommer l’automatisation, vous pouvez renommer votre automatisation.

Supprimer l’automatisation

En cliquant sur la liste déroulante et en sélectionnant Supprimer l’automatisation, vous pouvez supprimer votre automatisation.

Gestion des planifications et des notifications d’automatisation

Pour voir quand l’automatisation a été exécutée dans le passé, vous pouvez cliquer sur son nom ou sur la liste déroulante, puis sur Afficher l’historique d’exécution.

Automatisations passées

Une fois que les automatisations ont été tentées, elles sont répertoriées ici avec des informations sur leur heure de début et de fin, le nombre d’employés importés, la durée et le statut.

Le statut peut être Réussite ou Échec. Les échecs sont généralement dus à des paramètres incorrects, tels que le mauvais serveur SFTP référencé, un nom d’utilisateur et un mot de passe incorrects, etc.

Vous pouvez modifier l’ordre de vos automatisations passées à l’aide de la liste déroulante Trier par en haut à gauche.

Fichiers traités

Lorsque vous cliquez sur une automatisation réalisée dans le passé, vous pouvez cliquer sur Afficher fichier pour afficher les fichiers qui ont été importés lors de cette automatisation.

Suspendre/Reprendre l’automatisation

Vous pouvez suspendre ou reprendre une automatisation en cliquant sur Options d’exécution dans l’automatisation, ou en cliquant sur la liste déroulante à côté d’une automatisation.

Suspendre l’automatisation vous permet de suspendre temporairement l’automatisation. Vous pouvez ensuite reprendre l’automatisation chaque fois que vous le souhaitez en sélectionnant Reprendre l’automatisation.

Exécutions manuelles

Vous pouvez exécuter une automatisation supplémentaire en dehors de la planification actuelle en effectuant une exécution manuelle. Vous pouvez lancer une exécution manuelle en cliquant sur Options d’exécution dans l’automatisation, ou en cliquant sur la liste déroulante en regard d’une automatisation.

Revenir aux automatisations

Cliquez sur le X dans le coin supérieur droit pour revenir à la page principale de l’onglet Automatisations.