Automações de importação do diretório de colaboradores (EX)

Sobre automações de importação do diretório de colaboradores

Geralmente, os usuários desejam sincronizar seus registros de colaborador (SIRH) com o Qualtrics usando automações que trazem esses dados para o Qualtrics em uma programação regular. Por exemplo, você pode querer importar conteúdo de uma eliminação de arquivo diária hospedada, tudo sob os métodos de transferência mais seguros e seguros.

Com automações de importação de pessoas (também chamadas de automações de importação do diretório de funcionários), você pode criar, configurar, atualizar, testar e revisar suas próprias tarefas de automação, o que simplifica seus uploads no diretório de colaboradores. Quando a automação estiver programada para ser executada, ela processará todos os arquivos designados que ainda não foram processados pela automação, incluindo arquivos recém-carregados.

Você pode configurá-los na aba Automações de seu Diretório de funcionários.

Etapa 1: iniciar e programar a automação

1. Nomeie sua automação.
   
   Qdica: Se você já criou uma automação, clique em Nova automação para começar.
   
2. Clique em Criar automação.
3. Determine se sua automação deve ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou sob demanda. (Em outras palavras, escolha quando os arquivos do seu colaborador serão verificados quanto a atualizações e, em seguida, carregados no Qualtrics.) Se você selecionar Sob demanda, a automação verificará os arquivos a cada 15 minutos e processará os elegíveis.
   
4. Determine a hora do dia/dia da semana em que deve ocorrer. Você pode executar na hora, 15, 30 ou 45 minutos após a hora.
5. Clique em Adicionar outra hora para adicionar outra hora do dia / semana / mês que esta atualização deve ocorrer.
   Qdica: há um limite de 8 vezes por dia, 10 vezes por semana ou 6 vezes por mês. Embora você possa adicionar tecnicamente a mesma hora várias vezes, isso resultará na automação ser executada apenas uma vez nesse momento.
6. Utilize o sinal de menos (–) para remover tempos.
7. Determine a data em que deseja que a primeira automatização ocorra.
   
   Qdica: Se a data estiver definida como hoje ou no passado, a automação será executada a partir de agora.
8. Determine quando você deseja que a automatização interrompa a importação de contatos. Você sempre pode modificar isso mais tarde.
9. Clique em Continuar para inserir a próxima etapa, Configuração de uma fonte de importação.

Etapa 2: configurar uma fonte de importação

Ao atingir Configurar fonte de importação na automação de importação de pessoas, você informa à Qualtrics a localização dos dados do funcionário que você gostaria de importar. Você tem algumas opções.

• Serviço de arquivos Qualtrics: Configure um serviço de arquivo com Qualtrics. Isso elimina a tarefa de configurar um servidor SFTP por sua parte. Ao selecionar esta opção, você receberá instruções sobre como configurá-la.
• Servidor SFTP (senha ou chave SSH): Você tem seu próprio servidor onde esses arquivos serão hospedados. Você deve fornecer o nome de usuário, a senha, a URL do host e a porta do servidor SFTP para que a automação importe os arquivos. Como alternativa, você pode configurar fornecendo a chave SSH.

  Qdica: Ao configurar uma conexão SFTP, recomendamos que sua equipe de TI permita os intervalos de IP da Qualtrics. Consulte Servidores Qualtrics de lista de permitidos.

  Qdica: Se sua conta estiver dentro do nosso ambiente FedRAMP, os endereços IP para lista de permitidos serão diferentes dos encontrados nesta página. Para acessar com segurança suas informações de endereço IP, faça login em seu hub de Customer Success do FedRAMP.
• Google Drive ou Dropbox: Você tem acesso a um armazenamento de arquivos Open Authorization (OAuth), como Google Drive ou Dropbox, onde seus arquivos de importação serão hospedados. Você deve fazer login e conceder à Qualtrics permissão para gerenciar seus arquivos no armazenamento de arquivos OAuth. A automação gerenciará apenas os arquivos em uma pasta designada configurada na próxima etapa.

Etapa 3: criptografia PGP

A criptografia PGP é uma etapa opcional para automações de importação de pessoas para criptografar os dados enviados à Qualtrics. Consulte Criptografia PGP para mais informações sobre este recurso.

1. Selecione se deseja que o arquivo seja criptografado usando o software PGP.
   
   Qdica: Esta criptografia PGP está disponível para automações que usam servidores SFTP e o Serviço de arquivos Qualtrics. Se você não criptografou uma automação anterior, mas gostaria de, sempre poderá editar a automação para adicionar criptografia.
2. Clique em Continuar.
3. Clique em Baixar nossa chave pública. Sua equipe de TI precisará usar essa chave pública para criptografar arquivos de importação antes de carregá-los no servidor SFTP ou no serviço de arquivos Qualtrics.
   
   Qdica: Se uma automação estiver configurada para usar criptografia PGP mas receber um arquivo não criptografado, ela falhará e notificará os destinatários do e-mail, de acordo com as preferências de notificação na automação.
4. Clique em Continuar.
5. Agora você definirá os caminhos da pasta SFTP ou acessará diretamente o mapeamento de campos de dados.

Etapa 4: selecionar caminhos de pasta

Depois de decidir a origem dos arquivos de seus colaboradores, você precisa especificar as pastas de onde esses arquivos são salvos para que a automação saiba de onde recuperá-los.

1. Insira o nome da pasta no servidor SFTP, Google Drive ou Dropbox no qual o arquivo que você deseja importar está localizado.
   
   Qdica: Este nome da pasta diferencia maiúsculas de minúsculas. Esta deve ser uma pasta existente ou a automação falhará. O caminho da pasta também deve ser relativo ao diretório padrão do SFTP, Google Drive ou Dropbox fornecido para a automação.
2. Clique em Continuar.
3. Selecione os arquivos que devem ser importados desta pasta.
   Suas opções são:
   • Todos os arquivos: todos os arquivos na pasta.
   • Arquivos cujo nome contém um prefixo específico: quando selecionado, você pode especificar o prefixo.
   • Arquivos cujo nome contém um sufixo específico: quando selecionado, você pode especificar o sufixo. A extensão do arquivo está incluída aqui.
     Exemplo: o nome do arquivo é 1234-amostra e ele como CSV. Você deseja todos os arquivos que terminam com -sample e são CSVs. Seu sufixo seria -sample.csv
   • Arquivos cujo nome contém texto específico: quando selecionado, você pode indicar a frase que os nomes devem conter. Esta frase pode estar em qualquer lugar no nome do arquivo.
4. Clique em Continuar.
5. O arquivo processado será armazenado no Qualtrics e pode ser visualizado ao gerenciar automações anteriores. Clique em Continuar.
   

Etapa 5: mapeamento de campos de dados

É aqui que você decide quais campos serão importados para o Qualtrics a partir de seus arquivos e como eles serão formatados.

1. Clique em Baixar arquivo de exemplo. Isso fará o download de um CSV para seu computador que fornece um exemplo de um modelo de arquivo correto. Você também pode utilizar seu próprio arquivo de modelo, desde que seja um arquivo CSV válido. Todos os arquivos importados por essa automação precisarão corresponder aos cabeçalhos de coluna do arquivo de exemplo.
   
2. Quando seu arquivo estiver pronto, clique em Selecionar arquivo e carregue seu arquivo de exemplo.
   Qdica: arquivos de exemplo não podem exceder 100 MB para cada automação.
3. Selecione um Delimitador.
   
4. Clique em Continuar.
5. Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campos do Qualtrics; no entanto, você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo de Metadados existente modificando os menus suspensos na linha Importar como nome do campo. Observe que se você estiver nomeando uma coluna após um campo Dados de metadados, ele geralmente deve considerar maiúsculas/minúsculas.
   
6. Use a linha Importar como tipo de campo para determinar se cada campo é um campo Pessoa (e-mail, primeiro nome, sobrenome), um campo de ID exclusivo da pessoa, um campo de metadados ou se deve ser excluído da importação.

   Qdica: Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campos do Qualtrics. Você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo de Metadados existente modificando os menus suspensos na linha Importar como tipo de campo.  Observe que se você estiver nomeando uma coluna depois de um campo de Metadados, ele deve considerar maiúsculas/minúsculas.

   Qdica: Se você quiser substituir o arquivo que carregou, clique em Carregar um novo arquivo de exemplo.
7. Depois de revisar seus campos, clique em Continuar.

Etapa 6: Envio de relatórios de execução e ativação da automação

As etapas finais de uma automação de importação de pessoas incluem determinar quem é enviado por e-mail quando uma automação é executada e, em seguida, ativar a automação. Isso inclui os destinatários do resumo da execução e partes da revisão da automação.

1. Determine quem será alertado com um e-mail quando a automação for executada inserindo seu endereço de e-mail na caixa.
2. Utilize os sinais de mais ( + ) ou o botão Adicionar e-mail do destinatário para adicionar destinatários adicionais. Utilize o sinal de menos ( – ) para remover destinatários.
   
3. Se desejar, marque o campo de seleção Não enviar um relatório por e-mail se nenhum trabalho tiver sido feito. Isso impedirá que o relatório seja enviado se nenhum funcionário em seu diretório tiver sido atualizado.
4. Clique em Continuar.
5. Clique em Editar ao lado de voltar para qualquer seção e fazer alterações.
   
6. Clique em Ativar automação para iniciar sua automação ou clique em Concluir sem ativar para salvar a automação, mas não iniciá-la.

Modificação de campos de dados incluídos na automação

Pode haver vezes que você queira modificar os campos incluídos na automação de importação de pessoas. Por exemplo, talvez você tenha percebido que esqueceu de incluir uma coluna de endereço do paciente em suas importações de pessoas e agora quer salvar informações de endereço do paciente em futuras importações de pessoas.

O arquivo de exemplo que você carrega na seção Mapear campos de importação determina os campos de metadados que serão carregados na Qualtrics. Isso significa que você pode excluir cabeçalhos de coluna para ignorá-los, ou pode usar o nome exato e a ortografia de um campo para incluí-lo em importações futuras.

Para alterar os campos incluídos em uma importação:

1. Vá para a automação desejada e clique no menu suspenso.
   
2. Clique em Editar automação.
3. Clique em Editar ao lado de onde é exibido Mapear campos de dados.
   
4.  Clique em Carregar um novo arquivo de exemplo.
   
5. Clique em Baixar arquivo de exemplo.
6. Edite o arquivo para que ele inclua os cabeçalhos desejados. Certifique-se de que a ortografia e a capitalização sejam as mesmas.
   Exemplo: os arquivos que você mantém em sua pasta de origem têm um campo chamado Endereço. No Arquivo de exemplo, adicione um cabeçalho chamado Endereço. A utilização de uma letra minúscula ‘a’ não funcionará.
7. Clique em Selecionar arquivo. Carregue seu novo arquivo.
8. Clique em Continuar.
9. Serão fornecidos cabeçalhos de coluna sugeridos para mapeamentos de campos do Qualtrics; no entanto, você pode renomear qualquer coluna ou mapear uma coluna para um campo de Metadados existente modificando os menus suspensos na linha Importar como nome do campo. Observe que se você estiver nomeando uma coluna depois de um campo de Metadados existente, ele geralmente deve considerar maiúsculas/minúsculas.
   
10. Use a linha Importar como tipo de campo para determinar se cada campo é um campo Pessoa, ID único, Metadados ou se deve ser excluído da importação.
11. Depois de revisar seus campos, clique em Continuar.

Criar automações adicionais

Depois de criar automações, você pode adicionar mais clicando em Nova automação no canto superior direito.

Editar automações existentes

Você pode modificar a configuração de qualquer uma de suas automações clicando na lista suspensa e selecionando Editar automação.

Ao clicar em Editar automação, você voltará para uma página onde poderá alterar as diferentes etapas da automação, como servidores referenciados, pastas e assim por diante.

Renomear automação

Clicando no menu suspenso e selecionando Renomear automação, você pode renomear sua automação.

Excluir automação

Clicando no menu suspenso e selecionando Excluir automação, você pode excluir sua automação.

Gerenciamento de programações e notificações de automação

Para visualizar quando a automação foi executada no passado, você pode clicar em seu nome ou no menu suspenso e, em seguida, Exibir histórico de execuções.

Automações passadas

Uma vez tentadas as automações, elas serão listadas aqui com informações sobre a hora de início e término, quantos colaboradores foram importados, a duração e o status.

O status pode ser Êxito ou Falha. As falhas geralmente ocorrem devido a configurações incorretas, como servidor SFTP incorreto sendo referenciado, nome de usuário e senha incorretos, etc.

Você pode alterar a ordem de suas automações anteriores usando o menu suspenso Classificar por na parte superior esquerda.

Arquivos processados

Quando você clica em uma automação realizada no passado, pode clicar em Visualizar arquivo para ver os arquivos que foram importados durante essa automação.

Pausar/retomar automação

Você pode Pausar ou Retomar uma automação clicando em Opções de execução dentro da automação ou clicando no menu suspenso ao lado de uma automação.

Pausar a automação permite que você interrompa temporariamente a automatização. Em seguida, você pode retomar a automação sempre que desejar, selecionando Retomar automação.

Execuções manuais

Você pode executar uma automação adicional fora da programação atual efetuando uma execução manual. Você pode iniciar uma execução manual clicando em Opções de execução dentro da automação ou clicando no menu suspenso ao lado de uma automação.

Voltar às automações

Clique no X no canto superior direito para retornar à página principal da guia Automações.