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Mensagens de e-mail (EX)

Qdica: esta página descreve a funcionalidade disponível para projetos de Pesquisa de funcionários de engajamento e ad hoc. Para mais detalhes sobre cada um, consulte Tipos de projetos do Employee Experience. Consulte E-mails de ciclo de vida para obter informações sobre o envio de e-mails para projetos de ciclo de vida.

Sobre a seção Mensagens de e-mail

Depois de carregar todos os seus participantes e colocá-los em uma hierarquia organizacional, é hora de enviar sua pesquisa de engajamento para eles. Os projetos EmployeeXM têm vários tipos de mensagens que você pode enviar. Por exemplo, você pode convidar os participantes para a pesquisa, lembrá-los de concluir a pesquisa, convidá-los a visualizar um painel e informá-los de que têm permissão para validar a hierarquia organizacional.

Para começar a escrever suas mensagens, navegue para a guia Mensagens e, em seguida, para a seção Mensagens de e-mail. Os tipos de mensagens que você pode editar e enviar são listados à esquerda no painel do tipo de mensagem.

Convite ao participante

Os convites dos participantes destinam-se a convidar seus participantes para a pesquisa. Eles podem conter uma mensagem de boas-vindas, uma explicação do objetivo da pesquisa ou qualquer outra coisa que você considere útil para seus participantes darem os primeiros passos.

Qdica: por padrão, os convites são enviados para todos da sua lista de participantes. Não importa se um participante já recebeu um convite; ele continuará a receber os convites futuros que você enviar. Se você deseja enviar apenas uma mensagem para respondentes inacabados, vá para nossa seção Lembrete ao participante. Se você estiver procurando filtrar os destinatários de outra forma, tente a opção Participantes por critérios discutida na seção Agendando e-mails.

Adição de um link da pesquisa ao seu convite de participante

Por padrão, o Convite do participante inclui Texto transportado para o link da pesquisa.

Este texto transportado se torna um link exclusivo quando é enviado ao usuário por meio da Qualtrics. Este link da pesquisa reconhecerá o participante e salvará o nome e os metadados com a resposta.

Navegue para a guia Mensagens e selecione Convite do participante.
Clique no botão {a}.
Selecione Links do projeto.
Se você deseja inserir um texto clicável que diz “Responder à pesquisa”, clique no Link do projeto.
Qdica: Você pode destacar sobre “Responder à pesquisa” para alterar o texto do link. Tenha cuidado para não apagar o restante do texto transportado.
Se você quiser inserir o URL completo, clique em URL do projeto.

Qdica: Você também pode clicar no ícone de globo para gerar um link para a pesquisa.

Texto transportado

Você pode personalizar os campos incluídos em sua mensagem usando o texto transportado adicional. Texto transportado é uma linha de código que permite inserir informações sobre o participante. Clique no botão Texto transportado ( {a} ) para verificar as diferentes opções.

Um dos campos mais comuns transportados para a mensagem é o nome do participante. Por padrão, incluímos o nome completo, $e{://Field/Name}, mas você pode alterar isso para apenas o nome ou sobrenome usando as opções do menu Texto transportado.

Lembrete para participante

Para ajudar a aumentar as taxas de resposta, você pode acompanhar os participantes que não concluíram a pesquisa enviando um Lembrete do participante. Os lembretes só são enviados aos participantes que ainda não concluíram a pesquisa e incluem o mesmo link individualizado que o participante foi inicialmente enviado para responder à pesquisa. Se os participantes já tiverem iniciado a pesquisa, eles continuarão de onde pararam quando clicarem no link. Aqueles que não iniciaram a pesquisa também recebem lembretes.

Especificando regras

Cansado de agendar manualmente muitos e-mails? Você pode configurar Lembretes de participante para sair automaticamente em uma programação escolhida.

Atenção: certifique-se de definir as regras de lembrete antes de enviar o convite inicial.

Navegue até seu Lembrete do participante.
Navegue para a parte inferior da página e vire o comutador para Ativado.
Especifique o número de dias entre lembretes.
Indique quantas vezes você quer que esta regra seja repetida.
Exemplo: se a regra indicar 3 dias, repetidos 5 vezes, o lembrete será enviado a cada 3 dias e fará isso 5 vezes.

Qdica: Clique no símbolo + para adicionar regras e no símbolo – para excluir regras.

Atenção: se você definir sua regra de lembrete para repetir 0 vezes, seu lembrete não será enviado.

Estas configurações são gravadas automaticamente. Volte a alternar para Desativado para desativar seus lembretes.

Interações entre várias regras de lembrete

O comportamento descrito aqui só se aplica quando seus convites iniciais do participante são programados manualmente. Isso se aplica a todos os tipos de projetos EmployeeXM. Quando você tem várias regras neste cenário, as regras são empilhadas. Isso significa que cada regra não é avaliada até que a anterior seja concluída.

Este comportamento é melhor descrito com um exemplo específico. Digamos que você configure duas regras de lembrete:

Regra 1: 3 dias, repetido 1 vez
Regra 2: 7 dias, repetido 1 vez

Seus participantes inacabados receberão dois lembretes. O primeiro e-mail de lembrete será enviado 3 dias após o convite inicial. O segundo e-mail de lembrete será enviado 7 dias após o primeiro lembrete. Isso significa que o segundo lembrete será enviado 10 dias após o convite inicial. Se você não tiver certeza de quando seus lembretes estão programados para envio, consulte seu Histórico de e-mails e seus lembretes serão listados aí.

Dashboard

O convite do Painel permite que os usuários do dashboard saibam que seus painéis estão disponíveis para visualização. Como os participantes precisam fazer login em um painel para acessá-lo, as informações de login devem ser incluídas nesta mensagem. Também é importante especificar a qual painel esta mensagem deve se ligar.

Qdica: Você não pode incluir um link de pesquisa em um convite de Painel.

Adicionando informações de login e um link de painel

Qdica: Se sua organização tiver SSO, você precisará de um link de painel, mas não de informações de login. Os usuários do painel de instrumentos acessarão o painel usando o portal de login da organização e suas credenciais habituais.

As informações de logon e um link para o dashboard estão ambos incluídos por padrão.

Qdica: As informações de login e os links do painel são textos transportados especiais que funcionam apenas em um convite do painel. Não as inclua em suas outras mensagens.

Navegue para a guia Mensagens e selecione a mensagem do Dashboard.
Clique em {a}.
Selecione Informações de login.
Se você desejar que todas as informações de login sejam exibidas ao participante sem precisar formatá-las, selecione Parágrafo de informações de login.
Se você quiser transportar o nome de usuário e a senha separadamente, selecione Nome de usuário e senha inicial.
Se você quiser efetuar o pipe no link para efetuar logon no dashboard, selecione Link do dashboard.

Qdica: As senhas são exibidas somente no primeiro convite que um usuário receber. Todos os convites subsequentes omitirão a senha. Isso é verdade mesmo em todos os projetos. Os participantes devem redefinir sua senha na página de acesso do painel de instrumentos se não lembrarem sua senha ou não conseguirem localizar o convite original.

Qdica: Enviar um convite de painel para um participante alterará suas permissões no nível de função para usuário. Isso significa que, para alterar as permissões do participante, você terá que editar as permissões individuais e no nível do usuário, não uma função.

Programação de um convite de painel

A programação de um convite do Dashboard difere da programação de outras mensagens porque ele tem duas configurações adicionais.

Enviar apenas aos usuários que atendem ao limite de anonimato: o limite de anonimato é uma configuração no painel de instrumentos que determina quando os dados são exibidos nos widgets. Por exemplo, se apenas uma pessoa tiver concluído a pesquisa, você pode não querer que suas pontuações de interação exibam dados, porque então você saberá quem é. Quando você ativa essa configuração de anonimato, somente os usuários que tiverem permissão para visualizar dados que atendam ao limite de anonimato receberão o convite. Para obter mais informações sobre restrição de dados, consulte nossa página de suporte em Permissões de função.
Exemplo: seu limite de anonimato é 10. Um de seus gerentes só tem permissão para ver dados em sua própria unidade, mas apenas 5 dos seus subordinados diretos responderam até o momento. Se Só enviar para usuários que atendem ao limite de anonimato estiver ativado, esse gerente não receberá um convite, porque eles não terão dados para visualizar em seu painel.
Painel: selecione o painel ao qual este convite se destina. Você só pode anexar um de cada vez, mas se os usuários tiverem acesso a vários painéis, eles poderão alternar entre eles depois de acessar. Essa configuração determina qual painel de instrumentos é acessado automaticamente ao acessar a partir do convite.

Qdica: Se você adicionou um painel ao seu participante ou função, então enviar um convite de painel ativará a permissão Ativar painel em um nível de usuário.

Validar hierarquias organizacionais

Se você concedeu a um usuário a permissão para validar hierarquias organizacionais, este convite informará isso a ele. Uma vez que os participantes devem efetuar o logon para editar a hierarquia, esta mensagem deve incluir um link para efetuar login no, um nome de usuário e uma senha.

Qdica: Como um usuário precisa fazer login para editar a hierarquia organizacional, a melhor prática é garantir que esta mensagem inclua Texto transportado para um link do projeto e para Informações de login. Embora essas informações estejam incluídas por padrão, você pode aprender como gerar esse texto transportado nas seções Convite do participante e Convite do painel acima, caso o remova acidentalmente.

Atenção: se o participante for um usuário Administrador de insights do funcionário ou Administrador da marca, você precisará colaborar com ele para que ele possa validar a hierarquia organizacional. O link Validar hierarquia organizacional não direcionará os usuários administradores para validar a hierarquia, a menos que o projeto tenha sido colaborado com eles.

Editar mensagens

Em cada mensagem, você terá acesso a um Editor de conteúdo que permite alterar as cores da fonte, formatar o texto da mensagem, inserir imagens e muito mais.

O ícone de opções do editor de mensagens no canto superior direito do Editor de conteúdo permite que você carregue uma mensagem existente ou traduza suas mensagens.

Neste Editor de conteúdo, você também pode acessar o botão Texto transportado, {a}. A partir daqui, você pode adicionar informações adicionais, como o nome completo do participante ou metadados, selecionando o menu Informações do destinatário.

Todas as alterações feitas nessas mensagens são salvas automaticamente na seção Mensagens de e-mail. Eles manterão todas as alterações que você fizer toda vez que você fizer login. No entanto, você também pode salvar mensagens para reutilização em projetos de tarefa posteriores.

Salvando mensagens em sua biblioteca

Ao trabalhar na seção Mensagens de e-mail, você pode salvar as mensagens em que está trabalhando em sua biblioteca para uso em projetos de tarefa futuros.

Navegue para a seção Mensagens de e-mail na guia Mensagens.
Selecione um tipo de mensagem.
Clique no ícone de opções do editor de mensagens à direita.
Clique em Salvar como.
Selecione uma biblioteca para salvar sua mensagem no.
Atribua um Nome à sua mensagem.
Clique em Salvar.

Qdica: Se você quiser editar esta mensagem mais tarde, é melhor fazer isso na Biblioteca. Caso contrário, as alterações só serão salvas no projeto de Engajamento do funcionário na mensagem originada.

Carregando mensagens da sua biblioteca

Se você salvou uma mensagem em sua biblioteca, poderá trazê-la para qualquer projeto de empregado que desejar.

Navegue para a seção Mensagens de e-mail na guia Mensagens.
Selecione um tipo de mensagem.
Clique no ícone de opções do editor de mensagens à direita.
Selecione Carregar uma mensagem salva.
Selecione a biblioteca para a qual você salvou a mensagem.
Selecione sua mensagem.

Qdica: Não está vendo a mensagem que você quer? Certifique-se de que esteja gravado como o mesmo tipo de mensagem. Você não pode enviar uma mensagem de lembrete do participante para um convite e vice-versa.

Agendando e-mails

Quando sua mensagem estiver pronta, você poderá agendá-la clicando no botão Agendar e-mail. Se você clicar no menu suspenso à direita, terá duas opções.

Agendar e-mail: programe uma mensagem para ser enviada aos seus participantes.
Enviar e-mail de teste: selecionar um endereço de e-mail para receber um e-mail de teste. Esta é uma boa maneira de visualizar a formatação da sua mensagem antes de enviar seu convite oficial. Observe que, exceto para “Endereço de e-mail do destinatário”, o texto transportado não será definido nos e-mails de teste porque não há participante do qual extrair as informações pessoais. O link da pesquisa no e-mail direcionará você para a página de login da Qualtrics.
Atenção: o envio de um e-mail de teste ativará seu projeto de pesquisa.

Qdica: Se você carregou participantes de teste para seu projeto e está testando o texto transportado, agendando mensagens reais em vez de mensagens de teste, tenha cuidado para não interagir com o link! Você será cobrado de um participante assim que a pesquisa for iniciada.

Depois de clicar em Agendar e-mail, uma nova janela será aberta.

Tipo de mensagem: selecione o tipo de mensagem que você está enviando. Isso carrega qualquer mensagem que você já tenha escrito.
Para: optar por enviar a todos os participantes qualificados ou restringir seus destinatários por determinados critérios.
Data de envio: escolha uma hora para a mensagem sair. Clicar na seta drop-down permite que você selecione a partir de uma lista de horas para enviar. Clicar diretamente na data e hora abre um calendário que permite que você obtenha mais detalhes.
De: Escolha um nome para exibir para que seus participantes saibam quem está enviando a mensagem.
E-mail de resposta: se seus participantes tiverem perguntas, eles poderão responder diretamente à mensagem. O e-mail de resposta recebe essas respostas.
Qdica: Interessado em alterar o endereço do remetente também? Isso só pode ser modificado em um nível válido para toda a organização. Você poderá definir um Endereço de remetente personalizado padrão para todos os seus projetos EmployeeXM, e esse endereço será aplicado automaticamente aos projetos EmployeeXM depois que ele for configurado. Confira a página de suporte Usando um endereço de remetente personalizado para obter mais detalhes. Algumas configurações da sua equipe interna de TI podem ser necessárias.
Assunto: Crie uma linha de assunto para sua mensagem. A seta suspensa azul na extremidade direita permite que você carregue uma linha de assunto pré-salva da sua biblioteca.
Qdica: Salvar um assunto em sua biblioteca permite traduzi-lo mais facilmente. Consulte nossa página de suporte sobre a tradução de mensagens da biblioteca.
Corpo da mensagem: Sinta-se à vontade para realizar qualquer edição de última hora que você gostaria de incluir.
Programação: quando estiver pronto para enviar o e-mail, clique neste botão. Você não pode receber o e-mail de volta depois que ele é enviado.

Participantes por critério

Às vezes, você pode querer enviar apenas uma mensagem para um determinado subconjunto de participantes. Talvez você só queira convidar um departamento de cada vez, ou precise destacar um único destinatário que foi adicionado como um usuário do painel de instrumentos durante muito tempo depois de você ter convidado os outros. Você pode filtrar destinatários clicando no menu suspenso ao lado de Para e selecionando Participantes por critérios.

A partir daqui, você pode clicar no menu suspenso novamente e optar por restringir os destinatários por informações de contato, metadados, função ou pelo lugar do participante em uma hierarquia. Se você clicar no botão Exibir participante(s), poderá verificar novamente se isolou os participantes corretos.

Clique no sinal de adição (+) para adicionar mais condições. No entanto, você não pode indicar se essas condições estão ligadas por “e” ou “ou”. Diferentes critérios, como Idade e E-mail, são considerados associados a “e”, de modo que ambas as condições devem ser verdadeiras para que um participante receba um e-mail. A especificação de dois grupos etários diferentes resultará em uma declaração “ou”, de modo que os destinatários possam ser a idade especificada ou a outra. Da mesma forma, a especificação de vários endereços de e-mail resultará no envio da mensagem para cada um desses e-mails.

Exemplo: na captura de tela abaixo, somente os participantes cujo departamento é Suporte serão enviados por e-mail, mas tanto homens quanto mulheres em Suporte serão enviados por e-mail.

Mensagens personalizadas

Nenhum dos tipos de mensagem corresponde ao tipo de e-mail que você quer enviar? Talvez você queira escrever um agradecimento ou enviar um convite personalizado para um participante adicionado com atraso. Nesses casos, convém enviar uma mensagem personalizada.

Você pode enviar uma mensagem personalizada navegando até a janela Agendar e-mail e selecionando Mensagem personalizada em Tipo de mensagem.

Qdica: Cuidado – não é possível salvar as mensagens personalizadas para depois. Considere qualquer coisa que você digitar na janela Programar e-mail uma mensagem de apenas uma vez, a menos que certifique-se de salvá-la em sua biblioteca.

Perguntas frequentes

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