Tarea de XM Directory

Acerca de la tarea de XM Directory

La tarea de XM Directory le permite guardar información de contacto y datos transaccionales en su XM Directory. También le permite distribuir una encuesta a destinatarios individuales o listas de contactos desde XM Directory. Esta tarea resulta útil para enviar encuestas de seguimiento a los encuestados que han introducido información de contacto en su encuesta, así como para actualizar la información existente de los contactos que ya están en XM Directory.

Añadir información de contacto con la tarea XM Directory

La tarea de XM Directory le permite añadir atributos como información de contacto y datos transaccionales a entradas de contacto en su XM Directory. La siguiente sección explica cómo configurar esta tarea.

1. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo.
   
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Determine si el workflow debe programarse o basarse en un evento. Esta será la fuente de la información de contacto.
   Consejo Q: Elegir Basado en eventos y luego elegir un evento de creación de respuesta de encuesta es el más común, aunque puede seleccionar otra opción.
4. Haga clic en el signo más ( + ) y, a continuación, en Condiciones para fijar las condiciones en las que se inicia el workflow.
   
   Ejemplo: En nuestra encuesta, pedimos a los encuestados que rellenen su información de contacto. A continuación, podemos añadir condiciones para que el flujo de trabajo solo se desencadene cuando el encuestado haya respondido a todas las preguntas que solicitan información de contacto.
   
5. Haga clic en el signo más (+) y, a continuación, en Tarea.
   
6. Seleccione la tarea de XM Directory.
   
7. Seleccione la opción Añadir a XM Directory para grabar y actualizar la información de contacto.
   
8. Seleccione una lista de distribución para guardar la información de contacto. Puede crear una lista nueva o seleccionar una lista existente.
   
9. Introduzca la información de contacto. El nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico son obligatorios. Todos los demás campos son opcionales.
   Consejo Q: Utilice el texto dinámico para rellenar dinámicamente los campos de contacto. Añada texto dinámico a sus campos de contacto haciendo clic en el icono {a} de cada cuadro de campo.
10. Si lo desea, haga clic en Añadir o eliminar campos de datos embebidos para gestionar los datos embebidos guardados en su entrada de contacto.
    Consejo Q: En la ventana emergente Agregar o eliminar campos de datos embebidos, utilice el botón Agregar campo de datos embebidos de contacto para agregar más campos y la X roja para eliminar campos. El nombre del campo de datos embebidos va al cuadro Nombre de campo mientras que el valor del campo va al cuadro Valor. Utilice el icono {a} para insertar texto dinámico en sus campos.
    
11. Seleccione la opción Actualización de contacto. Esta opción decide cómo se guardan los datos de su contacto.
    • Guardar o actualizar datos embebidos: esta opción guarda la información de su contacto como datos embebidos. Si el contacto no existe en la lista de contactos, se añadirá como un nuevo contacto en su lugar. Cuando se selecciona, aparecen dos subopciones:
      • Actualizar destinatario de la respuesta de la encuesta: esta opción actualizará la información del contacto según los datos de respuesta de su encuesta.
        Consejo Q: Esta opción solo está disponible para usuarios con acceso a XM Directory. En XM Directory Lite, se añadirán nuevos contactos a la lista cada vez que se desencadene la tarea. Siempre puede fusionar duplicados posteriormente.
        Consejo Q: Esta opción solo está disponible para usuarios con acceso a XM Directory. En XM Directory Lite, se añadirán nuevos contactos a la lista cada vez que se desencadene la tarea. Siempre puede fusionar duplicados posteriormente.
      • Cancelar la suscripción del contacto: esta opción anulará su contacto de su lista de distribución.
    • Añadir como transacción a la información de contacto: esta opción guarda la información de su contacto como datos transaccionales.
      Consejo Q: Esta opción solo estará disponible si envía un tipo de distribución individual o ha hecho que los contactos utilicen un autenticador. De lo contrario, la información no se enlazará a un contacto existente y se creará un nuevo contacto.
      Consejo Q: Cuando esta opción está activada, se copiarán todos los datos embebidos guardados en un contacto, no solo los que haya configurado en la tarea. Recomendamos fusionar automáticamente los contactos duplicados en su directorio para evitar que los datos embebidos se desorganicen.
12. Haga clic en Guardar.

Clases de distribución

Al distribuir su encuesta con la tarea de XM Directory, puede optar por enviar su encuesta a un contacto individual o a una lista de contactos completa. La lista de contactos seleccionada puede ser estática o puede cambiar dinámicamente en función de los criterios seleccionados. En esta sección se explican los diferentes tipos de distribución y sus casos de uso.

Individual

La opción Individual es útil si:

1. Distribuyó su encuesta original a varias listas de contactos diferentes.
2. No se distribuyó a una lista de contactos, pero pidió a los encuestados que introdujeran sus direcciones de correo electrónico o números de teléfono en la encuesta.

A continuación encontrará una explicación de cada campo disponible al distribuir a través del método Individual.

1. Lista de contactos: Este campo le permite guardar la información de contacto de sus destinatarios en una lista de contactos de su propiedad.
   Consejo Q: debe rellenar el campo Lista de contactos para utilizar la tarea de XM Directory.
2. Campo de nombre: Este campo es el nombre del destinatario y es obligatorio.
3. Campo de apellido: Este campo es el apellido del destinatario y es obligatorio.
4. Campo de idioma: El código de idioma del destinatario. Este campo es opcional.
5. Campo de datos externos: información adicional sobre el contacto. Lo más habitual es que este campo se utilice para almacenar información como, por ejemplo, un ID de empleado o de estudiante. Este campo es opcional.
6. Dirección de correo electrónico: La dirección de correo electrónico del destinatario que recibirá su invitación a la encuesta. Este campo es obligatorio.
7. Añadir o eliminar campos de datos embebidos: este campo le permite añadir o eliminar datos embebidos adicionales de su entrada de contacto.
   Consejo Q: La ventana de gestión de datos integrados se parece a la imagen siguiente. Utilice el botón de campo Añadir datos embebidos de contacto para añadir más campos y la X roja para borrar campos. El nombre del campo de datos embebidos va al cuadro Nombre de campo mientras que el valor del campo va al cuadro Valor.
   

Al configurar los campos para su tipo de distribución Individual, es posible que desee que el destinatario de su distribución sea dinámico. Para crear distribuciones dinámicas que se envíen a diferentes destinatarios, utilizará texto dinámico para introducir su información de contacto. El menú de texto dinámico está disponible haciendo clic en el icono {a} en el cuadro del campo.

• Si distribuyó la encuesta original a través de un correo electrónico, puede seleccionar Campo de panel -> Correo electrónico del destinatario para elegir automáticamente el correo electrónico del destinatario.
  
• Si distribuyó la encuesta original por SMS, puede seleccionar Datos embebidos e introducir el nombre del campo de número de teléfono (normalmente Teléfono) para elegir automáticamente el número de teléfono del destinatario.
  
• Si ha solicitado información de contacto en la encuesta, puede seleccionar Pregunta de encuesta para seleccionar la pregunta en la que el usuario ha introducido su información.
  

Lista de contactos

La opción Lista de contactos se distribuirá a una lista de contactos completa de su elección. Utilice el menú desplegable para seleccionar la lista deseada.

Asegúrese de que todos los contactos a los que desea contactar estén en una lista o de que tenga que realizar varias tareas de XM Directory.

Lista de contactos dinámica

La opción Lista de contactos dinámica se utiliza cuando se distribuye a una lista de contactos, pero debe poder cambiar dinámicamente la lista de contactos que recibe la encuesta. Para utilizar esta opción, debe asegurarse de que el ID de biblioteca y el ID de lista de distribución de la lista de contactos deseados sean accesibles para la tarea.

Al utilizar esta opción, debe proporcionar dos ID:

• Campo de biblioteca: Este es el ID de la biblioteca en la que se guarda la lista de contactos.
• Campo de lista de distribución: Es el ID de la lista de distribución específica.

Para capturar valores para estos campos, haga clic en el icono de texto dinámico, {a}, y seleccione el campo que contiene esta información.

Envío de distribuciones por correo electrónico con la tarea de XM Directory

La tarea de XM Directory se puede utilizar para distribuir encuestas por correo electrónico a los encuestados. La siguiente sección explica cómo configurar esta tarea.

1. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo.
   
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Determine si el workflow debe programarse o basarse en un evento. Esta será la causa de su distribución de correo electrónico.
   Consejo Q: Elegir Basado en eventos y luego elegir un evento de creación de respuesta de encuesta es el más común, aunque puede seleccionar otra opción.
4. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Condiciones para fijar las condiciones en las que se inicia el workflow.
   
   Ejemplo: En nuestra encuesta, pedimos a los encuestados que rellenen su información de contacto. A continuación, podemos añadir condiciones para que el flujo de trabajo solo se desencadene cuando el encuestado haya respondido a todas las preguntas que solicitan información de contacto.
   
5. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea.
   
6. Seleccione la tarea de XM Directory.
   
7. Seleccione la opción Distribuir encuesta.
   
8. Seleccione su Tipo de distribución. Puede enviar su encuesta a un contacto individual, a una lista de contactos completa o a una lista dinámica de contactos. Las explicaciones de cada clase de distribución se pueden encontrar en la sección Clases de distribución.
   
9. Seleccione Correo electrónico/Datos embebidos como método de distribución.
10. Seleccione el tipo de enlace que se envía. Puede enviar un enlace individual o un enlace anónimo. Ambos enlaces caducan 90 días después de ser enviados.
11. Elija cuándo se enviará la encuesta. Puede configurar la encuesta para que se envíe Inmediatamente cuando se desencadene el flujo de trabajo o Programar una hora para que se envíe después.
    Consejo Q: Si se selecciona Programar una hora para enviarla después de sin especificar una hora, el correo electrónico se enviará en el momento del flujo de trabajo ejecutado después de la cantidad de días indicada.
12. Seleccione cómo desea guardar la información de contacto en su directorio. Puede guardar y actualizardatos embebidos o añadir comotransaccióna la información de contacto.
    Consejo Q: Esta opción solo estará disponible si envía un tipo de distribución Individual.
13. Configure quién recibirá la invitación a la encuesta. El nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico son obligatorios. La configuración que complete aquí dependerá del tipo de distribución seleccionado. Consulte la sección Tipos de distribución para obtener más información sobre la configuración específica de cada tipo.
    
14. Seleccione la encuesta que desea distribuir.
15. Introduzca la Dirección de remitente. Esta es la dirección de correo electrónico desde la que se enviará la invitación.
    Consejo Q: para enviar desde un dominio “De” personalizado, un administrador de organización debe configurar el dominio para utilizarlo en Qualtrics.
16. Seleccione un Nombre de remitente. Este es el nombre que aparecerá en la bandeja de entrada del destinatario.
17. Introduzca un correo electrónico de respuesta. Cualquier respuesta a su invitación a la encuesta se enviará a esta dirección.
18. Cree una línea de asunto para su correo electrónico escribiendo en el cuadro Asunto. También puede cargar una línea de asunto guardada desde su biblioteca de mensajes haciendo clic en la flecha desplegable junto al campo de línea de asunto.
    
19. Escriba su mensaje de correo electrónico. Puede utilizar el menú desplegable Cargar mensaje para utilizar algo de su biblioteca o puede escribir un mensaje nuevo en el espacio proporcionado.
    Consejo Q: Consulte la página Personalizar su correo electrónico con texto dinámico para obtener consejos sobre cómo realizar una invitación a la encuesta individualizada para cada encuestado.
    Consejo Q: Los mensajes cargados desde su biblioteca se incorporarán dinámicamente a las traducciones, si las ha configurado en su biblioteca de mensajes. Aquí solo se pueden utilizar mensajes generales.
    Atención: Si está incluyendo imágenes en su mensaje de correo electrónico, debe insertar las imágenes a través del icono de imagen en el editor de contenido enriquecido. Podrá seleccionar cualquier imagen guardada en su biblioteca. Si pega manualmente una imagen en su mensaje de correo electrónico, la tarea fallará.
20. Determine cuánto tiempo debe durar el enlace. Este es el número de días después de los cuales se crea el enlace que ya no se puede utilizar para acceder a la encuesta.
    
    Consejo Q: Las expiraciones de los enlaces no se pueden cambiar ni deshacer. Tenga en cuenta que esto es independiente de la configuración de Disponibilidad de encuesta (que siempre se puede cambiar o deshacer) o Respuesta de encuesta incompleta (que no se puede cambiar ni deshacer). Consulte Distribución y expiraciones de las encuestas para obtener una comparación más detallada de los tres.
21. Si lo desea, active la casilla de verificación Recordatorio para programar un correo electrónico de recordatorio para enviarlo a todos los encuestados no finalizados.
22. Seleccione el retraso del recordatorio, que es el momento en el que se enviará el recordatorio. Este retraso es el número de días desde que se registró la respuesta que desencadenó el workflow. Su retraso de recordatorio debe ser mayor en el futuro que cuando se envíe la invitación inicial.
    Ejemplo: Supongamos que fijo mi invitación inicial para enviar después de 2 días. Si quiero que el encuestado reciba un recordatorio una semana más tarde, fijaría el retraso del recordatorio en 9 días.
23. Escriba una línea de asunto Recordatorio en el cuadro. También puede seleccionar un mensaje guardado de la biblioteca de mensajes haciendo clic en la flecha situada a la derecha del cuadro.
24. Cargue un mensaje de recordatorio de la biblioteca de mensajes.
25. Haga clic en Guardar.

Envío de distribuciones por SMS con la tarea de XM Directory

La tarea de XM Directory se puede utilizar para enviar invitaciones a encuestas por SMS a los encuestados. Esto envía a los encuestados un enlace de encuesta por SMS que abre su encuesta en su navegador móvil. La siguiente sección explica cómo configurar esta tarea.

1. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo.
   
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Determine si el workflow debe programarse o basarse en un evento. Esta será la causa de su distribución de SMS.
   Consejo Q: Elegir Basado en eventos y luego elegir un evento de creación de respuesta de encuesta es el más común, aunque puede seleccionar otra opción.
4. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Condiciones para fijar las condiciones en las que se inicia el workflow.
   
   Ejemplo: Es posible que tenga una lista de contactos que contenga algunas entradas sin un número de teléfono. Para excluir contactos sin un número de teléfono de su encuesta por SMS, cree una condición para que la tarea solo se inicie cuando el campo Teléfono de datos embebidos no esté vacío.
5. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea.
   
6. Seleccione la tarea de XM Directory.
   
7. Seleccione la opción Distribuir encuesta.
   
8. Seleccione su Tipo de distribución. Puede enviar su encuesta a un contacto individual, a una lista de contactos completa o a una lista dinámica de contactos. Las explicaciones de cada clase de distribución se pueden encontrar en la sección Clases de distribución.
   
9. Seleccione Invitar por SMS como su Método de distribución.
10. Elija cuándo se enviará la encuesta. Puede configurar la encuesta para que se envíe Inmediatamente cuando se desencadene el flujo de trabajo o Programar una hora para que se envíe después.
    Consejo Q: Si se selecciona Programar el envío después de sin especificar una hora, el correo electrónico se enviará en el momento del flujo de trabajo ejecutado después del número de días indicado.
11. Seleccione cómo desea guardar la información de contacto en su directorio. Puede guardar y actualizardatos embebidos o añadir comotransacción a la información de contacto.
    Consejo Q: Esta opción solo estará disponible si envía un tipo de distribución Individual.
12. Determine quién recibirá la invitación a la encuesta. El nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son obligatorios. La configuración que complete aquí dependerá del tipo de distribución seleccionado. Consulte la sección Tipos de distribución para obtener más información sobre la configuración específica de cada tipo.
    
13. Elija la encuesta que desea distribuir.
14. Redacte su mensaje de invitación por SMS.
15. Haga clic en Guardar.

Las invitaciones a encuestas enviadas mediante este método no caducan. Los enlaces seguirán siendo válidos hasta que su encuesta caduque, interrumpa manualmente la recopilación de respuestas o cierre la encuesta.

Envío de distribuciones de SMS bidireccionales con la tarea de XM Directory

La tarea de XM Directory se puede utilizar para enviar encuestas por SMS bidireccionales a los encuestados. El encuestado responde a la encuesta respondiendo a las preguntas que se le han enviado por SMS. En esta sección se explica cómo configurar esta tarea.

Para que funcionen las encuestas interactivas por SMS o los “SMS bidireccionales”, debe crear una encuesta compatible. Obtenga más información sobre las funciones que puede utilizar en la sección Diseño de la encuesta de la página de soporte Distribuciones por SMS.

1. Vaya a la pestaña Flujos de trabajo.
   
2. Haga clic en Crear un flujo de trabajo.
3. Determine si el workflow debe programarse o basarse en un evento. Esta será la causa de su distribución de SMS.
   Consejo Q: Elegir Basado en eventos y luego elegir un evento de creación de respuesta de encuesta es el más común, aunque puede seleccionar otra opción.
4. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Condiciones para fijar las condiciones en las que se inicia el workflow.

   Ejemplo: Es posible que tenga una lista de contactos que contenga algunas entradas sin un número de teléfono. Para excluir contactos sin un número de teléfono de su encuesta por SMS, cree una condición para que la tarea solo se inicie cuando el campo Teléfono de datos embebidos no esté vacío.

   

5. Haga clic en el signo más ( + ) y seleccione Tarea.
   
6. Seleccione la tarea de XM Directory.
   
7. Seleccione la opción Distribuir encuesta.
   
8. Seleccione su Tipo de distribución. Puede enviar su encuesta a un contacto individual, a una lista de contactos completa o a una lista dinámica de contactos. Las explicaciones de cada clase de distribución se pueden encontrar en la sección Clases de distribución.
   
9. Seleccione SMS interactivo para su método de distribución.
10. Elija cuándo se enviará la encuesta. Puede configurar la encuesta para que se envíe Inmediatamente cuando se desencadene el flujo de trabajo o Programar una hora para que se envíe después.
    Consejo Q: Si se selecciona Programar el envío después de sin especificar una hora, el correo electrónico se enviará en el momento del flujo de trabajo ejecutado después del número de días indicado.
11. Seleccione cómo desea guardar la información de contacto en su directorio. Puede guardar y actualizardatos embebidos o añadir comotransacción a la información de contacto.
    Consejo Q: Esta opción solo estará disponible si envía un tipo de distribución Individual.
12. Determine quién recibirá la invitación a la encuesta. El nombre, los apellidos, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono son obligatorios. La configuración que complete aquí dependerá del tipo de distribución seleccionado. Consulte la sección Tipos de distribución para obtener más información sobre la configuración específica de cada tipo.
    
13. Seleccione la encuesta que desea distribuir.
14. Haga clic en Guardar.

Tenga en cuenta que los encuestados reciben 48 horas para responder a SMS bidireccionales. Después de 48 horas, si un encuestado intenta responder al texto inicial, recibirá el mensaje “Usted no está realizando una encuesta” y la respuesta no se guardará, ni el encuestado podrá avanzar por el resto de la encuesta.

Datos transaccionales y la tarea de XM Directory

La tarea de XM Directory le permite actualizar los datos de transacción de un contacto. Las transacciones se graban en los datos transaccionales del contacto.

Al utilizar la tarea de XM Directory, puede distribuirla a una transacción específica de un contacto. Esto significa que si el valor de un campo se sobrescribe antes de que el encuestado pueda realizar la encuesta, el encuestado seguirá viendo el valor inicial del campo en lugar de la versión actualizada. Consulte las secciones sobre el envío de correos electrónicos, el envío de encuestas por SMS o el envío de encuestas por SMS bidireccionales para obtener información sobre cómo configurar la distribución de encuestas mediante esta tarea.

Preguntas frecuentes