Mensagens de erro de distribuição de e-mail

Sobre as mensagens de erro da distribuição de e-mail

A Qualtrics incorporou mensagens para informar o que você precisa fazer para enviar seus e-mails com êxito. Os erros descritos nesta página ocorrem em convites e lembretes pesquisa.

Qdica: Além disso, para saber como garantir que seus e-mails não sejam bloqueados pelos filtros de spam, consulte a página de suporte indicada no link.

Localização de mensagens e códigos de erro

As mensagens e os códigos de erro definidos nesta página de suporte podem ser encontrados na aba “Distribuições ” do seu projeto pesquisa, na seção “E-mails ”.

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Os códigos e mensagens de erro abordados nesta página de suporte não estão disponíveis no Diretório XM nem no Diretório XM Lite.

Esses códigos e mensagens de erro também não aparecem para outros tipos de projetos que não sejam pesquisas, como projetos experiência dos colaboradores, Employee Experience.

Códigos de erro de distribuição

Podem aparecer códigos de erro avançar de uma distribuição de convite pesquisa, indicando  o motivo pelo qual ela não foi enviada. A tabela abaixo fornece uma lista de códigos de erro e possíveis soluções.

Limites de e-mail

Dependendo do seu tipo de usuário e das permissões, há um limite para o número de e-mails que você pode enviar. Isso é controlado por duas permissões de usuário diferentes:

Além disso, as licenças têm um limite geral de e-mails que se aplica a todos os e-mails enviados por todos os usuários da licença.

Qdica: os limites padrão de e-mail baseiam-se em sua licença e nas permissões de usuário.

• As marcas acadêmicas têm um limite semanal padrão de 300.000 e-mails para todos os usuários da marca. Os usuários acadêmicos individuais têm um limite padrão de 500 e-mails por semana. Um administrador Marca pode ajustar seu limite de e-mail semanal pessoal editando sua permissão de usuário"Weekly Allowed Outgoing Emails" (E-mails de saída semanais permitidos).
• Se uma marca não acadêmica tiver 10.000 ou mais respostas para seu limite de respostas, nenhum limite será aplicado ao Total Allowed Outgoing Emails (Total de e-mails de saída permitidos).
• Se uma marca não acadêmica tiver menos de 10.000 respostas para seu limite de respostas, o Total Allowed Outgoing Emails será igual a 100 x Total Allowed Respostas.
  • Por exemplo, se você tivesse 2.000 Respostas permitidas, o limite total de e-mails enviados permitidos seria de 200.000 (2.000 x 100).

Qdica: se toda a sua marca precisar de um limite de e-mail semanal mais alto, o administrador Marca poderá solicitar um aumento de limite entrando em contato com o suporte. Ao solicitar um aumento de limite, inclua o novo limite solicitado, uma descrição do motivo pelo qual sua organização precisa de um limite de e-mail mais alto e uma descrição geral de quem está sendo pesquisado. Nossas equipes de suporte verificarão as métricas de capacidade de entrega de e-mail de sua organização para confirmar que a taxa de rejeição e a taxa de reclamação são baixas; isso ajuda a manter uma boa pontuação de remetente Qualtrics e a evitar que os e-mails Qualtrics sejam marcados como spam em sistemas externos de proteção contra spam.

Se você tentar enviar uma distribuição que ultrapasse o seu limite, a distribuição falhará e será exibido um código de erro correspondente. Os códigos de erro relacionados aos limites de e-mail são EQD03, EQD04, EQD25 e EQD26.

Exemplo: Digamos que você tenha um limite de 100 e-mails por semana. Se você já tiver enviado 50 e tentar enviar mais 60, a distribuição falhará. Mas se você reduzir a distribuição para 50, os e-mails serão enviados com êxito.

Visualização do uso de e-mail

Todos os e-mails contam para o limite, incluindo convites pesquisa, lembretes e e-mails de agradecimento. Se você não tiver certeza do seu limite de e-mail ou de quanto já utilizou, pode verificar isso na página de uso conta antiga. Além de ver o uso de e-mail da sua conta usuário pessoal e os grupos aos quais você pertence, os administradores Marca podem usar essa página para ver o uso de toda a organização em relação ao limite de e-mail.

Clique no ícone de perfil no canto superior direito.

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Clique em Configurações da conta.

Clique em Mudar para a versão anterior.

Vá para Conta Usage (Uso da conta).

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As colunas a seguir o ajudarão a entender seu uso de e-mail:

• Total de e-mails enviados permitidos: Todos os e-mails que você enviou além do total permitido em seu limite vitalício. Todos os tipos de e-mail contam para o consumo, como lembretes, convites, e-mails gerais e e-mails de agradecimento.
• E-mails enviados permitidos por semana: todos os e-mails que você enviou em uma semana, além do limite semanal. O uso é redefinido separadamente para cada distribuição uma semana após o envio. Por exemplo, o uso de e-mails enviados na segunda-feira às 9h58 será redefinido na segunda-feira avançar às 10h. Essa coluna mostra o uso semanal atual em comparação com o limite semanal. O uso de e-mail inclui mensagens programadas para a próxima semana, para garantir que sejam entregues conforme planejado.

  

  Exemplo: Você tem uma pesquisa planejada para sexta-feira. Se você observar seu uso de e-mail na segunda-feira anterior, o e-mail de sexta-feira já está contabilizado no limite semanal. Mesmo que você atinja seu limite de e-mails na quarta-feira, o e-mail de sexta-feira já tem sua entrega garantida.

“Domínio inválido”

Se, ao tentar enviar seu e-mail, você vir um triângulo vermelho acima do campo “Remetente” com a mensagem “domínio inválido”, isso significa que o domínio do seu “Remetente” não pode ser usado para enviar e-mails pelo Qualtrics. Esse erro geralmente aparece quando você usa um “Endereço do remetente” personalizado que não foi configurado para marca sua marca.

Para corrigir esse problema, você tem algumas opções:

• Usando o campo “Remetente” padrão, que é preenchido automaticamente no editor de mensagens quando você clica em “Redigir e-mail”.
• Usando um dos endereços de remetente da Qualtrics.
• Entre em contato com o administrador Marca e solicite que ele configure o domínio para uso no Qualtrics de acordo com as instruções aqui.

• Usando um “E-mail do remetente” que sua organização já tenha configurado para uso.

  

  Qdica: Não tem certeza de quais domínios sua organização já permite que você use no Qualtrics? Crie uma tarefa de e-mail e veja quais domínios estão disponíveis no menu suspenso. Você pode excluir a tarefa assim que terminar a verificação.
   

  

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"Sem link de autoexclusão"

Se você remover o link de cancelamento de inscrição da sua mensagem de e-mail, aparecerá uma mensagem informando que “Não é possível enviar mensagens sem links cancelar adesão inscrição” acima do editor de mensagens, e você não poderá enviar seu e-mail. A fim de cumprir a Lei Federal CAN-SPAM, Qualtrics exigirá que você inclua um link de cancelamento de inscrição em todos os e-mails que enviar a pessoas fora da sua organização. Não há exceções a esse requisito ao enviar e-mails para indivíduos fora da sua organização.

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 Se você removeu o link de autoexclusão e precisa adicioná-lo novamente, siga as etapas abaixo:

Selecione o ícone de texto transportado.

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Selecione os links Cancelar adesão.

Insira um link Cancelar adesão ou um URL Cancelar adesão.

Isso insere o texto “Piped ” no link de cancelamento de inscrição do seu e-mail. Você pode mover esse texto transportado gerado para qualquer lugar no seu e-mail. Agora você poderá enviar seu e-mail.

Para obter mais informações sobre como funcionam os links de cancelamento, acesse a página “Como usar o link de cancelamento ”.

“Os e-mails devem ser aprovados antes de serem enviados.”

Se você vir essa mensagem quando estiver escrevendo um e-mail, isso significa que a distribuição deve ser aprovada por alguém da organização antes de ser enviada.

Ao concluir a configuração do seu convite por e-mail, você deve selecionar alguém no menu suspenso “Selecionar um aprovador ”. Em seguida, clique em Assign to Approver (Atribuir ao aprovador ) para enviar seu e-mail ao usuário selecionado para aprovação.

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Depois de aprovadas, as distribuições serão enviadas no horário programado. Se você definir a mensagem como “Enviar agora”, ela será enviada assim que o envio for aprovado.

Qdica: somente os administradores Marca podem determinar quais usuários aprovam as correspondências. Os administradores podem designar aprovadores, dando-lhes a permissão Approve Mailings (Aprovar correspondências).

Status de distribuição

Depois de agendar a distribuição, você pode verificar o status dos e-mails para cada destinatário. Clique no menu de três pontos avançar da sua distribuição e selecione “Histórico de downloads ” para exportar seu histórico de distribuição.

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Abaixo, discutiremos o significado de cada status possível em seu histórico.

Atenção: Todos os usuários podem fazer download do histórico de distribuição de e-mails de convite para pesquisa. Se você tiver acesso ao Diretório XM ou à nova interface de contatos, também poderá baixar o histórico de distribuição dos e-mails lembrete e de agradecimento .

Status

A coluna de status no Histórico de distribuição ajudará a monitorar o status atual de cada destinatário - se eles não receberem o e-mail ou se já iniciaram sua pesquisa. Veja abaixo uma lista descritiva de possíveis condições de status.

• Email Sent: O e-mail deixou o servidor Qualtrics. Esse status também será exibido para um respondente cuja resposta incompleta foi excluída porque estava com 0% de progresso.

  

  Qdica: depois que um e-mail sai do nosso servidor, não podemos garantir que ele não será afetado por nenhum filtro ou lista de bloqueio configurado no lado oposto.

• E-mail ainda não enviado: O Qualtrics Mailer ainda não distribuiu este e-mail. Esse status também será exibido para respostas iniciadas por links individuais que foram excluídos porque estavam com 0% de progresso.

• E-mail não enviado: O Qualtrics Mailer não enviou este e-mail. Esse status será exibido se o endereço de e-mail do respondente estiver em branco. Ao distribuir links pessoais, esse status também aparecerá se o respondente não tiver iniciado o pesquisa.
• E-mail aberto: O e-mail chegou à caixa de entrada destinatário e foi aberto por destinatário.

• E-mail rejeitado: O e-mail não chegou à caixa de entrada do destinatário. Isso pode ocorrer por vários motivos: o endereço de e-mail não existe, o servidor de recebimento tem um firewall de alta segurança, a caixa de correio de recebimento está cheia, o servidor destinatário está off-line, etc. Um e-mail precisa ter sofrido um hard bounce ou vários soft bounces antes de ser marcado como rejeitado.

  

  Qdica: existem dois tipos de saltos: saltos fortes e saltos suaves. Rejeições definitivas são e-mails que não podem ser entregues devido a um motivo permanente. Isso pode incluir a inexistência do endereço de e-mail, o fato de o servidor destinatário não aceitar e-mails ou o fato de o domínio não ser um domínio de e-mail real.

  Os “soft bounces” são e-mails que não podem ser entregues por motivos temporários. A caixa de entrada do e-mail do destinatário pode estar cheia, o e-mail pode ser muito grande ou o servidor de e-mail destinatário pode estar temporariamente fora do ar. Qualtrics tenta automaticamente reenviar as mensagens com rejeição temporária várias vezes, e o intervalo entre as tentativas pode variar; durante esse período, o e-mail fica marcado como “em envio”. Se ainda assim o e-mail não puder ser entregue, ele será marcado como devolução.

  

  Qdica: se a sua distribuição contiver e-mails devolvidos, você poderá passar o mouse sobre o ícone i ao avançar da contagem de devoluções para ver mais informações sobre as devoluções.

  

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• Falha no envio do e-mail: O e-mail não saiu dos nossos servidores. A causa mais comum de falha de e-mail é um endereço formatado incorretamente, como um @ ausente. Esse número não inclui as devoluções.
• E-mail ignorado: O e-mail não foi enviado devido às configurações de frequência de Contato no Diretório XM. Consulte a página Regras de frequência de Contato para obter mais informações sobre essas configurações.

• Ignorado como Duplicar / E-mail bloqueado: O e-mail não foi enviado porque é uma duplicar. E-mails duplicados são aqueles com exatamente a mesma mensagem, assunto e destinatário que outro e-mail enviado dentro de uma janela de 12 horas. Se a sua lista de destinatários e-mails tiver o mesmo endereço de e-mail várias vezes, isso será visto como uma duplicar e, para evitar que seja sinalizado como spam, o Qualtrics não os enviará. Consulte a página Edição de contatos em uma Lista para obter ajuda na consolidação de duplicatas de diretórios/contatos básicos ou consulte Consolidação de contatos Duplicar se a sua licença incluir o Diretório XM.

  

  Qdica: Digamos que você esteja pedindo aos clientes que avaliem três produtos diferentes que eles possuem. Se você adicionar o mesmo destinatário à lista de destinatários três vezes com um valor dados integrados diferente para cada produto e certificar-se de canalizar esses dados integrados em seu e-mail, as duplicatas serão enviadas sem problemas. Isso ocorre porque os diferentes dados integrados farão com que os e-mails enviados sejam suficientemente distintos para que não sejam marcados como spam.

  

  Qdica: Se você precisar reenviar uma mensagem para o mesmo usuário (por exemplo, se ele tiver perdido o e-mail ou o link), você pode copiar o link do Histórico Distribuição e enviá-lo manualmente por e-mail, ou pode enviar a essa pessoa outro e-mail com uma indivíduo ligeiramente modificado. A mensagem/linha de assunto modificada garantirá que a mensagem não esteja marcada como spam.

• Pesquisa iniciada: O destinatário clicou no link, mas não enviou o pesquisa.
• Pesquisa concluída: O destinatário enviou a pesquisa.
• Sessão expirada: O destinatário iniciou a pesquisa, mas não a concluiu no período de tempo alocado e sua resposta foi excluída. Esse status também será exibido para respostas que foram filtradas, mas não foram salvas, e para respostas incompletas excluídas.
• Excluído: O destinatário foi removido da pesquisa por meio do característica complementar “Screen Out ”. Isso incluirá o nome especificado dos eliminados. Você só verá esse status depois que a pesquisa for encerrada (ou “pausada”) para respostas.
• Pesquisa parcialmente concluída: Esse status ocorre quando o respondente forneceu uma resposta incompleta que foi registrada. Isso significa que eles nunca concluíram sua resposta e que, ou a sessão de pesquisa expirou antes que pudessem concluí-la, ou você, como responsável pesquisa, decidiu encerrar a resposta deles antes que pudessem concluí-la.

Atenção: Nunca serão enviados e-mails com endereços de domínio que terminem em .invalidor  .fake. Esses e-mails são ignorados nos cálculos e não receberão um status de e-mail para a coluna de status.

Solução de problemas de distribuição de e-mail

As orientações a seguir podem ajudar na solução de problemas de e-mails que foram devolvidos, falharam ou não foram recebidos.

Qdica: lembre-se dos limites de e-mail ao testar a distribuição de e-mails.

Qdica: muitas das recomendações abordadas nesta seção também se aplicam às tarefas de e-mail e à Tarefa Enviar Pesquisa por e-mail. No entanto, para esses fluxos de trabalho, lembre-se de verificar também as condições. Você também pode verificar a página Relatórios de fluxos de trabalho para solucionar problemas.

Dicas gerais para melhorar a capacidade de entrega

E-mails marcados como “Enviados” não são entregues

Se um e-mail estiver marcado como “Enviado” no histórico de distribuição, mas o destinatário não o encontrar na caixa de entrada, você pode testar o seguinte com destinatário:

Os e-mails não são enviados

Além das dicas gerais de capacidade de entrega de e-mail, aqui estão algumas soluções adicionais que podem ajudar quando os e-mails não são marcados como enviados:

Como resolver altas taxas de rejeição

Um e-mail devolvido é um erro de entrega que impede que o e-mail chegue à caixa de entrada destinatário. A taxa de rejeição é calculada dividindo-se o número de e-mails rejeitados pelo número de e-mails enviados. As taxas de rejeição são usadas por organizações antispam para identificar spammers. Se a taxa de rejeição for significativamente maior do que os padrões atuais do mercado, o Qualtrics bloco a distribuição de e-mails para evitar possíveis spams. Para obter mais informações sobre suas responsabilidades ao enviar e-mails, consulte nossa política de uso aceitável de e-mails.

Qdica: Recomendamos que você tente manter sua taxa de rejeição abaixo de 2% para se alinhar ao padrão do setor.

Motivos comuns de rejeição

A coluna “Status” do histórico de distribuição fornece informações sobre quais endereços de e-mail foram rejeitados. Os motivos mais comuns para as devoluções são:

• Endereços de e-mail ruins. Ou o endereço de e-mail não existe ou a caixa de correio está desativada. As caixas de correio desativadas podem ser usadas como armadilhas de spam por sistemas de proteção contra spam para impedir que os servidores de e-mail enviem mensagens indesejadas, portanto, é fundamental que esses endereços sejam removidos da lista de destinatários endereços.
• A caixa de correio destinatário está cheia. Normalmente, as caixas de correio cheias não são o principal motivo das altas taxas de rejeição e, portanto, não exigem uma correção. No entanto, se essa mensagem de erro continuar sendo exibida, a caixa de correio provavelmente foi abandonada e poderá se tornar uma armadilha de spam no futuro.
• Configurações de segurança e proteção antispam destinatário.

Contato suporte da Qualtrics se precisar de mais informações sobre o motivo pelo qual os e-mails receberam um status de devolução.

Correção de rejeições

Correção de devoluções por endereços de e-mail incorretos:

• Certifique-se de que os endereços de e-mail sejam coletados adequadamente e revise suas listas regularmente. As listas de mala direta compradas tendem a incluir endereços de e-mail incorretos e não devem ser usadas para coleta. Se suas listas forem antigas, grandes ou ambas, elas podem conter um grande número de endereços de e-mail que não estão mais ativos. Endereços de e-mail ruins devem ser removidos o mais rápido possível.

  

  Qdica: Se você tiver Diretório XM ativado na sua conta, poderá unir contatos duplicar e consolidar sua diretório.

• Valide os novos endereços de e-mail para garantir que não haja erros de digitação. Os erros de digitação podem afetar a capacidade de entrega, portanto, é importante garantir que os endereços de e-mail estejam corretos.
• Analise regularmente suas estatísticas de capacidade de entrega de e-mail. Altas taxas de rejeição e reclamações são indicadores que os provedores de serviços de e-mail usam para determinar se você pode ou não ser uma organização spam.
• Confirme inscrição enviando um e-mail de confirmação assim que receber um endereço de e-mail que permita ao usuário inscrição receber futuros e-mails. Como alternativa, crie um processo claro de inscrição para garantir que os destinatários queiram continuar recebendo suas mensagens.
• Use um software de validação e limpeza de e-mail de terceiros para manter listas de e-mail limpas com baixas taxas de reclamação e monitorar possíveis armadilhas de spam em sua lista.
• Investigue as marcas de teste que você criou. É mais comum que as marcas de teste tenham listas desatualizadas que não são mantidas.
• Não adicione contatos que tenham optado por sair de uma lista e-mails sem confirmar que gostariam de inscrição uma nova lista.

Corrigindo mensagens devolvidas devido às medidas de segurança e proteção antispam dos destinatários:

• Verifique se seu domínio foi configurado corretamente.
• Contato a equipe de TI destinatário e informe-a sobre o problema. Normalmente, a solução exigirá a inclusão de endereços IP da Qualtrics na lista de permissões.