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Tâche d’e-mail


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À propos de la tâche de-mail

Les tâches d’e-mail vous permettent d’envoyer une notification par e-mail en réaction à divers événements dans Qualtrics. L’exemple le plus courant consiste à envoyer un e-mail à une personne ou à un groupe de personnes chaque fois qu’une réponse à une enquête est validée.

Exemple : envoyez un e-mail à un représentant du service client et à son responsable chaque fois qu’un client soumet une réponse à une enquête CSAT. Cet e-mail comprend un rapport sur ce que le client a dit à propos de son interaction avec le service support.
Exemple : lorsqu’un client s’inscrit à un événement à l’aide d’une enquête, il reçoit un e-mail de suivi confirmant son inscription, détaillant l’heure de l’événement et la personne à contacter s’il a d’autres questions.
Exemple : chaque lundi, vous envoyez un e-mail à votre équipe RH pour lui rappeler de passer en revue sa checklist hebdomadaire.

La tâche e-mail est une excellente alternative aux déclencheurs d’e-mails et présente les améliorations suivantes :

Configurer une tâche d’e-mail

  1. Accédez à l’onglet Workflows.
    dans longlet Workflows, en cliquant sur Créer un workflow et en sélectionnant le type de workflow ;
  2. Cliquez sur Créer un workflow.
  3. Déterminez si l’e-mail doit être envoyé selon un calendrier ou en fonction d’un événement. Consultez les pages mises en lien pour plus d’informations.
    Astuce Qualtrics : sélectionner l’événement basé sur les événements, puis l’événement de réponse à l’enquête est le plus courant, bien que vous soyez libre de sélectionner un autre choix.
    un événement de réponse au enquête
  4. Cliquez sur le signe plus ( + ), puis sur Conditions pour définir les conditions d’envoi de l’e-mail.
    cliquer sur le signe plus puis sur conditions

    Exemple : Nous souhaitons seulement envoyer un e-mail de suivi aux clients contrariés par le service qu’ils ont reçu. Ainsi, nous avons paramétré une condition selon laquelle seuls les répondants ayant déclaré être légèrement insatisfaits ou extrêmement insatisfaits recevront un e-mail de suivi.
    L’une des affirmations suivantes est vraie : si le répondant sélectionne légèrement insatisfait à la question Q8, ou s’il choisit « extrêmement insatisfait » à la question Q8
  5. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
    cliquer sur le signe plus puis sur tâche
  6. Sélectionnez E-mail comme tâche.
    la tâche de-mail
  7. Choisissez le destinataire de l’e-mail. Vous pouvez envoyer votre e-mail à plusieurs adresses en dressant une liste des e-mails séparés par des virgules. Vous pouvez ajouter jusqu’à 30 e-mails ici.
    Affiche les étapes de configuration des tâches de-mail.

    Astuce Qualtrics : si vous avez demandé aux répondants d’indiquer leur adresse e-mail, ou si cette enquête a été initialement distribuée par e-mail, vous pouvez cliquer sur le bouton de texte inséré et sélectionner la Question de l’enquête ou le Champ de panel où l’adresse e-mail du répondant est stockée.
    Menu Texte inséré pour le champ destinataire de le-mail développé
  8. Si vous souhaitez ajouter des destinataires Cc ou Cci à l’e-mail, cliquez sur Cc ou Cci.
    Astuce Qualtrics : le champ CC sera visible par tous les destinataires, tandis que le champ Cci ne sera pas visible par tous les destinataires.
    Astuce Qualtrics : le champ Cci ne sera pas présenté au destinataire Cci. Pour plus d’informations sur les différentes façons d’utiliser la zone Cci, consultez le document Format de message Internet RFC 2822.
  9. Saisissez une adresse e-mail pour le Cc ou le Cci. Une seule adresse e-mail peut être saisie dans chaque champ.
    configuration dune tâche denvoi de courrier électronique

    Attention : si une adresse e-mail en Cci a été spécifiée pour votre division de l’utilisateur, cette adresse e-mail sera automatiquement Cci sur tous les e-mails de la tâche.Champ bcc dans l’onglet Administration de divisionSi vous ne faites pas partie d’une division ou si aucune adresse e-mail Cci n’est spécifiée pour votre division, l’adresse e-mail Cci spécifiée pour la marque, le cas échéant, sera automatiquement Cci sur tous les e-mails de la tâche.
  10. Modifiez l’adresse de l’expéditeur à votre convenance. Utilisez le menu déroulant du domaine pour sélectionner les domaines d’envoi disponibles.
    Astuce Qualtrics : une marque dispose souvent d’une série de domaines FROM personnalisés qu’un Administrateur de la Marque et l’équipe informatique de votre organisation configureront. Ces domaines valides vous permettent d’utiliser n’importe quelle adresse e-mail avec un domaine valide en tant qu’adresse e-mail d’expéditeur. Par exemple, si vous étudiez à la Qualtrics University (Université Qualtrics), vous pouvez utiliser n’importe quelle adresse e-mail se terminant par @qualtricsuniversity.edu. Si vous rencontrez des difficultés pour configurer votre adresse e-mail d’expéditeur, contactez votre Administrateur de marque.
  11. Modifiez le Nom de l’expéditeur à votre convenance.
  12. Saisissez le nom d’utilisateur et le domaine de l’e-mail de réponse. Il s’agit de l’adresse e-mail qui recevra les réponses de vos répondants. Si vous ne souhaitez pas recevoir de réponses, vous pouvez utiliser l’un des domaines de messagerie Qualtrics par défaut. Sinon, vous pouvez utiliser un domaine configuré pour être utilisé dans votre licence ou insérer un e-mail à partir de l’enquête ou du panel.
    Astuce Qualtrics : l’e-mail que vous utilisez n’a pas besoin d’être réel. Par exemple, si vous ne souhaitez pas recevoir de réponses mais souhaitez que l’adresse ait l’air officielle, vous pouvez définir l’adresse de réponse sur YourCompany@qemailserver.com.
    Attention : une seule adresse e-mail peut être saisie dans le champ Répondre à.
  13. Ajoutez un objet à votre e-mail.
    Astuce Qualtrics : les lignes d’objet doivent comporter moins de 254 caractères.
    Astuce Qualtrics : si vous cliquez sur la liste déroulante en regard du champ Objet, vous pouvez choisir un objet enregistré dans votre bibliothèque (qui peut avoir des traductions) ou ajouter du texte inséré.
    Liste déroulante à côté de la ligne dobjet développée pour afficher les options de bibliothèque et de texte inséré
  14. Choisissez combien de temps après l’événement déclencheur (par exemple, combien de temps après l’envoi d’une réponse à l’enquête) l’e-mail sera envoyé. La période la plus courte que vous pouvez choisir est immédiatement et la plus longue est de 30 mois.
  15. Rédigez votre e-mail. Vous pouvez utiliser le menu déroulant Charger le message pour utiliser un élément de votre bibliothèque ou, si vous écrivez un message que vous souhaitez réutiliser, cliquez sur Enregistrer sous en haut à droite pour l’enregistrer dans votre bibliothèque pour plus tard. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce message, voir la page de l’éditeur de contenu enrichi.
    Faites défiler la fenêtre denvoi de-mail vers le bas. Il sagit dune zone pour le message avec un éditeur de contenu enrichi en haut. En haut à gauche, bouton permettant dajouter des messages de la bibliothèque. Bouton en haut à droite pour enregistrer dans la bibliothèque

    Astuce Qualtrics : si vous cliquez sur la liste déroulante en regard du champ Message, vous pouvez choisir un message général enregistré dans votre bibliothèque ou ajouter du texte inséré. Si vous ajoutez du texte inséré, les champs d’autres tâches de votre flux d’opérations seront disponibles dans le menu. Par exemple, si vous avez une tâche de tickets dans le workflow avant votre tâche d’e-mail, les champs du ticket seront disponibles dans le menu de texte inséré.
    Liste déroulante à côté de la ligne de message développée pour afficher les options de traduction et de texte inséré
    Astuce Qualtrics : par défaut, les messages de la tâche d’e-mail seront en anglais. Vous pouvez traduire votre tâche à l’aide de données intégrées et de messages traduits de votre bibliothèque de messages. Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous disposez d’un champ de données intégrées Q_Language dans votre flux d’enquête. Une fois cela fait, vous devrez sélectionner Texte inséré &gt ; champ de données intégrées dans le champ déroulant Message, puis saisir Q_Language dans la zone qui s’affiche. Cela vous permettra d’extraire dynamiquement votre message dans la langue dans laquelle votre répondant a répondu à l’enquête.
    Utilisation de texte inséré pour traduire votre e-mail dans une tâche de-mail
    Attention : Si vous incluez des images dans votre e-mail, vous devez insérer les images via l’icône d’image dans l’éditeur de contenu riche. Vous pourrez choisir n’importe quelle image enregistrée dans votre bibliothèque (et ajouter de nouvelles images à votre bibliothèque à partir de l’éditeur d’e-mail). Si vous collez manuellement une image dans votre e-mail, la tâche de-mail échouera.
  16. Décidez si Inclure le rapport de réponse et Inclure les données du destinataire sont appropriés pour cet e-mail. Consultez les rapports de réponses pour plus de détails.
    Astuce Qualtrics : « Inclure le rapport de réponse » ajoute un résumé des questions et des réponses du répondant au corps de l’e-mail (ainsi qu’un lien vers une version en ligne). « Inclure les données du destinataire » affiche des informations sur la réponse du répondant à l’enquête.
  17. Cliquez sur Enregistrer.
Astuce Qualtrics : les liens de désinscription fonctionnent uniquement dans les messages créés pour les invitations aux enquêtes, les rappels et les e-mails de remerciement. Ils ne travailleront pas avec les tâches d’e-mail.

Importer des rapports

Astuce Qualtrics : nous procédons à la migration des anciens liens des rapports de réponses contenant Report.php. Pour obtenir la liste des solutions, voir Migration depuis Report.php Response Reports.

Lors de la création d’une tâche d’e-mail, vous avez la possibilité de sélectionner Inclure le rapport de réponses. Les rapports de réponse sont un résumé des questions et des réponses du répondant. Ils figurent dans le corps de l’e-mail, dans une page Web liée et dans un export PDF.

Image montrant les options de personnalisation du rapport de réponse

Attention : les rapports de réponses affichent le texte actuel de votre enquête tel qu’il apparaît dans l’éditeur d’enquête. Si vous avez apporté des modifications à votre enquête mais que vous ne les avez pas publiées, ces modifications seront toujours reportées dans le rapport de réponse.

Texte inséré

Au lieu d’activer « Inclure le rapport de réponses », vous pouvez ajouter un lien vers le rapport de réponse unique dans votre tâche d’e-mail en utilisant le texte inséré suivant. Cela vous permet de contrôler où le lien du rapport de réponse apparaît dans votre message.

${​srr://SingleResponseReportLink}

Attention : si vous avez copié le texte ci-dessus, veillez à le coller sans mise en forme. Sinon, une mise en forme HTML supplémentaire peut être appliquée au texte inséré et peut ne pas fonctionner. Vous pouvez également retaper le texte inséré tel qu’il apparaît ci-dessus directement dans votre tâche d’e-mail.

En outre, vous pouvez ajouter les paramètres suivants pour personnaliser le lien de votre rapport de réponses.

  • ttl : Expiration de votre lien en secondes. La valeur par défaut est 7 jours (604800 secondes). L’expiration du lien est calculée à partir du moment où la tâche de-mail est envoyée.
    Exemple : ${srr://SingleResponseReportLink ?ttl=60} génère un lien qui expire dans 60 secondes.
  • edata : type de données intégrées à afficher dans le rapport. Les options valides sont “tous”, “aucun” et “utilisateur”. La valeur par défaut est “utilisateur”.
    Exemple : ${srr://SingleResponseReportLink ?edata=none} exclura toutes les données intégrées du rapport.
  • password : mot de passe nécessaire pour accéder au lien. La valeur par défaut n’est pas une protection par mot de passe.
    Exemple : ${srr://SingleResponseReportLink ?password=test123} demande à toute personne accédant au lien de saisir le mot de passe “test123” avant de pouvoir afficher le rapport.

Vous pouvez combiner ces paramètres en un seul lien. Le premier paramètre doit avoir un point d’interrogation (? ) devant. Joignez tous les paramètres suivants avec une esperluette (& ).

Exemple : si je veux inclure les 3 paramètres dans le lien, cela ressemblerait à ceci :

${srr://SingleResponseReportLink ?ttl=60&edata=none&password=test123}

Expiration

Par mesure de sécurité, vous pouvez définir quand le lien du rapport de réponse expire. Cela affecte uniquement la page Web et l’export au format PDF, et non le corps de l’e-mail. Cette expiration peut être déterminée en heures, jours ou mois à partir de la tâche de-mail envoyée.

Astuce Qualtrics : si vous sélectionnez Jamais pour l’expiration, vous recevrez un avertissement. Si vous décidez de ne jamais vouloir que les rapports de réponses expirent, vous devez vous assurer que votre enquête ne demande aucune donnée sensible au répondant.

Lavertissement à côté de la sélection Jamais ressemble à un triangle noir contenant un point dexclamation

Langue

Déterminez la langue du rapport de réponse. Cela vous permet de composer différentes tâches d’e-mail pour différents répondants par langue ; à l’aide de Q_Language et des codes de langue correspondants, vous pouvez définir les conditions d’envoi des tâches d’e-mail avec des corps de messages traduits et des langues spécifiées dans les rapports de réponse.

Condition indiquant si Q_Language est égal à EN

Données intégrées

Le rapport de réponse peut contenir les données intégrées enregistrées avec la réponse. Vous pouvez choisir d’inclure toutes les données intégrées, uniquement les données intégrées définies dans votre flux d’enquête ou aucune donnée intégrée.

Image de la liste déroulante de sélection des données intégrées du rapport de réponse

Affichage et exportation des rapports de réponse

Lorsque les rapports de réponse sont activés dans une tâche d’e-mail, ils apparaissent sous trois formats :

Liens numérotés vers le rapport de réponse

  1. Texte dans l’e-mail lui-même.
  2. Un export PDF.
  3. Un lien en direct.
    Astuce Qualtrics : n’oubliez pas que le paramètre d’expiration dans la tâche d’e-mail définit quand ce lien est désactivé.

Les rapports de réponse comportent trois en-têtes d’informations : Données du destinataire, Résumé des réponses et Données intégrées.

Un rapport de réponse en format PDF

Les données du destinataire contiennent des informations telles que la date à laquelle la réponse à l’enquête a été terminée, l’adresse IP, l’ID de réponse interne et l’URL pour afficher le rapport de réponse. Le résumé des réponses contient toutes les questions du enquête et leurs réponses. Enfin, les données intégrées contiennent toutes les données intégrées que vous définissez dans votre flux d’enquête, en plus de plusieurs champs par défaut.

Astuce Qualtrics : par défaut, toutes les réponses à toutes les questions et à toutes les données intégrées sont incluses dans un rapport de réponse. Cependant, notre équipe de services d’ingénierie peut créer des rapports de réponse personnalisés pour répondre à vos besoins. Contactez votre commercial si vous êtes intéressé par cette solution.

Pour une solution plus manuelle, envisagez d’utiliser du texte inséré dans une tâche d’e-mail. Cela nécessitera de créer des rapports à partir de zéro, qui n’auront pas l’option d’export PDF ni de lien en direct.

Attention : si votre rapport de réponses affiche le message d’erreur « Vous n’avez plus accès au rapport de réponses », l’autorisation a été désactivée pour votre organisation. Pour obtenir l’accès, contactez votre Administrateur d’entreprise et demandez-lui d’activer l’autorisation d’organisation Autoriser les rapports de réponses.

Mappage d’un lien de rapport de réponse dans Salesforce

Vous pouvez mapper un lien de rapport de réponse à Salesforce afin qu’il apparaisse sur les pages d’enregistrement. Pour mapper un lien de rapport de réponse à Salesforce, voir Lien de mappage d’un rapport de réponse.
Lien vers la réponse à lenquête dans le contact Salesforce

Quand les tâches d’e-mail sont envoyées

Tous les types de réponses à une enquête peuvent entraîner l’envoi de tâches d’e-mail dans certaines conditions.

Attention : une fois qu’un workflow est terminé, l’e-mail planifié ne pourra pas être supprimé. Par exemple, si une réponse qui vient d’être validée répond à la condition d’une tâche d’e-mail et que vous souhaitez supprimer la tâche de-mail, l’e-mail de cette réponse restera malgré tout planifié.

Dépannage des tâches d’e-mail

Cette section contient des liens vers des ressources supplémentaires qui peuvent vous aider à résoudre les problèmes liés aux tâches d’e-mail.

Astuce Qualtrics : certaines ressources pour la création de conditions utilisent des exemples dans le filtrage des données au lieu des workflows. Cependant, la logique derrière ces conditions est la même.

Exemples de cas d’utilisation pour les tâches E-mail

Il est parfois difficile de décider comment ou quand utiliser une fonctionnalité jusqu’à ce que vous sachiez comment d’autres utilisateurs en ont déjà tiré parti. Nous proposons une liste de cas d’utilisation courants qui incluent des tâches d’e-mail.

FAQ

De nombreuses pages de ce site ont été traduites de l'anglais en traduction automatique. Chez Qualtrics, nous avons accompli notre devoir de diligence pour trouver les meilleures traductions automatiques possibles. Toutefois, le résultat ne peut pas être constamment parfait. Le texte original en anglais est considéré comme la version officielle, et toute discordance entre l'original et les traductions automatiques ne pourra être considérée comme juridiquement contraignante.