Mensagens de erro de distribuição de e-mail

Sobre as mensagens de erro da distribuição de e-mail

A Qualtrics incorporou mensagens para informar o que você precisa fazer para enviar seus e-mails com êxito. Os erros descritos nesta página ocorrem para e-mails de convites para pesquisas, Lembretes e Agradecimento.

Códigos de erro de distribuição

Os códigos de

erro podem aparecer na parte superior de uma distribuição de convites de pesquisa para especificar por que não foi enviado. A tabela abaixo fornece uma lista de códigos de erro e possíveis soluções.

Limites de e-mail

Sua licença ou tipo de usuário pode variar bastante quanto ao número de e-mails que você tem permissão para enviar. Se você tentar enviar uma distribuição que exceda esse limite, você receberá esta mensagem:

Todos os e-mails contam para esse limite, incluindo convites para pesquisas, Lembretes e e-mails de Agradecimento. Se você não tiver certeza do seu limite de e-mail ou de quanto dele você usou, pode verificá-lo efetuando o seguinte:

1. Clique no ícone de Configurações da conta.
2. Clique em Configurações da conta.
3. Clique em Uso da conta.
4. Veja a coluna E-mails de saída permitidos.
5. Se desejar, filtre os e-mails enviados em um determinado dia ou semana.

“Domínio inválido”

Se você enviar seu e-mail e vir um triângulo vermelho acima do “Endereço do remetente” que diz “domínio inválido”, significa que o domínio do seu “Endereço do remetente” não pode ser usado para enviar e-mails da Qualtrics. Esse erro geralmente é exibido quando você está usando um “Endereço do remetente” personalizado que não foi configurado para sua marca.

Para resolver esse problema, você tem algumas opções:

• Usando o “Endereço do remetente” padrão que é preenchido automaticamente em seu editor de mensagens quando você clica em Compor e-mail.
• Usando um dos endereços “de” da Qualtrics.
• Entre em contato com o seu Administrador da marca e solicite que ele configure o domínio para uso na Qualtrics de acordo com as instruções aqui.
• Usando um “Endereço do remetente” que sua organização já configurou para uso.
  Qdica: Não tem certeza de quais domínios sua organização já permite usar na Qualtrics? Faça uma tarefa de e-mail e veja quais domínios estão disponíveis no drop-down. Você pode remover a tarefa quando tiver concluído a verificação.
  

“A mensagem requer um link de pesquisa”

Se você remover o link da pesquisa da sua mensagem de e-mail, receberá uma mensagem dizendo “A mensagem requer um link da pesquisa” no canto inferior esquerdo do seu editor de mensagens e você não poderá enviar seu e-mail.

Se você removeu o link da pesquisa e precisa adicioná-lo novamente, siga as etapas abaixo:

1. Selecione o ícone de texto transportado.
2. Escolha Links da pesquisa.
3. Escolha uma das seguintes opções:
   • Link personalizado da pesquisa: digite o texto no qual você deseja que os entrevistados cliquem e que os vinculem à pesquisa.
   • Link da pesquisa: insira o texto que diz “Responder à pesquisa”. Quando você clicar nele, ele será vinculado à sua pesquisa.
   • URL da pesquisa: insira o URL inteiro da pesquisa no e-mail.
4. Isso adiciona o Texto transportado ao link de desativação em seu e-mail. Você pode mover esse texto transportado gerado para qualquer lugar no seu e-mail. Agora você poderá enviar seu e-mail.

“Sem link de cancelamento de adesão”

Se você remover o link de autoexclusão de sua mensagem de e-mail, receberá uma mensagem que diz “Nenhum link de autoexclusão” no canto inferior esquerdo do seu editor de mensagens e não poderá enviar seu e-mail. Para cumprir a lei federal CAN-SPAM, a Qualtrics exigirá que você inclua um link de desativação em todos os e-mails enviados a indivíduos fora da sua organização. Não há exceções a esse requisito ao enviar e-mails para indivíduos fora da sua organização. Se você removeu o link de autoexclusão e precisa adicioná-lo novamente, siga as etapas abaixo:

1. Selecione o ícone de texto transportado.
2. Selecione Link de cancelamento de adesão.
3. Digite o texto ao qual você deseja vincular o link. Por exemplo, digite “Opt Out Here.”
4. Selecione Inserir.
5. Isso adiciona o Texto transportado ao link de desativação em seu e-mail. Você pode mover esse texto transportado gerado para qualquer lugar no seu e-mail. Agora você poderá enviar seu e-mail.

Se você estiver enviando seu e-mail apenas para indivíduos dentro da sua organização e não quiser incluir um link de autoexclusão, entre em contato com o Administrador da marca, que poderá entrar em contato com o gerente de sucesso do XM da sua licença para solicitar formalmente que esse requisito seja desativado. Para obter mais informações sobre como funcionam os links de cancelamento de adesão, visite a página Usando o link de cancelamento de adesão.

“Os e-mails devem ser aprovados antes de poderem ser enviados.”

Se você vir esta mensagem ao escrever um e-mail, significa que sua distribuição deve ser aprovada por alguém em sua organização antes de poder ser enviada.

Quando você tiver concluído a configuração do seu convite por e-mail, deve selecionar alguém do menu suspenso Selecionar um aprovador. Em seguida, você pode clicar em Atribuir ao aprovador para enviar seu e-mail para o usuário selecionado para aprovação.

Uma vez aprovadas, as distribuições serão enviadas no horário agendado. Se você definir a mensagem como “Enviar agora”, ela será enviada assim que a mala direta for aprovada.

Status de distribuição

Depois de programar sua distribuição, você pode verificar o status dos e-mails para cada destinatário. Clique no menu suspenso ao lado de sua distribuição e selecione Histórico de downloads para exportar seu histórico de distribuição.

Abaixo, discutiremos o significado de cada status possível em seu histórico.

Status

A coluna de status no Histórico de distribuição ajudará você a monitorar o status atual de cada destinatário – se eles não receberam o e-mail ou se já iniciaram sua pesquisa. Veja abaixo uma lista descritiva de possíveis condições de status.

• E-mail enviado: o e-mail saiu do servidor Qualtrics. Esse status também será exibido para um respondente cuja resposta incompleta foi excluída porque estava com 0% de progresso.
  Qdica: depois que um e-mail sai do servidor, não podemos garantir que o e-mail não será afetado por nenhum filtro ou lista de bloqueios configurada no lado oposto.
• E-mail ainda não enviado: o Qualtrics Mailer ainda não distribuiu este e-mail. Esse status também será exibido para respostas iniciadas por links individuais que foram excluídos porque estavam com 0% de progresso.
  Qdica: Para evitar que grandes distribuições de e-mail sejam marcadas como spam, a Qualtrics envia e-mails em pequenos lotes. O servidor de e-mail da Qualtrics enviará até 300 e-mails a cada 20 segundos para grandes distribuições. Considere que as velocidades de envio reais podem variar dependendo de fatores como a carga atual do sistema.
• E-mail não enviado: o Qualtrics Mailer não enviou este e-mail. Esse status será exibido se o endereço de e-mail do respondente estiver em branco. Ao distribuir links pessoais, esse status também aparecerá se o entrevistado não tiver iniciado a pesquisa.
• E-mail aberto: o e-mail chegou à caixa de entrada do destinatário e foi aberto pelo destinatário.
• E-mail retornado: o e-mail não chegou à caixa de entrada do destinatário. Isso pode ter vários motivos: o endereço de e-mail não existe, o servidor de recebimento tem um firewall de alta segurança, a caixa de correio de recebimento está cheia, o servidor de destinatário está offline, etc.
  Qdica: Existem 2 tipos de bounces: bounces permanentes e bounces temporários. Bounces permanentes são e-mails que não podem ser entregues devido a um motivo permanente. Isso poderia incluir o endereço de e-mail não existente, o servidor de destinatário que não aceita e-mails ou o domínio não ser um domínio de e-mail real. Bounces temporários são e-mails que não podem ser entregues devido a motivos temporários. A caixa de entrada do e-mail do destinatário pode estar cheia, o e-mail pode ser muito grande ou o servidor de e-mail do destinatário pode estar temporariamente inoperante. O Qualtrics tenta enviar bounces temporários automaticamente após um período de tempo.
  Qdica: Se sua distribuição continha e-mails devolvidos, você pode passar o mouse sobre o ícone i ao lado da contagem de bounces para ver mais informações sobre os bounces.

  

• Falha no e-mail: o e-mail não saiu de nossos servidores. A causa mais comum de falha de e-mail é um endereço formatado incorretamente, como um @ ausente. Este número não inclui bouncebacks.
• E-mail ignorado: o e-mail não foi enviado devido às configurações de Frequência de contato no XM Directory. Consulte a página Regras de frequência de contato para obter mais informações sobre essas configurações.
• Ignorado como duplicado/e-mail bloqueado: o e-mail não foi enviado porque é um duplicado. E-mails duplicados são aqueles com exatamente a mesma mensagem, assunto e destinatário que outro e-mail enviado dentro de uma janela de 12 horas. Se sua lista de destinatários tiver o mesmo endereço de e-mail várias vezes, isso será visto como duplicado e, para evitar ser sinalizado como spam, o remetente da Qualtrics não os enviará. Consulte a página Editando contatos em uma lista para obter ajuda na consolidação de duplicatas para diretórios/contatos básicos, ou consulte Consolidando seus contatos duplicados se sua licença incluir o XM Directory.
  Qdica: Digamos que você esteja pedindo para os clientes avaliarem 3 produtos diferentes que eles possuem. Se você adicionar o mesmo destinatário à lista de destinatários 3 vezes com um valor de dados integrados diferente para cada produto e se certificar de transportar esses dados integrados em seu e-mail, as duplicatas serão enviadas muito bem. Isso ocorre porque os diferentes dados integrados tornarão os e-mails enviados diferentes o suficiente para que eles não sejam marcados como spam.
  Qdica: Se você precisar reenviar uma mensagem para o mesmo usuário (por exemplo, se eles perderam o e-mail/link), você pode copiar o link do Histórico de distribuição e enviá-lo manualmente, ou enviar outro e-mail com uma mensagem/assunto ligeiramente modificado. A mensagem/linha de assunto modificada garantirá que a mensagem não esteja marcada como spam.
• Pesquisa iniciada: o destinatário clicou no link, mas não enviou a pesquisa.
• Pesquisa concluída: o destinatário enviou a pesquisa.
• Sessão expirada: o destinatário iniciou a pesquisa, mas não terminou no período alocado e sua resposta foi excluída. Esse status também será exibido para respostas que foram excluídas, mas não salvas, e para respostas incompletas excluídas.
• Excluído: o destinatário foi removido da pesquisa usando o Excluir recurso add-on. Isso incluirá o nome especificado dos eliminados. Você só verá esse status depois que a pesquisa for fechada (ou “pausada”) para respostas.
• Pesquisa parcialmente concluída: esse status ocorre quando o entrevistado fornece uma resposta incompleta que foi registrada. Isso significa que eles nunca terminaram a resposta e a sessão da pesquisa expirou antes que eles pudessem concluí-la, ou você, como proprietário da pesquisa, optou por fechar a resposta antes que ela pudesse terminar.

Solução de problemas de distribuições de e-mail

O conselho a seguir pode ajudar ao solucionar problemas de e-mails que foram devolvidos, falhados ou que não foram recebidos.

Dicas gerais para melhorar a entrega

1. Confira nossas dicas para garantir que um e-mail não se pareça com spam.
2. Se você for Administrador da marca, considere configurar um endereço “De” personalizado para os membros da sua organização usarem ao enviar distribuições no Qualtrics.
3. Se você estiver enviando uma distribuição para pessoas na mesma organização que você, peça à sua equipe de TI para permitir a lista de servidores da Qualtrics.
4. Permitir que os destinatários adicionem seu endereço “De” ao catálogo de endereços deles. Isso indica ao respectivo provedor de e-mail que o endereço pode ser confiável. Você pode fazer isso se tiver um endereço “De” personalizado ou usar os endereços “De” padrão da Qualtrics.
5. Anote os erros mostrados pela Qualtrics. Esta página tem um guia para muitos erros comuns e suas soluções da.
6. Verifique novamente os endereços de e-mail para os quais a distribuição foi enviada. Verifique se a ortografia e a formatação estão corretas.
   Qdica: Para obter orientação sobre problemas de upload de listas de destinatários, consulte também Visão geral básica do XM Directory Lite e Problemas de upload de CSV/TSV.
7. Conheça seus destinatários.

Os e-mails marcados como “Enviados” não são entregues

Se um e-mail estiver marcado como “Enviado” no histórico de distribuição, mas seu destinatário não o vir na caixa de entrada, você pode testar o seguinte com seu destinatário:

1. Permitir que os destinatários adicionem seu endereço “De” ao catálogo de endereços deles. Isso indica ao respectivo provedor de e-mail que o endereço pode ser confiável. Você pode fazer isso se tiver um endereço “De” personalizado ou usar os endereços “De” padrão da Qualtrics.
2. Diga ao destinatário para nos permitir.
3. Se não for possível enviar e-mails para um grupo de pessoas da mesma organização, peça aos destinatários que entrem em contato com sua equipe de TI. Pode haver configurações de e-mail adicionais que a equipe de TI dessa organização precisa ajustar.

Os e-mails não são enviados

Além das dicas gerais de entrega de e-mail, aqui estão algumas soluções adicionais que podem ajudar quando os e-mails não estão marcados como enviados:

1. Verifique se os endereços de e-mail dos destinatários estão escritos corretamente e se podem aceitar e-mails.
2. Certifique-se de que você não está no limite de e-mails.
3. Se você tiver uma retransmissão SMTP, verifique com sua equipe de TI para garantir que não existem problemas com este servidor.
4. Verifique o vencimento do link e a disponibilidade da pesquisa.
5. Certifique-se de que nenhum e-mail tenha endereços de domínio terminando em .inválido ou .fake.

Resolvendo altas taxas de bounce

Um bounce de e-mail é um erro na entrega que impede que o e-mail entre na caixa de entrada do destinatário. A taxa de bounce é calculada dividindo o número de e-mails devolvidos pelo número de e-mails enviados. As taxas de rejeição são usadas por organizações anti-spam para identificar spammers. Se a taxa de bounce for significativamente maior que os padrões atuais de mercado, a Qualtrics bloqueará a distribuição de e-mail para evitar potencial spam. Para mais informações sobre suas responsabilidades ao enviar e-mails, consulte nossa Política de uso aceitável por e-mail.

Reclamações de diagnóstico

Uma reclamação é um sinal enviado à Qualtrics quando os destinatários clicam em ‘Marcar este e-mail como spam’. As reclamações têm potencial para impedir que nossos servidores enviem e-mails devido à probabilidade de que mensagens vindas de nossos servidores sejam indesejadas. Se a taxa de reclamações for superior a 0,6%, a Qualtrics bloqueará a distribuição de e-mails para evitar possíveis spam.

Para evitar reclamações, os usuários devem verificar como seus endereços de e-mail são coletados:

• As listas de e-mails compradas on-line sem consentimento explícito nunca devem ser usadas.
• Se os e-mails forem coletados por meio de transações, os usuários devem garantir que os destinatários são bem informados sobre os e-mails que receberão.
• Os usuários devem consultar diretrizes específicas do país para aquisição da lista de e-mails, como CAN-SPAM ou GDPR.

Outra forma de evitar reclamações é garantir que todas as distribuições de e-mail tenham um link de cancelamento de adesão e assuntos, conteúdo e endereços de origem apropriados. Mais dicas podem ser encontradas em nossa página Evitar ser marcado como spam.

Motivos comuns para bounces

A coluna de status do histórico de distribuição fornece informações sobre quais endereços de e-mail foram devolvidos. Os motivos mais comuns para bounces são:

• Endereços de e-mail incorretos. O endereço de e-mail não existe ou a caixa de correio está desativada. Caixas de correio desativadas podem ser usadas como armadilhas de spam por sistemas de proteção spam para evitar que os servidores de e-mail enviem mensagens indesejadas, por isso é fundamental que esses endereços sejam removidos da lista de destinatários.
• A caixa de correio do destinatário está cheia. Normalmente, as caixas de correio completas não são o principal motivo para altas taxas de bounce e, por isso, não exigirão uma correção. No entanto, se esta mensagem de erro continuar a ser mostrada, a caixa de correio provavelmente foi abandonada e pode se tornar uma armadilha de spam no futuro.
• A configuração de segurança do destinatário & proteção anti-spam.

Entre em contato com o Suporte da Qualtrics se precisar de mais informações sobre por que os e-mails receberam um status de bounce.

Fixação de bounces

Corrigindo bounces por endereços de e-mail incorretos:

• Certifique-se de que os endereços de e-mail sejam coletados adequadamente e revise suas listas regularmente. As listas de destinatários compradas tendem a incluir endereços de e-mail incorretos e não devem ser usadas para coleta. Se suas listas forem antigas, grandes ou ambas, elas poderão conter um grande número de endereços de e-mail que não estão mais ativos. Os endereços de e-mail incorretos devem ser removidos assim que possível.
  Qdica: Se você tiver o XM Directory ativado em sua conta, poderá mesclar contatos duplicados e consolidar seu diretório.
• Valide os novos endereços de e-mail para garantir que não haja erros ortográficos. Os erros de digitação podem afetar a capacidade de entrega, por isso é importante garantir que os endereços de e-mail estejam corretos.
• Revise regularmente suas estatísticas de capacidade de entrega de e-mail. Altas taxas de rejeição e reclamações são indicadores que os provedores de serviços de e-mail utilizam para determinar se você pode ser uma organização de spam ou não.
• Confirmar opt-in enviando um e-mail de confirmação assim que você receber um endereço de e-mail que permite ao usuário efetuar opt-in para futuros e-mails. Como alternativa, crie um processo claro de opt-in para garantir que seus destinatários queiram continuar ouvindo de você.
• Utilize um software de limpeza e validação de e-mail de terceiros para manter listas de e-mails limpas com baixas taxas de reclamação e monitorar armadilhas de spam potenciais em sua lista.
• Investigue as marcas de teste que você criou. É mais comum que as marcas de teste tenham listas desatualizadas que não são atualizadas.
• Não adicione contatos que cancelaram a adesão de uma lista de e-mails sem confirmar que eles gostariam de se inscrever em uma nova.

Correção de bounces via segurança dos destinatários & proteção anti-spam:

• Verifique se o seu domínio foi configurado corretamente.
• Entre em contato com a equipe de TI do destinatário e informe o problema. Normalmente, a solução exigirá a lista de permitidos de endereços IP da Qualtrics.

Perguntas frequentes