Messaggi di errore relativi alla distribuzione via e-mail

Informazioni sui messaggi di errore relativi alla distribuzione per posta elettronica

Qualtrics ha inserito dei messaggi per farti sapere cosa devi fare per inviare correttamente le tue e-mail. Gli errori descritti in questa pagina si verificano per gli inviti al sondaggio, i promemoria e le e-mail di ringraziamento.

Codici errore distribuzione

I codici

di errore possono apparire in cima alla distribuzione di un invito a un sondaggio per specificare il motivo per cui non è stato inviato. La tabella seguente fornisce una lista di codici di errore e possibili soluzioni.

Limiti e-mail

La licenza o il tipo di utente possono variare notevolmente in base al numero di e-mail che si è autorizzati a inviare. Se provi a inviare una distribuzione che ti supera il limite, riceverai questo messaggio:

Tutte le e-mail contano per raggiungere questo limite, inclusi gli inviti all’indagine, i promemoria e le e-mail di ringraziamento. Se non si è certi del limite di posta elettronica o della quantità utilizzata, è possibile consultarlo effettuando le seguenti operazioni:

1. Fare clic sull’icona di impostazione dell’account.
2. Fare clic su Impostazioni account.
3. Fare clic su Utilizzo account.
4. Visualizzare la colonna E-mail in uscita consentite.
5. Se lo si desidera, filtrare i messaggi di posta elettronica inviati in un determinato giorno o settimana.

“Dominio non valido”

Se vai a inviare la tua e-mail e vedi un triangolo rosso sopra il tuo “Indirizzo mittente” che dice “dominio non valido”, significa che il dominio del tuo “Indirizzo mittente” non può essere utilizzato per inviare e-mail da Qualtrics. Questo errore viene visualizzato di solito quando si utilizza un “Indirizzo mittente” personalizzato che non è stato configurato per il tuo brand.

Per risolvere questo problema, sono disponibili alcune opzioni:

• Utilizzando l’indirizzo predefinito “Da indirizzo” che viene compilato automaticamente nell’editor messaggi quando si fa clic su Componi e-mail.
• Utilizzo di uno degli indirizzi “da” Qualtrics.
• Contattando l’Amministratore della licenza e richiedendo che configuri il dominio per l’utilizzo all’interno di Qualtrics secondo le istruzioni qui riportate.
• Utilizzo di un “Indirizzo mittente” che l’organizzazione ha già configurato per l’uso.
  Qtip: non sei sicuro dei domini che la tua organizzazione ti consente già di utilizzare in Qualtrics? Rendere un‘attività di posta elettronica e visualizzare i domini disponibili nell’elenco a discesa. È possibile rimuovere il task al termine del controllo.
  

“Il messaggio richiede un collegamento al sondaggio”

Se rimuovi il link al sondaggio dal tuo messaggio e-mail, riceverai un messaggio che dice “Il messaggio richiede un collegamento al sondaggio” nell’angolo in basso a sinistra del tuo editor di messaggi e non sarai in grado di inviare la tua e-mail.

Se il collegamento al sondaggio è stato rimosso ed è necessario aggiungerne uno di nuovo in, attenersi alla seguente procedura:

1. Seleziona l’icona del testo trasferito.
2. Selezionare Collegamenti al sondaggio.
3. Selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Link personalizzato al sondaggio: digita il testo su cui vuoi che i partecipanti facciano clic per collegarli al sondaggio.
   • Link al sondaggio: inserisci il testo che dice “Completa il sondaggio”. Quando lo clicchi, si collegherà al tuo sondaggio.
   • URL del sondaggio: inserisci l’intero URL del sondaggio nell’e-mail.
4. Questo aggiunge Testo Trasferito per il link di opt-out nella tua e-mail. Puoi spostare questo testo trasferito generato in qualsiasi punto della tua e-mail. Potrai ora inviare la tua e-mail.

“Nessun link di opt-out”

Se rimuovi il collegamento di opt-out dal tuo messaggio di posta elettronica, riceverai un messaggio che dice “Nessun collegamento di opt-out” nell’angolo in basso a sinistra dell’editor di messaggi e non potrai inviare la tua e-mail. Per ottemperare alla legge federale CAN-SPAM, Qualtrics richiederà l’inserimento di un link di opt out in ogni e-mail inviata a soggetti esterni alla tua organizzazione. Non vi sono eccezioni a questo requisito quando si inviano e-mail a persone esterne all’organizzazione. Se il collegamento di opt-out è stato rimosso ed è necessario aggiungerne uno di nuovo in, attenersi alla seguente procedura:

1. Seleziona l’icona del testo trasferito.
2. Selezionare Opt Out Link.
3. Digitare il testo a cui si desidera collegare il collegamento ipertestuale. Ad esempio, digitare “Opt-out qui”.
4. Selezionare Inserisci.
5. Questo aggiunge Testo Trasferito per il link di opt-out nella tua e-mail. Puoi spostare questo testo trasferito generato in qualsiasi punto della tua e-mail. Potrai ora inviare la tua e-mail.

Se stai inviando la tua e-mail solo a persone all’interno della tua organizzazione e non vuoi includere un collegamento di opt-out, dovrai contattare il tuo Amministratore della licenza che potrà quindi metterti in contatto con l’XM Success Manager della tua licenza per inviare una richiesta formale per disabilitare questo requisito. Per ulteriori informazioni sul funzionamento dell’opt-out dei link, visitare la pagina Utilizzo del link Opt Out.

“Le e-mail devono essere approvate prima di poter essere inviate.”

Se visualizzi questo messaggio durante la composizione di un’e-mail, significa che la distribuzione deve essere approvata da qualcuno della tua organizzazione prima che possa essere inviata.

Al termine della configurazione dell’invito per posta elettronica, è necessario selezionare qualcuno dall’elenco a discesa Seleziona un approvatore. È quindi possibile fare clic su Assegna ad approvatore per inviare l’e-mail all’utente selezionato per l’approvazione.

Una volta approvate, le distribuzioni verranno inviate all’ora pianificata. Se imposti il messaggio su “Invia ora”, verrà inviato non appena la mailing sarà approvata.

Stati di distribuzione

Dopo aver pianificato la distribuzione, è possibile controllare lo stato delle e-mail per ogni destinatario. Fai clic sull’elenco a discesa accanto alla tua distribuzione e seleziona Scarica cronologia per esportare la cronologia delle distribuzioni.

Di seguito, discuteremo il significato di ogni possibile stato della tua storia.

Stati

La colonna dello stato nella Cronologia distribuzione ti aiuterà a monitorare lo stato attuale di ogni destinatario, che non abbia ricevuto l’e-mail o abbia già iniziato il sondaggio. Di seguito è riportato un elenco descrittivo delle possibili condizioni di stato.

• E-mail inviata: l’e-mail ha lasciato il server Qualtrics. Questo stato verrà visualizzato anche per un intervistato la cui risposta incompleta è stata eliminata perché aveva un avanzamento dello 0%.
  Qtip: una volta che un’e-mail ha lasciato il nostro server, non possiamo garantire che l’e-mail non sarà influenzata da alcun filtro o lista di blocco impostata sul lato opposto.
• E-mail non ancora inviata: Qualtrics Mailer non ha ancora distribuito questa e-mail. Questo stato verrà visualizzato anche per le risposte avviate tramite singoli collegamenti che sono stati eliminati perché avevano un avanzamento dello 0%.
  Qtip: per evitare che grandi distribuzioni e-mail vengano contrassegnate come spam, Qualtrics invia le e-mail in piccoli batch. Il server di posta elettronica Qualtrics invierà fino a 300 e-mail ogni 20 secondi per grandi distribuzioni. Tenere presente che la velocità di invio effettiva può variare in base a fattori quali il carico di sistema corrente.
• E-mail non inviata: Qualtrics Mailer non ha inviato questa e-mail. Questo stato verrà visualizzato se l’indirizzo e-mail dell’intervistato è vuoto. Quando distribuisci collegamenti personali, questo stato apparirà anche se il partecipante non ha iniziato il sondaggio.
• E-mail aperta: l’e-mail ha raggiunto la posta in arrivo del destinatario ed è stata aperta dal destinatario.
• E-mail respinta: l’e-mail non ha raggiunto la posta in arrivo del destinatario. Ciò può essere dovuto a una serie di motivi: l’indirizzo di posta elettronica non esiste, il server di ricezione ha un firewall di sicurezza elevato, la casella di posta ricevente è piena, il server del destinatario è offline, ecc.
  Consiglio Q: Ci sono 2 tipi di rimbalzi: rimbalzi rigidi e rimbalzi morbidi. I mancati recapiti permanenti sono e-mail che non possono essere recapitate a causa di un motivo permanente. Questo potrebbe includere l’indirizzo di posta elettronica inesistente, il server destinatario che non accetta i messaggi di posta elettronica o il dominio che non è un vero dominio di posta elettronica. I mancati recapiti temporanei sono e-mail che non possono essere recapitate per motivi temporanei. La posta in arrivo del destinatario potrebbe essere piena, l’e-mail potrebbe essere troppo grande o il server di posta elettronica del destinatario potrebbe essere temporaneamente inattivo. Qualtrics riprova automaticamente a inviare rimbalzi temporanei dopo un certo periodo di tempo.
  Qtip: se la distribuzione conteneva e-mail non recapitate, è possibile passare con il cursore del mouse sull’icona i accanto al conteggio dei rimbalzi per visualizzare ulteriori informazioni sui mancati recapiti.

  

• E-mail non riuscita: l’e-mail non è uscita dai nostri server. La causa più comune di un’e-mail non riuscita è un indirizzo e-mail non formattato correttamente, ad esempio un @ mancante. Questo numero non include i bounceback.
• E-mail ignorata: l’e-mail non è stata inviata a causa delle impostazioni della frequenza contatti nella directory XM. Consultare la pagina Regole di frequenza contatti per ulteriori informazioni su queste impostazioni.
• Saltato come duplicato / E-mail bloccata: l’e-mail non è stata inviata perché è un duplicato. I messaggi e-mail duplicati sono e-mail con esattamente lo stesso messaggio, la stessa riga dell’oggetto e lo stesso destinatario di un’altra e-mail uscita entro 12 ore. Se la tua lista di invio contiene lo stesso indirizzo e-mail più volte, sarà visto come un duplicato e, per evitare di essere contrassegnato come spam, il mailer di Qualtrics non li invierà. Consulta la pagina “Modifica dei contatti in una lista” per ottenere aiuto nel consolidare i duplicati per le directory/i contatti di base, oppure consulta Consolidare i tuoi contatti duplicati se la tua licenza include la directory XM.
  Consiglio Q: Diciamo che stai avendo clienti che recensiscono 3 diversi prodotti che possiedono. Se aggiungi lo stesso destinatario nella mailing list 3 volte con un valore di dati incorporati diverso per ogni prodotto e assicurati di inserire questi dati incorporati nella tua e-mail, i duplicati invieranno solo bene. Questo perché i diversi dati incorporati renderanno le e-mail inviate sufficientemente diverse da non essere contrassegnate come spam.
  Qtip: se è necessario inviare nuovamente un messaggio allo stesso utente (ad esempio, se ha perso l’e-mail o il collegamento), è possibile copiare il collegamento dalla Cronologia distribuzione e inviarlo manualmente via e-mail, oppure inviare a questa persona un’altra e-mail con una riga di messaggio/oggetto leggermente modificata. Il messaggio/oggetto modificato assicurerà che il messaggio non sia contrassegnato come spam.
• Sondaggio iniziato: il destinatario ha fatto clic sul collegamento, ma non ha inviato il sondaggio.
• Sondaggio terminato: il destinatario ha inviato il sondaggio.
• Sessione scaduta: il destinatario ha iniziato il sondaggio, ma non si è concluso nel periodo assegnato e la risposta è stata eliminata. Questo stato verrà visualizzato anche per le risposte escluse ma non salvate e per le risposte incomplete eliminate.
• Escluso: il destinatario è stato rimosso dal sondaggio utilizzando Escludi funzionalità add-on. Questo includerà il nome specificato della videata. Vedrai questo stato solo dopo che il sondaggio sarà stato chiuso (o “sospeso”) per le risposte.
• Sondaggio parzialmente concluso: questo stato si verifica quando il partecipante ha fornito una risposta incompleta che è stata registrata. Ciò significa che non hanno mai finito la loro risposta e che la sessione del sondaggio è scaduta prima che potessero finirla oppure tu, in qualità di proprietario del sondaggio, hai scelto di chiudere la risposta prima che potesse finire.

Risoluzione dei problemi di distribuzione e-mail

I seguenti consigli possono essere utili per la risoluzione dei problemi relativi a e-mail non recapitate, non riuscite o non ricevute.

Suggerimenti generali per migliorare la fruibilità

1. Consulta i nostri suggerimenti per assicurarti che un’e-mail non assomigli a spam.
2. Se sei un Amministratore della licenza, considera di impostare un indirizzo “Da” personalizzato da utilizzare per i membri della tua organizzazione quando invii distribuzioni in Qualtrics.
3. Se stai inviando una distribuzione alle persone della tua stessa organizzazione, chiedi al tuo team IT di inserire nella lista di elementi consentiti i server Qualtrics.
4. Chiedere ai destinatari di aggiungere l’indirizzo “Da” alla propria rubrica. In questo modo si comunica al proprio provider e-mail che l’indirizzo può essere considerato attendibile. È possibile eseguire questa operazione sia che si disponga di un indirizzo “Da” personalizzato o utilizzare gli indirizzi “Da” Qualtrics predefiniti.
5. Prendi nota di eventuali errori che Qualtrics ti mostra. Questa pagina contiene una guida a molti errori comuni e alle relative soluzioni.
6. Ricontrollare gli indirizzi e-mail a cui è stata inviata la distribuzione. Assicurarsi che l’ortografia e la formattazione siano corrette.
   Consiglio Q: per istruzioni sui problemi relativi al caricamento di liste di invio, consulta anche Panoramica di base XM Directory Lite e Problemi di caricamento di CSV/TSV.
7. Conosci i tuoi destinatari.

Le e-mail marcate come “Inviato” non vengono consegnate

Se un’e-mail è contrassegnata come “Inviata” nella cronologia di distribuzione, ma il destinatario non la visualizza nella sua Posta in arrivo, è possibile verificare quanto segue con il destinatario:

1. Chiedere ai destinatari di aggiungere l’indirizzo “Da” alla propria rubrica. In questo modo si comunica al proprio provider e-mail che l’indirizzo può essere considerato attendibile. È possibile eseguire questa operazione sia che si disponga di un indirizzo “Da” personalizzato o utilizzare gli indirizzi “Da” Qualtrics predefiniti.
2. Dica al destinatario di elencarci nella lista di elementi consentiti.
3. Se non è possibile inviare e-mail a un gruppo di persone appartenenti alla stessa organizzazione, chiedere ai destinatari di contattare il proprio team IT. Potrebbero esistere ulteriori impostazioni e-mail che il team IT di tale organizzazione deve adattare.

E-mail non inviate

Oltre ai suggerimenti generali per la recapitabilità delle e-mail, di seguito sono riportate alcune soluzioni aggiuntive che possono essere utili quando le e-mail non sono contrassegnate come inviate:

1. Assicurati che gli indirizzi e-mail dei destinatari siano scritti correttamente e accetti la posta.
2. Assicurati di non essere al limite di e-mail.
3. Se disponi di un relay SMTP, contatta il tuo team IT per verificare che non vi siano problemi con questo server.
4. Controlla la scadenza del collegamento e la disponibilità del sondaggio.
5. Assicurati che nessun indirizzo e-mail abbia indirizzi di dominio che terminano in .non valido o .false.

Risoluzione di tassi di rimbalzo di e-mail elevati

Un rimbalzo di e-mail è un errore nella consegna che impedisce all’e-mail di raggiungere la posta in entrata del destinatario. Il tasso di rimbalzo viene calcolato dividendo il numero di e-mail respinte per il numero di e-mail inviate. I tassi di rimbalzo sono usati dalle organizzazioni anti-spam per identificare gli spammer. Se il tasso di rimbalzo è significativamente superiore agli attuali standard di mercato, Qualtrics bloccherà la distribuzione delle e-mail per prevenire potenziali spam. Per maggiori informazioni sulle tue responsabilità durante l’invio di e-mail, consulta la nostra Policy sull’utilizzo accettabile delle e-mail.

Diagnosi dei reclami

Un reclamo è un segnale inviato a Qualtrics quando i destinatari fanno clic su ‘Contrassegna questa e-mail come spam’. I reclami hanno il potenziale di bloccare l’invio di e-mail da parte dei nostri server a causa della probabilità che i messaggi provenienti dai nostri server siano indesiderati. Se il tasso di reclami è superiore allo 0,6%, Qualtrics bloccherà la distribuzione e-mail al fine di prevenire potenziali spam.

Per evitare reclami, gli utenti dovrebbero controllare le modalità di raccolta dei loro indirizzi e-mail:

• Le liste di e-mail acquistate online senza consenso esplicito non dovrebbero mai essere utilizzate.
• Se le e-mail vengono raccolte tramite transazioni, gli utenti devono assicurarsi che i destinatari siano ben informati in merito alle e-mail che riceveranno.
• Gli utenti dovrebbero consultare le linee guida specifiche del paese per l’acquisizione delle liste di posta elettronica, ad esempio CAN-SPAM o GDPR.

Un altro modo per evitare reclami è garantire che tutte le distribuzioni e-mail abbiano un link di opt-out e soggetti, contenuti e indirizzi appropriati. Altri consigli sono disponibili nella nostra pagina Evita di essere contrassegnati come spam.

Motivi comuni per i mancati recapiti

La colonna dello stato della cronologia di distribuzione fornisce informazioni sugli indirizzi e-mail respinti. I motivi più comuni per i mancati recapiti sono:

• Indirizzi e-mail non validi. L’indirizzo e-mail non esiste oppure la casella di posta è disattivata. Le caselle di posta disabilitate potrebbero essere utilizzate come trappole per spam dai sistemi di protezione dagli spam per impedire ai server di posta elettronica di inviare messaggi indesiderati, quindi è fondamentale che questi indirizzi vengano rimossi dalla mailing list.
• La casella di posta del destinatario è piena. Di solito, le caselle di posta complete non sono il motivo principale di alti tassi di rimbalzo e quindi non richiederanno una correzione. Tuttavia, se questo messaggio di errore continua a essere visualizzato, la casella postale è stata probabilmente abbandonata e potrebbe diventare una trappola dello spam in futuro.
• Configurazione di sicurezza del destinatario & protezione anti-spam.

Contatta il Supporto Qualtrics se hai bisogno di maggiori informazioni sul motivo per cui le e-mail hanno ricevuto uno stato di mancato recapito.

Fissazione di rimbalzi di e-mail

Correzione dei rimbalzi tramite indirizzi e-mail errati:

• Assicurati che gli indirizzi e-mail siano raccolti in modo appropriato e rivedi regolarmente le tue liste. Le liste di invio acquistate tendono a includere indirizzi e-mail errati e non devono essere utilizzate per la raccolta. Se gli elenchi sono vecchi, grandi o entrambi, potrebbero contenere un numero elevato di indirizzi e-mail non più attivi. Gli indirizzi e-mail errati devono essere rimossi il prima possibile.
  Qtip: se hai la directory XM attivata sul tuo account, puoi unire i contatti duplicati e consolidare la tua directory.
• Convalida i nuovi indirizzi e-mail per assicurarti che non ci siano errori di battitura. Gli errori di battitura possono influire sulla consegnabilità, pertanto è importante assicurarsi che gli indirizzi e-mail siano corretti.
• Rivedere regolarmente le statistiche sulla recapitabilità delle e-mail. Alti tassi di rimbalzi di e-mail e reclami sono indicatori che i fornitori di servizi di posta elettronica utilizzano per determinare se l’utente può essere o meno un’organizzazione di spam.
• Confermare l’opt-in inviando un’e-mail di conferma una volta ricevuto un indirizzo e-mail che consente all’utente di effettuare l’opt-in per e-mail future. In alternativa, creare un processo di opt-in chiaro per garantire che i destinatari vogliano continuare a sentire la tua opinione.
• Utilizzare un software di validazione e pulizia e-mail di terze parti per mantenere liste di e-mail pulite con bassi tassi di reclami e monitorare potenziali spam trap nella propria lista.
• Analizzare le marche di test create. È più comune per i marchi di test avere liste obsolete che non sono aggiornate.
• Non aggiungere contatti che hanno effettuato l’opt-out da una lista di e-mail senza confermare che desiderano effettuare l’opt-in a uno nuovo.

Fissazione dei rimbalzi tramite sicurezza &amp dei destinatari; protezione antispam:

• Assicurarsi che il dominio sia stato configurato correttamente.
• Contattare il team IT del destinatario e informarlo del problema. La soluzione in genere richiederà la lista di elementi consentiti degli indirizzi IP Qualtrics.

FAQ