Tâche de répertoire XM

À propos de la tâche du répertoire XM

La tâche Répertoire XM vous permet d’enregistrer les informations de contact et les données transactionnelles dans votre répertoire XM. Il vous permet également de distribuer une enquête à des destinataires individuels ou à des listes de contacts de votre répertoire XM. Cette tâche est utile pour envoyer des enquêtes de suivi aux répondants qui ont saisi des informations de contact dans votre enquête, ainsi que pour mettre à jour les informations existantes pour les contacts déjà dans votre répertoire XM.

Ajout d’informations de contact avec la tâche du répertoire XM

La tâche Répertoire XM vous permet d’ajouter des attributs tels que des informations de contact et des données transactionnelles aux entrées de contact dans votre répertoire XM. La section suivante explique comment configurer cette tâche.

1. Accédez à l’onglet Workflows.
   
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Déterminez si le workflow doit être planifié ou basé sur un événement. Il s’agira de la source des informations de contact.
   Astuce Qualtrics : sélectionner Basé sur les événements, puis choisir un événement de création de réponse à l’enquête est le plus courant, même si vous êtes libre de sélectionner un autre choix.
4. Cliquez sur le signe plus (+ ), puis sur Conditions pour définir les conditions sous lesquelles le workflow est déclenché.
   
   Exemple : dans notre enquête, nous demandons aux répondants de renseigner leurs coordonnées. Nous pouvons ensuite ajouter des conditions pour que le workflow ne se déclenche que lorsque le répondant a répondu à toutes les questions demandant des coordonnées.
   
5. Cliquez sur le signe plus (+), puis sur Tâche.
   
6. Sélectionnez la tâche du répertoire XM.
   
7. Sélectionnez l’option Ajouter au répertoire XM pour enregistrer et mettre à jour les informations de contact.
   
8. Sélectionnez une liste de distribution pour enregistrer les informations de contact. Vous pouvez créer une nouvelle liste ou sélectionner une liste existante.
   
9. Saisissez dans les informations de contact. Le prénom, le nom de famille et l’adresse e-mail sont obligatoires. Toutes les autres zones sont facultatives.
   Astuce Qualtrics : utilisez du texte inséré pour remplir dynamiquement les champs de contact. Ajoutez du texte inséré à vos champs de contact en cliquant sur l’icône {a} dans chaque champ.
10. Si vous le souhaitez, cliquez sur Ajouter ou supprimer des champs de données intégrées pour gérer les données intégrées enregistrées dans votre entrée de contact.
    Astuce Qualtrics : dans la fenêtre pop-up Ajouter ou supprimer des champs de données intégrées, utilisez le bouton Ajouter un champ de données intégrées de contact pour ajouter d’autres champs et le X rouge pour supprimer des champs. Le nom du champ de données intégrées apparaît dans la zone Nom du champ tandis que la valeur du champ est placée dans la zone Valeur. Utilisez l’icône {a} pour insérer du texte inséré dans vos champs.
    
11. Sélectionnez votre option de mise à jour Contact. Cette option détermine la manière dont les données de votre contact sont sauvegardées.
    • Enregistrer ou mettre à jour les données intégrées : cette option enregistre les informations de votre contact en tant que données intégrées. Si le contact n’existe pas dans la liste de contacts, il sera ajouté en tant que nouveau contact. Lorsque cette option est sélectionnée, deux sous-options s’affichent :
      • Mettre à jour le destinataire à partir de la réponse à l’enquête : cette option mettra à jour les informations de contact en fonction des données de sa réponse à l’enquête.
        Astuce Qualtrics : cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant accès au répertoire XM. Dans le répertoire XM Lite, de nouveaux contacts seront ajoutés à la liste chaque fois que la tâche sera déclenchée. Vous pouvez toujours fusionner les doublons par la suite.
      • Désabonner le contact : cette option désinscrira votre contact de votre liste de distribution.
    • Ajouter en tant que transaction aux informations de contact : cette option sauvegarde les informations de votre contact en tant que données transactionnelles.
      Astuce Qualtrics : cette option sera disponible uniquement si vous envoyez un type de distribution individuel ou si les contacts ont utilisé un authentificateur. Sinon, les informations ne seront pas liées à un contact existant et un nouveau contact sera créé.
      Astuce Qualtrics : cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant accès au répertoire XM.
12. Cliquez sur Enregistrer.

Types de distribution

Lorsque vous distribuez votre enquête avec la tâche Répertoire XM, vous pouvez choisir d’envoyer votre enquête à un contact individuel ou à une liste complète de contacts. La liste de contacts que vous avez choisie peut être statique ou peut changer dynamiquement en fonction des critères sélectionnés. Cette section explique les différents types de distribution et leurs cas d’utilisation.

Individuel

L’option Individuel est utile si vous :

1. a distribué votre enquête d’origine à plusieurs listes de contacts différentes.
2. n’a pas distribué à une liste de contacts, mais a demandé aux répondants de saisir leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone dans l’enquête.

Vous trouverez ci-dessous une explication de chaque zone disponible lors de la distribution via la méthode Individuelle.

1. Liste de contacts : cette zone vous permet de sauvegarder les informations de contact de vos destinataires dans une liste de contacts que vous possédez.
   Astuce Qualtrics : vous devez renseigner le champ Liste de contacts pour utiliser la tâche Répertoire XM.
2. Champ Prénom : ce champ est le prénom du destinataire et est obligatoire.
3. Champ Nom de famille : Ce champ est le nom de famille du destinataire et est obligatoire.
4. Zone Langue : code langue du destinataire. Cette zone est facultative.
5. Champ de données externes : informations supplémentaires sur le contact. Ces informations sont le plus souvent utilisées pour stocker des données, telles que l’ID d’un collaborateur ou d’un étudiant. Cette zone est facultative.
6. Adresse e-mail : adresse e-mail du destinataire qui recevra votre invitation à l’enquête. Ce champ est obligatoire.
7. Ajouter ou supprimer des champs de données intégrées : ce champ vous permet d’ajouter ou de supprimer des données intégrées supplémentaires à votre entrée de contact.
   Astuce Qualtrics : la fenêtre de gestion des données intégrées ressemble à l’image ci-dessous. Utilisez le bouton Ajouter un champ de données intégrées de contact pour ajouter d’autres champs et le X rouge pour supprimer des champs. Le nom du champ de données intégrées apparaît dans la zone Nom du champ tandis que la valeur du champ est placée dans la zone Valeur.
   

Lorsque vous configurez les champs pour votre type de distribution Individuel, il se peut que vous souhaitiez que le destinataire de votre distribution soit dynamique. Pour créer des distributions dynamiques envoyées à différents destinataires, vous utiliserez du texte inséré pour saisir leurs informations de contact. Le menu de texte inséré est disponible en cliquant sur l’icône {a} dans la zone du champ.

• Si vous avez distribué l’enquête d’origine par e-mail, vous pouvez sélectionner Champ de panel -> Adresse e-mail du destinataire pour choisir automatiquement l’e-mail du destinataire.
  
• Si vous avez distribué l’enquête d’origine par SMS, vous pouvez sélectionner Données intégrées et saisir le nom du champ de numéro de téléphone (généralement Téléphone) pour choisir automatiquement le numéro de téléphone du destinataire.
  
• Si vous avez demandé des informations de contact dans l’enquête, vous pouvez sélectionner Question d’enquête pour sélectionner la question dans laquelle l’utilisateur a saisi ses informations.
  

Liste de contacts

L’option Liste de contacts sera distribuée à l’intégralité de la liste de contacts de votre choix. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la liste souhaitée.

Assurez-vous que tous les contacts que vous souhaitez atteindre se trouvent dans une liste ou que vous devrez effectuer plusieurs tâches dans le répertoire XM.

Liste de contacts dynamique

L’option Liste dynamique de contacts est utilisée lorsque vous distribuez à une liste de contacts, mais que vous devez être en mesure de modifier dynamiquement la liste de contacts qui reçoit l’enquête. Pour utiliser cette option, vous devez vous assurer que l’ID de bibliothèque et l’ID de liste de distribution de la liste de contacts souhaités sont accessibles à la tâche.

Lorsque vous utilisez cette option, vous devez fournir deux ID :

• Champ Bibliothèque : il s’agit de l’identifiant de la bibliothèque dans laquelle la liste de contacts est enregistrée.
• Champ de liste de distribution : il s’agit de l’identifiant de la liste de distribution spécifique.

Pour capturer les valeurs de ces champs, cliquez sur l’icône de texte inséré {a} et sélectionnez le champ contenant ces informations.

Envoi de distributions par e-mail avec la tâche de répertoire XM

La tâche Répertoire XM peut être utilisée pour distribuer des enquêtes par e-mail aux répondants. La section suivante explique comment configurer cette tâche.

1. Accédez à l’onglet Workflows.
   
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Déterminez si le workflow doit être planifié ou basé sur un événement. Ce sera à l’origine de votre distribution d’e-mails.
   Astuce Qualtrics : sélectionner Basé sur les événements, puis choisir un événement de création de réponse à l’enquête est le plus courant, même si vous êtes libre de sélectionner un autre choix.
4. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Conditions pour définir les conditions sous lesquelles le workflow est déclenché.
   
   Exemple : dans notre enquête, nous demandons aux répondants de renseigner leurs coordonnées. Nous pouvons ensuite ajouter des conditions pour que le workflow ne se déclenche que lorsque le répondant a répondu à toutes les questions demandant des coordonnées.
   
5. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
   
6. Sélectionnez la tâche du répertoire XM.
   
7. Sélectionnez l’option Distribuer l’enquête.
   
8. Sélectionnez votre type de distribution. Vous pouvez envoyer votre enquête à un contact individuel, à l’ensemble d’une liste de contacts ou à une liste de contacts dynamique. Vous trouverez des explications sur chaque type de répartition dans la section Types de répartition.
   
9. Sélectionnez E-mail/Données intégrées comme méthode de distribution.
10. Sélectionnez le type de lien envoyé. Vous pouvez envoyer un lien individuel ou un lien anonyme. Ces deux liens expirent 90 jours après leur envoi.
11. Choisissez à quel moment l’enquête sera envoyée. Vous pouvez définir l’enquête sur Envoyer immédiatement lorsque le workflow déclenche ou Planifier une heure après laquelle l’envoi doit être effectué.
    Astuce Qualtrics : si Planifier une heure après laquelle envoyer après est sélectionné sans indiquer d’heure, l’e-mail sera envoyé au moment du workflow exécuté après le nombre de jours indiqué.
12. Sélectionnez la manière dont vous souhaitez enregistrer les informations de contact dans votre répertoire. Vous pouvez sauvegarder et mettre à jour données intégrées ou Ajouter en tant que transaction aux informations de contact.
    Astuce Qualtrics : cette option sera disponible uniquement si vous envoyez un type de distribution Individuel.
13. Configurez qui recevra l’invitation à l’enquête. Le prénom, le nom de famille et l’adresse e-mail sont obligatoires. La configuration que vous terminez ici dépendra du type de distribution que vous avez sélectionné. Pour plus d’informations sur la configuration spécifique de chaque type, voir la section Types de distribution.
    
14. Sélectionnez l’enquête que vous souhaitez distribuer.
15. Saisissez l’adresse de l’expéditeur. Il s’agit de l’adresse e-mail à partir de laquelle l’invitation sera envoyée.
    Astuce Qualtrics : pour envoyer à partir d’un domaine « De » personnalisé, un Administrateur d’entreprise doit configurer le domaine pour une utilisation au sein de Qualtrics.
16. Sélectionnez un nom de l’expéditeur. Il s’agit du nom qui apparaîtra dans la boîte de réception de votre destinataire.
17. Saisissez un e-mail de réponse. Toute réponse à votre invitation à une enquête sera envoyée à cette adresse.
18. Créez une ligne d’objet pour votre e-mail en tapant dans la zone Objet. Vous pouvez également charger une ligne d’objet enregistrée à partir de votre bibliothèque de messages en cliquant sur la flèche de déroulement en regard du champ de ligne d’objet.
    
19. Rédigez votre e-mail. Vous pouvez utiliser la liste déroulante Charger le message pour utiliser quelque chose de votre bibliothèque, ou vous pouvez écrire un nouveau message dans l’espace fourni.
    Astuce Qualtrics : consultez la page Personnaliser votre e-mail avec du texte inséré pour obtenir des conseils sur la manière de faire une invitation à une enquête personnalisée pour chaque répondant.
    Astuce Qualtrics : les messages chargés à partir de votre bibliothèque extrairont dynamiquement les traductions, si vous les avez configurées dans votre bibliothèque de messages. Seuls les messages généraux peuvent être utilisés ici.
    Attention : Si vous incluez des images dans votre e-mail, vous devez insérer les images via l’icône d’image dans l’éditeur de contenu riche. Vous pourrez choisir toutes les images enregistrées dans votre bibliothèque. Si vous collez manuellement une image dans votre e-mail, la tâche échouera.
20. Déterminez la durée du lien. Il s’agit du nombre de jours après lequel le lien est créé pour qu’il ne puisse plus être utilisé pour accéder à l’enquête.
    
    Astuce Qualtrics : les expirations de lien ne peuvent pas être modifiées ou annulées. Notez que cela est distinct des paramètres de Disponibilité de l’enquête (qui peut toujours être modifiée ou annulée) ou de Réponse à l’enquête incomplète (qui ne peut pas être modifiée ou annulée). Voir Distribution et expiration des enquêtes pour une comparaison plus détaillée des trois.
21. Si vous le souhaitez, cochez la case Rappel pour planifier l’envoi d’un e-mail de rappel à tous les répondants en cours.
22. Sélectionnez le Délai de rappel, c’est-à-dire le moment où le rappel sera envoyé. Ce délai correspond au nombre de jours écoulés depuis l’enregistrement de la réponse qui a déclenché le workflow. Votre délai de rappel doit se situer dans le futur par rapport à l’envoi de l’invitation initiale.
    Exemple : supposons que je définisse mon invitation initiale sur Envoi au bout de 2 jours. Si je veux que le répondant reçoive un rappel une semaine plus tard, je fixe le délai de rappel à 9 jours.
23. Saisissez une ligne d’objet Rappel dans la zone. Vous pouvez également sélectionner un message enregistré dans votre bibliothèque de messages en cliquant sur la flèche à droite de la zone.
24. Chargez un message de rappel à partir de votre bibliothèque de messages.
25. Cliquez sur Enregistrer.

Envoi de distributions SMS avec la tâche de répertoire XM

La tâche Répertoire XM peut être utilisée pour envoyer des invitations à des enquêtes par SMS aux répondants. Cela envoie aux répondants un lien vers une enquête par SMS qui ouvre votre enquête dans leur navigateur mobile. La section suivante explique comment configurer cette tâche.

1. Accédez à l’onglet Workflows.
   
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Déterminez si le workflow doit être planifié ou basé sur un événement. Ce sera la cause de votre distribution SMS.
   Astuce Qualtrics : sélectionner Basé sur les événements, puis choisir un événement de création de réponse à l’enquête est le plus courant, même si vous êtes libre de sélectionner un autre choix.
4. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Conditions pour définir les conditions sous lesquelles le workflow est déclenché.
   
   Exemple : vous pouvez avoir une liste de contacts qui contient certaines entrées sans numéro de téléphone. Pour exclure des contacts sans numéro de téléphone de votre enquête SMS, créez une condition pour que la tâche prenne effet uniquement lorsque le champ Données intégrées Téléphone n’est pas vide.
5. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
   
6. Sélectionnez la tâche du répertoire XM.
   
7. Sélectionnez l’option Distribuer l’enquête.
   
8. Sélectionnez votre type de distribution. Vous pouvez envoyer votre enquête à un contact individuel, à l’ensemble d’une liste de contacts ou à une liste de contacts dynamique. Vous trouverez des explications sur chaque type de répartition dans la section Types de répartition.
   
9. Sélectionnez Invitation par SMS comme Méthode de distribution.
10. Choisissez à quel moment votre enquête sera envoyée. Vous pouvez définir l’enquête sur Envoyer immédiatement lorsque le workflow déclenche ou Planifier une heure après laquelle l’envoi doit être effectué.
    Astuce Qualtrics :Si Planifier une heure après laquelle envoyer après est sélectionné sans indiquer d’heure, l’e-mail sera envoyé au moment du workflow exécuté après le nombre de jours indiqué.
11. Sélectionnez la manière dont vous souhaitez enregistrer les informations de contact dans votre répertoire. Vous pouvez sauvegarder et mettre à jour données intégrées ou Ajouter en tant que transaction aux informations de contact.
    Astuce Qualtrics : cette option sera disponible uniquement si vous envoyez un type de distribution Individuel.
12. Déterminez qui recevra l’invitation à l’enquête. Prénom, Nom, Adresse e-mail et Numéro de téléphone sont obligatoires. La configuration que vous terminez ici dépendra du type de distribution que vous avez sélectionné. Pour plus d’informations sur la configuration spécifique de chaque type, voir la section Types de distribution.
    
13. Choisissez l’enquête que vous souhaitez distribuer.
14. Rédigez votre message d’invitation par SMS.
15. Cliquez sur Enregistrer.

Les invitations à l’enquête envoyées via cette méthode n’expirent pas. Les liens resteront valides jusqu’au : votre enquête expire, vous suspendez manuellement la collecte de réponses ou vous fermez votre enquête.

Envoi de distributions SMS bidirectionnelles avec la tâche du répertoire XM

La tâche Répertoire XM peut être utilisée pour envoyer des enquêtes SMS bidirectionnelles aux répondants. Le répondant répond à l’enquête en répondant aux questions de l’enquête qui lui sont envoyées par SMS. Cette section explique comment configurer cette tâche.

Pour que les enquêtes SMS interactives ou « SMS bilatéraux » fonctionnent, vous devez créer une enquête compatible. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités que vous pouvez utiliser, consultez la section Conception de l’enquête de la page d’assistance Distributions par SMS.

1. Accédez à l’onglet Workflows.
   
2. Cliquez sur Créer un workflow.
3. Déterminez si le workflow doit être planifié ou basé sur un événement. Ce sera la cause de votre distribution SMS.
   Astuce Qualtrics : sélectionner Basé sur les événements, puis choisir un événement de création de réponse à l’enquête est le plus courant, même si vous êtes libre de sélectionner un autre choix.
4. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Conditions pour définir les conditions sous lesquelles le workflow est déclenché.

   Exemple : vous pouvez avoir une liste de contacts qui contient certaines entrées sans numéro de téléphone. Pour exclure des contacts sans numéro de téléphone de votre enquête SMS, créez une condition pour que la tâche prenne effet uniquement lorsque le champ Données intégrées Téléphone n’est pas vide.

   

5. Cliquez sur le signe plus ( + ) et sélectionnez Tâche.
   
6. Sélectionnez la tâche du répertoire XM.
   
7. Sélectionnez l’option Distribuer l’enquête.
   
8. Sélectionnez votre type de distribution. Vous pouvez envoyer votre enquête à un contact individuel, à l’ensemble d’une liste de contacts ou à une liste de contacts dynamique. Vous trouverez des explications sur chaque type de répartition dans la section Types de répartition.
   
9. Sélectionnez SMS interactif pour votre méthode de distribution.
10. Choisissez à quel moment votre enquête sera envoyée. Vous pouvez définir l’enquête sur Envoyer immédiatement lorsque le workflow déclenche ou Planifier une heure après laquelle l’envoi doit être effectué.
    Astuce Qualtrics :Si Planifier une heure après laquelle envoyer après est sélectionné sans indiquer d’heure, l’e-mail sera envoyé au moment du workflow exécuté après le nombre de jours indiqué.
11. Sélectionnez la manière dont vous souhaitez enregistrer les informations de contact dans votre répertoire. Vous pouvez sauvegarder et mettre à jour données intégrées ou Ajouter en tant que transaction aux informations de contact.
    Astuce Qualtrics : cette option sera disponible uniquement si vous envoyez un type de distribution Individuel.
12. Déterminez qui recevra l’invitation à l’enquête. Prénom, Nom, Adresse e-mail et Numéro de téléphone sont obligatoires. La configuration que vous terminez ici dépendra du type de distribution que vous avez sélectionné. Pour plus d’informations sur la configuration spécifique de chaque type, voir la section Types de distribution.
    
13. Sélectionnez l’enquête que vous souhaitez distribuer.
14. Cliquez sur Enregistrer.

Notez que les répondants disposent de 48 heures pour répondre aux SMS bilatéraux. Au bout de 48 heures, si un répondant tente de répondre au texte initial, il recevra le message « Vous ne répondez pas actuellement à une enquête » et la réponse ne sera pas enregistrée, et le répondant ne pourra pas progresser dans le reste de l’enquête.

Données transactionnelles et tâche de répertoire XM

La tâche Répertoire XM vous permet de mettre à jour les données de transaction d’un contact. Les transactions sont sauvegardées dans les données altérables du contact.

Lorsque vous utilisez la tâche Répertoire XM, vous pouvez effectuer une distribution à une transaction spécifique d’un contact. Cela signifie que si la valeur d’un champ est écrasée avant que le répondant ne puisse répondre à l’enquête, le répondant verra toujours la valeur initiale du champ par rapport à la version mise à jour. Consultez les sections relatives à l‘envoi d’e-mails, à l’envoi d’enquêtes par SMS ou à l’envoi d’enquêtes par SMS bilatéraux pour savoir comment configurer la distribution de vos enquêtes à l’aide de cette tâche.

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