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E-Mail-Aufgabe

Die E-Mail-Aufgabe im Überblick

Mit E-Mail-Aufgaben können Sie E-Mail-Benachrichtigungen als Antwort auf eine Vielzahl von Ereignissen in Qualtrics senden. Das gängigste Beispiel ist das Senden einer E-Mail an Personen oder Personengruppen bei jeder Übermittlung einer Umfrageantwort.

Beispiel: Senden Sie jedes Mal, wenn ein Kunde eine Antwort auf eine CSAT-Umfrage sendet, eine E-Mail an einen Kundenservicemitarbeiter und seinen Vorgesetzten. Diese E-Mail beinhaltet einen Bericht darüber, was der Kunde über die Interaktion mit dem Support angegeben hat.

Beispiel: Wenn sich ein Kunde über eine Umfrage für ein Ereignis anmeldet, erhält er eine Folge-E-Mail, in der er seine Registrierung bestätigt und den Zeitpunkt der Veranstaltung sowie den Ansprechpartner für weitere Fragen angibt.

Beispiel: Sie senden jeden Montag eine E-Mail an Ihr HR-Team, um sie daran zu erinnern, ihre wöchentliche Checkliste durchzugehen.

Die E-Mail-Aufgabe ist eine großartige Alternative zu E-Mail-Auslösern und hat die folgenden Verbesserungen:

Für den E-Mail-Text und die Betreffzeile können Bibliotheksnachrichten verwendet (und somit Übersetzungen der Nachrichten geboten) werden.
Zugriff auf Workflow-Reporting zu Fehlerbehebungszwecken.
Möglichkeit, nicht nur durch das Ausfüllen von Umfrageantworten, sondern auch durch Bearbeitungen von Umfrageantworten, Ereignisse in Salesforce, einen laufenden Zeitplan, an Tickets vorgenommene Änderungen und andere Ereignisse ausgelöst zu werden.

Einrichten einer E-Mail-Aufgabe

Wechseln Sie zur Registerkarte Workflows.
Klicken Sie auf Workflow erstellen.
Legen Sie fest, ob die E-Mail nach einem Zeitplan oder basierend auf einem Ereignis gesendet werden soll. Besuchen Sie die verknüpften Seiten, um weitere Informationen zu erhalten.
Tipp: Die Auswahl von Ereignisbasiert und dann Umfrageantwortereignis ist am häufigsten, auch wenn Sie eine andere Auswahl treffen können.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) und dann auf Bedingungen, um die Bedingungen festzulegen, unter denen die E-Mail gesendet wird.

Beispiel: Wir möchten eine Folge-E-Mail nur an Kunden senden, die über den Service, den sie erhalten haben, verärgert waren. Daher richten wir die Bedingung so ein, dass nur Umfrageteilnehmer, die eher unzufrieden oder äußerst unzufrieden waren, eine Follow-up-E-Mail erhalten.
Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), und wählen Sie Aufgabe.
Wählen Sie E-Mail als Aufgabe aus.
Wählen Sie den Empfänger der E-Mail aus. Sie können mehrere E-Mails versenden, indem Sie die E-Mail-Adressen mit Komma getrennt eingeben. Hier können Sie bis zu 30 E-Mails auflisten.

Tipp: Wenn Sie die Teilnehmer nach ihren E-Mail-Adressen gefragt haben oder diese Umfrage ursprünglich per E-Mail verteilt wurde, können Sie auf die Schaltfläche mit dynamischem Text klicken und das Umfragefragen- oder Panel-Feld auswählen, in dem die E-Mail-Adresse des Umfrageteilnehmers gespeichert ist.
Wenn Sie der E-Mail CC- oder Bcc-Empfänger hinzufügen möchten, klicken Sie auf CC oder BCC.
Tipp: Das Feld CC ist für alle Empfänger sichtbar, während das Feld BCC nicht für alle Empfänger sichtbar ist.

Tipp: Das BCC-Feld wird dem Bcc-Empfänger nicht angezeigt. Weitere Informationen zur Verwendung des BCC-Felds finden Sie im Dokument RFC 2822 Internet Message Format.
Geben Sie eine E-Mail-Adresse für CC oder BCC ein. In jedes Feld kann nur eine E-Mail-Adresse eingegeben werden.

Achtung: Wenn für Ihre Benutzerabteilung eine Bcc-E-Mail-Adresse angegeben wurde, wird diese E-Mail-Adresse automatisch auf alle E-Mails für die Aufgabe gesetzt.Wenn Sie nicht Teil einer Sparte sind oder keine BCC-E-Mail-Adresse für Ihre Sparte angegeben ist, wird die für die Marke angegebene Bcc-E-Mail-Adresse, falls vorhanden, automatisch in allen E-Mails für die Aufgabe BCCed angezeigt.
Bearbeiten Sie die Absenderadresse nach Bedarf. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Domäne“, um verfügbare Absenderdomänen auszuwählen.
Tipp: Oft hat eine Marke eine Reihe von benutzerdefinierten FROM-Domänen, die ein Administrator und das IT-Team Ihres Unternehmens einrichten werden. Diese gültigen Domänen ermöglichen es Ihnen, jede E-Mail-Adresse mit gültiger Domäne als Absenderadresse zu verwenden. Beispiel: Wenn Sie ein Kursteilnehmer der Qualtrics University sind, können Sie jede E-Mail-Adresse verwenden, die auf @qualtricsuniversity.edu endet. Wenn Sie Probleme beim Festlegen Ihrer Absender-E-Mail haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Bearbeiten Sie den Absendernamen nach Bedarf.
Geben Sie den Benutzernamen und die Domäne der Antwort-E-Mail ein. Diese E-Mail-Adresse empfängt die Antworten Ihrer Umfrageteilnehmer auf die Nachricht. Wenn Sie keine Antworten erhalten möchten, können Sie jede der Standard-Qualtrics-E-Mail-Domänen verwenden. Andernfalls können Sie eine Domäne verwenden, die für die Verwendung in Ihrer Lizenz konfiguriert ist, oder Pipe-Text, um eine E-Mail aus der Umfrage oder dem Panel einzufügen.
Tipp: Die E-Mail, die Sie verwenden, muss nicht echt sein. Wenn Sie beispielsweise keine Antworten erhalten möchten, aber die Adresse offiziell aussehen soll, können Sie „IhrUnternehmen@qemailserver.com“ als Antwortadresse festlegen.

Achtung: Im Antwortfeld kann nur eine E-Mail-Adresse eingegeben werden.
Fügen Sie Ihrer E-Mail einen Betreff hinzu.
Tipp: Wenn Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Feld Betreff klicken, können Sie einen in Ihrer Bibliothek gespeicherten Betreff (der Übersetzungen enthalten kann) auswählen oder dynamischen Text hinzufügen.
Wählen Sie aus, wie lange nach dem auslösenden Ereignis (z. B. wie lange nach dem Übermitteln einer Umfrageantwort) die E-Mail verschickt werden soll. Sie können einen Zeitraum von sofort bis 30 Monate auswählen.
Schreiben Sie Ihre E-Mail-Nachricht. Sie können die Dropdown-Liste Nachricht laden verwenden, um etwas aus Ihrer Bibliothek zu verwenden. Wenn Sie eine Nachricht schreiben, die Sie wiederverwenden möchten, klicken Sie oben rechts auf Speichern unter, um sie in Ihrer Bibliothek für später zu speichern. Weitere Informationen zum Anpassen dieser Meldung finden Sie auf der Rich-Content-Editor-Seite.

Tipp: Wenn Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Feld Nachricht klicken, können Sie eine allgemeine Nachricht auswählen, die in Ihrer Bibliothek gespeichert ist, oder dynamischen Text hinzufügen. Wenn Sie dynamischen Text hinzufügen, sind Felder aus anderen Aufgaben in Ihrem Workflow im Menü verfügbar. Wenn Sie beispielsweise eine Ticketaufgabe im Workflow vor Ihrer E-Mail-Aufgabe haben, sind die Ticketfelder im dynamischen Textmenü verfügbar.

Tipp: Standardmäßig werden Nachrichten in der E-Mail-Aufgabe standardmäßig auf Englisch angezeigt. Sie können Ihre Aufgabe übersetzen, indem Sie eingebettete Daten und übersetzte Nachrichten aus Ihrer Nachrichtenbibliothek verwenden. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Umfragenverlauf über ein in Q_Language eingebettetes Datenfeld verfügt. Anschließend müssen Sie im Dropdown-Feld Nachricht die Option Dynamischer Text > eingebettetes Datenfeld auswählen und dann Q_Language in das angezeigte Feld eingeben. Auf diese Weise können Sie Ihre Nachricht dynamisch in der Sprache abrufen, in der Ihr Umfrageteilnehmer die Umfrage beantwortet hat.

Achtung: Wenn Sie Bilder in Ihre E-Mail-Nachricht aufnehmen, müssen Sie die Bilder über das Bildsymbol im Rich-Content-Editor einfügen. Sie können alle in Ihrer Bibliothek gespeicherten Bilder auswählen (und neue Bilder aus dem E-Mail-Editor zu Ihrer Bibliothek hinzufügen). Wenn Sie ein Bild manuell in Ihre E-Mail-Nachricht einfügen, wird die E-Mail-Aufgabe fehlschlagen.
Entscheiden Sie, ob Antwortbericht einschließen und Empfängerdaten einschließen für diese E-Mail geeignet sind. Weitere Informationen finden Sie in den Antwortberichten.
Tipp: „Antwortbericht einfügen“ fügt dem Text der E-Mail eine Zusammenfassung der Fragen und Antworten des Antwortenden hinzu (sowie einen Link zu einer Online-Version). „Empfängerdaten hinzufügen“ zeigt Information zu den Umfrageantworten des Teilnehmers an.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Opt-out-Links funktionieren nur in Nachrichten, die für Umfrageeinladungen, Erinnerungen und Danksagungs-E-Mails erstellt wurden. Sie funktionieren nicht mit E-Mail-Aufgaben.

Antwortberichte

Tipp: Wir migrieren von alten Antwortberichtslinks, die Report.php enthalten. Eine Liste der Lösungen finden Sie unter Migrating from Report.php Response Reports.

Beim Erstellen einer E-Mail-Aufgabe haben Sie die Möglichkeit, Antwortbericht einschließen auszuwählen. Antwortberichte enthalten eine Zusammenfassung der Fragen und der Antworten des Umfrageteilnehmers. Sie können in den Textkörper einer E-Mail, als verlinkte Webseite oder als PDF-Export eingefügt werden.

Achtung: Antwortberichte zeigen den aktuellen Text Ihrer Umfrage so an, wie er im Umfragen-Editor angezeigt wird. Falls Sie unveröffentlichte Änderungen an Ihrer Umfrage vorgenommen haben, werden diese Änderungen im Antwortbericht angezeigt.

Dynamischer Text

Anstatt „Antwortbericht einschließen“ zu aktivieren, können Sie einen Link zum Einzelantwortbericht in Ihrer E-Mail-Aufgabe hinzufügen, indem Sie den folgenden dynamischen Text verwenden. Auf diese Weise können Sie steuern, wo der Antwortberichtslink in Ihrer Nachricht angezeigt wird.

${Kilometsrr://SingleResponseReportLink}

Achtung: Wenn Sie den obigen Text kopiert haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihn ohne Formatierung einfügen. Andernfalls wird für den dynamischen Text möglicherweise eine zusätzliche HTML-Formatierung angewendet, die möglicherweise nicht funktioniert. Sie können den dynamischen Text, wie er oben angezeigt wird, auch direkt in Ihre E-Mail-Aufgabe eingeben.

Darüber hinaus können Sie die folgenden Parameter hinzufügen, um den Link zu Ihrem Antwortbericht anzupassen.

ttl: Der Ablauf Ihres Links in Sekunden. Der Standardwert ist 7 Tage (604800 Sekunden).
Beispiel: ${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60} generiert einen Link, der in 60 Sekunden abläuft.
edata: Der Typ der eingebetteten Daten, die im Bericht angezeigt werden sollen. Gültige Optionen sind “all”, “none” und “user”. Der Standardwert ist “user”.
Beispiel: ${srr://SingleResponseReportLink?edata=none} schließt alle eingebetteten Daten aus dem Bericht aus.
password: Das Kennwort, das für den Zugriff auf den Link benötigt wird. Der Standardwert ist kein Kennwortschutz.
Beispiel: ${srr://SingleResponseReportLink?password=test123} erfordert, dass jeder, der auf den Link zugreift, das Kennwort “test123” eingibt, bevor er den Bericht anzeigen kann.

Sie können diese Parameter in einem Link kombinieren. Der erste Parameter sollte ein Fragezeichen (? ) vor. Verbinden Sie alle folgenden Parameter mit einem kaufmännischen Und (& ).

Beispiel: Wenn ich alle 3 Parameter in den Link aufnehmen möchte, sieht es so aus:

${srr://SingleResponseReportLink?ttl=60&edata=none&password=test123}

Ablauf

Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme können Sie festlegen, wann ein Link zu einem Antwortbericht ablaufen soll. Dies betrifft nur die Webseite und den PDF-Export, nicht den Text der E-Mail. Sie können das Ablaufdatum nach Stunden, Tagen oder Monaten ab dem Versand der E-Mail-Aufgabe festlegen.

Tipp: Wenn Sie Nie für den Ablauf auswählen, erhalten Sie eine Warnung. Wenn Sie möchten, dass Ihre Antwortberichte nie ablaufen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Umfrage keine sensiblen Daten von den Teilnehmern abfragt.

Sprache

Legen Sie die Sprache des Antwortberichts fest. Auf diese Weise können Sie verschiedene E-Mail-Aufgaben für verschiedene Teilnehmer nach Sprache erstellen. Mithilfe von Q_Language und den entsprechenden Sprachcodes können Sie die Bedingungen festlegen, unter denen E-Mail-Aufgaben mit übersetzten Nachrichtentexten und bestimmten Antwortsprachen versendet werden.

Eingebettete Daten

Der Antwortbericht kann die eingebetteten Daten enthalten, die mit der Antwort gespeichert werden. Sie können entweder alle eingebetteten Daten, nur die in Ihrem Umfragenverlauf definierten eingebetteten Daten oder keine eingebetteten Daten einschließen.

Antwortberichte anzeigen und exportieren

Wenn Sie Antwortberichte in einer E-Mail-Aufgabe aktivieren, werden die Berichte in drei Formaten angezeigt:

Im Textkörper der E-Mail
Als PDF-Export
Als Live-Link
Tipp: Beachten Sie, dass die Ablaufeinstellung in der E-Mail-Aufgabe festlegt, wann dieser Link deaktiviert ist.

Antwortberichte enthalten drei Informationsköpfe: Empfängerdaten, Antwortübersicht und Eingebettete Daten.

Die Empfängerdaten enthalten beispielsweise das Datum, an dem die Umfrageantwort abgeschlossen wurde, die IP-Adresse, die interne Antwort-ID und die URL zum Anzeigen des Antwortberichts. Die Antwortzusammenfassung enthält alle Fragen aus der Umfrage sowie die gegebenen Antworten. Schließlich enthält Eingebettete Daten alle eingebetteten Daten, die Sie in Ihrem Umfragenverlauf festlegen, zusätzlich zu mehreren Standardfeldern.

Tipp: Standardmäßig werden alle Antworten auf alle Fragen und alle eingebetteten Daten in einen Antwortbericht aufgenommen. Unser Engineering Services-Team kann jedoch auch benutzerdefinierte Antwortberichte speziell für die Anforderungen Ihrer Organisation erstellen. Wenden Sie sich an Ihren Vertriebsbeauftragten, wenn Sie an dieser Lösung interessiert sind.

Ziehen Sie für eine manuellere Lösung die Verwendung von dynamischem Text in einer E-Mail-Aufgabe in Betracht. Mit dieser Option müssen Sie Berichte von Grund auf ohne PDF-Export und ohne Live-Link erstellen.

Achtung: Wenn Ihr Antwortbericht die Fehlermeldung “Sie haben keinen Zugriff mehr auf den Antwortbericht” anzeigt, wurde die Berechtigung für Ihre Marke deaktiviert. Um Zugriff zu erhalten, wenden Sie sich an Ihren Administrator, und bitten Sie ihn, die Organisationsberechtigung Antwortbericht zulassen zu aktivieren.

Link zu einem Antwortbericht in Salesforce zuordnen

Sie können Salesforce einen Antwortberichtslink zuordnen, sodass er auf Datensatzseiten angezeigt wird. Informationen zum Zuordnen einer Antwortberichtsverknüpfung zu Salesforce finden Sie unter Zuordnen einer Antwortberichtsverknüpfung.

Wann E-Mail-Aufgaben verschickt werden

Alle Arten von Umfragenantworten können dazu führen, dass E-Mail-Aufgaben unter bestimmten Bedingungen verschickt werden.

Abgeschlossene Antworten (Personen, die bis zum Ende der Umfrage angelangt sind) generieren E-Mail-Aufgaben, für die sie die Bedingungen erfüllen.
Unvollständige Umfrageantworten (Personen, die ihre Umfrage nicht abgeschlossen haben) generieren keine E-Mails, es sei denn, der Aufgabe wurde eine Bedingung hinzugefügt, und die Antwort wird aufgezeichnet.
Importierte Antworten generieren nur E-Mails, wenn sie als Antwortbedingung ausgewählt sind.
Offline-App-Antworten generieren nur E-Mails, wenn sie als Antwortbedingung ausgewählt sind und dann hochgeladen werden.
Vorschauantworten generieren immer E-Mails, für die sie die Bedingungen erfüllen, es sei denn, es gibt eine spezielle Bedingung, die besagt, dass sie keine Antwort generieren sollen.
Testantworten generieren immer E-Mails, für die sie die Bedingungen erfüllen, es sei denn, es gibt eine spezielle Bedingung, die besagt, dass sie keine Antwort generieren sollen.

Achtung: Sobald ein Workflow abgeschlossen ist, kann die geplante E-Mail nicht mehr gelöscht werden. Wenn beispielsweise eine soeben übermittelte Antwort die Bedingung für eine E-Mail-Aufgabe erfüllt und Sie die E-Mail-Aufgabe löschen, wird die E-Mail für diese Antwort trotzdem geplant.

Fehlerbehebung für E-Mail-Aufgaben

Dieser Teilbereich enthält Links zu weiteren Ressourcen, um Sie bei der Behebung von Fehlern im Zusammenhang mit E-Mail-Aufgaben zu unterstützen.

Wenn Sie feststellen, ob E-Mail-Aufgaben fehlgeschlagen sind, können Sie den Status von Aufgaben in Ihrer Umfrage überprüfen und feststellen, ob sie erfolgreich waren. Dieses Hilfsmittel zur Fehlerbehebung eignet sich am besten dazu, Probleme bei der Einrichtung von Aufgaben zu überprüfen, und ist weniger hilfreich bei Problemen mit der Zustellbarkeit von E-Mails, etwa aufgrund von ungültigen Empfängern.
Fehlerbehebung bei der E-Mail-Zustellung: Es gibt bestimmte Regeln, die auf alle E-Mail-Verteilungen in Qualtrics angewendet werden können. Einen umfassenden Leitfaden finden Sie unter Fehlerbehebung bei E-Mail-Verteilungen.
Bedingungen für die Fehlerbehebung: Die Formulierung einer Bedingung in einer E-Mail-Aufgabe kann sich ändern, wenn die E-Mail-Aufgabe ausgeführt wird. Denken Sie zunächst daran, die allgemeinen Regeln dafür zu prüfen, wer E-Mail-Aufgaben wann erhält. Weitere Informationen zur Fehlerbehebung im Zusammenhang mit Bedingungen finden Sie in diesen Ressourcen:
- Konditionen anlegen (mit Schritt-für-Schritt-Beispiel)
- Neue Bedingungen und Bedingungssätze
- Alle vs. Beliebig
- Verschachteln von Logik

Tipp: Einige der Ressourcen für die Bedingungsbildung verwenden Beispiele in der Datenfilterung anstelle von Workflows. Die Logik für diese Bedingungen funktioniert jedoch genau gleich.

Beispiele für Anwendungsfälle für E-Mail-Aufgaben

Manchmal ist es hilfreich zu sehen, wie bestimmte Funktionen von anderen Benutzern erfolgreich eingesetzt wurden, um zu entscheiden, wie oder wann Sie diese Funktionen nutzen. Die folgende Liste enthält einige der gängigsten Anwendungsfälle für E-Mail-Aufgaben.

Häufig gestellte Fragen

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