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Prácticas recomendadas de XM Directory Automations


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Acerca de las mejores prácticas de automatización

La pestaña Automatizaciones en XM Directory es una tienda integral para optimizar las importaciones de contactos y las distribuciones de encuestas. En Automatizaciones, puede configurar un proceso que importe contactos regularmente desde su base de datos, envíe invitaciones a la encuesta a una lista de distribución en un cronograma recurrente o enlace el proceso para que las importaciones de contactos activen automáticamente una encuesta. Sin embargo, hay muchas opciones disponibles. Aunque esto implica posibilidades ilimitadas, es comprensible necesitar un poco de orientación.

Esta página se centrará en las mejores prácticas y los casos de uso comunes para las automatizaciones.

Atención: Recomendamos no utilizar automatizaciones, ya que ya no tenemos previsto desarrollar mejoras para esta función. Para la misma funcionalidad con mejoras añadidas, cree flujos de trabajo en XM Directory.

Diferenciar ficheros de contacto por proyecto

Consejo Q: Estas son prácticas recomendadas exclusivas para las automatizaciones de importación de contactos.

Al configurar su automatización de importación de contactos, deberá indicarle a Qualtrics la ubicación específica y los archivos que debe buscar en su servidor SFTP. De forma predeterminada, la automatización seleccionará Todos los archivos que el servidor aún no haya seleccionado.

Todos los archivos seleccionados

Sin embargo, su servidor SFTP puede contener varias listas de distribución que forman parte de diferentes proyectos. En lugar de crear diferentes rutas de archivo para todos sus proyectos, puede añadir un prefijo o sufijo específico a sus archivos relevantes y indicarlos en Qualtrics.

Se selecciona el prefijo de fichero en lugar de todos los ficheros; el ejemplo se escribe en el campo

La convención para fijar nombres del archivo depende de usted, pero normalmente recomendamos incluir el nombre de su proyecto y la fecha de creación del archivo como su nombre y, a continuación, anotar el nombre del proyecto relevante como sufijo o prefijo. Por ejemplo, su fichero podría llamarse transactional_Survey_project_mmddyyyy. A continuación, en la automatización, debería tener en cuenta que el prefijo del nombre de archivo es transactional_Survey_project.

Consejo Q: Tenga en cuenta que sus archivos se eliminarán de la fuente de importación una vez procesados, pero estarán disponibles para su descarga a través de Qualtrics. Si desea conservar una copia original del archivo, guárdela en otra parte de su servidor.

Seguimiento del éxito de la automatización

Las automatizaciones solicitan destinatarios de resumen de ejecución. Se enviará un correo electrónico a uno o más destinatarios cada vez que finalice la ejecución, indicando si se ha realizado correctamente o se ha producido un error. Dado que esto enviará un correo electrónico cada vez que finalice la importación, le recomendamos que configure un dominio de correo electrónico específico en su extremo que recibirá todos estos correos electrónicos y que configure un filtro en ese correo electrónico para reenviar las ejecuciones fallidas a las partes interesadas relevantes. El soporte técnico de Qualtrics puede utilizar estos correos electrónicos para solucionar problemas si necesita ayuda para diagnosticar por qué una ejecución no se ha realizado correctamente.

Sección Ejecutar destinatarios de resumen: del segundo al último lugar de una automatización

Vincular importación de contactos y automatizaciones de distribución de encuestas

Consejo Q: Para evitar los problemas descritos en esta sección, asegúrese de seguir atentamente los pasos de Vincular automatizaciones de importación y distribución de contactos cuando configure la automatización de importación de contactos.

Si utiliza automatizaciones de importación de contactos y automatizaciones de distribución de encuestas para simplificar el proceso de envío de invitaciones cada vez que se añadan más contactos a una lista de distribución, es imprescindible que vincule las automatizaciones. Si no se enlazan las automatizaciones y, en su lugar, se configuran por separado, pueden surgir los problemas descritos en esta sección.

Envío incorrecto de distribuciones

Si configura una automatización de importación de contactos y configura una distribución de encuestas para enviarla a esa lista de distribución específica sin vincular las dos automatizaciones, la distribución de la encuesta se enviará a toda la lista de contactos.

Ejemplo: tiene una importación de lista de distribución que se carga en una lista de distribución llamada “Lista de distribución de NPS” todos los días. También tiene una distribución separada que envía “Encuesta NPS” a esa lista todos los días.

El primer día, tiene una lista que se carga en la “Lista de distribución de NPS” que luego recibe la encuesta de NPS.

El segundo día, se cargará una nueva lista en la lista de distribución de NPS. Si estas automatizaciones no están vinculadas, todos los contactos de la “Lista de distribución de NPS” recibirán la “Encuesta NPS”, lo que significa que la mitad de la lista recibirá un nuevo enlace de encuesta por segunda vez.

Si los correos electrónicos que rebotaron la primera vez son contactados de nuevo, esto podría inflar sus estadísticas de rebote; si tiene las reglas de frecuencia de contacto habilitadas, esto podría aumentar sus distribuciones omitidas. Enviar demasiados correos electrónicos a los mismos destinatarios también puede molestarlos, lo que aumenta la probabilidad de que dejen de recibir invitaciones a la encuesta.

Faltan datos de transacción o aparecen incorrectamente

Muchas automatizaciones de importación de contactos están configuradas con algunos campos marcados como Datos transaccionales.

Si enlaza correctamente la importación de contactos y las automatizaciones de distribución, Qualtrics sabrá enviar enlaces de encuesta transaccionales a aquellos contactos que se hayan importado, y estos campos se guardarán en la información de contacto en XM Directory y en los datos de la encuesta.

Una imagen de un contacto llamado Alice en el directorio, su línea de tiempo de punto de contacto abierta para mostrar una transacción donde se cambió su país, ciudad y departamento

Sin embargo, si las automatizaciones de contacto y distribución no están vinculadas, es posible que los datos transaccionales especificados en el archivo de contacto no se muestren correctamente en los datos de la encuesta. Esto se debe a que a la automatización de distribución no se le ha dicho que busque datos transaccionales en la lista de contactos.

Si está utilizando automatizaciones para enviar distribuciones de encuestas a contactos importados por la automatización SFTP, se recomienda encarecidamente que estén vinculadas siguiendo las instrucciones de la configuración para ambas automatizaciones.

Muchas de las páginas de este sitio han sido traducidas del inglés original utilizando la traducción automática. Aunque en Qualtrics hemos realizado nuestra diligencia debida para obtener las mejores traducciones automáticas posibles, la traducción automática nunca es perfecta. El texto original en inglés se considera la versión oficial, y cualquier discrepancia entre el inglés original y las traducciones automáticas no son legalmente vinculantes.