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什麼是員工離職訪談調查？
員工離職訪談，是人力資源部門在監控員工留存與參與狀況時不可或缺的一環。 瞭解員工離職原因，以及如何避免的員工流失這類令人惋惜的狀況，對企業至關重要。 無論員工離職原因為何，雇主都能從員工離職訪談獲得大量豐富資訊。 離職訪談有助機構管理階層瞭解如何挽留人才，防止招聘失當，並提升整體管理方法，足以改變組織的文化。探討員工離職
先將員工離職情況分為四種類別，再把每種類別所收集到的資料，傳送給組織的不同部門或人員。 離職訪談的資訊，會根據員工離職情況的類別而有所不同，但所有資訊都十分寶貴。- 雙贏 離職對公司及員工雙方都有好處。 例子： 一位表現不盡理想的員工離職進修。
- 雙輸 離職對公司及員工雙方都帶來負面影響。 例子： 一位優秀員工因家庭問題而離職。
- 公司輸、員工贏 離職對公司有負面影響，對員工卻有好處。 例子： 一位優秀員工找到條件更好的新工作，於是另謀高就。
- 員工輸、公司贏 離職對公司有好處，但對員工有壞影響。 例子： 一名違反倫理規範的員工遭解僱。
防止可惜的離職個案
可惜的離職個案起因各異，包括員工對工作不滿、員工感到不受重視、管理方式不佳、缺乏升遷機會、偶然遭同事或上級騷擾，甚至發生衝突。 離職訪談有助僱主瞭解應如何改變，才能避免失去人才。 當然，在優秀員工離職前，透過定期檢討及坦然溝通得知這些資訊，總好過憾事後的亡羊補牢。 離職訪談的基本功能，是為雇主提供重要指標，協助其按員工意見作出改變，並在必要時為建立新的嘉獎計畫來肯定員工的價值。 這還有助雇主避免員工因心有不滿或其他非法行為而引發訴訟。員工離職訪談的一般評估事項
員工離職訪談應著重員工留存，找出員工離職的原因，進一步釐清起因是否為公司的績效水準，或員工有未能實現的期望。 離職訪談調查一般會評估以下事項：- 工作職責與績效
- 員工職前教育與培訓
- 導師計畫
- 工作環境
- 技能發展及職涯升遷機會
- 培訓及發展計畫
- 監督與管理
- 工作滿意程度
- 工作量分配及工時靈活性
- 薪酬
- 福利
- 組織文化
- 組織與工作團隊溝通
員工離職訪談調查的結果
員工離職訪問的結果，具備多種不同用途，可讓組織：- 提高員工留存率，避免人才流失
- 經公正獨立的第三方進行員工離職訪談，更加客觀可信
- 以產業與公司標準作為基準，檢視離職訪談調查中的項目
- 將員工離職訪談分數，與整體員工參與度問卷交互對照
- 追蹤員工離職訪談的滿意度趨勢，評估改善措施的成效
如何提升回覆率
一般而言，只有約三分之一的離職員工會完成離職訪談。 由於離職訪談的資訊極為重要，提升回覆率對每個組織都有莫大好處。 最基本的建議，是確保將離職訪談列為優先事項，並鼓勵經理及離職員工完成調查。 以下是提高回覆率的幾項實用建議：- 線上進行問卷調查。 員工在線上接受離職訪談時，往往表現得更坦誠，更願意分享具體經驗。
- 確保員工離職訪談的問題言簡意賅，著重評價不同的工作範疇，並辨別出需要改變的事項。
- 仔細衡量是否納入感受及情緒相關問題，這類問題特別難以回答，對於遭到解雇的員工而言更是如此。
- 由於受訪者的意見與評價很重要，且內容可能較為敏感，因此須確保受訪者能在安心無虞的狀態下提供真誠意見，不必擔心事後遭到報復或損及關係。 告訴離職員工，人力資源總監將直接評估他們的意見，調查內容不會直接與他們的前主管或同事分享。
- 如受訪者提出建議，可傳訊感謝他們勇於直言，然後針對根據其建議所推行的措施作出報告。
- 審核離職訪談流程，瞭解有哪些地方可改進。