Enviar invitaciones a la encuesta

Qué hay en esta página:

Acerca de invitaciones a la encuesta

Qualtrics proporciona una manera fácil y conveniente de distribuir la encuesta a grandes grupos de personas a través del correo electrónico. Al usar el Distribuidor de correo de Qualtrics, podrá enviar invitaciones personalizadas por correo electrónico a los participantes, seguir su progreso y prevenir el abuso de la encuesta.

Envío de una invitación a la encuesta

ConsejoQ: Aunque tiene la opción de introducir las direcciones de correo electrónico de forma manual durante este proceso, le recomendamos que cargue una lista de contactos de los destinatarios con antelación. Puede encontrar información sobre cómo crear una lista de contactos en nuestra página de soporte Creación de listas de contacto.
ConsejoQ: Puede comprobar el mensaje de correo electrónico haciendo clic en Vista previa de correo electrónico en el editor de mensajes de correo electrónico. Tenga cuidado de no reenviar la Vista previa de correo electrónico a los participantes, ya que contiene el enlace Vista previa de encuesta en lugar del Enlace Individual. Los enlaces de Vista previa de encuesta siempre estarán activos, independientemente de si la encuesta está cerrada o no. Las respuestas que se completen en un enlace de vista previa no cuentan para el total de la licencia. Para obtener más información de estos tipos de enlaces, consulte la página Vista previa de encuesta. Tenga en cuenta que el texto dinámico no se completará para los correos electrónicos de vista previa.
  1. Diríjase a la pestaña Distribuciones.
  2. Abra la sección Correos electrónicos y haga clic en Crear correo electrónico.

  3. Haga clic en Seleccionar contactos.
  4. Elija la biblioteca en la que se encuentran sus contactos.
  5. Seleccione la lista de contactos apropiada.
    ConsejoQ: También puede hacer clic en Lista de contactos nueva en la biblioteca seleccionada y añadir personas de forma manual.
  6. Elija si desea enviar mensajes de correo electrónico a toda la lista de contactos, a una muestra (EN) de la lista de contactos o a un solo miembro de la lista de contactos.
  7. Los campos Dirección del remitente, Nombre de remitente y Dirección de correo electrónico de respuesta se rellenarán de forma predeterminada. Puede cambiar la información del campo Nombre de remitente por la que desee y la dirección del campo Dirección de correo electrónico de respuesta a cualquier dirección de correo electrónico que desee para recibir respuestas que los encuestados escriban a la invitación. Puede cambiar la dirección del campo Dirección del remitente a otra dirección de correo electrónico estándar de Qualtrics. En función de su licencia, también puede utilizar una dirección personalizada para el campo Dirección del remitente. Para obtener más información sobre cómo cambiarlos, visite nuestra página de soporte Utilizar una dirección de remitente personalizada (EN).

    ConsejoQ: Por lo general, el campo Dirección de correo electrónico de respuesta solo se puede rellenar con el correo electrónico conectado a su cuenta de Qualtrics. Sin embargo, a menudo, una marca tiene una serie de dominios FROM personalizados de cuya configuración se encargan un administrador de organización y el equipo de TI de su organización. Estos dominios válidos le permiten utilizar cualquier dirección de correo electrónico con un dominio válido en el campo Dirección de correo electrónico de respuesta. Por ejemplo, si es estudiante de la Universidad de Qualtrics, puede usar cualquier dirección de correo electrónico que termine en @universidaddequaltrics.edu. Si tiene problemas para configurar el correo electrónico de Dirección de correo electrónico de respuesta, póngase en contacto con el administrador de organización.
  8. Programe la hora de la distribución en el menú desplegable Cuándo. De forma predeterminada, su mensaje de correo electrónico se enviará en una hora contando a partir el momento en que lo programe, pero puede elegir entre una serie de horas comunes o programar una hora personalizada.
  9. Introduzca un asunto para el mensaje de correo electrónico.

    ConsejoQ: Puede cargar una Línea de asunto guardada desde su Biblioteca de mensajes (EN) seleccionando la flecha desplegable del cuadro de Línea de asunto. Esto resulta especialmente útil si necesita traducir su Línea de asunto, ya que puede hacerlo en su Biblioteca de mensajes.
  10. Escriba un mensaje de invitación de correo electrónico en el Editor de contenido enriquecido o haga clic en Cargar mensaje para insertar una invitación de correo electrónico que haya guardado previamente de su Biblioteca de mensajes (EN) (esto resulta especialmente útil si necesita traducir el mensaje de correo electrónico, ya que puede hacerlo en su Biblioteca de mensajes). Si desea volver a utilizar la invitación en una fecha posterior, haga clic en Guardar como. Si carga un mensaje y hace cambios en él aquí que no desea guardar en su biblioteca, seleccione la opción Usar texto fijo del menú desplegable Cargar mensaje después de cargar el mensaje para no verse obligado a guardar los cambios.
    ConsejoQ: En caso de distribuciones simples, deje el contenido predeterminado del enlace de la encuesta en el editor de mensajes y añada su propio mensaje más arriba. Si desea un mensaje más personalizado, consulte Personalización del correo electrónico con texto dinámico (EN) y Preguntas visibles en el correo electrónico (EN). Para garantizar la mejor capacidad de entrega posible de sus correos electrónicos, lea la página Evite que se le marque como correo no deseado (EN) antes de enviar el correo electrónico.
  11. Haga clic en Mostrar opciones avanzadas.
  12. Elija un tipo de enlace de encuesta. Esto determina si puede hacer un seguimiento de su respuesta o no. De forma predeterminada, cada usuario obtiene un enlace individual y del que se puede realizar un seguimiento (que se representa mediante Texto dinámico en el mensaje (EN)). Consulte la sección Tipo de enlace de encuesta (EN) a continuación para obtener más información.
  13. Elija una Expiración de enlace.
    ConsejoQ: Las expiraciones de enlaces no se pueden cambiar ni deshacer. Tenga en cuenta que esto es independiente de la configuración de la expiración de encuesta (que siempre se puede cambiar o deshacer) o de las respuestas parcialmente completadas (que no se pueden cambiar ni deshacer). Consulte Distribución y expiraciones de las encuestas (EN)  para ver una comparación más detallada de los tres.
  14. Haga clic en Enviar.
    ConsejoQ: Para obtener ayuda con cualquier mensaje de error que se produzca al intentar enviar el mensaje de correo electrónico, consulte nuestra página Mensajes de error de distribución de mensajes (EN).
ConsejoQ: Ahora que ha enviado su distribución de correo electrónico, puede que le interese realizar un seguimiento de los estados de correo electrónico y otra información similar. Consulte Gestión de distribuciones de correo electrónico (EN) y Estados de distribución (EN).

Tipos de enlace de encuesta

El Distribuidor de correo electrónico de Qualtrics le permite elegir el tipo de enlace de encuesta que usa, que, a su vez, determina cuántas veces puede un encuestado usar el enlace y si puede o no rastrear quién dio cada respuesta. Los siguientes tipos de enlaces se encuentran disponibles haciendo clic en Mostrar opciones avanzadas en la parte inferior de la ventana Crear correo electrónico:

  • Enlace individual: Este es el tipo de enlace predeterminado. Cada participante recibe un enlace individual que solo puede usar una vez. El nombre, el correo electrónico y otra información del encuestado de la lista de contactos se guardan automáticamente con los datos de la encuesta. Esto significa que puede realizar un seguimiento de las respuestas en curso (EN) y enviar recordatorios (EN) y mensajes de agradecimiento (EN) a los participantes. Además, este enlace guarda automáticamente los datos de los encuestados a medida que avanzan en la encuesta. Si tienen que abandonar la encuesta antes de finalizarla, podrán volver a ella en cualquier dispositivo, independientemente de las opciones de encuesta que haya establecido.
    ConsejoQ: A veces, los encuestados verán un enlace, decidirán no rellenar la encuesta de inmediato y abandonarán la encuesta durante un tiempo. La configuración de Respuestas parcialmente completadas determina durante cuánto tiempo deben volver a este enlace hasta que expire la sesión. Consulte Respuestas parcialmente completadas (EN) para saber cómo cambiar este ajuste y Distribución y expiraciones de las encuestas (EN) para saber más sobre expiraciones que pueden afectar a los enlaces de sus encuestas.
    ConsejoQ: ¿Desea saber quién ha respondido a su encuesta mientras mantiene anónimas las respuestas? Use enlaces individuales con la opción de encuesta Respuesta anónima (EN). Lea la página adjunta y preste atención a las advertencias asociadas antes de activar este ajuste.
  • Enlace de varias respuestas: Cada participante recibe un enlace individual que puede usar varias veces. Cada vez que se utilice este enlace, se añadirá una nueva respuesta a sus resultados y se registrará la misma información de la lista de contactos. Tenga en cuenta que los correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento (EN) no son compatibles con este tipo de enlace. Además, tenga en cuenta que la opción de encuesta Evitar respuesta múltiple (EN) debe estar desactivada normalmente cuando se usa enlaces de varias respuestas porque los encuestados recibirán un mensaje de error si intentan acceder al enlace de la encuesta desde el mismo dispositivo y navegador que han usado antes.
    ConsejoQ: Los enlaces de varias respuestas no guardarán el progreso de los encuestados de forma predeterminada. Para permitir a sus encuestados salir de la encuesta y seguir desde donde lo dejaron, deberá activar Guardar y continuar en las opciones de encuesta .
    ConsejoQ: Los enlaces de varias respuestas no realizan un seguimiento de los estados (EN) de los encuestados para cuando han empezado o terminado la encuesta.
  • Enlace anónimo: Cada participante recibe el enlace anónimo (EN). Este enlace no puede rastrear la identidad del encuestado, excepto por determinados detalles de GeoIP que se pueden desactivar. Consulte el enlace a continuación para obtener más detalles. Tenga en cuenta que los correos electrónicos de recordatorio y agradecimiento (EN) no son compatibles con este tipo de enlace.
ConsejoQ: Si el enlace anónimo y el enlace de varias respuestas no aparecen en el menú desplegable Tipo de enlace, deberá cambiar el ajuste de Solo por invitación a Acceso abierto en la sección Protección de la encuesta (EN) de las opciones de encuesta.

Personalización del correo electrónico con texto dinámico

Además de escribir un mensaje genérico, las invitaciones por correo electrónico se pueden personalizar con la información de la lista de contactos del participante. Esta información se puede insertar en el mensaje utilizando la función Texto dinámico (EN).

TEXTO DINÁMICO PREDETERMINADO

De forma predeterminada, todos los mensajes de invitación a la encuesta incluyen tres partes de Texto dinámico:

  1. Enlace individual personalizado: Un enlace individual para cada participante de la encuesta sustituirá este Texto dinámico.
  2. Dirección URL de la encuesta: La dirección web completa del enlace del participante sustituirá este Texto dinámico, en caso de que tenga dificultades para hacer clic en el enlace individual.
    ConsejoQ: ¿Le interesaría insertar un botón que enlace a su encuesta en lugar de un enlace de texto? Use este Texto dinámico como URL cuando añada el hipervínculo.
  3. Enlace para darse de baja: Un enlace para darse de baja (EN)  sustituirá este Texto dinámico. Al hacer clic, el participante ya no recibirá más mensajes de correo electrónico de esa lista de contactos.
ConsejoQ: Aunque se puede eliminar cualquiera de estos enlaces, deberá incluir un enlace de encuesta para poder enviar la encuesta. El enlace para darse de baja también se debe utilizar para cumplir con las prácticas recomendadas de envío por correo electrónico.

INSERTAR OTRO TEXTO DINÁMICO EN EL MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO

  1. En el editor de mensajes, haga clic en el icono de Texto dinámico ({a}).
  2. Seleccione el tipo de Texto dinámico (EN) que desea insertar.
    ConsejoQ: Aunque hay muchas opciones disponibles, existen tres categorías que resultan especialmente útiles para los mensajes de invitación: Campo de datos embebidos, Enlaces de encuesta y Campo Contactos.
  3. En caso de que sea necesario, copie y pegue el código que se genera en el lugar apropiado del cuerpo del mensaje.
  4. Haga clic en Guardar como para guardar el mensaje.

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Preguntas visibles en el correo electrónico

El hecho de incluir una pregunta de encuesta en el mensaje de correo electrónico puede mejorar la invitación de encuesta. Resulta más atractiva e interactiva, y aumenta de manera eficaz la tasa de respuesta. Cuando los participantes reciban el mensaje de correo electrónico, podrán hacer clic en una respuesta a la pregunta visible directamente desde el cuerpo del mensaje. Al hacer clic en una respuesta, se iniciará de inmediato la encuesta en otra pestaña, con la respuesta elegida ya seleccionada para ellos.

ConsejoQ: Solo los tipos de preguntas Opción múltiple de respuesta única (EN) y NPS® (EN) se pueden usar como Preguntas visibles en el correo electrónico. Tampoco se incluirán las preguntas con lógica de salto, lógica de visualización para preguntas o validación personalizada.

INSERTAR UNA PREGUNTA VISIBLE EN EL CORREO ELECTRÓNICO

ConsejoQ: Las mejores prácticas sirven para crear preguntas visibles en el correo electrónico en la pestaña Distribuciones de un proyecto.
  1. Seleccione el icono de Pregunta visible en el correo electrónico en el editor de Mensaje.
  2. Seleccione la pregunta de Opción Múltiple o NPS® de la encuesta que desea insertar.
    Advertencia: Si la pregunta de Opción múltiple de respuesta única (EN) tiene imágenes como opciones de respuesta, deberá asegurarse de que estas se añadieron a través del Editor de contenido enriquecido. Al añadir imágenes a través del Editor de contenido enriquecido, se asegurará de que se ha aplicado el código HTML adecuado para que la imagen salga en el mensaje de correo electrónico.
  3. Seleccione el esquema de colores de esta pregunta o elija Personalizado para diseñar uno usted mismo (incluye opciones de color para el fondo, los botones y el texto).
ConsejoQ: ¿Está realizando una encuesta de una pregunta? ¿Desea que su pregunta visible en el correo electrónico envíe casi al instante la respuesta del destinatario? Consulte nuestra página de soporte Consejos y trucos de encuesta (EN).

Atención: Algunos proveedores de correo electrónico pueden probar los enlaces incluidos en los correos electrónicos, de modo que su pregunta visible de correo electrónico se responda antes de que la vea el encuestado. Para obtener más información al respecto, consulte la sección Software de seguridad e interacciones de Qualtrics (EN).

Uso del enlace para darse de baja

Cuando envía una encuesta a través del Distribuidor de correo de Qualtrics, se incluye un enlace para darse de baja de forma predeterminada.

Cuando un contacto haga clic en este enlace, se le dirigirá a una página en la que se le confirmará que se le ha eliminado de la lista de contactos y ya no recibirá mensajes de correo electrónico que se envíen a esa lista.

ConsejoQ: "Haga clic aquí para cancelar la suscripción de todas las listas de distribución" solo aparecerá si su licencia usa XM Directory.

Aquellos que decidan darse de baja permanecerán en su lista de contactos, pero se les marcará como no suscritos con una marca de verificación gris situada al lado de su nombre en la página de miembros de la lista de contactos.

Mientras los contactos no estén suscritos, no recibirán recordatorios, mensajes de agradecimiento ni invitaciones por correo electrónico. De forma manual, puede cancelar la suscripción de un contacto o volver a suscribirlo en cualquier momento siguiendo los pasos que se describen en nuestra página Edición de contactos en una lista.

ConsejoQ: El enlace para darse de baja solo cancelará la suscripción del contacto de esa lista de contactos específica. Esa dirección de correo electrónico permanecerá suscrita en todas las demás listas de contactos en las que el contacto se pueda encontrar.
ConsejoQ: ¿Ha eliminado accidentalmente su enlace para darse de baja y ahora no se envía la distribución? Consulte la página Sin enlace para darse de baja (EN) para ver instrucciones sobre cómo volver a añadir el enlace para darse de baja.

Distribución en varios idiomas

A través del Distribuidor de correo de Qualtrics puede enviar una invitación que se traducirá automáticamente al idioma preferido del participante.

ENVIAR LA INVITACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO EN VARIOS IDIOMAS

  1. Vaya a la página Biblioteca y cree un mensaje nuevo (EN) siguiendo las instrucciones que aparecen en la página de soporte del enlace.
    ConsejoQ: Asegúrese de que el tipo de mensaje esté configurado correctamente. Debería ser Correos electrónicos de invitación para las invitaciones a encuestas, correos electrónicos de recordatorio para los recordatorios, etc.
  2. Traduzca la invitación con el proceso descrito en nuestra página de soporte para la traducción de los mensajes de la biblioteca (EN) y repítalo para cada idioma que desee.
  3. Cuando cree la lista de contactos, incluya una columna Language (Idioma) con los códigos de idioma correctos para cada destinatario.

Con un mensaje traducido y el idioma establecido en la lista de contactos, lo tendrá todo listo para enviar la invitación por correo electrónico. Cuando se envíe la invitación de encuesta, cada participante recibirá el mensaje de correo electrónico en el idioma especificado para él en la lista de contactos.

Distribución y expiraciones de las encuestas

Existen tres tipos distintos de expiraciones de las encuestas que se pueden establecer. Cada uno tiene su propio uso, por lo que le recomendamos que los compruebe antes de enviar la encuesta:

  • Expiración del enlace: De forma predeterminada, los enlaces de encuestas que se distribuyen a través del Distribuidor de correo de Qualtrics tienen una validez de 60 días. Este período es suficiente para la mayoría de los estudios, pero si desea ampliar la expiración, haga clic en Mostrar opciones avanzadas debajo del editor de mensajes de correo electrónico en la ventana Crear correo electrónico y seleccione un período nuevo en el menú desplegable Expiración de enlace. La fecha de expiración del enlace no se puede cambiar para un envío por correo una vez que se han enviado los enlaces de encuesta.
  • Expiración de encuesta: En la sección Protección de la encuesta (EN) de las opciones de encuesta (EN), tiene la opción de especificar un rango de fechas para cuando la encuesta sea accesible para que los encuestados nuevos comiencen. Una vez que se pase el rango, esta configuración no cerrará automáticamente la sesión de los encuestados que se encuentren a mitad de camino de completar la encuesta, sino que evita que se creen sesiones de encuestas nuevas. Este rango de fechas se puede cambiar en cualquier momento antes o después de distribuir la encuesta.
  • Respuestas parcialmente completadas: De forma predeterminada, los que no terminen la encuesta de una sola vez tendrán una semana para volver y finalizarla. Si no se completa en ese plazo, la respuesta se registrará tal cual. Este período se puede cambiar en la sección Respuestas parcialmente completadas (EN) de Opciones de encuesta (EN). El hecho de cambiar esta configuración solo afecta a los encuestados que aún no han comenzado la encuesta.

Software de seguridad e interacciones de Qualtrics

A veces, el servidor de correo electrónico de sus destinatarios puede usar software de seguridad para evaluar los enlaces incluidos en los correos electrónicos. Estos programas de software abren los enlaces incluidos en los correos electrónicos antes de enviar el correo electrónico al destinatario. Esto puede causar un comportamiento inesperado durante el envío de invitaciones por correo electrónico. Los siguientes problemas suelen deberse a enlaces de prueba de software de seguridad en correos electrónicos:

  • "Ha finalizado la encuesta o la sesión ha caducado": Si los encuestados ven este mensaje al hacer clic por primera vez en el enlace de su encuesta, es posible que su servidor de correo electrónico lo haya abierto antes de enviar la invitación por correo electrónico. Cuando el servidor del destinatario abre el enlace, comienza la sesión de la encuesta, que se cerrará en función del plazo de finalización parcia (EN)l de la encuesta. Si amplía el plazo de finalización parcial, las sesiones de sus encuestas serán menos propensas a expirar.
  • "Su sesión ha caducado. La hemos actualizado a su respuesta más reciente": Por lo general, este mensaje aparece cuando el servidor de correo electrónico del destinatario abre su invitación a la encuesta, pero no cierra la sesión después de probar el enlace. De este modo, la sesión de la encuesta se abre en varios lugares a la vez.
  • Si su invitación por correo electrónico contiene preguntas visibles en el correo electrónico (EN), es posible que vea en su conjunto de datos que los encuestados solo han contestado a la pregunta visible, pero no a otra pregunta. Por lo general, en este caso, se selecciona la primera opción de la pregunta visible. Esto se debe al servidor de correo electrónico del destinatario, que evalúa el enlace en la pregunta visible en el correo electrónico seleccionando la primera opción y, luego, la respuesta cerrada debido al plazo de finalización parcial (EN).

Para resolver estos problemas, debe ponerse en contacto con sus destinatarios y pedirles que se comuniquen con su equipo de TI con respecto a cómo incluir los servidores de correo de Qualtrics en listas blancas (EN) o cómo crear una excepción para los enlaces que contienen el dominio qualtrics.com.