Colaborar en proyectos

Acerca de la colaboración en proyectos

Nuestra función de colaboración le permite dar acceso a sus encuestas a otros usuarios de Qualtrics cuando se conecten a sus cuentas. De esta manera, puede trabajar en el mismo proyecto sin dar la información de su cuenta. Incluso puede elegir restringir el tipo de acceso que otros usuarios tienen al proyecto. Por ejemplo, si tiene traductores trabajando en el proyecto, puede asegurarse de que pueden cargar traducciones en la encuesta, pero que no tienen acceso a los datos que recopila.

Colaboración dentro de la organización

Puede colaborar en encuestas con usuarios individuales y grupos de su organización. Un grupo (EN) es un conjunto de usuarios de Qualtrics con acceso a una biblioteca compartida de encuestas, contactos y otros datos del proyecto. Si desea crear un grupo, póngase en contacto con el administrador de organización de su organización, que puede crear uno por usted.

1. En la pestaña Encuesta del proyecto, haga clic en Herramientas.
   
2. Seleccione Colaborar.
   ConsejoQ: ¿Falta el botón Colaborar? Existen dos razones por las que esto puede suceder. La primera es que no puede invitar a alguien a colaborar en un proyecto que no le pertenece. Para dar acceso a ese proyecto a otro usuario, tendrá que ponerse en contacto con su creador original. Sin embargo, si usted es el propietario de la encuesta, es muy probable que no tenga permiso para colaborar en su organización. Si cuenta con una licencia de Qualtrics, póngase en contacto con su administrador de organización para solicitar que se active este permiso.
3. Si un usuario se encuentra en la misma organización que usted, puede escribir su nombre o correo electrónico en el campo Escribir nombre de usuario o correo electrónico o buscarlo en la Agenda de direcciones de usuarios y grupos.
   
   ConsejoQ: Solo verá los grupos a los que pertenece en la agenda de direcciones.
4. Una vez dentro de la agenda de direcciones, seleccione en la lista el usuario o grupo de usuarios con el que desea colaborar y haga clic en Añadir selección. Utilice la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de la ventana para localizar con rapidez el usuario o grupo de usuarios.
   
   ConsejoQ: ¿No ve a la persona que está buscando? Asegúrese de que disponga de una cuenta de Qualtrics dentro de su misma licencia. Si su cuenta no se encuentra en la misma licencia que la suya, no aparecerá en la lista, aunque todavía puede colaborar con estos usuarios introduciendo su dirección de correo electrónico en el campo de la ventana anterior. La dirección de correo electrónico con la que comparte no tiene que coincidir con su cuenta de Qualtrics.
5. Escriba un mensaje personalizado y haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Este mensaje se presentará en una invitación que el usuario recibe por correo electrónico, junto con la invitación estándar. Si le parece bien que solo se envíe una invitación estándar, deje la casilla en blanco.
   
6. Seleccione las casillas de los permisos que desea conceder a cada persona o grupo que haya añadido. Consulte Permisos de colaboración para obtener más detalles sobre cada una de estas opciones.
   
   ConsejoQ: Haga clic en Detalles para personalizar aún más los permisos Editar y Ver informes.
7. Haga clic en Guardar para enviar la invitación.

ConsejoQ: ¿Se encuentra en la página Proyectos? También puede colaborar accediendo a la encuesta en la página Proyectos, haciendo clic en el menú desplegable situado a la derecha de la encuesta y seleccionando Colaborar.

Colaboración fuera de la organización y con usuarios nuevos

El hecho de colaborar con usuarios fuera de la organización funciona de manera muy similar al de hacerlo dentro de ella. Sin embargo, en lugar de utilizar la Agenda de direcciones, simplemente escriba la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta del usuario en el cuadro de texto y haga clic en el botón Añadir. Esta dirección de correo electrónico no tiene que coincidir con la cuenta de Qualtrics del usuario.

USUARIOS NUEVOS

También puede colaborar en una encuesta con un usuario que aún no tenga una cuenta de Qualtrics. Solo tiene que escribir su dirección de correo electrónico en el cuadro de texto y hacer clic en Añadir. A continuación, su colaborador deberá crear una nueva cuenta. Su colaborador debe llevar a cabo una de las siguientes acciones:

1. Regístrese con la licencia de Qualtrics que su organización ha comprado.
2. Regístrese para obtener una cuenta gratuita con el enlace que aparece en la invitación que recibió.
   

USUARIOS CON MÁS DE UNA CUENTA

En ocasiones, los usuarios disponen de más de una cuenta de Qualtrics asociada a la misma dirección de correo electrónico. ¡No pasa nada! Se enviará un código por correo electrónico al usuario cuando lo invite a colaborar en la encuesta. A continuación, el usuario podrá iniciar sesión en cualquiera de sus cuentas e introducir este código para obtener acceso a su encuesta. Para obtener más información sobre los códigos de colaboración, consulte la sección Acceso a encuestas compartidas.

USUARIOS CON CUENTAS CON INICIO DE SESIÓN ÚNICO

Si la persona con la que está colaborando tiene inicio de sesión único (SSO) y no es miembro de su organización, debe poder seguir colaborando con ella. Introduzca su dirección de correo electrónico en el campo y haga clic en Añadir. Para obtener más consideraciones con los usuarios de SSO, consulte la sección Colaboración con usuarios de SSO.

Consideraciones para la colaboración entre organizaciones

Si tiene el rol de administrador de organización, las bibliotecas organizativas que se mencionan en esta sección constituirán grupos de toda la organización con los que se pueden compartir contactos, mensajes y encuestas. Cuando se crearon estos grupos, se marcó Sí en el campo Disponible para todos los usuarios (EN).

Colaboración con usuarios de SSO

Los usuarios que accedan a sus cuentas de Qualtrics a través de Inicio de sesión único (SSO) tendrán algunas consideraciones adicionales a la hora de colaborar en las encuestas. Esto es aplicable sobre todo si usted y su colaborador pertenecen a organizaciones distintas.

COLABORACIÓN CON LA PERSONA CORRECTA

Si comparte con alguien de la misma organización, resulta más sencillo escribir el nombre del usuario en la Agenda de direcciones de grupos o de usuarios y hacer clic en esa persona cuando aparezca en la lista. La cuenta que aparezca siempre será la que esté oficialmente afiliada a su organización.

Si está colaborando con alguien con SSO desde fuera de su organización, puede compartir con cualquier dirección de correo electrónico a la que tenga acceso ese usuario. La persona recibirá un código de colaboración seguro, iniciará sesión en la cuenta de Qualtrics que elija e introducirá el código en el botón Aceptar colaboración. Consulte la sección Acceso a encuestas compartidas para obtener más detalles sobre los códigos de colaboración.

IGNORAR LOS ENLACES DE LA INVITACIÓN

Cuando alguien le invite a colaborar en una encuesta, recibirá esta invitación:

No haga clic en la "cuenta nueva". Incluso si aún no tiene una cuenta a través de su organización, no utilice este enlace. Para crear una cuenta nueva, vaya a la dirección URL especial que la organización ha configurado para Qualtrics. Si no sabe cuál es esta URL, puede buscarla online, preguntárselo a un compañero o llamar al soporte técnico.

Para acceder a la encuesta a la que se le ha invitado a colaborar, inicie sesión en su cuenta de Qualtrics como haría normalmente. A continuación, siga los pasos de Acceso a encuestas compartidas para obtener acceso a su encuesta.

Acceso a encuestas compartidas

Una vez que se hayan invitado a los usuarios a colaborar en un proyecto, los colaboradores recibirán un mensaje de correo electrónico con la notificación y podrán verlo en su carpeta Compartidos conmigo la próxima vez que inicien sesión.

Para acceder a esta carpeta:

1. Vaya a la página de destino Proyectos haciendo clic en Proyectos o en el logotipo de Qualtrics.
   
2. Haga clic en Carpetas si su panel de carpetas no está abierto.
3. Seleccione Compartidos conmigo.
   ConsejoQ: Cambie Ordenar por a Propietario para ver quién ha compartido cada proyecto con usted.

BOTÓN ACEPTAR COLABORACIÓN

Es posible que algunos usuarios vean, cuando se comparte una encuesta con ellos, que la invitación que reciben contiene un código especial. Se trata de una medida de seguridad adicional que confirma las colaboraciones entre organizaciones y otros casos especiales.

1. Busque en su correo electrónico una invitación a una encuesta de colaboración. Copie el código.
2. Inicie sesión en la cuenta desde la que desea poder acceder a la encuesta.
3. Vaya a su carpeta Compartidos conmigo.
   
   ConsejoQ: El botón Aceptar colaboración solo aparece en su carpeta Compartidos conmigo. No aparecerá en ninguna de las otras carpetas del proyecto.
4. Haga clic en Aceptar colaboración.
   ConsejoQ: ¿No encuentra el botón Aceptar colaboración? Puede que su navegador sea demasiado pequeño. Intente ampliarlo para que aparezca el botón.
5. Pegue el código en el campo.
6. Haga clic en Enviar.

GESTIÓN DE ENCUESTAS COMPARTIDAS CON USTED

En la carpeta Compartidos conmigo hay subcarpetas con el nombre de cada colaborador. Utilícelas para buscar encuestas por el propietario.

Si decide que ya no desea participar en un proyecto, puede borrar el acceso a este haciendo clic en el menú desplegable situado junto al proyecto y en Eliminar proyecto compartido. No se preocupe; esta opción no elimina nada. Simplemente anula la posibilidad de acceder al proyecto.

Permisos de colaboración

Cuando colabora en un proyecto con alguien, no tiene que darle acceso completo. Puede restringir el contenido que puede ver o editar directamente en el menú Colaborar en el proyecto.

1. Editar: Al desactivar este permiso, se impide el acceso a toda la pestaña Encuesta, en la que se realizan las modificaciones de la encuesta. El colaborador tampoco podrá cambiar el nombre de la encuesta ni traducirla. Sin embargo, si solo desea desactivar algunos permisos de edición, haga clic en Detalles y edite los permisos que se detallan a continuación.
   • Editar encuestas: Al desactivar este permiso, se impide el acceso a la pestaña Encuesta y el permiso para cambiar el nombre de la encuesta. Los colaboradores aún pueden traducir la encuesta.
     Advertencia: Para activar cualquiera de los permisos de edición descritos a continuación, también debe activar Editar encuestas.
     ConsejoQ: Sus colaboradores necesitarán acceso a este permiso para acceder a la pestaña Acciones.
   • Copiar preguntas de encuesta: Al desactivar este permiso, se evita que el usuario copie preguntas en la encuesta. Sin embargo, el colaborador todavía puede copiar preguntas y bloques a la biblioteca de encuestas (EN).
   • Crear conjuntos de respuestas: Los conjuntos de respuestas constituyen una función que ya no se utiliza.
   • Eliminar preguntas de encuesta: El hecho de desactivar este permiso impide que los colaboradores eliminen de forma permanente las preguntas. Todavía pueden enviar preguntas a la papelera, de la que se pueden restaurar con facilidad. Consulte la página de soporte Eliminar preguntas para obtener más información.
     ConsejoQ: No se tiene que preocupar de que los colaboradores eliminen todo el proyecto. Independientemente de los permisos que estén activados, los colaboradores no pueden eliminar un proyecto en el que sean colaboradores. Solo el propietario puede eliminar el proyecto.
   • Utilizar bloques: Al desactivar este permiso se evita que los colaboradores eliminen, muevan, añadan o copien bloques, o les cambien el nombre, en la encuesta. Sin embargo, los colaboradores todavía pueden utilizar las opciones de bloque no relacionadas con estas tareas, como Bucle y unión, Aleatorización de preguntas y Copiar bloque a biblioteca.
   • Utilizar cuotas: Al desactivar esta opción se anula la capacidad del usuario para crear, editar y administrar Cuotas. Si tiene la opción Utilizar cuotas avanzadas, este permiso también debe estar desactivado o todas las funciones de Cuota, incluidas las básicas, seguirán estando disponibles.
   • Utilizar cuotas avanzadas: Este permiso solo aparecerá si tiene acceso a Cuotas avanzadas. Cuando está desactivado, el colaborador no puede utilizar las Cuotas multilógica (EN), la Gestión de coincidencias múltiples (EN) ni el Dashboard público de cuotas (EN). Cuando este permiso esté desactivado, los usuarios seguirán teniendo acceso a las funciones básicas de Cuota, incluida la capacidad de crearlas, editarlas y eliminarlas, siempre y cuando el permiso Utilizar cuotas siga estando activado.
   • Usar bloques de referencia: Cuando está activado, permite al usuario añadir Bloques de referencia (EN) a la encuesta con el material de su cuenta.
   • Traducir encuestas: Cuando se desactiva, el usuario no puede traducir la encuesta.
   • Configurar las opciones de encuesta: Cuando se desactiva, el usuario no puede modificar las opciones de encuesta.
   • Editar preguntas de encuesta: Cuando se desactiva, el usuario no puede editar preguntas. Todas las Opciones de pregunta se desactivarán. La única opción disponible en el panel de edición de preguntas será Añadir salto de página (EN).
   • Editar el flujo de la encuesta: Al desactivar este permiso se anula la capacidad del usuario para editar el flujo de la encuesta.
     ConsejoQ: Si tiene marcado el permiso Editar el flujo de la encuesta, pero el permiso Editar preguntas de encuesta está desmarcado, el usuario no podrá editar los elementos Datos embebidos en el flujo de la encuesta.
   • Utilizar lógica de salto: Al desactivar este permiso, se anula la capacidad del usuario para utilizar la lógica de salto en la encuesta.
   • Utilizar desencadenantes: Al desactivar este permiso, se anula la capacidad del usuario para utilizar los desencadenantes de lista de contactos (EN) y los desencadenantes de correo electrónico.
   • Utilizar descartes: Si desactiva este permiso, no podrá utilizar la opción Respuesta descartada para personalizar un elemento de Fin de encuesta en el flujo de la encuesta. Es posible que no vea esta opción si no ha adquirido acceso a esta función, que le permite mantener un recuento de los descartes en una sola pantalla. Cuando está activado, este permiso se debe combinar con el de Editar el flujo de la encuesta.
   • Utilizar índice de contenido: Esta opción solo aparecerá si dispone de acceso a la función Índice (EN). Si desactiva este permiso, el colaborador no podrá añadir un Índice en el flujo de la encuesta.
2. Ver informes: Si no elige especificar permisos, al activar este permiso, el colaborador tendrá acceso completo a las pestañas Datos y Dashboards. Sin embargo, si solo desea desactivar algunos permisos de resultados, haga clic en Detalles y edite los permisos que se detallan a continuación.
   • Editar respuestas de encuesta: Al desactivar este permiso, impide que el colaborador elimine datos o utilice la función de Edición de respuestas (EN). Además, aunque todavía puede generar un enlace para Volver a realizar la encuesta como nueva respuesta (EN), no puede generar el enlace Retomar habitual. Este permiso, cuando está desactivado, permite a los colaboradores añadir datos, pero no les permite modificar los existentes de ninguna manera.
   • Ver resultados de encuesta: Al desactivar este permiso, se borran las pestañas Datos y análisis e Informes.
     Advertencia: Para activar cualquiera de los permisos de resultados que se describen en esta sección, también DEBE activar Ver resultados de encuesta.
   • Utilizar filtros de resultados de encuesta: Cuando está activado, este permiso permite al usuario filtrar las respuestas recopiladas en las pestañas Datos y análisis e Informes.
   • Ver datos restringidos: Al desactivar este permiso, se censuran los campos de contacto estándar, la Dirección IP, la latitud de ubicación y la información de longitud de ubicación en la pestaña Datos y análisis y en todas las exportaciones.
   • Descargar resultados de encuesta: Permite al usuario exportar datos desde la pestaña Datos y análisis. Cuando se desactiva, los colaboradores ya no pueden exportar desde la pestaña Datos y análisis, pero sí pueden exportar desde la de Informes.
   • Utilizar tabulación cruzada: Ofrece al usuario la posibilidad de analizar los resultados con la función de Tabulación cruzada (EN).
   • Ver ID de respuesta: Cuando está activado, este permiso permite al usuario ver el ID de respuesta, un ID exclusivo asignado a cada respuesta individual.
3. Activar/Desactivar: Cuando se selecciona, este permiso permite al usuario activar, pausar o reanudar la recopilación de respuestas de la encuesta.
4. Copiar: Cuando está desactivado, el colaborador no puede copiar el proyecto ni crear un proyecto a partir de una copia de la encuesta en la cual colaboró. Los colaboradores pueden copiar preguntas y bloques dentro del mismo proyecto, o copiar la encuesta a la biblioteca de encuestas (EN).
5. Distribuir: Determina si el colaborador tiene acceso a la pestaña Distribuciones y, por lo tanto, si puede distribuir la encuesta.

Si alguna vez tiene que editar esta configuración, vaya al menú Colaborar en el proyecto de forma normal, realice los cambios y haga clic en Guardar.

Resolución de problemas

PROBLEMAS RELACIONADAS CON LA CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA/VARIAS CUENTAS DE QUALTRICS

Si su organización cuenta con una licencia de Qualtrics, debe seguir detenidamente los pasos en la página Creación de una cuenta para poder crear una cuenta y empezar a colaborar. En concreto, debe asegurarse de que se ha inscrito en Qualtrics desde la URL correcta.

Si ha elegido "Cuenta gratuita" en la página de inicio de Qualtrics al registrarse, tiene una cuenta de prueba. Las cuentas de prueba creadas antes del 4 de octubre de 2019 no pueden colaborar; todas las cuentas de prueba creadas después de esta fecha pueden colaborar. Si creó una cuenta de prueba anterior y su organización no cuenta con una licencia de Qualtrics, deberá crear una nueva cuenta de prueba antes de poder colaborar. Sin embargo, si se registró de esta manera por error y su organización sí dispone de una licencia de Qualtrics, consulte nuestra página Traslado de usuarios para ver varias soluciones que le permitirán trasladar su cuenta a la licencia correcta y colaborar en proyectos.

Si se registró para obtener una cuenta utilizando el enlace de la invitación de colaboración, podrá colaborar en encuestas sin ningún problema. Sin embargo, no está registrado en Qualtrics con una organización específica, lo que puede significar que no dispone de acceso a otras funciones por las que su organización ha pagado (por ejemplo, preguntas de carga de archivos o la aplicación offline). Si alguna vez debe trasladar su cuenta a una organización diferente, consulte nuestra página Traslado de usuarios para obtener más detalles.

Si tiene la completa seguridad de haberse registrado en Qualtrics con la URL correcta y tiene problemas para colaborar, póngase en contacto con su administrador de organización para asegurarse de que tiene activados los permisos correctos.

NO SE ENCUENTRA EL CORREO ELECTRÓNICO DE COLABORACIÓN

Si no ha recibido el correo electrónico de colaboración, pruebe lo siguiente:

1. Consulte las carpetas de correo basura y correo no deseado.
2. Asegúrese de que el propietario de la encuesta ha compartido con la cuenta correcta.
   ConsejoQ: Si el propietario de la encuesta está compartiendo directamente con una dirección de correo electrónico, recuerde que solo tiene que ser un correo electrónico al que tiene acceso, no el mismo de la cuenta. Esto también se aplica a los usuarios de SSO.
3. Si estas soluciones no funcionan, solicite al propietario de la encuesta que lo borre, guarde y vuelva a colaborar.

EL PROYECTO NO APARECE EN LA CUENTA

Si el proyecto no aparece en su carpeta Compartidos conmigo, pruebe lo siguiente:

1. Asegúrese de haber introducido el código de colaboración.
2. Si ya ha introducido el código de colaboración, haga clic en el icono Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Recargar.
   
3. Pida al propietario de la encuesta que lo borre, guarde y vuelva a colaborar.

ALTERNATIVAS A LA COLABORACIÓN

La colaboración está concebida para proporcionar a varios usuarios la capacidad de editar y distribuir una encuesta, editar los datos de esta y exportarlos si es necesario, así como crear informes. Con los permisos de colaboración, puede incluso elegir a cuáles de estas funciones desea que tenga acceso el usuario.

Sin embargo, la colaboración no siempre es la mejor solución para sus objetivos. A continuación, exponemos algunas necesidades similares y la mejor manera de satisfacerlas:

• Si desea que alguien vea la encuesta, pero no la edite, pruebe a enviarle un enlace de vista previa o un documento de Word de la encuesta.
• Si desea que alguien vea los informes, pero no los edite, pruebe a compartir los informes avanzados (EN) o compartir los resultados en informes (EN).
• Si desea que alguien vea los datos sin procesar, pero no los edite, pruebe a exportar los datos y enviarle el archivo.
• Si pronto va a abandonar su organización y desea que otra persona sea la propietaria de su encuesta y sus datos, póngase en contacto con su administrador de organización y pídale que transfiera la encuesta.
• Si desea que alguien tenga una copia de su encuesta (sin los datos), pruebe a exportar una copia QSF de la encuesta y enviar el archivo a su compañero.