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La guida completa per un processo di onboarding eccellente

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Un processo di onboarding ben strutturato è determinante per la collaborazione lavorativa con il futuro collega. Un onboarding disorganizzato innalza il rischio che i nuovi talenti abbandonino il lavoro già durante i primi sei mesi. In cosa consiste un processo di onboarding ben strutturato e digitale, ma soprattutto quali sono le aspettative dei nuovi talenti? Tutto le nostre risposte in questa guida all'onboarding.


Cos’è l’onboarding?

Nell’ambito della gestione del personale, con il termine inglese onboarding si intende, ormai anche in Italia, la parte finale del processo di recruiting. Nello specifico, parliamo del processo atto ad accogliere la nuova risorsa in azienda per aiutarla ad acclimatarsi alle proprie mansioni. I primi giorni e settimane di un nuovo collaboratore sono ritenuti cruciali dagli esperti delle risorse umane e gettano le basi per un buon rapporto lavorativo.

Onboarding traduzione: inserimento di un nuovo dipendente (a bordo di) in azienda. È una fase del recruiting, in particolare quella successiva all’assunzione.

In cosa consiste l’onboarding?

Il processo di onboarding è ritenuto concluso solo quando la nuova risorsa è pienamente integrata nella compagine aziendale. Un onboarding approfondito e articolato può richiedere fino a un anno dall’assunzione per essere portato a termine e coinvolge tre realtà: l’azienda, le persone e la tecnologia. Difatti ad essere coinvolti nell’onboarding non sono solo le risorse umane e il nuovo collaboratore, ma anche colleghi e manager.

Al fine di rendere produttivi i nuovi talenti nel più breve tempo possibile nella fase di onboarding, l’azienda introduce il nuovo dipendente al suo dipartimento, ai procedimenti lavorativi, nonché agli strumenti a sua disposizione. Pertanto, è chiaro che ogni realtà aziendale sviluppa il suo particolarissimo processo di onboarding, intimamente intrecciato coi quadri operativi del settore.

Perché è importante ottimizzare il processo di onboarding?

Un inserimento ottimale di una nuova risorsa in azienda è un incentivo alla produttività ed un profitto garantito per l’impresa, ma l’impatto del processo di onboarding rappresenta anche un altro importante risvolto: una collaborazione lavorativa più lunga. Per chi si occupa già di Talent Management, non sorprenderà sentire che nel mercato concorrenziale e digitale esista una vera e propria “guerra dei talenti”, dove sono le persone a fare la differenza. Per diventare e rimanere leader nel proprio settore, le imprese devono attrarre (e mantenere) i talenti più promettenti in azienda, stiamo parlando ovviamente di retention.

Una cura adeguata dell’onboarding, vista come parte integrante dell’Employee Life Cycle, garantisce l’instaurarsi di rapporti lavorativi e interpersonali soddisfacenti, facendo sentire i collaboratori parte integrante di un team, nella prospettiva di un rapporto duraturo.

Onboarding digitale: a cosa serve?

Un processo di onboarding di successo è essenziale per la retention e la performance dei nuovi talenti, non solo ma le statistiche che svelano il triste livello di Employee Engagement in molte aziende abbondano: molte imprese hanno una vera e propria piaga di talento in fuga. È compito del dipartimento HR porvi rimedio, ma come? La risposta si trova nell’onboarding digitale.

Per ridurre potenziali rischi ed errori, è importante definire un processo di onboarding dettagliato e adeguato alla specifica realtà aziendale. Tutto facile in teoria, ma un processo di simili dimensioni finisce per costare parecchio tempo e risorse. Ecco perché la standardizzazione del processo rappresenta una forte ottimizzazione del lavoro del gruppo HR, ma richiede anche un certo livello di innovazione tecnologica. Lo strumento digitale adatto consente di migliorare l’inserimento dei neoassunti, accelerando e standardizzando il processo di onboarding, rendendo in definitiva i singoli passaggi più fluidi.

Onboarding digitale definizione: standardizzazione del processo di onboarding tramite strumenti digitali. Ogni fase del processo è digitalizzata ed accessibile da diversi dispositivi, nel tempo e luogo a discrezione della nuova risorsa.

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Il processo di onboarding passo per passo

Sebbene sia difficile riassumere in modo assoluto tutte le particolarità di ogni situazione, è possibile evidenziare alcune fasi comuni a tutti i processi di onboarding di successo, per esempio un buon processo di onboarding si occupa principalmente di:

  • Spiegare le dinamiche interne all’impresa
  • Comunicare la cultura aziendale
  • Esemplificare chiaramente gli obiettivi di ciascun ruolo e le relative responsabilità
  • Facilitare le relazioni tra il neoassunto, il team e l’impresa

Il primo passo per un processo di onboarding standardizzato è la pianificazione di una strategia, divisa in fasi chiare e ben delineate. Vediamole qui di seguito.

Preparazione

Come sarà ormai chiaro, il ciclo di vita del dipendente comincia prima ancora del recruiting. Ogni impresa deve aver ben chiara la propria missione e cultura aziendale, strutturata in scale di priorità, di modo da passare tutte le informazioni necessarie ai nuovi dipendenti.

  1. Chiarire cosa significa “onboarding” per la propria azienda: determinare cioè qual è la prima impressione che si vuole dare ai neoassunti, quanto durerà l’onboarding e quante sessioni di feedback sono previste. Ma non solo, bisogna anche individuare subito quali sono i manager rilevanti per il nuovo dipendente, qual è il suo ruolo e i suoi obiettivi. Infine, è necessario non solo attivare il software di onboarding che supporta l’intero processo ma anche rendere disponibili tutte le tecnologie che servono al nuovo talento per svolgere le sue mansioni. L’onboarding è un processo interdipartimentale che va dall’HR fino all’IT.
  2. Le quattro “C” per un onboarding di successo: secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), un processo di onboarding dovrebbe prevedere quattro punti:
    • Compliance: ovvero i dipendenti si conformano alle linee guida, legali e organizzative, dell’azienda;
    • Clarification: avviene quando l’azienda spiega ai propri dipendenti il loro lavoro e quali aspettative dovranno assolvere;
    • Culture: è un punto abbastanza ampio, in quanto l’azienda deve comunicare gli iter e le prassi interne, formali e informali, ai neoassunti
    • Connection: come punto finale un processo di onboarding dovrebbe facilitare le connessioni personali tra i dipendenti e creare dei canali di comunicazione.

Prima che la collaborazione inizi

Una volta firmato il contratto, comincia l’onboarding vero e proprio. Già prima del primo giorno di lavoro l’azienda ha la possibilità di fornire al futuro collega delle informazioni rilevanti che possano aiutare la nuova risorsa a integrarsi più velocemente. È opportuno anche condividere col il neoassunto con il dovuto anticipo il processo di onboarding, seppure in linea di massima, ma anche ad esempio: il codice di abbigliamento, la data del primo giorno di lavoro, con chi trascorrerà il suo primo giorno ecc.

Da punto di vista aziendale, gli aspetti organizzativi da mettere in moto sono:

  • La configurazione IT: postazione computer, dati di accesso, licenze ecc.
  • Chiavi di accesso all’ufficio, o tessera di identità per il neoassunto
  • Se previsto un pranzo insieme coi colleghi il primo giorno, è bene organizzarlo prima
  • È consigliato (anche se non indispensabile) un regalo di benvenuto
  • Il mentore del nuovo talento deve essere informato sul le sue responsabilità
  • Il team deve essere informato del ruolo del nuovo collaboratore
  • Formazione e seminari introduttivi devono essere pianificati e preparati per tempo
  • Il neoassunto dovrebbe trovare gli inviti a tutte le riunioni e seminari già pianificati nel suo calendario il primo giorno

Nel primo giorno

La fase tradizionalmente nota come “avviamento”, ovvero l’onboarding in senso stretto, avviene il primo giorno, o comunque nella prima settimana di lavoro. In questo lasso di tempo, il neoassunto riceverà il maggior numero possibile di informazioni circa il suo nuovo ruolo ed è importante che tutto sia svolto nel modo più piacevole possibile: la prima impressione conta!

Di solito, il primo giorno include una visita guidata degli uffici e una breve presentazione ai colleghi, al fine di dare la certezza al neoassunto di poter parlare con chiunque già dal primo momento.

Il consiglio dell’esperto: vale la pena di spezzare tutti gli incontri del primo giorno con delle pause caffè per rendere la giornata meno stressante. Una serie di presentazioni “frontali” potrebbe essere controproducente nel tentativo di facilitare lo sviluppo di relazioni interpersonali. Il set più informale della “pausa caffè” è più indicato per presentare i nuovi colleghi.

Nel primo mese

Soprattutto nelle prime settimane è importante entrare in confidenza con i nuovi colleghi, familiarizzare con i nuovi compiti e tecnologie, comprendere a fondo l’organizzazione e i primi obiettivi da raggiungere. Ha assolutamente senso che il manager o mentore del neoassunto condivida già in una riunione iniziale degli obiettivi “soft” con il nuovo dipendente. In questo modo, la nuova risorsa sa quali sono le aspettative del suo nuovo ruolo senza sentirsi messo sotto pressione.

I neoassunti tendono a dare importanza a cicli di feedback regolari anche a scadenza settimanale durante il primo mese di onboarding. Un software che supporti feedback regolari può essere di grande aiuto per l’azienda, che è così in grado di monitorare il tutto in maniera automatica, ma anche per il neoassunto e i suoi colleghi. Le risorse sono infatti più reattive e forniscono feedback più volentieri nell’ambito di processi standardizzati.

Nel primo anno

Per la stragrande maggioranza delle imprese, l’onboarding termina entro i primi 6 mesi, in quanto statisticamente questo è il periodo in cui un neoassunto decide se rimanere o meno in azienda. Tuttavia, arrotondando per eccesso, in questa guida consigliamo di prendere in considerazione un onboarding che duri fino alla fine del primo anno, con particolare riguardo al programma di mentoring, assolutamente da non terminare dopo i primi mesi.

Come già accennato, il processo di onboarding dovrebbe essere supportato da sondaggi regolari (come le Pulse Survey), per poter analizzare il feedback in modo oggettivo. Ciò consente alle aziende di ottimizzare continuamente la loro presenza a bordo e di adattarla ai nuovi dati e ai nuovi feedback.


Onboarding checklist per tutto il processo di onboarding

Task

Responsabile

Quando

Fatto

Deposito del contratto firmato

 

Prima del primo giorno

 

Fornire informazioni di base

 

Prima del primo giorno

 

Richiedere key-card / tessera

 

Prima del primo giorno

 

Informare il team del nuovo collega

 

Prima del primo giorno

 

Preparare postazione di lavoro
(dati di accesso, indirizzo e-mail, ecc.)

 

Prima del primo giorno

 

Invitare gli interessati agli incontri previsti (riunioni e seminari)

 

Prima del primo giorno

 

Pianificare formazione

 

Prima del primo giorno

 

Scegliere il mentore

 

Prima del primo giorno

 

Trovare il regalo di benvenuto

 

Prima del primo giorno

 

Presentazione ai colleghi (e manager)

 

Durante il primo giorno

 

Dati e documenti dal dipartimento IT

 

Durante il primo giorno

 

Introduzione alle procedure
(formali e informali, esterne e interne)

 

Durante il primo giorno

 

Briefing su strutture e compiti specifici di ogni dipartimento e team

 

Durante il primo giorno

 

Pranzo insieme

 

Durante il primo giorno

 

Formazione interna circa servizi e prodotti offerti dall’azienda

 

Nella prima settimana

 

Chiarire formalità legali

 

Nella prima settimana

 

Assegnazione dei primi compiti

 

Nella prima settimana

 

Facilitamento dell’integrazione nel team (pause caffè)

 

Nella prima settimana

 

Primo ciclo di feedback

 

Nella prima settimana

 

Pianificare regolari cicli di feedback

 

Nel primo mese

 

Programmare riunione per fissare e discutere i primi obiettivi (soft)

 

Nel primo mese

 

Supporto nei primi contatti interdipartimentali

 

Nel primo mese

 

Pianificare eventi con tutto il team

 

Nel primo mese

 

Individuare occasioni di crescita

 

Nel primo mese

 

Misurazione delle prestazioni iniziali

 

Nel primo mese

 

Clicca qui per scaricare la versione PDF della Checklist Onboarding.

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