Tout savoir sur la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC)

Qu’est-ce que la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

Définition de la GPEC

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), aussi appelée gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP), est une démarche mise en place par une entreprise dans le but d’anticiper les besoins relatifs aux ressources humaines en termes d’effectifs, d’emplois et de compétences, à court et moyen terme. La mise en œuvre de la GPEC est différente d’une société à l’autre en fonction de son secteur d’activité, de son marché et de ses concurrents, de ses valeurs ou encore de ses besoins technologiques et culturels.

Le but principal de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est de s’appuyer sur un management proactif des talents afin de pouvoir adapter les stratégies de l’entreprise aux évolutions des métiers et des compétences. Cela permet à l’entreprise d’anticiper les actions de mobilité horizontales et transversales, les plans de formation et les mouvements d’effectifs nécessaires. L’objectif à long terme est de pérenniser l’activité économique de l’entreprise.

Depuis 2005 et l’instauration de la loi Borloo, les entreprises ou groupes d’entreprises comptant plus de 300 employés se voient dans l’obligation de mettre en place un plan de GPEC ainsi qu’une négociation tous les trois ans. Le dispositif de GPEC doit être basé sur les résultats obtenus précédemment et établi en fonction de mesures d’accompagnement définies. Ces méthodes peuvent se traduire par des évaluations professionnelles, des plans de formation, des campagnes de recrutement et des actions de mobilité interne ou externe à l’entreprise.

Qui sont les acteurs de la GPEC ?

La mise en place de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences concerne toutes les parties d’une organisation, avec comme destinataires principaux les collaborateurs. D’abord, l’équipe de direction assistée par l’équipe ressources humaines met au point la stratégie de GPEC et définit des mesures d’accompagnement pour les salariés. Par ailleurs, les managers sont chargés d’identifier les talents spécifiques et les besoins en compétences au sein de leurs équipes respectives.

Pourquoi faut-il mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

Les enjeux de la GPEC

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences vise avant tout à harmoniser les compétences des employés et les compétences exigées pour la stratégie de l’entreprise. En cela, la GPEC se rapproche de la démarche de gestion des talents de l’entreprise : elle vise à optimiser l’intégration des employés à la stratégie d’entreprise tout en visant une meilleure performance et une meilleure productivité.

La démarche de GPEC en entreprise répond à trois types d’enjeux :

des enjeux managériaux : optimiser la pyramide des âges, faciliter les processus de recrutement, fidéliser les collaborateurs ou encore favoriser la mobilité en interne

un objectif économique : booster sa productivité et ses performances, développer son économie ou bien  valoriser l’entreprise sur le marché

un objectif organisationnel : accompagner des changements dans l’organisation du travail et de la production, améliorer les conditions de travail et l’organisation en interne et fluidifier la transmission des compétences afin de mieux gérer les talents.

Découvrez ci-dessous quelques exemples des bénéfices majeurs de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Optimiser le processus de recrutement de l’entreprise

La GPEC est un élément crucial dans l’anticipation des besoins de recrutement d’une société, car elle permet de faire un point sur :

les départs à la retraite

les évolutions de l’emploi sur le marché

les perspectives de mobilité interne à l’entreprise

Cette gestion prévisionnelle des effectifs offre ainsi aux équipes de direction et aux équipes RH une vision très claire des besoins de l’entreprise en termes de personnel, d’emplois et de compétences. Cela fluidifie et facilite le lancement des processus de recrutement.

Grâce à la GPEC, l’entreprise est en mesure d’anticiper les arrivées de nouveaux salariés en programmant des plans de succession. Cela s’applique notamment dans le cas de départs en retraite ou pour des absences temporaires. Ce processus permet de réguler les effectifs et d’adapter ses campagnes de recrutement en fonction des besoins humains pour harmoniser la pyramide des âges.

Développer la mobilité interne des salariés

En optimisant et en développant les compétences des employés, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un levier important pour la mobilité interne. Ce terme désigne les processus de changement ou d’évolution de poste qui ont lieu pour les salariés au sein d’une même entreprise, lors d’une promotion ou d’une transition vers un emploi connexe, par exemple.

La mobilité interne permet de valoriser le capital humain de votre entreprise et de répondre aux besoins en termes de ressources humaines. C’est également un gain de temps considérable car embaucher en interne évite de devoir lancer des longues campagnes de recrutement externes généralement plus coûteuses.

Grâce à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, l’entreprise peut développer l’employabilité de ses collaborateurs, et aménager des trajectoires professionnelles intéressantes. Cette démarche est bénéfique à la fois pour la société mais également pour les collaborateurs qui montent en compétences, en responsabilités et qui ont l’opportunité de continuer à s’épanouir dans une même entreprise sans rester figés à un même poste.

Favoriser l’engagement et la fidélisation des collaborateurs

L’une des conséquences directes de la mobilité interne mise en place par la GPEC est de favoriser l’engagement et la fidélisation des employés de l’entreprise. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un moyen efficace de valoriser vos talents et de vous assurer qu’ils s’intègrent dans votre entreprise sur le long terme.

En effet, la GPEC est avant tout une démarche de gestion des ressources humaines qui permet aux employés de se sentir engagés et acteurs de leurs trajectoires professionnelles, et de continuer d’apprécier leurs missions dans la société. Un environnement propice à l’épanouissement personnel et professionnel encourage l’engagement, la motivation des employés au sein de l’entreprise.

Par ailleurs, ce dispositif vous permet de fidéliser vos collaborateurs, car cela leur donne une vision à long terme de leur carrière dans l’entreprise. Puisque vous leur offrez des perspectives d’évolution sans avoir besoin de changer d’organisation, les employés n’ont par conséquent aucune raison de vouloir changer d’entreprise.

Avec la GPEC, vous pouvez garder vos talents au sein de vos équipes et adapter les compétences déjà acquises en fonction de vos besoins stratégiques.

S’adapter aux évolutions des métiers

La GPEC est un processus préventif qui permet de mettre les compétences et les effectifs au service des changements d’environnements interne et externe à l’entreprise.

En appliquant la méthode de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, l’entreprise conserve sa valeur ajoutée sur le marché car elle adapte ses stratégies aux évolutions de l’emploi mais également à la situation économique, juridique, technologique et sociale de son secteur.

Pour donner un exemple, la digitalisation en entreprise prend de plus en plus de place pour un grand nombre de secteurs d’activités. Ces évolutions dans les ressources, les outils et les supports de travail impliquent des bouleversements dans les pratiques organisationnelles. Elles peuvent notamment créer des emplois ou bien imposer des évolutions de postes. Par ailleurs, les évolutions technologiques constantes demandent aux entreprises de s’adapter et de s’assurer que leurs collaborateurs soient formés et en mesure de faire face à ces nouvelles méthodes de travail.

Comment bien mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

Les outils nécessaires à la mise en place d’une GPEC

Afin d’aider l’entreprise à mettre en place une GPEC, des outils spécifiques aux ressources humaines peuvent être mobilisés pour guider les équipes RH dans l’élaboration du plan d’action en rapport avec la stratégie d’entreprise. Ces outils peuvent être les suivants :

des entretiens individuels pour évaluer les employés

des programmes de formation personnalisés

des plans de recrutement interne et externe

des plans de succession RH

Ces outils permettent aux équipes RH de suivre la mise en œuvre de la GPEC tout au long de son déroulement.

Voici les étapes clés à suivre pour réussir votre stratégie de GPEC.

1-    Cartographier les emplois et les compétences

Une fois que vous connaissez la stratégie de votre entreprise et les objectifs à atteindre grâce à votre GPEC, vous pouvez commencer à faire une cartographie du parcours professionnel de vos employés. Cette première étape vous permet de créer un référentiel de compétences. Cela signifie faire la liste des compétences professionnelles de vos salariés et identifier les talents disponibles ainsi que les passerelles de mobilité pouvant être mises en place dans l’entreprise.

2-    Faire le point sur les ressources existantes et les besoins

Après avoir fait le point sur les emplois et les compétences dans l’entreprise, c’est-à-dire sur les ressources existantes, il s’agit d’identifier les besoins de l’entreprise pour atteindre ses objectifs en termes de performances. La question à se poser alors est : quels sont les écarts entre nos ressources et nos besoins, et comment les combler pour satisfaire notre stratégie d’entreprise ? Cette étape primordiale est celle qui mène à la réalisation du plan d’action.

3-    Élaborer un plan d’action pour la GPEC

Il s’agit de l’étape la plus stratégique de la GPEC, puisqu’il faut ici créer les outils stratégiques concrets pour répondre aux besoins de la stratégie établie. Le plan d’action est un véritable outil de pilotage qui s’adresse à toutes les parties de l’entreprise. Selon le secteur d’activité, le contenu peut varier, cependant la structure et la méthodologie restent les mêmes.

Pour déterminer un plan d’action fonctionnel de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, vous devez connaître quelques éléments essentiels :

les objectifs à atteindre

les étapes-clés et les échéances

les moyens à mobiliser (financier, matériel, humain, organisationnel)

Cette étape est le moment où vous dressez un planning des actions à mettre en place au sein de l’entreprise. Vous pouvez concevoir un diagramme de GANTT pour vous aider : cette méthode permet d’afficher l’intitulé détaillé de chaque action, sa durée exacte et son échéance.

Le plan d’action doit vous permettre de pouvoir à tout moment voir où vous vous situez dans l’avancée de la démarche de GPEC. Il vous donne également les clés pour comparer les résultats obtenus aux objectifs définis et pour identifier d’éventuelles pistes d’amélioration si besoin.

4-    Déployer le plan de gestion prévisionnelle

Cette étape est la traduction opérationnelle de la GPEC. Elle implique de mettre en pratique :

des campagnes de recrutement : c’est le moment de publier des offres d’emploi en lien avec les effectifs, les postes et les compétences que vous recherchez pour l’entreprise.

des programmes de formation adaptés pour développer la mobilité interne de vos collaborateurs. Cela signifie les former à des métiers connexes (cross-skilling), les maintenir au niveau requis par leur poste actuel, ou les faire monter en compétences pour effectuer un métier similaire au leur (upskilling).

Afin de garantir l’efficacité de votre plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, assurez-vous de suivre rigoureusement les méthodes définies au préalable tout au long du processus, et de communiquer autour de votre plan pour que les informations soient correctement diffusées à tous les acteurs.

5-   Faire un bilan des résultats de la GPEC

Après le lancement de la GPEC, il est impératif de faire un suivi régulier de son impact sur les équipes afin de s’assurer de sa réussite, ainsi que faire des mises à jour si cela s’avère nécessaire puisque les évolutions sont constantes et que les emplois ne sont jamais figés. Instaurer un suivi de la GPEC vous permet de vous tenir à jour et de vérifier les échéances, les résultats et de vous adapter en cas de besoin.

Vous pouvez automatiser votre contrôle de la GPEC en recourant à un logiciel de gestion et de suivi, particulièrement utile dans la gestion des talents et des effectifs. Ce type d’outil permet d’optimiser le management de vos collaborateurs et de mesurer l’évolution de leurs performances au cours de leur carrière. C’est également un bon moyen d’identifier les lacunes et de prévoir des plans de formation pour développer les compétences défaillantes en accord avec les besoins et le budget de l’entreprise.

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