Invitations aux enquêtes par e-mail
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À propos des invitations aux enquêtes
Qualtrics propose une manière facile et pratique de distribuer par e-mail votre enquête à de larges groupes de personnes. En utilisant le distributeur Distributeur Qualtrics, vous pouvez envoyer des invitations personnalisées par e-mail à vos participants et suivre leurs progrès.
Envoi d’une invitation à une enquête par e-mail
Astuce Qualtrics : bien que vous ayez la possibilité de saisir des adresses e-mail manuellement au cours de ce processus, nous vous recommandons de télécharger une liste de contacts de destinataires à l’avance. Des informations sur la création d’une liste de contacts sont disponibles dans la rubrique Créer une liste de contacts page de soutien.
Astuce Qualtrics : vous pouvez tester votre e-mail en cliquant sur Envoyer un aperçu de l’e-mail dans l’éditeur de message. Veillez à ne pas transmettre l’aperçu de l’e-mail à vos participants, car il contient le lien de prévisualisation de l’enquête et non pas le lien individuel. Les liens d’aperçu de l’enquête seront toujours actifs, qu’une enquête soit clôturée ou non. Les réponses fournies sur un lien de prévisualisation ne comptent pas dans le total de réponses pour votre licence. Pour plus d’informations sur ces types de liens, consultez la page Aperçu de l’enquête. Veuillez noter que le texte inséré ne s’affichera pas dans les courriels de prévisualisation. Vous ne pouvez pas voir les courriels de prévisualisation que vous avez envoyés dans la page Distributions. Les liens de désinscription et d’exclusion contenus dans l’e-mail de prévisualisation ne fonctionneront pas non plus.
Accédez à l’onglet Distributions.
Ouvrez la section E-mails et cliquez sur Rédiger un e-mail.
Cliquez sur Sélectionnez Contacts.
Choisissez la bibliothèque où se trouvent vos contacts.
Sélectionnez la liste de contacts appropriée.
Astuce Qualtrics : vous pouvez également cliquer sur Nouvelle liste de contacts dans la bibliothèque de votre choix et ajouter des personnes manuellement.
Choisissez d’envoyer des courriels à l’ensemble de la liste de contacts, à une liste de contacts échantillonou un membre de la liste de contacts.
Astuce Qualtrics : les utilisateurs disposant du Répertoire XM peuvent également distribuer à des segments.
Adresse de l’expéditeur, nom de l’expéditeur et e-mail de réponse seront renseignés par défaut. Vous pouvez remplacer le nom de l’expéditeur par tout ce que vous souhaitez, et l’e-mail de réponse à l’adresse e-mail à laquelle vous souhaitez recevoir les réponses que les répondants écrivent suite à l’invitation par e-mail. Vous pouvez remplacer l’adresse e-mail de l’expéditeur par une autre adresse e-mail Qualtrics standard. En fonction de votre licence, vous pourrez également utiliser une adresse e-mail d’expéditeur personnalisée. Pour plus d’informations sur la modification de ces éléments, consultez notre Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée page de soutien.
Astuce Qualtrics : en règle générale, l’e-mail de réponse ne peut être que l’e-mail connecté à votre compte Qualtrics. Cependant, une organisation possède souvent une série de domaines expéditeur personnalisés qui vont être configurés par un administrateur de l’organisation et l’équipe informatique de votre organisation. Ces domaines valides vous permettent d’utiliser n’importe quelle adresse e-mail avec un domaine valide en tant qu’e-mail de réponse. Par exemple, si vous étudiez à la Qualtrics University (Université Qualtrics), vous pouvez utiliser n’importe quelle adresse e-mail se terminant par @qualtricsuniversity.edu. Si vous rencontrez des difficultés pour configurer votre adresse e-mail de réponse, contactez l’administrateur de l’organisation.
Planifiez l’heure de votre distribution dans la liste déroulante Quand. Par défaut, votre courrier électronique sera envoyé une heure après l’heure à laquelle vous l’avez programmé, mais vous pouvez choisir parmi une série d’heures courantes ou programmer une heure personnalisée.
Saisissez un objet pour votre e-mail.
Astuce : vous pouvez charger une personne évaluée enregistrée dans votre bibliothèque en sélectionnant la flèche du menu déroulant dans le champ de la personne évaluée. Ceci est particulièrement utile si vous devez traduire votre ligne évaluée puisque vous pouvez le faire dans votre bibliothèque.
Saisissez un message d’invitation par courriel dans l’éditeur de contenu riche, ou cliquez sur Charger le message pour insérer un courriel d’invitation précédemment enregistré dans votre bibliothèque (cette option est particulièrement utile si vous devez traduire votre message, car vous pouvez le faire dans votre bibliothèque). Si vous souhaitez réutiliser l’invitation par e-mail à une date ultérieure, cliquez sur Enregistrer sous. Si vous chargez un message et y apportez des modifications que vous ne souhaitez pas enregistrer dans votre bibliothèque, sélectionnez l’option Utiliser du texte fixe dans la liste déroulante Charger le message après le chargement du message afin de ne pas être obligé d’enregistrer les modifications.
Astuce Qualtrics : pour les distributions simples, laissez le contenu du lien vers l’enquête par défaut dans l’éditeur de message et ajoutez votre propre message ci-dessus. Pour un message plus personnalisé, voir Personnalisation de votre e-mail avec du texte inséré et Questions intégrées à l’e-mail. Pour vous assurer que vos e-mails pourront être envoyés au mieux, lisez la page Éviter d’être marqué comme spam avant d’envoyer votre e-mail.
Attention : les invitations par e-mail ne peuvent pas inclure de fichiers média, tels qu’une vidéo intégrée ou un élément HTML iframe. Pour des raisons de sécurité, de nombreux clients de messagerie empêcheront automatiquement l’affichage des iFrames vidéo.
Cliquez sur Afficher les options avancées.
Sélectionnez un Type de lien. C’est ce qui détermine si vous pouvez suivre votre réponse ou non. Par défaut, chaque utilisateur reçoit un lien individuel traçable (représenté par du texte inséré dans le message). Pour en savoir plus, voir la section Type de lien ci-dessous.
Sélectionnez une Expiration du lien.
Astuce Qualtrics : les expirations de liens ne peuvent pas être modifiées ou annulées. Veuillez noter que cette fonction est différente des paramètres d’expiration de l’enquête (qui peut toujours être modifiée ou annulée) ou de réponses incomplètes (qui ne peuvent être ni modifiées ni annulées). Voir la section Distribution et disponibilité des enquêtes pour une comparaison plus détaillée des 3.
Cliquez sur Envoyer.
Astuce Qualtrics : pour obtenir de l’aide sur les messages d’erreur qui se produisent lors de la tentative d’envoi de l’e-mail, consultez notre page Erreurs lors de la distribution d’e-mails.
Astuce Qualtrics : maintenant que vous avez envoyé votre distribution d’e-mails, vous souhaitez probablement suivre les statuts des e-mails et d’autres informations similaires. Voir Gestion de la distribution par e-mail et Statuts de distribution.
Types de liens d’enquête
Le Distributeur Qualtrics vous permet de choisir le type de lien d’enquête à utiliser, ce qui détermine à son tour le nombre de fois qu’un répondant peut utiliser le lien et si vous pouvez ou non suivre qui a fourni chaque réponse. Les types de liens suivants sont disponibles en cliquant sur Afficher les options avancées en bas de la fenêtre Composer un e-mail :
- Lien individuel : il s’agit du type de lien par défaut. Chaque participant reçoit un lien personnalisé qui ne peut être utilisé qu’une seule fois. Le nom, l’adresse e-mail et les autres informations du répondant figurant dans la liste de contacts sont automatiquement enregistrés avec ses données de l’enquête. Cela signifie que vous pouvez suivre réponses en cours et envoyer des messages de rappel et de remerciement à vos participants. De plus, ce lien enregistre automatiquement les données des répondants au fur et à mesure de leur progression dans l’enquête. Si le répondant quitte l’enquête avant la fin, il peut ensuite y retourner sur n’importe quel appareil, quelles que soient les options d’enquête que vous avez définies. Astuce Qualtrics : il arrive que les répondants affichent un lien, décident de ne pas remplir l’enquête immédiatement, puis laissent l’enquête de côté pendant un certain temps. Vos paramètres de réponses incomplètes déterminent de combien de temps ils disposent avant que leur session n’expire s’ils ne reviennent pas sur ce lien. Voir Réponses à l’enquête incomplètes pour savoir comment modifier ce paramètre, et Distribution et disponibilité de l’enquête pour plus d’informations sur les expirations qui peuvent affecter vos liens d’enquête.
Astuce Qualtrics : le lien individuel ne peut être utilisé qu’une seule fois, même si l’option Empêcher les soumissions multiples est désactivée. Si vous souhaitez autoriser les répondants à utiliser le lien vers l’enquête plusieurs fois, nous vous recommandons d’utiliser un lien pour envois multiples avec l’option Empêcher les envois multiples désactivée.Astuce Qualtrics : Voulez-vous savoir qui a répondu à votre enquête tout en gardant l’anonymat des réponses ? Utilisez des liens individuels avec l’option d’enquête Réponses anonymisées. Veuillez lire la page ci-jointe et tenir compte des avertissements associés avant d’activer ce réglage. - Lien pour remplissage multiple : chaque participant reçoit un lien personnel qui peut être utilisé plusieurs fois. Chaque fois que ce lien est utilisé, une nouvelle réponse est ajoutée à vos résultats et les mêmes informations de liste de contacts sont enregistrées. Notez que les e-mails de rappel et de remerciement ne sont pas compatibles avec ce lien. En outre, les options d’enquête Empêcher les envois multiples et Par invitation uniquement doivent être désactivées lorsque vous utilisez des liens avec plusieurs réponses complètes, car les répondants recevront un message d’erreur leur indiquant qu’ils ne peuvent pas répondre à l’enquête. Les liens avec données multiples n’expirent pas et la date d’expiration affichée dans l’historique de distribution n’est pas prise en compte. Astuce Qualtrics: Par défaut, les liens pour envois multiples n’enregistrent pas la progression des répondants. Pour permettre à vos répondants de quitter l’enquête et de reprendre là où ils se sont arrêtés, vous devez activer Autoriser les répondants à terminer plus tard dans vos options d’enquête.Astuce Qualtrics : les liens pour envois multiples ne suivent pas les statuts des répondants à l’enquête lorsqu’ils ont commencé ou terminé l’enquête.
- Lien anonyme : Chaque participant reçoit le lien anonyme. Ce lien ne peut pas suivre l’identité du répondant, à l’exception de certains détails GeoIP qui peuvent être désactivés. Consultez la page mise en lien pour en savoir plus. Notez que les e-mails de rappel et de remerciement ne sont pas compatibles avec ce lien. Le lien anonyme n’expire pas.
Astuce : si le lien anonyme et le lien pour remplissage multiple n’apparaissent pas dans le menu déroulant du type de lien, vous devez modifier le paramètre d’Invitation uniquement à Disponible pour tout le monde dans la section Sécurité de vos Options d’enquête.
Personnaliser votre e-mail avec du texte inséré
Au-delà de la saisie d’un message générique, les invitations par e-mail peuvent être personnalisées avec les informations de la liste de contacts du participant. Ces informations peuvent être insérées dans votre message à l’aide de la fonction texte inséré fonction.
Texte inséré par défaut
Par défaut, tous les messages d’invitation à une enquête comprennent 3 morceaux de texte inséré :
Lien individuel personnalisé : ce texte inséré sera remplacé par un lien unique pour chaque participant à l’enquête.
URL de l’enquête : ce texte inséré sera remplacé par l’adresse Web complète du lien du participant, au cas où il aurait des difficultés à cliquer sur le lien individuel.
Astuce Qualtrics : souhaitez-vous insérer un bouton qui permette d’accéder à votre enquête au lieu d’un lien textuel ? Chargez une image dans le message pour agir comme votre bouton. Ensuite, mettez l’image en surbrillance ou sélectionnez-la pour ajouter un lien hypertexte. Dans la fenêtre de modification du lien, utilisez le texte inséré de l’URL de l’enquête comme URL !
Lien de désinscription : ce texte inséré sera remplacé par un lien de désinscription. Lorsque le participant clique dessus, il ne recevra plus aucun e-mail de cette liste de contacts.
Astuce Qualtrics : même si l’un de ces liens peut être supprimé, vous devrez inclure un lien vers une enquête pour pouvoir envoyer votre enquête. Le lien de désinscription est également obligatoire pour se conformer aux exigences d’envoi d’e-mails.
Astuce Qualtrics : vous pouvez définir le style d’un lien de désinscription de texte inséré comme vous le souhaitez en cliquant sur l’icône d’affichage source HTML et en ajoutant un code personnalisé. Pour être compatible avec le code personnalisé, vous devez modifier le texte inséré de façon à ce qu’il indique ${l://OptOutURL} au lieu de ${l://OptOutLink}.
Pour insérer un autre texte inséré dans votre e-mail
Dans l’éditeur de message, cliquez sur l’icône de texte inséré ( {a} ).
Sélectionnez le type de texte inséré que vous souhaitez insérer.
Astuce : Bien que de nombreuses options soient disponibles, trois catégories sont particulièrement utiles pour les messages d’invitation : Champ de données intégrées, Liens vers l’enquête et Champ de contacts.
Si nécessaire, copiez et collez le code généré à l’emplacement approprié dans le corps du message.
Cliquez sur Sauvegarder sous pour sauvegarder votre message.
Questions intégrées à l’e-mail
Inclure une question de l’enquête dans le message de votre e-mail peut améliorer votre invitation à l’enquête. Cette méthode est plus engageante et interactive, et augmente efficacement votre taux de réponse. Lorsque vos participants recevront l’e-mail, ils pourront cliquer sur l’une des réponses à votre question intégrée directement dans le corps de l’e-mail. En cliquant sur l’une des réponses, l’enquête se lancera immédiatement dans un autre onglet, et la réponse choisie sera déjà sélectionnée pour eux.
Attention : Si une personne interrogée répond à votre question en ligne par e-mail mais ne va pas plus loin dans votre enquête, sa réponse sera tout de même enregistrée. Cela s’applique également même si la réponse est à 0% de progression.
Astuce : Seulement 1 réponse choix multiple (à l’exclusion de la variation de la colonne) et NPS® sont disponibles pour être utilisés comme questions en ligne dans les courriels. Les questions avec une logique de passage, une logique d’affichage de question ou une validation personnalisée ne seront pas non plus incluses. En outre, vous ne pouvez pas utiliser la réponse à une question posée en ligne par courrier électronique pour définir la logique d’affichage sur la page actuelle, car le répondant répond à la question avant d’accéder à la page.
Pour insérer une question intégrée à l’e-mail
Astuce: Qualtrics : les meilleures pratiques consistent à créer des questions intégrées à l’e-mail à partir de l’onglet Distributions d’un projet.
Astuce: Les questions en ligne par courrier électronique ne sont pas disponibles pour la plupart des types de projets liés à l’expérience employé. Vous pouvez utiliser des questions en ligne pour les courriels de Lifecycle.
Sélectionnez l’icône Question intégrée à l’e-mail dans l’éditeur de messages.
Sélectionnez quelle question à choix multiples ou NPS® de votre enquête vous souhaitez insérer.
Avertissement : Si votre 1 réponse choix multiple comporte des images comme choix de question, vous devrez vous assurer que les images ont été ajoutées par l’intermédiaire de l’éditeur de contenu riche. L’ajout d’images par l’intermédiaire de l’éditeur de contenu riche garantira que le bon code HTML a été appliqué et que l’image apparaît correctement dans votre e-mail.
Sélectionnez la palette de couleurs de cette question ou choisissez Personnalisé pour en concevoir une vous-même (y compris les options de couleur pour l’arrière-plan, les boutons et le texte).
Astuce: s’agit-il d’une enquête à une question ? Vous souhaitez que votre question intégrée à l’e-mail valide presque instantanément la réponse du destinataire ? Consultez notre page d’aide sur les conseils et astuces en matière d’enquêtes.
Attention : certains fournisseurs de messagerie peuvent tester les liens contenus dans les e-mails, ce qui entraîne une réponse à votre question intégrée à l’e-mail avant que votre répondant ne la voie. Pour plus d’informations à ce sujet, voir la section Logiciels de sécurité et interactions Qualtrics.
Utiliser le lien pour s’inscrire sur la liste des demandeurs d’asile (Désinscrire)
Lorsque vous envoyez une enquête par l’intermédiaire de Qualtrics, un lien désinscrit est inclus par défaut.
Lorsqu’un contact clique sur ce lien, il est dirigé vers une page où il peut confirmer qu’il souhaite se désinscrire de la liste de distribution.
Lorsqu’ils cliquent sur Se désabonner, ils sont dirigés vers une page qui confirme qu’ils ont été supprimés de la liste de contacts et qu’ils ne recevront plus les courriels envoyés à cette liste de contacts.
Astuce: “Se désabonner de toutes les communications provenant de cet expéditeur” (ou un lien équivalent) n’apparaîtra que si votre licence utilise le Répertoire XM. Ce bouton permet de désabonner le destinataire de l’ensemble de l’annuaire dont provient la liste.
Les personnes qui choisissent de se désinscrire resteront dans votre liste de contacts, mais elles seront signalées comme “Désinscrites”
Tant que les contacts sont désabonnés, ils ne reçoivent pas d’e-mail d’invitation, de rappel ou de message de remerciement. Outre la possibilité pour le contact de s’abonner ou de se désinscrire, vous pouvez également modifier manuellement le statut d’un contact en cas de besoin ; voir la section Désinscrire les personnes interrogées des courriers électroniques.
Astuce : Le lien de désinscription ne désinscrit le contact que de cette liste de contacts spécifique. Cette adresse e-mail restera active dans toutes les autres listes de contacts dans lesquelles le contact peut se trouver.
Astuce Qualtrics : vous avez accidentellement supprimé votre lien de désinscription et la distribution ne sera plus envoyée ? Consultez la page Aucun lien de Désinscription pour savoir comment réinscrire le lien de Désinscription.
Astuce : les liens vers le Désinscrire fonctionnent uniquement dans les messages faits pour les invitations à l’enquête, les rappels, les e-mails de remerciement et les distributions envoyées à partir du Répertoire XM. Ils ne fonctionneront pas avec les tâches e-mail ou les liens de prévisualisation.
Distribution dans plusieurs langues
Grâce au mailer de Qualtrics, vous pouvez envoyer une invitation par courrier électronique qui est automatiquement traduite dans la langue préférée du participant.
Pour envoyer votre invitation par e-mail en plusieurs langues
Accédez à la page Bibliothèque et créez un nouveau message en suivant les instructions de la page de support associée.
Astuce Qualtrics : assurez-vous que votre type de message est correctement défini ! Il doit s’agir des e-mails d’invitation pour les invitations aux enquêtes, des e-mails de rappel pour les rappels, etc.
Traduisez votre invitation à l’aide du processus décrit dans notre page de support Traduire les messages de la bibliothèque et répétez l’opération pour chaque langue souhaitée.
Lorsque vous créez votre liste de contactsla colonne “Langue” contient les codes de langue corrects pour chaque destinataire.
Une fois le message traduit et la langue définie dans votre liste de contacts, vous êtes prêt à envoyer votre invitation par e-mail. Lorsque l’invitation à l’enquête est envoyée, chaque participant recevra l’e-mail dans la langue définie pour lui dans la liste de contacts.
Distribution et expirations des enquêtes
Il existe trois types différents d’expiration des enquêtes. Chaque type possède sa propre utilisation et nous vous recommandons de la vérifier avant d’envoyer votre enquête :
- Expiration du lien : par défaut, les liens d’enquête individuels distribués via le distributeur Qualtrics sont valides pendant 60 jours. Ce délai est suffisant pour la plupart des études, mais si vous souhaitez prolonger l’expiration, cliquez sur Afficher les options avancées sous l’éditeur de message de l’e-mail dans la fenêtre de rédaction de l’e-mail et sélectionnez un nouveau délai dans la liste déroulante Expiration du lien. La date d’expiration du lien ne peut pas être modifiée pour une distribution une fois que les liens de l’enquête ont été envoyés. Si un répondant tente de lancer une session d’enquête après l’expiration du lien, il ne pourra plus participer à l’enquête. Toutefois, si le répondant a consigné une réponse incomplète à l’enquête avant l’expiration du lien, il pourra terminer l’enquête une fois le lien expiré conformément aux paramètres de réponse incomplète à l’enquête.
- Disponibilité de l’enquête : Dans la section Réponses de l’enquête de la Options de l’enquête, vous avez la possibilité de spécifier une fourchette de dates pour le début de l’accessibilité de l’enquête pour les nouveaux répondants. Une fois la période dépassée, ce paramètre ne clôture pas automatiquement l’enquête pour les répondants qui ont une réponse en cours, mais empêche la création de nouvelles sessions pour répondre à l’enquête. Cette période peut être modifiée à tout moment avant ou après la distribution de l’enquête.
- Réponses incomplètes à l’enquête : Par défaut, les personnes qui ne terminent pas l’enquête en une seule séance se verront accorder une semaine pour y revenir et la terminer. Si elles n’ont pas terminé leur réponse passé ce délai, la réponse sera enregistrée telle quelle. Ce délai peut être modifié dans le Réponses à l’enquête incomplètes section de Options de l’enquête. La modification de ce paramètre n’affecte que les répondants qui n’ont pas encore commencé à répondre à l’enquête.
Logiciels de sécurité et interactions Qualtrics
Parfois, le serveur de messagerie de vos destinataires peut utiliser un logiciel de sécurité pour tester les liens contenus dans les e-mails. Ces logiciels ouvrent les liens contenus dans les e-mails avant de transmettre l’e-mail au destinataire. Cela peut provoquer un comportement inattendu lors de l’envoi d’invitations par e-mail. Les problèmes ci-dessous sont généralement causés par les liens de test de logiciels de sécurité dans les e-mails :
- « Vous avez déjà terminé l’enquête ou votre session a expiré » : si vos répondants voient ce message la première fois qu’ils cliquent sur leur lien d’enquête, il est possible que leur serveur de messagerie ait ouvert le lien avant d’envoyer l’e-mail d’invitation. Lorsque le lien est ouvert par le serveur du destinataire, sa session d’enquête commence et se ferme en fonction du délai de réponse incomplet de l’enquête. En prolongeant votre délai relatif aux réponses incomplètes, vous réduisez les risques d’expiration de vos sessions d’enquête.
- « Votre session était obsolète, mais nous vous avons communiqué votre réponse la plus récente » : Ce message apparaît généralement lorsque le serveur de messagerie de votre destinataire ouvre son invitation à l’enquête, mais ne ferme pas la session après avoir testé le lien. La session d’enquête est alors ouverte à plusieurs endroits à la fois.
- Si votre invitation par courrier électronique contient des questions en ligne, il se peut que vous remarquiez dans votre ensemble de données des réponses dans lesquelles les personnes interrogées ont uniquement répondu à la question en ligne, mais pas à d’autres questions. Dans ce cas, c’est en général le premier choix de réponse de la question intégrée qui est sélectionné. Cela est dû au fait que le serveur de messagerie du destinataire teste le lien dans la question intégrée à l’e-mail en sélectionnant le premier choix, puis la réponse est fermée en raison du délai de réponse incomplète à l’enquête.
Si votre licence est dotée de la fonction de détection des fraudes, le Moniteur d’analyse de sécurité peut empêcher ce comportement.
Si vous ne disposez pas de la fonction Email Scan Roadblock, vous devez contacter vos destinataires et leur demander de s’adresser à leur équipe de technologie de l’information pour autoriser les serveurs de messagerie Qualtrics ou créer une exception pour les liens contenant le domaine qualtrics.com.
Types de projets avec invitations par courriel
Attention: Toutes les fonctions décrites dans cette section ne sont pas incluses dans toutes les licences. Veuillez contacter le service des comptes si vous souhaitez accéder à l’une de ces fonctions.
Les invitations par courrier électronique fonctionnent comme décrit sur cette page d’assistance dans plusieurs types de projets, notamment :
- Projets d’enquête
- Solutions XM
- Projets conjoint et Différence maximum
Si votre licence inclut le Répertoire XM, la plupart des options de distribution décrites sur cette page sont également disponibles à l’intérieur du répertoire. Pour plus de détails, voir Envoyer des courriers électroniques dans le répertoire XM.
Types de projets non soutenus
Bien que vous puissiez envoyer des invitations par courriel pour d’autres projets, leurs distributions ne correspondent pas nécessairement à ce que vous voyez sur cette page de soutien, et il y a de nombreuses différences importantes à garder à l’esprit.
- Pour Pulse, voir plus d’informations sur la planification des invitations par courriel.
- Pour l’Engagement desemployés et les recherches ad hoc, voir Messages électroniques (EX).
- Pour Lifecycle, voir Messages électroniques (EX).
- Pour les projets 360, voir Messages électroniques (360).
FAQs
Puis-je ajouter des informations dans une liste de contacts après avoir envoyé mon enquête ?
Puis-je ajouter des informations dans une liste de contacts après avoir envoyé mon enquête ?
Oui, bien qu'il y ait plusieurs considérations à prendre en compte :
- Si vous modifiez l'adresse e-mail d'un destinataire, un nouvel e-mail n'est pas envoyé, mais tous les e-mails futurs (nouvelles invitations, rappels, etc.) seront envoyés à l'adresse mise à jour.
- Si le répondant a déjà ouvert son enquête, son enquête et ses données collectées ne seront pas mises à jour avec les nouvelles informations. Un nouveau lien devra lui être envoyé.
- Si le répondant n’a pas encore ouvert son enquête, son enquête sera mise à jour avec les nouvelles informations.
Si j'ajoute deux fois la même personne dans ma liste de contacts par erreur, recevra-t-elle deux e-mails ?
Si j'ajoute deux fois la même personne dans ma liste de contacts par erreur, recevra-t-elle deux e-mails ?
Non. Qualtrics possède un outil permettant d'éviter les spams qui détectera si une adresse e-mail est contenue dans un bloc de distribution plusieurs fois et qui n'enverra qu'un seul e-mail. Toutefois, les adresses e-mail en double dans une liste de contacts peuvent tout de même engendrer des problèmes avec les rappels et d'autres fonctionnalités. We advise that you use the Consolidate Duplicates feature to search out and combine multiple entries for the same contact.
Si une personne se désinscrit de l'une de mes listes de contact, sera-t-elle automatiquement désinscrite de toutes mes autres listes de contacts ?
Si une personne se désinscrit de l'une de mes listes de contact, sera-t-elle automatiquement désinscrite de toutes mes autres listes de contacts ?
Pas nécessairement. Les listes de contacts sont indépendantes les unes des autres et, par défaut, le lien Désinscrire n'inscrit le destinataire que dans la liste de contacts individuelle. Toutefois, si vous disposez du Répertoire XM complet, le destinataire aura la possibilité, après cette étape, de se désinscrire de l'ensemble du répertoire, ce qui couvrirait d'autres listes auxquelles il appartient. Pour en savoir plus sur le comportement de désinscription, consultez l'article intitulé "Désinscrire les personnes interrogées des courriers électroniques".
J’essaie d’envoyer mon enquête par e-mail, mais j’obtiens toujours un message d’erreur indiquant que mon adresse d’expéditeur/de réponse est « non valide ». Qu’est-ce que cela signifie ?
J’essaie d’envoyer mon enquête par e-mail, mais j’obtiens toujours un message d’erreur indiquant que mon adresse d’expéditeur/de réponse est « non valide ». Qu’est-ce que cela signifie ?
Chaque organisation dispose d'une liste de domaines de messagerie approuvés (la partie "@address.com" d'un e-mail) dont l'utilisation est autorisée dans les zones d'adresse De et Répondre à. Seuls les domaines appropriés appartenant à votre organisation peuvent être ajoutés à cette liste d'autorisations. Veuillez contacter votre Administrateur de la Marque pour demander un domaine de messagerie valide. Notez que vous pouvez toujours utiliser l’une des adresses Qualtrics par défaut dans l’adresse d’expéditeur et que, pour le champ Répondre à, vous pouvez également utiliser l’adresse e-mail associée à votre compte.
Si vous êtes un Administrateur de Marque, vous trouverez des solutions dans Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée.
Si vous êtes un Administrateur de Marque, vous trouverez des solutions dans Utiliser une adresse d’expéditeur personnalisée.
Mes participants me disent que leur lien pour accéder à l'enquête ne fonctionne pas. D'où cela pourrait-il provenir ?
Mes participants me disent que leur lien pour accéder à l'enquête ne fonctionne pas. D'où cela pourrait-il provenir ?
Il existe plusieurs possibilités :
- Empêcher les soumissions multiples : le participant peut tenter de participer à une enquête sur le même ordinateur et navigateur avec la fonctionnalité Empêcher les soumissions multiples activée dans les options d’enquête. Empêcher les soumissions multiples de placer un cookie sur le navigateur des participants qui empêchera le démarrage d’une autre session d’enquête à partir de cet appareil. Le participant devra vider la mémoire cache de son navigateur.
- Liens individuels utilisés : le participant tente peut-être d'accéder à l'enquête par le biais d'un lien individuel utilisé ou expiré. Individual Links are created automatically for every person in your contact list when you send the survey out through the Qualtrics mailer or create Personal Links. Ce type de lien d'enquête ne peut être utilisé qu'une fois et devient ensuite invalide. Nous vous recommandons de ne transférer aucun lien individuel afin d'éviter cette situation. En outre, si votre répondant clique sur le lien, décide de ne rien remplir et quitte l’enquête pendant une longue période (une semaine par défaut), cela peut également entraîner la fermeture du lien, car le délai de réponse incomplet à l’enquête est écoulé. Dans ces deux scénarios, le participant devra recevoir un autre lien vers l’enquête (via une nouvelle distribution par e-mail, un lien personnel ou un lien anonyme) afin d’accéder à l’enquête.
- Expiration : le participant tente peut-être d'accéder à une enquête qui a expiré. In the Survey Options, there is an option to set an Expiration Date (after which participants can no longer start new surveys). Désactivez la date d'expiration afin de leur permettre d'accéder à l'enquête. (Veuillez noter que lorsque vous copiez un projet, tous les anciens paramètres de l'enquête seront écrasés, y compris la date d'expiration.)
Quelles sont les différences entre un lien anonyme et un lien individuel ?
Quelles sont les différences entre un lien anonyme et un lien individuel ?
Le lien anonyme est un lien universel qui peut être utilisé autant de fois que nécessaire (selon que vous utilisez ou non l'option Empêcher les soumissions multiples). Le lien anonyme ne collectera aucune information personnelle sur le participant, excepté sa localisation géographique à partir de son adresse IP (ainsi que toutes les informations expressément demandées dans l'enquête elle-même). Ce lien est idéal si vous souhaitez publier l'enquête sur des sites Web ou si vous ne disposez pas de l'adresse e-mail du participant. Un lien individuel est automatiquement généré lorsque vous envoyez votre enquête par e-mail par le biais de la fonctionnalité d'envoi de courriers de Qualtrics ou créez des liens personnels. Les liens individuels ne peuvent être utilisés qu'une seule fois et collecteront automatiquement des informations sur les membres de la liste de contacts (prénom, nom, e-mail, etc.). Ces informations seront disponibles dans votre enquête dans les champs de Données intégrées.
Comment puis-je m'assurer que le participant ne répond à l'enquête qu'une seule fois ?
Comment puis-je m'assurer que le participant ne répond à l'enquête qu'une seule fois ?
Si vous distribuez votre enquête par l'intermédiaire de la fonctionnalité d'envoi d'e-mails de Qualtrics ou de liens uniques, des liens individuels seront automatiquement générés pour chaque participant. Ces liens individuels ne peuvent être utilisés qu'une seule fois et deviennent ensuite invalides.
Si vous distribuez votre enquête via le lien anonyme, il existe deux options pour empêcher les participants de répondre à nouveau à l’enquête :
Si vous distribuez votre enquête via le lien anonyme, il existe deux options pour empêcher les participants de répondre à nouveau à l’enquête :
- Empêcher les soumissions multiples : vous pouvez activer Empêcher les soumissions multiples dans vos options d'enquête. Cette option placera un cookie dans le navigateur du participant qui l'empêchera de répondre à nouveau à l'enquête avec ce navigateur. Le participant pourra toutefois vider sa mémoire cache ou utiliser un autre navigateur ou un autre ordinateur pour répondre à nouveau à l'enquête.
- Authentification : vous pouvez utiliser l’élément Authentificateur dans le Flux de l’enquête. Si cette option est activée, le participant devra faire partie d'une liste de contact que vous aurez précédemment établie sur votre compte. L'option Authentificateur vous permettra d'empêcher vos contacts de répondre à nouveau à l'enquête en utilisant la liste de contacts comme base de données à des fins d'authentification.
Comment éviter que mes e-mails soient marqués comme spam ?
Comment éviter que mes e-mails soient marqués comme spam ?
Veuillez consulter la page d’assistance Éviter d’être marqué comme spam pour obtenir des informations sur l’augmentation de la capacité d’envoi de vos e-mails. Certaines suggestions incluent la connaissance de vos destinataires, la création d’un contenu d’e-mail de qualité, la mise sur liste d’autorisation des serveurs Qualtrics et l’utilisation d’une adresse « De » optimale.
Comment puis-je insérer des valeurs provenant de ma liste de contacts dans le corps de mon e-mail (prénom, nom, etc.) ?
Comment puis-je insérer des valeurs provenant de ma liste de contacts dans le corps de mon e-mail (prénom, nom, etc.) ?
Lorsque vous créez votre e-mail dans la section E-mails, vous pouvez utiliser du texte inséré pour insérer des valeurs de liste de contacts dans le message électronique.
Si vous souhaitez plutôt insérer des valeurs à partir de champs de données intégrées personnalisés (poste, adresse, date d’embauche, etc.), sélectionnez Données intégrées à l’étape 2, puis saisissez le nom exact du champ tel qu’il apparaît dans votre liste de contacts.
Comment puis-je intégrer une question de l’enquête directement dans le corps de mon e-mail ?
Comment puis-je intégrer une question de l’enquête directement dans le corps de mon e-mail ?
Pour plus d’informations, voir Questions intégrées à l’e-mail.
Comment puis-je savoir qui a reçu un e-mail ou qui a terminé l'enquête ?
Comment puis-je savoir qui a reçu un e-mail ou qui a terminé l'enquête ?
Un fichier CSV sera téléchargé sur votre ordinateur. Ce fichier contiendra une liste de tous les membres de la liste de contacts auxquels vous avez envoyé l'enquête. The Status column will tell you whether they’ve received the email, started the survey, or finished the survey.
Comment puis-je augmenter ma limite d'e-mails hebdomadaires ?
Comment puis-je augmenter ma limite d'e-mails hebdomadaires ?
Les demandes d'augmentation de limites d'e-mails sont traitées au cas par cas. Vous devrez contacter votre Administrateur d’entreprise en fournissant les informations suivantes :
- La limite d'e-mails demandée.
- Description du ou des projets.
- Une description générale des personnes faisant l'objet d'une enquête (étudiants, propriétaires de petites entreprises dans l'Iowa, panel acheté, etc.).
- Durée pendant laquelle la limite doit être en place (une fois ou plusieurs fois par an).
Quand dois-je utiliser les options avancées pour les e-mails ?
Quand dois-je utiliser les options avancées pour les e-mails ?
Vous devez utiliser les Options avancées lorsque vous souhaitez modifier le type de lien vers une enquête (par défaut, il s’agit d’un lien individuel à utilisation unique, mais vous pouvez le remplacer par un Lien pour remplissage multiple ou le Lien anonyme) ou lorsque vous souhaitez ajuster la date d’expiration du lien (par défaut, il s’agit de 60 jours, mais vous pouvez le définir en fonction de la plage dont vous avez besoin).
Comment puis-je créer des liens individuels sans utiliser la fonctionnalité d'envoi d'e-mails de Qualtrics ?
Comment puis-je créer des liens individuels sans utiliser la fonctionnalité d'envoi d'e-mails de Qualtrics ?
Use Personal Links instead. Ce processus téléchargera sur votre ordinateur un fichier CSV contenant une liste des membres de votre liste de contacts et chaque lien individuel correspondant.
Comment puis-je visualiser les e-mails qui ont été envoyés, ceux qui ont échoué et ceux qui ont été rejetés après expédition de mon enquête par e-mail ?
Comment puis-je visualiser les e-mails qui ont été envoyés, ceux qui ont échoué et ceux qui ont été rejetés après expédition de mon enquête par e-mail ?
Pour télécharger l'Historique de distribution, rendez-vous dans le menu déroulant situé à droite de n'importe quel bloc de distribution et choisissez Télécharger l'historique. To learn more about the statuses shown in the downloaded document, see the Distribution Statuses page.
Comment puis-je modifier mon adresse "De" pour les distributions d'e-mails ?
Comment puis-je modifier mon adresse "De" pour les distributions d'e-mails ?
Vous disposez de plusieurs options disponibles sur la page d’assistance Adresse de l’expéditeur personnalisée.
Certains de mes répondants indiquent que leur session d’enquête a expiré. Pourquoi cela se produit-il ?
Certains de mes répondants indiquent que leur session d’enquête a expiré. Pourquoi cela se produit-il ?
Par défaut, un lien personnel expire au bout de 60 jours. Si un participant n'a pas ouvert l'enquête d'ici 60 jours, le lien expirera. Voir Distribution et expiration des enquêtes pour plus de détails.
Puis-je envoyer des liens anonymes par l'intermédiaire du Distributeur Qualtrics ?
Puis-je envoyer des liens anonymes par l'intermédiaire du Distributeur Qualtrics ?
Oui. Dans l’onglet Distributions, sélectionnez la section E-mails dans la partie gauche de la page et sélectionnez Rédiger un e-mail. Sélectionnez Afficher les options avancées dans le coin inférieur gauche et sélectionnez Anonyme dans le menu déroulant Type de lien. Notez que les informations personnelles ne seront pas collectées automatiquement lors de l’utilisation du lien anonyme.
Comment modifier l’expiration du lien lorsque j’envoie mon enquête par e-mail à l’aide du Distributeur Qualtrics ?
Comment modifier l’expiration du lien lorsque j’envoie mon enquête par e-mail à l’aide du Distributeur Qualtrics ?
Lorsque vous rédigez votre courriel, sélectionnez Afficher les options avancées dans le coin inférieur gauche afin d'ajuster l'expiration du lien. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après l'envoi du courrier électronique.
Si vous souhaitez modifier l'expiration pour l'ensemble de votre enquête et pas seulement pour quelques liens, consultez la rubrique Disponibilité de l'enquête. Cette disponibilité peut être modifiée à tout moment.
Si vous souhaitez modifier l'expiration pour l'ensemble de votre enquête et pas seulement pour quelques liens, consultez la rubrique Disponibilité de l'enquête. Cette disponibilité peut être modifiée à tout moment.
Pourquoi les options des liens Anonyme et Remplissage multiple ne s’affichent-elles pas lorsque j’essaie de modifier le type de lien dans mon e-mail que j’envoie ?
Pourquoi les options des liens Anonyme et Remplissage multiple ne s’affichent-elles pas lorsque j’essaie de modifier le type de lien dans mon e-mail que j’envoie ?
Votre enquête est définie sur Sur invitation uniquement.
Accédez à l’onglet Enquête et sélectionnez Options de l’enquête. Dans la section Protection de l’enquête, vous pouvez modifier votre enquête en Accès ouvert, ce qui vous permettra de sélectionner des liens Anonymes ou Complets multiples lors de l’envoi de votre enquête.
Accédez à l’onglet Enquête et sélectionnez Options de l’enquête. Dans la section Protection de l’enquête, vous pouvez modifier votre enquête en Accès ouvert, ce qui vous permettra de sélectionner des liens Anonymes ou Complets multiples lors de l’envoi de votre enquête.
Une enquête expire-t-elle ? Dans quels cas ?
Une enquête expire-t-elle ? Dans quels cas ?
Oui, une enquête peut expirer de l’une des manières suivantes :
- Réponses à l’enquête incomplètes : une fois que quelqu’un a commencé une session d’enquête, il dispose de 7 jours pour répondre à l’enquête avant sa fermeture (ce qui signifie que les données sont enregistrées et qu’elle ne peut plus modifier ses réponses). Vous pouvez modifier ce paramètre dans les Options de l'enquête dans l'onglet Enquête. Une fois les modifications apportées, ces dernières seront uniquement applicables pour les nouveaux répondants.
- Expiration du lien : lorsque vous envoyez une distribution d’e-mail ou créez des liens personnels, vos répondants auront 60 jours pour ouvrir le lien vers l’enquête avant son expiration. Après avoir commencé l’enquête, ils seront soumis à la règle Réponses à l’enquête incomplètes mentionnée ci-dessus. Une fois l'expiration définie, elle ne peut être modifiée.
- Date d'expiration de l'enquête : vous pouvez la définir dans les options de l'enquête pour une date et une heure spécifiées. Tous les répondants qui tenteront de commencer à répondre à l'enquête après la date d'expiration définie ne pourront y accéder. Cependant, les répondants qui auront déjà commencé à y répondre pourront toujours y accéder. Vous pouvez activer ou désactiver cette date d'expiration à tout moment.
Comment puis-je désinscrire quelqu’un d’une liste de contacts ? Je ne veux plus qu'ils reçoivent des courriels de cette liste.
Comment puis-je désinscrire quelqu’un d’une liste de contacts ? Je ne veux plus qu'ils reçoivent des courriels de cette liste.
Si les contacts ont reçu l'enquête par e-mail, ils peuvent s'inscrire eux-mêmes sur une liste de contacts en cliquant sur le Lien Désinscrire.
Vous pouvez également modifier le statut d'abonnement d'un contact dans le produit. Voir cettepage.
Vous pouvez également modifier le statut d'abonnement d'un contact dans le produit. Voir cettepage.
J'essaye d'envoyer un e-mail mais un message d'erreur s'affiche ! Qu'est-ce que cela signifie ?
J'essaye d'envoyer un e-mail mais un message d'erreur s'affiche ! Qu'est-ce que cela signifie ?
See our page on Email Distribution Error Messages.
Comment Qualtrics gère-t-il l'envoi de grandes distributions ?
Comment Qualtrics gère-t-il l'envoi de grandes distributions ?
Pour éviter que les distributions d’e-mails volumineux ne soient marquées comme spam, Qualtrics envoie des e-mails par petits lots. Le serveur de messagerie Qualtrics enverra jusqu’à 200 e-mails toutes les 20 secondes pour les distributions importantes.
J’ai des difficultés à rendre mon e-mail correct. Que dois-je faire pour m'assurer qu'elle est correctement formatée ?
J’ai des difficultés à rendre mon e-mail correct. Que dois-je faire pour m'assurer qu'elle est correctement formatée ?
Lorsque vous ajoutez des images, des couleurs de police et d'autres mises en forme à votre e-mail, vous ajoutez également du HTML et chaque expéditeur analyse le code HTML différemment. Par exemple, si un e-mail peut sembler parfait lorsqu'il est envoyé à votre boîte de réception professionnelle, il peut sembler mal aligné sur votre boîte de réception personnelle. Certains expéditeurs ont même un problème avec HTML, ce qui signifie que les couleurs de police, les images et le formatage spécial que vous ajoutez à un message peuvent ne pas s'afficher correctement ou du tout.
Il est important de tester vos e-mails avant d’envoyer votre distribution officielle. Utilisez le bouton Envoyer un aperçu de l'e-mail pour vous envoyer des échantillons à vous-même et à vos collègues. Sinon, vous pouvez envisager de couper votre message vers le bas, car une trop grande personnalisation peut faire apparaître votre message comme un spam. Pour en savoir plus, consultez Éviter d'être marqué comme spam.
De plus, soyez prudent si vous avez écrit votre e-mail dans Microsoft Word ou dans un autre éditeur de texte enrichi avant de le coller dans Qualtrics. Parfois, le texte reprend la mise en forme de manière involontaire. Essayez de coller à l'aide de l'option "Texte non formaté" ou "Coller et mettre en correspondance le style" ; vous pouvez également coller du texte brut directement dans l'onglet Source de l'éditeur de courrier électronique. N’oubliez pas de conserver le texte inséré du lien vers votre enquête dans votre nouveau message.
Il est important de tester vos e-mails avant d’envoyer votre distribution officielle. Utilisez le bouton Envoyer un aperçu de l'e-mail pour vous envoyer des échantillons à vous-même et à vos collègues. Sinon, vous pouvez envisager de couper votre message vers le bas, car une trop grande personnalisation peut faire apparaître votre message comme un spam. Pour en savoir plus, consultez Éviter d'être marqué comme spam.
De plus, soyez prudent si vous avez écrit votre e-mail dans Microsoft Word ou dans un autre éditeur de texte enrichi avant de le coller dans Qualtrics. Parfois, le texte reprend la mise en forme de manière involontaire. Essayez de coller à l'aide de l'option "Texte non formaté" ou "Coller et mettre en correspondance le style" ; vous pouvez également coller du texte brut directement dans l'onglet Source de l'éditeur de courrier électronique. N’oubliez pas de conserver le texte inséré du lien vers votre enquête dans votre nouveau message.
Puis-je modifier plusieurs distributions programmées en même temps ?
Puis-je modifier plusieurs distributions programmées en même temps ?
Oui, vous pouvez modifier plusieurs distributions programmées à la fois si vous utilisez le même message de bibliothèque dans ces distributions. Si vous modifiez le message dans la Bibliothèque, ces modifications seront répercutées sur toutes les distributions connectées qui n'ont pas encore été envoyées. (Une fois qu'une distribution est envoyée, elle ne peut plus être modifiée)
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Comment puis-je importer une liste de distribution ?