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E-Mail-Umfrage – Zielgruppen-Insights schnell gewinnen

Lesezeit: 10 Minuten
E-Mail-Umfragen, oder auch E-Mail-Surveys, gehören zu den ältesten und nach wie vor effizientesten Methoden zur Datenerhebung. Der Grund dafür ist die besonders einfache Distribution von E-Mails. Es lassen sich gleich mehrere Umfrageoptionen in einer E-Mail integrieren und Unternehmen können so in kurzer Zeit qualitativ hochwertige Daten von ihren Kunden erhalten.


E-Mail-Surveys kurz und knapp erklärt

Bei einer E-Mail-Umfrage handelt es sich um eine Methodik der Datenerhebung. Unternehmen erhalten mit hilfe unterschiedlicher Fragen einen quantitativen Datensatz von einer bestimmten Zielgruppe. Durch den Versand der E-Mail-Surveys können die Befragten entweder auf die eingebettete Mail direkt antworten oder aber ebenfalls per E-Mail eine Antwort verschicken. Der Absender entscheidet dabei selbst, ob er die Option zur Antwort auf die E-Mail zur Verfügung stellt.

Besonders Online-Unternehmen profitieren von E-Mail-Umfragen, da ihre anvisierten Zielgruppen den Erhalt von Werbung oder Umfragen per E-Mail häufig bevorzugen. E-Mail-Surveys eignen sich hervorragend, um gleich mehrere Anliegen in einer E-Mail zu integrieren. So können Sie in einer E-Mail sowohl eine Rechnung, Werbeanzeige und die Bitte zur Teilnahme an einer Onlineumfrage beinhalten.

E-Mail-Umfrage erstellen: Ziel und Art der Online-Umfrageforschung wählen

Bevor Unternehmen ihre E-Mail-Umfrage erstellen, müssen sie ihr Ziel sowie das am besten geeignete Vorgehen ihrer Umfrageforschung definieren. Ziel ist es, durch die Wahl der richtigen Umfrageart fundiertere und qualitativ hochwertige Daten zu erhalten. Dabei ist der Forschungsgegenstand relevant. E-Mail-Umfragen richten sich üblicherweise an folgende Zielgruppen:

  • Kundenumfrage: Erhalten Sie als Unternehmen Einblick in wichtige Geschäftsfelder wie die Kundenzufriedenheit oder Aufwand bei einem Kaufabschluss bzw. einer Stornierung.
  • Mitarbeiterumfrage: Messen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, beurteilen Sie die Unternehmenskultur und sammeln Sie Mitarbeiter-Feedback in Ihrem Unternehmen. Durch eine E-Mail-Umfrage an Ihre Mitarbeiter können Sie unter anderem HR-Strategien ausarbeiten und für ein gesundes Arbeitsumfeld sorgen. Auch Exit-Umfragen sorgen für einen wichtigen Einblick, warum ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
  • Patientenzufriedenheit: Durch eine Umfrage an ihre Patienten können Krankenhäuser, Kliniken oder auch Ärzte Feedback zu einem medizinischen Aufenthalt oder einer Behandlung erhalten. Rückschlüssig kann so festgestellt werden, welche Dienstleistungen einer Verbesserung bedürfen.
  • Marketingumfrage: Durch eine Marketingumfrage können Unternehmen den Markt besser bewerten, Informationen zur Konkurrenz oder Produkten erhalten und öffentliches Feedback zur eigenen Marke erhalten.
  • Marktforschung: Mit einer E-Mail-Umfrage zu Marktforschungszwecken finden Unternehmen z. B. schnell heraus, ob der Preis für ein neues Produkt angebracht ist. Außerdem können Sie durch die Ergebnisse die Kundenbindung stärken und die eigene Bekanntheit beim Kunden besser nachvollziehen.
  • Lehr- und Studienumfrage: Diese bietet Schulen, Erziehern, Studierenden und Eltern unter anderem Feedback bzgl. einer Projektrecherche, die Möglichkeit einer Kursbewertung oder auch Informationen zur Leistung einer Schule oder Universität.
  • Net Promoter Score (NPS): Der NPS ermöglicht Unternehmen, die Kundentreue zu ihrem Unternehmen, Produkt oder Service zu messen und darzustellen. Er ist ein integraler Bestandteil zur Steigerung der Customer Experience.

Haben Sie den Forschungsgegenstand Ihrer E-Mail-Umfrage ermittelt, müssen Sie zwischen den folgenden zwei Vorgehen bei Ihrer Umfrageforschung unterscheiden:

1. Deskriptive Auswertung

Bei der deskriptiven Forschung liegen Erwartungen, Verhalten und Meinungen einer Zielgruppe zu einem bestimmten Forschungsgegenstand zugrunde. Die Fragen werden vor Versenden der Umfrage klar festgelegt und strukturiert (zum Beispiel in Form einer Multiple-Choice-Umfrage). Da die Antwortmöglichkeiten für die befragte Personengruppe klar definiert sind, gilt die deskriptive Forschung auch als konklusiv, der Umfragesteller erhält eine klare Schlussfolgerung. Diese Form der E-Mail-Umfrage liefert somit statistisch sichere Einblicke in die betrachtete Zielgruppe.
Die deskriptive Auswertung kommt bei den Onlineumfragen am häufigsten zum Einsatz.

2. Exploratives Verfahren

Anders als bei der deskriptiven Auswertung geht es beim explorativen Verfahren nicht um statistische Ergebniswerte, sondern um das Eruieren eventueller Probleme und möglicher Handlungsschritte sowie dem Erfassen von Wachstumsmöglichkeiten im Unternehmen. Somit dient das explorative Verfahren dem Erhalt neuer Erkenntnisse und geht Hand in Hand mit dem Ausbau der Geschäftsstrategie.
In einer E-Mail-Umfrage zeichnet sich das explorative Verfahren vor allem durch die offen gestellten Fragen aus. Das Ziel sind individuelle und mitunter emotionale Antworten, die für die Marketingabteilung mehr Rückschlüsse auf das Unternehmen zulassen.

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Welche Arten von E-Mail-Umfragen gibt es?

Haben Sie für Ihr Unternehmen sowohl den Forschungsgegenstand, die Zielgruppe als auch die beste Art der Online-Umfrageforschung festgelegt, gibt es zwei Arten, die E-Mail-Umfrage zu versenden:

1. Umfrage in E-Mail einbetten

Die Onlineumfrage wird per E-Mail an Personen aus der jeweiligen Zielgruppe versandt. Diese können die Umfrage dann direkt in eingebetteten Fragen oder wiederum per E-Mail beantworten. Dies hängt von der bevorzugten Methode des Fragestellers ab. Ein Webshop kann so beispielsweise Daten von seinen Kunden erhalten, die ihre E-Mail-Adresse beim Kauf eines Produkts hinterlassen haben.
Sie sollten darauf achten, dass Sie geschlossene Fragen an Ihre Zielgruppe stellen, um eine hohe Antwortquote zu erhalten. Folgende Fragen werden vorzugsweise bei eingebetteten E-Mail-Umfragen gestellt:

  • Demografische Fragen
  • Fragen zum Net Promoter Score
  • Matrixfragen

2. Onlineumfrage als Weiterleitung per Link

E-Mail-Umfragen per Weiterleitung enthalten einen Link als Einladung, der direkt zu einer Umfrage führt. Die eigentliche Umfrage wird dann auf einer separaten Umfrageseite durchgeführt. Dies ist besonders bei Online-Surveys sinnvoll, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Dadurch ist der Ersteller nicht nur auf eine Form der Fragestellung limitiert, sondern kann sowohl offene als auch geschlossene Fragen stellen und zusätzlich erweiterte Fragetypen mit in die Umfrage einbeziehen.
Durch die Weiterleitung der E-Mail-Umfrage auf eine separate Seite fühlt sich die befragte Person nicht von der Länge der Umfrage überfordert und kann sich besser darauf einstellen.

Vorteile einer E-Mail-Umfrage

Für Unternehmen ergibt sich eine Vielzahl von Vorteilen, wenn sie eine Umfrage per E-Mail versenden. Zu den prägnantesten gehören:

  • Hohe Reichweite und Rücklaufquote: Die E-Mail-Umfrage bietet den Vorteil, ohne großen Aufwand auch internationale Kunden und schwer erreichbare Zielgruppen anzusprechen. Durch die einfache Beschaffenheit einer E-Mail-Survey für den Befragten ist zudem die Rücklaufquote meist hoch.
  • Geringer Zeitaufwand: Das Umsetzen von E-Mail-Umfragen ist für Unternehmen heutzutage denkbar einfach. Die richtige Umfrageplattform liefert dem Forschenden eine völlig intuitive Bedienung und verfügt meist schon über eine Möglichkeit zur Auswertung der gesammelten Daten. Das Programmieren, Absenden und Auswerten der Umfrage ist dadurch deutlich zeitsparender als bspw. eine Umfrage per Telefon oder Postzustellung.
  • Kosteneffizienz: Sowohl die komplette E-Mail-Umfrage als auch die Datenauswertung erfolgen digital – es fällt keine zusätzliche Papierarbeit an. Zudem agiert das Umfragetool als Interviewer, es werden also keine zusätzlichen externen Kosten fällig.
  • Kein „Interviewer-Effekt“: Da eine Onlineumfrage keinen Interviewer benötigt, kann dieser den Befragten auch in keiner Weise beeinflussen.
  • Ergänzendes Material möglich: E-Mail-Befragungen erlauben das Einbinden von Bildern, Videos, Tonspuren und mehr, um dem Befragten so ein angenehmeres Umfrageerlebnis zu ermöglichen.
  • Minimale Fehlerquote: Onlineumfragen weisen erfahrungsgemäß weniger Fehler auf, da kein Vermittler zur Umfragebeantwortung benötigt wird und alles automatisiert abläuft.

Erfolgreich eine Umfrage per E-Mail versenden

Für eine erfolgreiche E-Mail-Umfrage gibt es einige Tipps und Tricks, die Sie beachten sollten, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

  • Klare Betreffzeile: Die Personen Ihrer Zielgruppe werden die E-Mail-Umfrage nur dann öffnen, wenn der Betreff auch wirklich interessant und klar formuliert ist. In nur wenigen Worten sollte somit der Grundgehalt der E-Mail-Umfrage zusammengefasst sein.
  • Nennung des Zielgruppenportfolios: Wenn Sie eine E-Mail-Umfrage erstellen, sollten Sie erwähnen, dass die befragte Person speziell für diese Online-Survey ausgewählt wurde. Dies verschafft den Befragten das Gefühl, dass ihre Meinungen gefragt sind. Dieser Effekt motiviert im Umkehrschluss dazu, tatsächlich an der Befragung teilzunehmen.
  • Umfrageziel erklären: Warum möchten Sie diese Daten erhalten? Was haben Sie mit den Daten vor? All dies sollten Sie Ihrer Zielgruppe offenlegen, um ein Gefühl des Vertrauens zu schaffen. Erklären Sie aber z. B. auch, dass die Teilnahme an der E-Mail-Umfrage maßgeblich zur Verbesserung des eigenen Service beitragen wird – eine Entwicklung, an der Kunden stets gelegen ist.
  • Dringlichkeit vermitteln: Wenn Sie nicht ewig auf die Beantwortung Ihrer E-Mail-Surveys warten möchten, sollten Sie ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln. Formulierungen wie „Nehmen Sie jetzt an der Umfrage teil“ sorgen für eine höhere Rücklaufquote im gewünschten Zeitraum.
  • Dauer der Umfrage: Der Befragte sollte gleich zu Beginn der E-Mail-Umfrage unterrichtet werden, wie viel Zeit diese voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Je höher die Zeitangabe, umso niedriger ist in der Regel auch die Rücklaufquote Ihrer E-Mail-Surveys. Planen Sie daher lieber stets mit kürzeren Umfragen und so mit einer niedrigeren Umfragezeit.
  • Geben Sie Anreize: Stellen Sie sich die Frage: Warum sollte der Befragte an Ihrer Onlineumfrage teilnehmen? Wenn Sie zum Beispiel mit einem Rabattcode für eine erfolgreiche Teilnahme werben, wird auch die Anzahl an Antworten höher ausfallen.
  • CAN-SPAM-Anforderungen: Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Surveys nicht im Spam-Ordner landen. Dazu müssen unter anderem der Absender richtig angegeben sein, eine ordentliche Signatur existieren und die Identität des Absenders klar feststellbar sein.
  • Danken Sie dem Befragten: Die Zeit, die sich die befragte Person für Ihre E-Mail-Umfrage nimmt, ist nicht selbstverständlich. Danken Sie ihr daher und verdeutlichen Sie, dass das gegebene Feedback einen hohen Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellt. Dies sichert auch die erneute Teilnahme bei zukünftigen E-Mail-Surveys.

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