Der umfassende Leitfaden zu Pulse Checks unter Mitarbeitern

Was ist ein „Pulse Check“?

Eine „Pulse Check“ ist eine kurze Reihe von Fragen, die den Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen zugesandt wird. Das Ziel einer Puls Befragung besteht darin, kontinuierlich Feedback zu sammeln und die Employee Experience innerhalb eines Unternehmens zu messen.

Pulsbefragungen bieten Unternehmen die Freiheit, regelmäßig das zu messen, was ihnen wichtig ist, und sind besonders effektiv im Rahmen eines eigenen Programms zur Mitarbeiterbefragung.

Unserer Erfahrung nach wird der Begriff „Pulse“ oft verwendet, um alles zu bezeichnen, was nicht unter eine jährliche oder halbjährliche Mitarbeiterbefragung fällt. Pulse Checks können sich von der Umfrage zum Employee Engagement, Employee Lifecycle (Onboarding, Austritt, Bewerber etc.) wie auch der Ad-hoc Mitarbeiterbefragung unterscheiden.

Pulsbefragungen sind ein Instrument zur Messung des Feedbacks durch eine kürzere und häufigere Befragung, die sich nicht auf die Bewertung spezifischer Inhalte ausgerichtet ist.

Das bedeutet, dass die zu bewertenden Inhalte von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von Umfrage zu Umfrage variieren können (und auch sollten).

Die Check Pulsbefragung:

• betrachtet denselben Aspekt über einen längeren Zeitraum; Beispiel: „Inwieweit wären Sie bereit, Ihr Unternehmen als Arbeitgeber an Personen aus Ihrem Bekanntenkreis weiterzuempfehlen?”;
• ist kürzer als eine Umfrage zum Engagement und einfacher auszufüllen;
• findet häufiger statt als herkömmliche Umfragen (mehr als einmal im Jahr). Sie werden in regelmäßigen Abständen (Unternehmen nutzen sie vierteljährlich oder monatlich) durchgeführt.

„Pulse“-Umfragen sind nur eines von vielen Instrumenten zur Feedback-Erhebung , die Sie zusätzlich zur Mitarbeiterzufriedenheitsumfrage nutzen.

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Was sind die Vorteile einer Pulsbefragung?

Puls Checks sind weit verbreitet, nicht nur weil sie kürzer sind und den Zeitaufwand für die Mitarbeiter bei der Abgabe ihres Feedbacks reduzieren, sondern weil sie auch eine neue Dimension in die Analyse der Ergebnisse miteinbeziehen, und zwar die langfristige.

Während eine jährliche Umfrage zum Engagement einmal im Jahr als Momentaufnahme das Engagement Ihrer Mitarbeiter widerspiegelt,  liefern die Puls Checks Monat für Monat oder Quartal für Quartal neue Ergebnisse, die Ihnen helfen:

• die Employee Experience regelmäßiger zu messen (und darauf zu reagieren);
• über den Status Quo hinaus die Entwicklung im Zeitverlauf nachzuverfolgen; und
• die Verbesserungen mit den ergriffenen Maßnahmen in Verbindung zu bringen.

Die Puls Befragung stellt zudem eine flexiblere als herkömmliche, sporadische Erhebungsmethoden dar.  Einmal im Jahr um Feedback zu bitten, macht es unglaublich schwierig, die Fortschritte der Aktionspläne zu überwachen und lässt es kaum zu, die Umfrage Ergebnisse den Unternehmensergebnissen gegenüberzustellen.

Die Pulse Checks sorgen für häufigeres Feedback als nur beim Onboarding, und Unternehmen können schneller auf den Check Mitarbeiter reagieren.

Unsere Untersuchung zeigt, dass Mitarbeiter sich wünschen, regelmäßiger an einer Befragung teilzunehmen:

• 77 % der Mitarbeiter möchten mehr als einmal im Jahr an einer Umfrage teilnehmen;
• Die Mehrheit der Mitarbeiter würde es vorziehen, viermal im Jahr Impulse für das Unternehmen zu geben.

Warum sollte man Check Pulsbefragung einsetzen?

Mitarbeiter, die die Möglichkeit haben, öfter an einer Umfrage teilzunehmen und Tipps für Verbesserungen abzugeben, fühlen sich wertgeschätzt und ernst genommen. Sie sind sogar 12 Mal eher bereit, Ihr Unternehmen weiterzuempfehlen, wenn sie den Eindruck erhalten, dass ihr Feedback ernst genommen und umgesetzt wird.

Pulsbefragungen können genutzt werden, um alle Aspekte zu messen, die für die Mitarbeiter wie auch das das Unternehmen wichtig sind, darunter:

• die Aufrechterhaltung eines Frühwarnsystems für wichtige Unternehmenskennzahlen, beispielsweise eine Umfrage zur Sicherheit oder zum Kundenservice;
• die Wirksamkeit von Aktionsplänen, vor allem jener, die im Anschluss an eine herkömmliche Umfrage zum Engagement umgesetzt wurden;
• das Verständnis der Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Arten von Mitarbeiter-Feedback  sowie anderen wichtigen Unternehmenskennzahlen, die regelmäßig überwacht werden, wie die Kundenzufriedenheit (VoC), die Leistung und die Fluktuation.

Was lässt sich mit einem Check Pulse messen?

Die Antwort lautet kurz: alles! Pulsbefragungen sind eine inhaltsunabhängige Umfrage Methode. Die Fragen können an die Prioritäten und die speziell in Ihrem Unternehmen zu überwachenden Aspekte angepasst werden.

Tatsächlich besteht die einzige inhaltliche Vorgabe für einen „Pulse“ darin, dass eine gewisse Konsistenz gegeben sein muss, damit Sie denselben Wert über einen längeren Zeitraum hinweg verfolgen und beobachten können, und wie er sich von einem Monat oder Quartal zum nächsten verändert.

Dennoch lassen sich gewisse Synergien bei den Inhaltstypen feststellen, die Unternehmen mithilfe von Puls Checks intern messen möchten.

Häufige Anwendungsbereiche von Puls Checks

• „Pulse“ Umfrage zum Engagement: Sie ersetzt die jährliche Pulsbefragung zum Mitarbeiter Engagement und ist eine kürzere Experience (nur 2 bis 3 Fragen online) mit Messungen der Schlüsselfaktoren für Puls Checks zum Engagement, wie beispielsweise Eigenverantwortung, berufliche Entwicklung oder Ausrichtung an der Unternehmensstrategie.
• Folgebefragung zu den Aktionsplänen: Diese wird in Verbindung mit der jährlichen Mitarbeiterbefragung durchgeführt und dient der Überwachung der im Anschluss an diese Umfrage festgelegten Aktionspläne. Dabei erhalten Sie strukturiertes, regelmäßiges Feedback, das Ihnen hilft, Fortschritte zu messen und Ihre Pläne bei Bedarf anzupassen.
• Unternehmenswerte Pulse: Manche Unternehmen entscheiden sich dafür, zu überprüfen, ob ihre Unternehmenswerte im Unternehmen tatsächlich „gelebt“ werden (was manchmal Teil einer umfassenderen Initiative zur Unternehmenskultur ist)
• Change Pulse: Dient dazu, im Rahmen eines Programms organisatorischer Veränderungen im Unternehmen die Stimmung der Mitarbeiter regelmäßiger zu erfassen.

Sobald Sie Ihren Bedarf an Pulsbefragungen ermittelt haben, können diese ein wertvolles Instrument sein, um die Meinung der Mitarbeiter regelmäßiger in unternehmerische Entscheidungen einzubeziehen, was die Employee Experience insgsamt verbessert.

Welche Fragen sollte eine Puls Befragung enthalten?

Es gibt keine vorgefertigten Fragen für einen Puls Check, der dieser eher eine strategische Ergänzung Ihrer Gesamtstrategie in Bezug auf den Mitarbeiterdialog darstellen sollte.

Jede Check Pulse beansprucht Zeit Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Ressourcen; daher sollten Sie sich ausschließlich auf Aspekte beschränken, die wichtig für Ihr Unternehmen sind.

Beginnen Sie mit den strategischen Prioritäten des Unternehmens, und berücksichtigen Sie anschließend die Ziele der Personalabteilung.  Einer der schwerwiegendsten Fehler, den Unternehmen begehen können, besteht darin, weder die Ergebnisse noch die treibenden Faktoren in die Umfrage mit einzubeziehen.

Beispielsweise liefert das Engagement allein keine Informationen darüber, warum die Mitarbeiter engagiert oder unmotiviert sind, wodurch die Umfrage unbrauchbar wird.

Bei der Gestaltung der Umfrage, empfehlen wir, auf die Faustregel 70 : 20 : 10 zurückzugreifen.

• 70 % der entscheidenden Faktoren oder Elemente, bei denen Handlungsbedarf besteht
• 20 % Fragen/Elemente, die sich auf die Ergebnisse beziehen
• 10 % der Fragen/Elemente mit offenem Antwortfeld

Auf dieser Grundlage sollten Sie die folgenden Kennzahlen bewerten:

• Engagement: Die typische Mitarbeiterbefragung enthält eine Messgröße für das Engagement, zum Beispiel „Ich bin stolz darauf, für dieses Unternehmen zu arbeiten“ oder eine einzelne Kennzahl wie den eNPS.
• Themen im Zusammenhang mit der Maßnahmenplanung, die dazu dienen, die Wirksamkeit von Maßnahmenplänen zu bewerten, die im Anschluss an die herkömmliche Mitarbeiterbefragung umgesetzt wurden, z. B.: „Inwieweit stimmen Sie der Aussage zu: ‚Ich habe positive Veränderungen beobachtet, die auf frühere Checks zurückzuführen sind?‘“
• Strategische Initiativen, Veränderungen oder Produktverbesserungen, die von Mitarbeiterfeedback profitieren würden, z. B.: „Dieses Unternehmen hilft mir gut dabei, zu verstehen, wie sich die neue Software auf meine Arbeit auswirken wird.“
• Umfragepunkte mit niedrigen oder überraschenden Ergebnissen
• Reaktionen der Mitarbeiter auf neue Programme oder Initiativen
• Für Führungskräfte relevante Kennzahlen

Wie lange sollten Pulsbefragungen dauern?

Je häufiger die Puls Befragung durchgeführt wird, desto kürzer sollte sie sein, zum Beispiel:

• Monatliche Pulse: 10–15 Fragen
• Vierteljährlicher Puls Check: 15–20 Fragen
• Halbjährliche Puls Befragung: 20–30 Fragen

Wie oft sollten Sie eine Check Pulse Umfrage erstellen und durchführen?

Zwei Fragen, die man sich hierzu stellen sollte, lauten:

• Wie oft sollte das Unternehmen die Ergebnisse der Umfrage einsehen??
• Wie schnell kann das Unternehmen auf die Ergebnisse reagieren??

Es gibt also vier Aspekte zu berücksichtigen:

1. Schwankungen

Wie stark schwankt das, was Sie messen? Ein Aspekt wie die Stimmung der Mitarbeiter kann häufig schwanken, daher könnten Sie Ergebnisse variieren, und das sogar von Tag zu Tag.  . Wenn Sie das Employee Engagement sowie dessen bestimmende Faktoren messen, ist es unwahrscheinlich, dass sich die Werte innerhalb von Tagen oder Wochen ändern.

2. Verarbeitung und Kommunikation der Ergebnisse

Eine Mitarbeiterbefragung weckt die Erwartung, dass die Führungskräfte die Ergebnisse nutzen, um Maßnahmen zu ergreifen. Wenn dies nicht getan wird, führt dies zu Misstrauen und Desinteresse unter den Mitarbeitern und ist ein sicherer Weg zu einer rückläufigen Teilnahmequote an den Umfragen.

Wie oft ist Ihr Unternehmen dazu aufgerufen, auf die Ergebnisse eines Pulse Checks zu reagieren?  Sie sollten sollten sich darauf vorbereiten, die Ergebnisse zu prüfen und sich darum zu bemühen, diese auch zu verstehen. Wenn Sie über einen geeigneten Rhythmus für Ihre Check Pulse nachdenken, sollten Sie bedenken, wie Sie die Ergebnisse verarbeiten und nutzen können.

3. Es ist an der Zeit, die Aktionspläne in die Tat umzusetzen

Nicht jede Puls Befragung führt zwangsläufig zu einer Maßnahme (eine Überprüfung der Wirksamkeit früherer Aktionspläne könnte ergeben, dass keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind), doch ist es wichtig, nach jedem Pulse Check mögliche Maßnahmen ins Auge zu fassen.  Sie müssen zumindest die erforderliche Zeit einplanen, um die Ergebnisse zu prüfen, zu kommunizieren und über zu ergreifende Maßnahmen nachdenken.

4. Häufigkeit anderer organisatorischer Kennzahlen

Manche Unternehmen arbeiten quartalsweise, andere monatlich, und bei wieder anderen dreht sich alles um die Jahresversammlung.

Fragen Sie sich bei der Planung Ihrer Check Mitarbeiter Pulse, wozu das Unternehmen die Daten benötigt.

• Wenn Ihr Ziel lediglich darin besteht, die Daten dem Vorstand anlässlich der Jahreshauptversammlung vorzulegen, ist sie möglicherweise nicht das geeignetste Instrument, und Sie könnten sich stattdessen mit einer einmal jährlich stattfindenden Engagement Umfrage per Mail begnügen.
• Wenn die Berichterstattung hingegen monatlich zu erfolgen hat, könnte es für Sie sinnvoll sein, die Häufigkeit der Umfrage zu erhöhen, um jedes Mal aktuelle Daten zu liefern und dem Vorstand Tipps für Verbesserungen zu liefern.

Wir haben festgestellt, dass eine vierteljährlicher Online Umfrage sinnvoll ist, weil:

• die meisten Unternehmen ihre Berichte bereits vierteljährlich erstellen online;
• dadurch genügend Zeit bleibt, zeitnah die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen; und
• sich dadurch etwas längere Puls Checks durchführen können, die es Ihnen erlaubt, eine größere Anzahl an Themen miteinzubeziehen.

Und wie sieht es mit der „Umfrage-Müdigkeit aus?

Einige Unternehmen befürchten, dass ihre Mitarbeiter aufgrund der höheren Umfragehäufigkeit unter „Umfrageermüdung“ leiden könnten.

Wir haben allerdings festgestellt, dass der größte Einfluss auf die Umfragemüdigkeit nicht so sehr in der Häufigkeit der Pulse Checks liegt, sondern in der Kommunikation im Rahmen des Programms: wenn Mitarbeiter keine Rückmeldung zu ihrem Feedback erhalten oder wenn die Kommunikation nicht gut gehandhabt wird.