Come migliorare la formazione dipendenti con un sondaggio

Cosa sono e a cosa servono le training survey?

I questionari per la formazione aziendale (dall’inglese: training survey) sono delle indagini sull’offerta formativa professionale, che aiutano ogni azienda a valutare l’impatto dei corsi di formazione, la ricezione da parte dei dipendenti e in definitiva a migliorare il training.

Somministrando questionari di gradimento si standardizza la raccolta di feedback, ottenendo una solida visione d’insieme dell’impatto ed efficacia della formazione, che può essere usata immediatamente in azienda per i progetti in corso. Inutile dire che ciò è particolarmente utile per la formazione del personale dirigente.

Quanti tipi di questionari esistono per un training aziendale?

I training survey, o semplicemente i sondaggi sulla formazione, analizzano per l’appunto l’efficacia di un corso di formazione. Per mezzo di un questionario di valutazione vengono raccolte le opinioni dei partecipanti sul training appena completato, in merito alla qualità della formazione offerta. In sintesi, ci sono due tipi di sondaggio d’opinione per corsi di formazione aziendale:

• Prima della formazione, i training survey forniscono una panoramica del livello di competenze dei dipendenti precedentemente al corso, insieme a cosa si aspettano dalla specifica sessione di training e dall’intero corso di formazione.
• Dopo la formazione, i questionari valutativi rivelano se i contenuti del corso sono stati trasmessi bene, quanto è stata efficace la formazione e come può invece essere migliorata. Infine, è anche possibile far riferimento al questionario per verificare se il livello di conoscenze dei dipendenti dopo il corso è migliorato.

Quali sono i vantaggi di un questionario sulla formazione?

Le imprese che decidono di investire nella formazione dei dipendenti, lo fanno perché hanno ben chiaro i vantaggi di un personale sempre aggiornato sulle ultime novità del mercato in cui opera l’azienda. Ma un qualunque corso di formazione non basta, serve un’offerta formativa efficace per:

• aumentare il livello di rendimento,
• coinvolgere i dipendenti,
• migliorare la gestione dei talenti,
• assicurarsi la lealtà del proprio personale.

Ma come fanno le imprese a determinare se l’offerta formativa è davvero efficace e se il personale sta effettivamente acquisendo competenze utili nella loro area lavorativa? La risposta è data dai regolari sondaggi sulla formazione.

Raccogliendo le opinioni dei diretti interessati circa i corsi di formazione aziendale, è possibile scoprire in tempi relativamente brevi se, come risultato della formazione, la produttività ed efficienza dei processi lavorativi in azienda sono migliorate.

Le indagini sulla formazione aziendale servono a:

• valutare l’utilità dell’offerta formativa in azienda al momento,
• creare sessioni di training su misura per il singolo dipendente,
• creare un forte legame coi dipendenti (parte integrante del processo decisionale),
• ottimizzare la formazione per supportare l’impresa nel raggiungimento dei suoi KPI.

Idealmente, i manager HR combineranno i risultati delle training survey con altri sondaggi d’opinione somministrati ai dipendenti con scadenza regolare: come il feebdack a 360° o le pulse survey. Ciò al fine di ottenere una visione d’insieme e a lungo termine dell’intero ciclo di vita dei dipendenti e ovviamente come la qualità dell’offerta formativa in azienda sta influenzando l’employee experience.

Come creare un questionario valutativo per corsi di formazione

Un sondaggio di valutazione per l’offerta formativa aziendale dovrebbe sempre essere strutturato secondo lo schema seguente:

• Introduzione: qual è lo scopo del training survey
• Istruzioni: come completare il questionario
• Sezione principale: domande relative ai contenuti del corso
• Informazioni personali: domande di tipo demografico
• Conclusione: ringraziamenti e saluti

Scelta del metodo per creare un questionario valutativo

Come per molti altri sondaggi, ci sono due possibili variazioni dell’indagine sulla formazione: una oggettiva e fattuale ricerca quantitativa, ed una ricerca qualitativa, più soggettiva e basata su delle opinioni. In entrambi i casi, le imprese raccolgono dati per mezzo di un sondaggio valutativo sulla formazione, una training survey.

Prima di creare il questionario, è necessario innanzitutto decidere il metodo di indagine:

• Selezione singola o multipla
• Scala Likert
• Domande a risposta chiusa
• Domande a risposta aperta
• Domande di valutazione o classificazione

A seconda dello scopo perseguito durante la raccolta di feedback, i tipi di domande scelte e il metodo di indagine impiegato saranno diversi. In generale, è raccomandabile utilizzare un mix di diversi tipi di domande.

Consigli per un questionario di formazione di successo

Le training survey possono essere usate prima, durante e dopo un corso formativo. Soprattutto nel caso in cui il training è pensato per durare a lungo con diverse sessioni, è consigliabile somministrare un questionario valutativo più volte. Questo permette ai dipendenti di auto-valutarsi, notare i propri progressi e giudicare l’offerta formativa in itinere, ottemperando alla necessità delle imprese di scoprire se i propri dipendenti sono generalmente soddisfatti dell’offerta formativa.

Per assicurarsi che il tasso di risposta sia il più alto possibile e che i dipendenti compilino i questionari in modo coscienzioso, ecco alcuni consigli:

• Creare sondaggi brevi e concisi
• Raccogliere feedback immediatamente prima (o dopo) il training
• Utilizzare un mezzo semplice, ad es. un questionario online o in-app
• Dare spazio a risposte aperte
• Formulare le domande in modo chiaro (non troppo formale né troppo confidenziale)
• Alternare diversi tipi di domande

Domande per creare un sondaggio valutativo del training: Esempi

Con le domande appropriate, scoprire l’impatto dell’offerta formativa in azienda è in realtà abbastanza semplice. Di seguito alcuni esempi di domande da includere in un questionario valutativo della formazione.

Domande relative alle aspettative

La formazione ha soddisfatto le aspettative del dipendente o no? E quali erano queste aspettative? Le seguenti domande aiutano a trovare le risposte a queste domande.

Domande relative alle conoscenze pregresse

Lo scopo principale della formazione dei dipendenti è quella fornire loro nuove competenze e informazioni utili. Pertanto, è estremamente importante rendersi conto di cosa il dipendente è già a conoscenza prima di partecipare al corso. Un questionario valutazione sarà utile anche dopo il corso, per determinare se il dipendente ha imparato qualcosa di nuovo.

Domande relative all’esperienza del dipendente

La soddisfazione dei dipendenti è un criterio importante per i professionisti dell’HR e per i manager che vogliono portare la propria azienda al successo. Anche la formazione fornita dall’azienda deve essere percepita come positiva dal personale. Con l’aiuto delle domande appropriate, l’esperienza del dipendente durante la formazione può essere documentata in un questionario valutativo.

Domande relative alle modalità del training

La metodologia usata è determinante per una corretta trasmissione di conoscenze. Qual è il metodo più adeguato al corso formativo in esame: una lezione frontale o un insegnamento interattivo supportato da strumenti mediatici? Il responsabile docente risulta motivato o svogliato nell’esecuzione?

Domande relative ai contenuti del training

Non è sufficiente illustrare ai dipendenti una serie di nuove informazioni. Tutto ciò che viene assimilato durante la formazione deve poi risultare rilevante ed applicabile per il singolo dipendente, ognuno nella propria area lavorativa. Il questionario fornisce dati molto interessanti per comprendere, appunto, quanto il corso è stato efficace, ma non solo.

Poiché molti corsi di formazione si svolgono online tramite sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS), è interessante raccogliere feedback anche per quanto concerne la tecnologia: ha funzionato? Il contenuto multimediale poteva essere presentato in altri modi? Ci sono state difficoltà tecniche?