Was ist ein Abschlussgespräch?
Ein Abschlussgespräch, auch Exit-Interview genannt, findet statt, wenn ein Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitnehmer und -geber endet. Wer die Entscheidung getroffen hat, spielt dabei keine Rolle. Beide Parteien haben die Möglichkeit, Feedback zu geben, persönliche Eindrücke mitzuteilen und Verbesserungsvorschläge anzubringen.
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Warum ist ein Abschlussgespräch so wichtig?
Ein gut vorbereitetes Abschlussgespräch sorgt dafür, dass Unternehmen Daten erhalten, um strategisch gegen ungewollte Kündigungen seitens der Belegschaft vorgehen zu können. Auf diese Weise lassen sich unerwünschte Mitarbeiterfluktuation oder die Ausstiegsrate zentraler Arbeitskräfte reduzieren. Ein wünschenswerter Effekt, schließlich kostet es ein Unternehmen etwa 33 % des Jahresgehalts eines Mitarbeiters, einen Ersatz einzustellen. Der Verlust von leistungsstarken und engagierten Teammitgliedern kann sich auf andere Mitarbeiter, den Wert Ihrer Marke und Ihre Fähigkeit, hochwertige Dienstleistungen und Produkte zu liefern, auswirken. Um zukünftige Austritte möglichst zu vermeiden, sind relevante Daten wichtig. Haben Kündigungsentscheidungen beispielsweise persönliche oder betriebliche Gründe? Was kann das Unternehmen besser machen, um das Mitarbeiterwohlbefinden zu stärken?
Wozu dient das Abschlussgespräch?
Im Rahmen des Exit-Interviews empfiehlt es sich, gezielte Fragen zu stellen. Um einen wirklichen Mehrwert zu schaffen, ist den Mitarbeitern dabei freizustellen, ob sie diese beantworten möchten oder nicht. Die daraus gewonnenen Daten ermöglichen es, zwei wesentliche HR-Bereiche zu optimieren:
Die Auswertung des Abschlussgesprächs dient unter anderem dazu, folgende negative Aspekte der Mitarbeiterfluktuation zu verhindern oder zu reduzieren:
- beschädigter Ruf durch Mundpropaganda
- Imageverlust durch negative Bewertungen
- weniger Umsatz durch Kapazitätslücken
- rückläufige Auftragslage oder Verkäufe durch Vertrauensverlust
- finanzielle Probleme durch Wiederbesetzungs- und Einarbeitungskosten
Fragen für ein Abschlussgespräch gestalten
Je nach Kündigungsgrund können solche Abschlussinterviews eine Herausforderung darstellen. Daher ist es wichtig, Exit-Interview-Fragen stets sensibel und respektvoll zu gestalten. Denn vor allem bei Exit-Gesprächen mit eher unzufriedenen Mitarbeitern können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Außerdem bietet es sich an, im Gesprächsverlauf vom typischen Fragenkatalog eines Exit-Interviews abzuweichen, um eine echte Konversation zu ermöglichen. In jedem Fall sollte das Treffen gut vorbereitet sein.
Wie bereite ich ein Abschlussgespräch optimal vor?
Die Vorbereitung eines Abschlussgesprächs erfordert strukturierte Planung und Sensibilität. Entscheidend sind eine gründliche Planung, die Schaffung einer vertrauensvollen Atmosphäre sowie eine klare Agenda. Eine Checkliste unterstützt Sie dabei, alle relevanten Themen abzudecken und das Gespräch zielgerichtet zu führen – auch im Umgang mit kritischen Rückmeldungen.
Als Vorbereitung dient diese Checkliste:
- Analyse vorhandener Mitarbeiterfeedbacks
- Erstellung eines Fragenkatalogs
- Rechtzeitige Information des Mitarbeiters über Ablauf und Inhalte des Gesprächs
- Für das Abschlussgespräch dem Mitarbeiter einen Leitfaden vorab zukommen lassen
- Zeitpunkt und Rahmenbedingungen festlegen
- Vorabversion des Arbeitszeugnisses und der Interviewfragen versenden
- Datenschutz und Vertraulichkeit klären
- Einen ungestörten Raum für ein offenes Gespräch schaffen
Darüber hinaus empfiehlt es sich eine angenehme Atmosphäre für das Exitgespräch zu schaffen. Das gelingt, indem der Arbeitgeber Verständnis zeigt, neutral bleibt und auch kritische Rückmeldungen konstruktiv aufnimmt. Der Raum, in dem das Gespräch stattfindet, ist idealerweise einladend und gemütlich gestaltet.
Wie führe ich ein Abschlussgespräch?
Um die besten Voraussetzungen für ein Abschlussgespräch zu schaffen, ist es ratsam, die folgenden Hinweise zu beachten:
- Zeitpunkt: Die Exit-Interview-Fragen sind im Rahmen des Abschlussgesprächs am letzten Arbeitstag oder kurz davor zu stellen.
- Voraussetzung: Es lohnt sich, dem Mitarbeiter vor dem Termin ein vorläufiges Arbeitszeugnis auszuhändigen, damit dieser frei antworten kann.
- Transparenz: Der Arbeitnehmer sollte vorab einen Entwurf mit allen Exit-Interview-Fragen erhalten.
- Datenschutz: Der Mitarbeiter sollte über die Verarbeitung der erhobenen Daten informiert werden.
- Einleitung: Zu Beginn gilt es zu erläutern, wie das Interview abläuft und warum es geführt wird.
- Respektvoller Umgang: Im Gespräch gilt es, konstruktiv zu bleiben und aktiv zuzuhören.
- Systematische Dokumentation der Rückmeldungen: Eine solche Dokumentation hilft später das Feedback zu analysieren und geeignete Maßnahmen abzuleiten.
Wenn die Exit-Interview-Fragen in allen Abschlussgesprächen einheitlich sind, lassen sich die Daten einfacher quantifizieren und analysieren. Trotzdem ist es ratsam, Inhalte auszulassen, die im jeweiligen Berufsalltag nicht relevant waren.
Exit-Gespräch: Diese Themen gehören in den Fragebogen
Es ist für ein optimales Abschlussgespräch mit einem Mitarbeiter hilfreich, folgende Themenkomplexe und Beispiele als Vorlage zu nutzen:
- Kündigung
Beispielfrage: Was hätte anders sein müssen, um Sie bei uns zu halten? - Kommunikation
Beispielfrage: Wie wurde mit Kritik und / oder Lob von Ihnen umgegangen? - Team
Beispielfrage: Wie war die Stimmung im Team nach Ihrem Empfinden? - Ausstattung
Beispielfrage: Inwiefern hat das Equipment Ihre Arbeitsleistung beeinflusst? - Unternehmenskultur
Beispielfrage: Wie würden Sie das Unternehmen in drei Worten beschreiben? - Vertrauen
Beispielfrage: Wurden Ihnen falsche Versprechungen gemacht? - Perspektive
Beispielfrage: Wie beurteilen Sie Ihre Aufstiegschancen, wenn Sie nicht gekündigt hätten?
Nachdem alle Fragen im Offboarding-Gespräch beantwortet sind, gilt es, die Daten zusammenzutragen und mithilfe einer Ursachenanalyse auszuwerten. Die Auswertung gibt bestenfalls Aufschluss darüber, ob das Unternehmen Einfluss auf die Kündigung hatte. Entsprechend folgt die Erstellung eines Maßnahmenkatalogs.
Best Practices und Hilfsmittel für erfolgreiche Abschlussgespräche
Der gezielte Einsatz von Best Practices und moderner Hilfsmittel können den Prozess von Abschlussgesprächen effizienter gestalten. Unternehmen, die diese Praktiken anwenden, profitieren von wertvollen Einblicken, die helfen, die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Unternehmenskultur kontinuierlich zu verbessern. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Best Practices sich bewährt haben und welche Hilfsmittel Sie nutzen können, um Abschlussgespräche noch erfolgreicher zu gestalten.
Best Practices für ein erfolgreiches Abschlussgespräch
- Einheitliche Struktur und Transparenz
Eine der besten Praktiken im Umgang mit Abschlussgesprächen ist, dass der gesamte Prozess standardisiert und transparent abläuft. Alle Mitarbeiter sollten vorab genau wissen, was sie während des Gesprächs erwartet. Dazu gehört nicht nur eine klare Kommunikation der Ziele des Gesprächs, sondern auch ein vorab zugesandter Fragenkatalog, der dem Mitarbeiter eine gewisse Vorbereitungszeit gibt. - Anpassung der Fragen an die jeweilige Situation
Während eine standardisierte Struktur wichtig ist, erfordert jedes Abschlussgespräch auch eine gewisse Flexibilität. Die Gründe für die Kündigung oder den Austritt eines Mitarbeiters können unterschiedlich sein, daher ist es wichtig die Fragen entsprechend anzupassen. - Wertschätzung und Dankbarkeit zeigen
Abschlussgespräche bieten eine ausgezeichnete Gelegenheit, dem scheidenden Mitarbeiter für seine Zeit und seinen Beitrag zum Unternehmen zu danken. Das zeugt von Wertschätzung und kann dazu beitragen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen in positiver Erinnerung behält. - Fokus auf konstruktive Rückmeldungen
Nutzen Sie das Abschlussgespräch nicht nur dazu, um die Beweggründe des Mitarbeiters zu erfahren, sondern auch, um Feedback zur Unternehmensstruktur, Prozessen oder der Unternehmenskultur zu sammeln. Versuchen Sie, das Gespräch in eine konstruktive Richtung zu lenken, sodass der Mitarbeiter konkrete Verbesserungsvorschläge machen kann.
Hilfsmittel für ein effektives Abschlussgespräch
- Einsatz von Feedback-Tools und Umfrageplattformen
Moderne HR-Software und Umfrageplattformen bieten Unternehmen eine effektive Möglichkeit, Abschlussgespräche zu strukturieren und auszuwerten. Tools wie Qualtrics XM ermöglichen es, maßgeschneiderte Fragebögen zu erstellen und das Feedback direkt nach dem Gespräch zu erfassen. Dies erleichtert die spätere Analyse und Dokumentation der Ergebnisse. Durch automatisierte Auswertungen und Dashboards lassen sich Muster in den Rückmeldungen erkennen und darauf basierend konkrete Maßnahmen ableiten. - Vorlagen und Checklisten
Vorlagen und Checklisten sind äußerst hilfreich, um sicherzustellen, dass das Gespräch alle relevanten Themen abdeckt. Sie dienen als Leitfaden und verhindern, dass wichtige Punkte übersehen werden. - Schulung der HR-Mitarbeiter
Ein oft unterschätztes Hilfsmittel ist die Schulung der HR-Mitarbeiter. Diese Schulungen sollten nicht nur technische Aspekte der Durchführung von Abschlussgesprächen abdecken, sondern auch Kommunikationsfähigkeiten, aktives Zuhören und den richtigen Umgang mit negativen oder schwierigen Rückmeldungen. Durch regelmäßige Workshops und Schulungsmaßnahmen können HR-Mitarbeiter ihre Gesprächsführungskompetenz verbessern und ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse der scheidenden Mitarbeiter entwickeln. - Integration von KI-Technologien
Künstliche Intelligenz (KI) ist ein aufkommendes Hilfsmittel, das im Bereich der Mitarbeiterbindung zunehmend an Bedeutung gewinnt. KI kann dabei helfen, Abschlussgespräche automatisch zu analysieren und Muster in den Rückmeldungen zu erkennen. So können Unternehmen schneller auf potenzielle Probleme reagieren und proaktive Maßnahmen ergreifen, bevor diese die Mitarbeiterbindung gefährden.
Digitale Tools zur Dokumentation
Die Digitalisierung von Abschlussgesprächen ermöglicht eine effiziente Dokumentation der Ergebnisse. Statt handschriftlicher Notizen oder unübersichtlicher Excel-Tabellen können digitale Tools verwendet werden, die alle Gesprächsdaten sicher speichern und schnell zugänglich machen. Diese Tools bieten zudem eine einfache Möglichkeit, Daten zu kategorisieren und in Berichte zu überführen, die sich für die strategische Planung von HR-Maßnahmen verwenden lassen
Je nach Kündigungsgrund können solche Abschlussinterviews eine Herausforderung darstellen. Daher ist es wichtig, Exit-Interview-Fragen stets sensibel und respektvoll zu gestalten. Denn vor allem bei Exit-Gesprächen mit eher unzufriedenen Mitarbeitern können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden. Außerdem bietet es sich an, im Gesprächsverlauf vom typischen Fragenkatalog eines Exit-Interviews abzuweichen, um eine echte Konversation zu ermöglichen. In jedem Fall sollte das Treffen gut vorbereitet sein.
Wie bereite ich ein Abschlussgespräch optimal vor?
Die Vorbereitung eines Abschlussgesprächs erfordert strukturierte Planung und Sensibilität. Entscheidend sind eine gründliche Planung, die Schaffung einer vertrauensvollen Atmosphäre sowie eine klare Agenda. Eine Checkliste unterstützt Sie dabei, alle relevanten Themen abzudecken und das Gespräch zielgerichtet zu führen – auch im Umgang mit kritischen Rückmeldungen.
Als Vorbereitung dient diese Checkliste:
- Analyse vorhandener Mitarbeiterfeedbacks
- Erstellung eines Fragenkatalogs
- Rechtzeitige Information des Mitarbeiters über Ablauf und Inhalte des Gesprächs
- Für das Abschlussgespräch dem Mitarbeiter einen Leitfaden vorab zukommen lassen
- Zeitpunkt und Rahmenbedingungen festlegen
- Vorabversion des Arbeitszeugnisses und der Interviewfragen versenden
- Datenschutz und Vertraulichkeit klären
- Einen ungestörten Raum für ein offenes Gespräch schaffen
Darüber hinaus empfiehlt es sich eine angenehme Atmosphäre für das Exitgespräch zu schaffen. Das gelingt, indem der Arbeitgeber Verständnis zeigt, neutral bleibt und auch kritische Rückmeldungen konstruktiv aufnimmt. Der Raum, in dem das Gespräch stattfindet, ist idealerweise einladend und gemütlich gestaltet.
Exit-Gespräch: Diese Themen gehören in den Fragebogen
Es ist für ein optimales Abschlussgespräch mit einem Mitarbeiter hilfreich, folgende Themenkomplexe und Beispiele als Vorlage zu nutzen:
- Kündigung
Beispielfrage: Was hätte anders sein müssen, um Sie bei uns zu halten? - Kommunikation
Beispielfrage: Wie wurde mit Kritik und / oder Lob von Ihnen umgegangen? - Team
Beispielfrage: Wie war die Stimmung im Team nach Ihrem Empfinden? - Ausstattung
Beispielfrage: Inwiefern hat das Equipment Ihre Arbeitsleistung beeinflusst? - Unternehmenskultur
Beispielfrage: Wie würden Sie das Unternehmen in drei Worten beschreiben? - Vertrauen
Beispielfrage: Wurden Ihnen falsche Versprechungen gemacht? - Perspektive
Beispielfrage: Wie beurteilen Sie Ihre Aufstiegschancen, wenn Sie nicht gekündigt hätten?
Nachdem alle Fragen im Offboarding-Gespräch beantwortet sind, gilt es, die Daten zusammenzutragen und mithilfe einer Ursachenanalyse auszuwerten. Die Auswertung gibt bestenfalls Aufschluss darüber, ob das Unternehmen Einfluss auf die Kündigung hatte. Entsprechend folgt die Erstellung eines Maßnahmenkatalogs.
Abschlussgespräch für Mitarbeiter vorbereiten mit Qualtrics
Ein Abschlussgespräch optimal zu gestalten, erfordert ein strategisches Vorgehen. Qualtrics XM unterstützt Sie dabei, unerwünschter Personalfluktuation vorzubeugen oder dieser entgegenzuwirken. Die Software lässt Ihren Mitarbeitern während des Arbeitsverhältnisses in individuell einstellbaren Abständen Feedback-Anfragen zukommen. Nach einer Kündigung erstellt es zudem eine abschließende Befragung. Auf diese Weise behalten Sie die Mitarbeiterzufriedenheit jederzeit im Blick und können alle Daten in einem übersichtlichen Dashboard abrufen.
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