Performance Management – Zielsetzung, Leistungserfassung und Anreizgestaltung

Was ist Performance Management?

Performance Management umfasst per Definition alle Prozesse, die die Steuerung und Kontrolle der Leistungen in einem Unternehmen zum Ziel haben. Dabei liegt der Fokus auf der Zeit sowie den Ressourcen, die Mitarbeiter für erbrachte Leistungen benötigen. Mithilfe dieser Maßnahmen sollen Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten und einsetzen, um Unternehmensziele effizient zu erreichen. Grundlage eines effektiven Performance Managements ist daher die Zieldefinition.

Für die Optimierung der Unternehmensperformance sind mehrere Leistungsebenen miteinzubeziehen:

• Leistung von einzelnen Mitarbeitern
• Leistung im Team
• Leistung in der gesamten Abteilung

Beim Performance Management handelt es sich somit um einen mehrdimensionalen Ansatz.

Was sind die Ziele des Performance Managements?

Performance Management hat neben einer kontinuierlichen Leistungsverbesserung zum Ziel, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und nachhaltig wachsen. Nicht nur die Leistung von einzelnen Mitarbeitern spielt hier eine entscheidende Rolle, sondern ebenso die der Abteilungen im Zusammenspiel. Dies erfordert im Rahmen des Performance Managements, die Unternehmensstrategie mit der operativen Planung, den Abläufen und dem finanziellen Kontrollwesen zusammenzuführen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz steigern und Zeit einsparen. Hinzu kommt, dass sich frei gewordene Ressourcen an anderer Stelle einsetzen lassen.

Ziele des Performance Managements

Performance Management hat neben einer kontinuierlichen Leistungsverbesserung zum Ziel, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und nachhaltig wachsen. Nicht nur die Leistung von einzelnen Mitarbeitern spielt hier eine entscheidende Rolle, sondern ebenso die der Abteilungen im Zusammenspiel. Dies erfordert im Rahmen des Performance Managements, die Unternehmensstrategie mit der operativen Planung, den Abläufen und dem finanziellen Kontrollwesen zusammenzuführen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz steigern und Zeit einsparen. Hinzu kommt, dass sich frei gewordene Ressourcen an anderer Stelle einsetzen lassen.

Performance Management auf Mitarbeiterebene

Das Performance Management trägt dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen sowie die Leistungen der Mitarbeiter zu verbessern. Am effektivsten gelingt dies durch:

• das Anbieten von Weiterbildungen.
• die Bereitstellung aller notwendigen Arbeitsmittel.
• eine angemessene Verteilung der Aufgaben.

Um die Erfolgsquote dieser Maßnahmen einschätzen zu können, vereinbaren Vorgesetzte gemeinsam mit ihren Mitarbeitern vorab die angestrebten Performanceziele.

Performance Management: Der Prozess

Eng mit dem Performance Management verbunden sind viele weitere Aufgabenbereiche des HR, wie beispielsweise das Kompetenzmanagement oder die Personalentwicklung. Ein Performance-Management-Prozess beinhaltet klassischerweise folgende drei Elemente:

• Zieldefinition und Zielvereinbarung
• Leistungserfassung, -messung und -beurteilung
• Verknüpfung mit dem Anreizsystem (leistungsabhängige Vergütung)

Je nach Unternehmen sind diese drei Bereiche komplett unterschiedlich gestaltet. Eine umfassende HR-Software hilft dabei, den gesamten Prozess zu vereinfachen.

Performance Management mit HR-Software: Vorteile

Das Performance Management lässt sich mit einer HR-Software besonders flexibel an individuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen. Dafür sprechen folgende Vorteile:

• Kontinuierlicher Überblick über Unternehmens- sowie Mitarbeiterziele.
• Effizientere Priorisierung der Unterstützung täglicher To-dos zur Zielerreichung.
• Bei neuen Erkenntnissen im laufenden Prozess oder wichtigen Informationen können Mitarbeiter und Manager sich über Kommunikationstools austauschen.
• Bei Veränderungen der Unternehmensstrategie lassen sich Mitarbeiter umgehend informieren. Im Zuge dessen sind auch die Individualziele zeitnah anzupassen sowie die veralteten Ziele „on hold“ zu setzen.

Performance Management Tools: Funktionen

Im Hinblick auf die Zielvereinbarung eines Unternehmens verfügt eine Software für Performance Management über folgende Funktionen:

• Ziele für alle Mitarbeiter im Unternehmen: Sobald die strategischen Unternehmensziele festgesetzt sind, lassen sich auch die Ziele für einzelne Mitarbeiter und Teams erarbeiten. Auf diese Weise trägt jeder Einzelne durch seine individuellen Leistungen zum Unternehmenserfolg bei.
• Zielstatus: Sowohl HR als auch Team Leads haben stets einen Überblick über die Leistungen ihrer Mitarbeiter. So können sie jederzeit sowohl den Zielstatus als auch die Ergebnisse aller Kollegen über ein Dashboard und Spotlights mitverfolgen.
• Adaptionsfähigkeit vereinbarter Ziele: Bei neu gesetzten Zielen lässt sich deren Erfolgswahrscheinlichkeit messen und die Leistungsbeurteilung somit schnell adaptieren.

Schritt 1: Zielvereinbarung als Instrument im Performance Management

Das Konzept der Zielvereinbarung (auch „Management by Objectives“ genannt) dient als Führungsinstrument und ist wesentlicher Teil des betrieblichen Performance Managements. Die Zielvereinbarung kann einmal jährlich oder in kürzeren Abständen erfolgen. Es gibt außerdem verschiedene Arten von Zielen. So werden Sachziele vs. Entwicklungsziele sowie quantitative vs. qualitative Ziele unterschieden. Nachfolgend sind alle Zielarten aufgeführt:

• Individualziele
• Teamziele
• Bereichsziele
• Unternehmensziele

Zielvereinbarung nach der SMART-Formel

Eine Zielvereinbarung umfasst in der Regel sowohl die Ergebnisse als auch die Prozesse einer Leistungserbringung. Die Ziele sollten idealerweise nach dem sogenannten SMART-Prinzip eindeutig definiert sein:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Um die Leistungsmotivation zu stärken, sind messbare Ziele mit einer Vergütungskomponente zu verknüpfen. Allerdings lassen sich nicht alle Leistungen quantifizieren. Um besser spezifizieren zu können, welche Zielvorgaben für welche Organisationseinheit und Mitarbeiter gelten sollen, legen Führungskräfte die Ziele in einer Zielhierarchie fest. So wissen Abteilungen und Mitarbeiter auf welche Zielvorgaben sie hinarbeiten.

Agiles Performance Management – das OKR-Modell

Da das oben beschriebene „Management by Objectives“ (MbO) im Zuge der Digitalisierung zunehmend veraltet, wenden sich viele Unternehmen einer agileren Organisation zu. Die neue Methode für das Ziel- und Performance Management lautet „Objectives & Key Results“ (OKR).

Der Unterschied zwischen Management by Objectives und Management by Results besteht darin:

• Die Ziele bei MbO sind oftmals quantitativ und als KPIs formuliert
• bei OKRs handelt es sich um qualitative Objectives handelt, die sich durch Key Results in quantitative Schlüsselergebnisse gliedern lassen.

Vor allem in agilen Unternehmen wie z. B. Google, Twitter oder LinkedIn wird OKR als Methode des Performance Managements angewandt.

Schritt 2: Performance Management – Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung stellt einen wesentlichen Bestandteil des Performance Managements dar. Sie ist nicht nur wichtig, um Leistungsverbesserungen zu erzielen, sondern wird auch als Führungsinstrument eingesetzt. Vorgesetzte beurteilen die innerhalb einer bestimmten Periode erbrachten Leistungen von Mitarbeitern und koppeln diese Beurteilung an einen Ausblick.

Arten der Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung erfolgt in regelmäßigen Abständen und lässt sich auf verschiedene Weise durchführen:

• Abwärtsbeurteilung durch Vorgesetzte
• Seitwärtsbeurteilung durch Kollegen
• 360-Grad-Feedback durch mehrere Beurteilende

Im Zuge dieser Leistungsbeurteilung erhalten Mitarbeiter Informationen, um ihre Leistung besser einschätzen zu können. Angestellte der HR-Abteilung erhalten wiederum Anhaltspunkte, um die Personalentwicklung zu verbessern und Maßnahmen zur Qualifizierung vorzunehmen.

Zyklen der Leistungsbeurteilung

Ähnlich wie die Zielvereinbarung kann die Leistungsbeurteilung einmal jährlich im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs (Zielerreichungsgespräch) erfolgen. Allerdings befindet sich die Arbeitswelt aufgrund der Digitalisierung stets im Wandel, wodurch der jährliche Turnus der Leistungsbeurteilung inzwischen als überholt gilt. Aus diesem Grund greifen viele Unternehmen auf kürzere Zyklen sowie agilere Methoden zurück, um die Beurteilung vorzunehmen. Denn laut einer Studie des Bundesarbeitsministeriums sorgen regelmäßige Leistungsbeurteilungen für erhöhte Arbeitszufriedenheit, Verantwortungsgefühl, Engagement sowie Verbleibebereitschaft der Mitarbeiter.

Schritt 3: Anreizsysteme im Performance Management

Besonders wichtig für das Performance Management sind sogenannte Anreizsysteme. Ihr Einsatz eignet sich vor allem bei messbaren Zielen. Sie stellen ein Instrument zur Verhaltenssteuerung dar und helfen dabei, Mitarbeiter- und Unternehmensziele in Einklang zu bringen. Anreize sollen die Leistungsbereitschaft fördern und tragen zur Performanceverbesserung bei. Besonders Erfolg versprechend sind Anreizsysteme, die zur Motivationsstruktur des Mitarbeiters passen. Daher ist es sinnvoll, Mitarbeiter in die Gestaltung miteinzubeziehen.

Materielle und immaterielle Stimuli der Anreizsysteme

Die Stimuli für ein Anreizsystem können materieller oder immaterieller Natur sein.

Die beiden Arten von Stimuli lassen sich miteinander kombinieren und bilden zusammen ein Anreizsystem.

Continuous Performance Management: Agil, dialogorientiert, entwicklungsfokussiert

Das traditionelle Performance Management, das auf jährlichen Bewertungen und Ranglisten basiert, hat in vielen Unternehmen ausgedient. Das kontinuierliche Performance Management bietet eine zukunftsfähige Alternative, die es Unternehmen ermöglicht, schneller auf Veränderungen zu reagieren, die Mitarbeitermotivation zu steigern und die Entwicklung der Mitarbeiter fortlaufend zu fördern.

Was ist kontinuierliches Performance Management?

Continuous Performance Management ist ein fortlaufender Prozess, bei dem Feedback und Zielanpassungen regelmäßig stattfinden. Dieser dynamische Ansatz unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeiter kontinuierlich zu fördern und ihre Leistungen im Einklang mit den Unternehmenszielen zu steigern. Statt sich nur auf einmal jährlich erbrachte Leistungen zu konzentrieren, wird der gesamte Entwicklungsprozess eines Mitarbeiters über das Jahr hinweg regelmäßig reflektiert und angepasst.

Im Gegensatz zu klassischen Beurteilungssystemen, bei denen Mitarbeiter einmal im Jahr bewertet und die Leistungen anhand vergangener Ergebnisse gemessen werden, ermöglicht das kontinuierliche Performance Management eine agile Leistungsbewertung. Ziel ist es, eine Kultur zu schaffen, in der Führungskräfte und Mitarbeiter im Dialog bleiben und in Echtzeit Anpassungen an Zielen und Leistungen vornehmen können.

Abgrenzung zu traditionellen Beurteilungen

Traditionelle Leistungsbeurteilungen konzentrieren sich meist auf die Bewertung vergangener Leistungen und setzen diese oft in einem jährlichen Rahmen fest. Im kontinuierlichen Performance Management wird hingegen Wert auf die laufende Rückmeldung gelegt, was eine proaktive Verbesserung und kontinuierliche Anpassung der Mitarbeiterentwicklung ermöglicht. Das Feedback wird in Echtzeit gegeben, was den Mitarbeitenden hilft, ihre Ziele schneller zu erreichen und Hindernisse frühzeitig zu identifizieren und zu überwinden.

Kernelemente des kontinuierlichen Performance Managements

Das kontinuierliche Performance Management umfasst vier zentrale Elemente, die es von traditionellen Methoden abheben:

• Dynamische Zielsetzung: Um die Performance Review zu modernisieren, werden Ziele nicht starr vorgegeben, sondern kontinuierlich angepasst. Diese dynamische Zielsetzung berücksichtigt sich ändernde Unternehmensprioritäten und stellt sicher, dass Mitarbeitende jederzeit auf die wichtigsten Ziele fokussiert bleiben. 
• Kontinuierliches Feedback: Regelmäßiges, konstruktives Feedback ist eine Schlüsselkomponente des kontinuierlichen Performance Managements. Anstatt zu warten, bis eine jährliche Leistungsbeurteilung stattfindet, erhalten Mitarbeitende kontinuierlich Rückmeldungen zu ihrer Arbeit. Dieses Feedback fördert eine schnelle Anpassung und Verbesserung der Leistung.
• Robuste Datenerhebung: Ein weiterer Vorteil der agilen Leistungsbeurteilung ist die stärkere Fokussierung auf die Datenerhebung. Unternehmen, die auf kontinuierliches Performance Management setzen, sammeln und analysieren regelmäßig Daten über die Leistungen ihrer Mitarbeitenden. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und hilft, die Qualität der Performance-Bewertungen zu verbessern. Indem Führungskräfte den Fokus auf aussagekräftige und umsetzbare Daten legen, können sie ihre Teams besser unterstützen und fördern.
• Mitarbeiter-Selbsteinschätzung: Eine weitere innovative Komponente des kontinuierlichen Performance Managements ist die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter. Dieser Prozess ermutigt die Mitarbeitenden, ihre eigenen Leistungen zu reflektieren und Verantwortung für ihre Entwicklung zu übernehmen. Die regelmäßige Selbstbewertung, kombiniert mit Feedback von Führungskräften, fördert das Engagement und hilft den Mitarbeitenden, ihre berufliche Entwicklung aktiv zu steuern.

Vorteile von Continuous Performance Management für Unternehmen und Mitarbeitende

Die Vorteile des kontinuierlichen Performance Managements sind vielfältig und wirken sich positiv auf beide Seiten aus – sowohl auf die Mitarbeitenden als auch auf das Unternehmen:

• Schnellere Reaktionsfähigkeit: Durch kontinuierliches Feedback und die laufende Anpassung von Zielen können Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren. Dies steigert die Agilität und ermöglicht eine schnellere Anpassung an neue Anforderungen oder Marktbedingungen.
• Höhere Motivation und Eigenverantwortung: Mitarbeitende, die regelmäßig Feedback erhalten und an der Zielsetzung beteiligt sind, übernehmen mehr Verantwortung für ihre Leistung und ihre berufliche Entwicklung. Dies führt zu einer höheren Motivation und einer stärkeren Bindung an das Unternehmen.
• Frühzeitige Identifikation von Hindernissen und Potenzialen: Ein kontinuierlicher Performance-Management-Prozess ermöglicht es, Herausforderungen und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu identifizieren. Dies trägt dazu bei, Hindernisse schnell zu überwinden und die Entwicklungspotenziale der Mitarbeitenden gezielt zu fördern.

Positive Auswirkungen auf Engagement und Retention: Ein kontinuierlicher und transparenter Performance-Management-Prozess führt zu höherem Engagement und stärkerer Mitarbeiterbindung. Mitarbeitende, die regelmäßig Feedback erhalten und an der Zielsetzung mitwirken, fühlen sich stärker wertgeschätzt und sind eher geneigt, im Unternehmen zu bleiben.

Praxisbeispiele und Tipps zur Umsetzung

Die Einführung von kontinuierlichem Performance Management erfordert Anpassungen in der Unternehmenskultur und der Nutzung moderner Tools. Hier sind einige praxisnahe Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:

• Regelmäßige 1:1-Check-ins
  Führen Sie regelmäßige Gespräche, z. B. monatliche Zielgespräche, um Ziele anzupassen und Entwicklungsfortschritte zu besprechen. Dies fördert kontinuierliche Entwicklung und Anpassung.

Tipp: Machen Sie diese Gespräche flexibel und fokussiert auf Entwicklung, nicht nur Leistung.

• Echtzeit-Feedback
  Implementieren Sie Feedback-Tools, die es ermöglichen, kontinuierlich Rückmeldungen zu geben. So erhalten Mitarbeitende direktes Feedback und können schnell reagieren.

Tipp: Fördern Sie eine Feedbackkultur, in der Rückmeldungen regelmäßig und konstruktiv gegeben werden.

• Dynamische Zielsetzung mit OKRs
  Nutzen Sie OKRs (Objectives and Key Results), um Ziele vierteljährlich anzupassen und den Fokus auf kurzfristige Ergebnisse zu legen.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ihre Ziele aktiv mitgestalten können.

• Mitarbeiter-Selbsteinschätzung
  Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, regelmäßig ihre eigenen Leistungen zu reflektieren. Dies stärkt Eigenverantwortung und fördert das Engagement.

Tipp: Ermutigen Sie Mitarbeitende zur regelmäßigen Selbstreflexion als Grundlage für Feedbackgespräche.

• Integration in die tägliche Arbeit
  Geben Sie kontinuierliches Feedback direkt im Arbeitsprozess, nicht nur in formellen Sitzungen. Dies sorgt für unmittelbare Anpassung und Verbesserung.

Tipp: Nutzen Sie digitale Tools für Echtzeitkommunikation und Feedback.

• Verwendung von Performance-Management-Software
  Implementieren Sie Software, die Zielverwirklichung, Feedback und Leistungstracking in Echtzeit ermöglicht.

Tipp: Wählen Sie benutzerfreundliche Software, die regelmäßige Anpassungen und Kommunikation erleichtert.

• Anerkennung und Belohnung
  Setzen Sie auf regelmäßige Anerkennung für Leistungen und Fortschritte, nicht nur einmal jährlich.

Tipp: Belohnen Sie sowohl kurzfristige Erfolge als auch langfristige Leistungen kontinuierlich.

Performance-Management-System von Qualtrics

Qualtrics bietet Ihnen ein allumfassendes Performance-Management-System, das Ihnen das Performance Management erleichtert und so zu einer schnelleren Zielerreichung verhilft!

• Persönliche Leistungen: Die Software von Qualtrics bietet eine Liste der wichtigsten Erfolge in der Karriere eines Mitarbeiters, die an die strategischen Ziele des Unternehmens angepasst sind.
• Individuelle Ziele und Zielsetzungen: Sie sind auf die Stellenbeschreibung und die erforderlichen Kompetenzen einer Person abgestimmt.
• 360-Grad-Feedback: erfolgt von Kollegen, direkten Berichterstattern und Managern
• Selbsteinschätzung: die Sicht des Mitarbeiters auf seine eigene Performance
• Persönliche Entwicklungspläne: mit Aktionen und Zielen für den Mitarbeiter
• Leistungsbeurteilungen: jährlich oder vierteljährlich, i. d. R. unter der Leitung eines Managers
• Programme zur Entwicklung von Führungskräften: Sie dienen dazu, Ihre derzeitigen Führungskräfte zu fördern und zukünftige Leistungsträger zu identifizieren.

Wie sicher ist die Performance Management Software von Qualtrics?

Qualtrics überträgt keine Daten Ihrer Umfragen auf die Qualtrics Server. Zudem verwendet Qualtrics für den Schutz der Daten stets das „HTTPS“-Protokoll. Hierdurch lassen sich auch sogenannte Mittelsmannangriffe vermeiden.

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