Performance Management – Zielsetzung, Leistungserfassung und Anreizgestaltung

Was ist Performance Management?

Performance Management umfasst alle Prozesse, die die Steuerung und Kontrolle der Leistungen in einem Unternehmen zum Ziel haben. Dabei liegt der Fokus auf der Zeit sowie den Ressourcen, die Mitarbeiter für erbrachte Leistungen benötigen. Mithilfe dieser Maßnahmen sollen Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten und einsetzen, um Unternehmensziele effizient zu erreichen. Grundlage eines effektiven Performance Managements ist daher die Zieldefinition.

Für die Optimierung der Unternehmensperformance sind mehrere Leistungsebenen miteinzubeziehen:

• Leistung von einzelnen Mitarbeitern
• Leistung im Team
• Leistung in der gesamten Abteilung

Beim Performance Management handelt es sich somit um einen mehrdimensionalen Ansatz.

Ziele des Performance Managements

Performance Management hat neben einer kontinuierlichen Leistungsverbesserung zum Ziel, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und nachhaltig wachsen. Nicht nur die Leistung von einzelnen Mitarbeitern spielt hier eine entscheidende Rolle, sondern ebenso die der Abteilungen im Zusammenspiel. Dies erfordert im Rahmen von Performance Management, die Unternehmensstrategie mit der operativen Planung, den Abläufen und dem finanziellen Kontrollwesen zusammenzuführen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz steigern und Zeit sparen. Hinzu kommt, dass frei gewordene Ressourcen an anderer Stelle eingesetzt werden können.

Performance Management auf Mitarbeiterebene

Das Performance Management trägt dazu bei, die Leistungen der Mitarbeiter zu verbessern. Am effektivsten gelingt dies durch …

• das Anbieten von Weiterbildungen.
• die Bereitstellung aller notwendigen Arbeitsmittel.
• eine angemessene Verteilung der Aufgaben.

Um die Erfolgsquote dieser Maßnahmen einschätzen zu können, vereinbaren Vorgesetzte gemeinsam mit ihren Mitarbeitern vorab die angestrebten Performanceziele.

Performance Management: der Prozess

Eng mit dem Performance Management verbunden sind viele weitere Aufgabenbereiche des HR, wie beispielsweise das Kompetenzmanagement oder die Personalentwicklung. Folgende drei Elemente beinhaltet klassischerweise ein Performance-Management-Prozess:

• Zieldefinition und Zielvereinbarung
• Leistungserfassung, -messung und -beurteilung
• Verknüpfung mit dem Anreizsystem (leistungsabhängige Vergütung)

Je nach Unternehmen sind diese drei Bereiche komplett unterschiedlich gestaltet. Eine umfassende HR-Software hilft dabei, den gesamten Prozess zu vereinfachen.

Performance Management mit HR-Software: Vorteile

Das Performance Management lässt sich mit einer HR-Software besonders flexibel an individuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen. Dafür sprechen folgende Vorteile:

• Kontinuierlicher Überblick über Unternehmensziele sowie Mitarbeiterziele
• Unterstützung der täglichen To-Dos zur Zielerreichung effizient zu priorisieren.
• Bei neuen Erkenntnissen im laufenden Prozess oder wichtigen Informationen können Mitarbeiter und Manager sich über Kommunikationstools austauschen.
• Bei Veränderungen der Unternehmensstrategie können Mitarbeiter umgehend informiert werden. Im Zuge dessen sollten auch die Individualziele zeitnah angepasst werden. Die veralteten Ziele sind „on hold“ zu setzen.

Performance Management Tools: Funktionen

Im Hinblick auf die Zielvereinbarung eines Unternehmens verfügt eine Software für Performance Management über folgende Funktionen:

• Ziele für alle Mitarbeiter im Unternehmen: Sobald die strategischen Unternehmensziele festgesetzt sind, können auch die Ziele für einzelne Mitarbeiter und Teams erarbeitet werden. Auf diese Weise trägt jeder Einzelne durch seine individuellen Leistungen zum Unternehmenserfolg bei.
• Zielstatus: Sowohl HR als auch Team Leads haben stets einen Überblick über die Leistungen ihrer Mitarbeiter. So können sie jederzeit sowohl den Zielstatus als auch die Ergebnisse aller Kollegen über ein Dashboard und Spotlights mitverfolgen.
• Adaptionsfähigkeit vereinbarter Ziele: Bei neu gesetzten Zielen lässt sich deren Erfolgswahrscheinlichkeit messen und die Leistungsbeurteilung somit schnell adaptieren.

Schritt 1: Zielvereinbarung als Instrument im Performance Management

Das Konzept der Zielvereinbarung (auch „Management by Objectives“ genannt) dient als Führungsinstrument und ist wesentlicher Teil des betrieblichen Performance Managements. Die Zielvereinbarung kann einmal jährlich oder in kürzeren Abständen erfolgen. Es gibt außerdem verschiedene Arten von Zielen. So werden Sachziele vs. Entwicklungsziele sowie quantitative vs. qualitative Ziele unterschieden. Nachfolgend sind alle Zielarten aufgeführt:

• Individualziele
• Teamziele
• Bereichsziele
• Unternehmensziele

Zielvereinbarung nach der SMART-Formel

Eine Zielvereinbarung umfasst i. d. R. sowohl die Ergebnisse als auch die Prozesse einer Leistungserbringung. Die Ziele sollten idealerweise nach dem sogenannten SMART-Prinzip eindeutig definiert sein:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch
• Terminiert

Um die Leistungsmotivation zu stärken, können messbare Ziele mit einer Vergütungskomponente verknüpft werden. Allerdings lassen sich nicht alle Leistungen quantifizieren. Um besser spezifizieren zu können, welche Zielvorgaben für welche Organisationseinheit und Mitarbeiter gelten sollen, legen Führungskräfte die Ziele in einer Zielhierarchie fest. So wissen Abteilungen und Mitarbeiter auf welche Zielvorgaben sie hinarbeiten.

Agiles Performance Management – das OKR-Modell

Da im Zuge der Digitalisierung das oben beschriebene „Management by Objectives“ (MbO) zunehmend veraltet, wenden sich viele Unternehmen einer agileren Organisation zu. Die neue Methode für das Ziel- und Performance Management lautet „Objectives & Key Results“ (OKR).

Obwohl die beiden Methoden zunächst ähnlich erscheinen, weisen sie einige entscheidende Unterschiede auf:

• Die Ziele bei MbO sind oftmals quantitativ und als KPIs formuliert
• bei OKRs handelt es sich um qualitative Objectives handelt, die sich durch Key Results in quantitative Schlüsselergebnisse gliedern lassen.

Vor allem in agilen Unternehmen wie z. B. Google, Twitter oder LinkedIn wird OKR als Methode des Performance Managements angewandt.

Schritt 2: Performance Management – Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung stellt einen wesentlichen Bestandteil des Performance Managements dar. Sie ist nicht nur wichtig, um Leistungsverbesserungen zu erzielen, sondern wird auch als Führungsinstrument eingesetzt. Vorgesetzte beurteilen die innerhalb einer bestimmten Periode erbrachten Leistungen von Mitarbeitern und koppeln diese Beurteilung an einen Ausblick.

Arten der Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung erfolgt in regelmäßigen Abständen und lässt sich auf verschiedene Weise durchführen:

• Abwärtsbeurteilung durch Vorgesetzte
• Seitwärtsbeurteilung durch Kollegen
• 360-Grad-Feedback durch mehrere Beurteilende

Im Zuge dieser Leistungsbeurteilung erhalten Mitarbeiter Informationen, um ihre Leistung besser einschätzen zu können. Angestellte der HR-Abteilung erhalten wiederum Anhaltspunkte, um die Personalentwicklung zu verbessern und Maßnahmen zur Qualifizierung vorzunehmen.

Zyklen der Leistungsbeurteilung

Ähnlich wie die Zielvereinbarung kann die Leistungsbeurteilung einmal jährlich im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs (Zielerreichungsgespräch) erfolgen. Allerdings befindet sich die Arbeitswelt aufgrund der Digitalisierung stets im Wandel, wodurch der jährliche Turnus der Leistungsbeurteilung inzwischen als überholt gilt. Aus diesem Grund greifen viele Unternehmen auf kürzere Zyklen sowie agilere Methoden zurück, um die Beurteilung vorzunehmen. Denn laut einer Studie des Bundesarbeitsministeriums sorgen regelmäßige Leistungsbeurteilungen für erhöhte Arbeitszufriedenheit, Verantwortungsgefühl, Engagement sowie Verbleibebereitschaft der Mitarbeiter.

Schritt 3: Anreizsysteme im Performance Management

Besonders wichtig für das Performance Management sind sogenannte Anreizsysteme. Ihr Einsatz eignet sich vor allem bei messbaren Zielen. Sie stellen ein Instrument zur Verhaltenssteuerung dar und helfen dabei, Mitarbeiter- und Unternehmensziele in Einklang zu bringen. Anreize sollen die Leistungsbereitschaft fördern und tragen zur Performanceverbesserung bei. Besonders Erfolg versprechend sind Anreizsysteme, die zur Motivationsstruktur des Mitarbeiters passen. Daher ist es sinnvoll, Mitarbeiter in die Gestaltung miteinzubeziehen.

Materielle und immaterielle Stimuli der Anreizsysteme

Die Stimuli für ein Anreizsystem können materieller oder immaterieller Natur sein.

Die beiden Arten von Stimuli lassen sich miteinander kombinieren und bilden zusammen ein Anreizsystem.

Performance-Management-System von Qualtrics

Qualtrics bietet Ihnen ein allumfassendes Performance-Management-System, das Ihnen das Performance Management erleichtert und so zu einer schnelleren Zielerreichung verhilft!

• Persönliche Leistungen: Die Software von Qualtrics bietet eine Liste der wichtigsten Erfolge in der Karriere eines Mitarbeiters, die an die strategischen Ziele des Unternehmens angepasst sind.
• Individuelle Ziele und Zielsetzungen: Sie sind auf die Stellenbeschreibung und die erforderlichen Kompetenzen einer Person abgestimmt.
• 360-Grad-Feedback: erfolgt von Kollegen, direkten Berichterstattern und Managern
• Selbsteinschätzung: die Sicht des Mitarbeiters auf seine eigene Performance
• Persönliche Entwicklungspläne: mit Aktionen und Zielen für den Mitarbeiter
• Leistungsbeurteilungen: jährlich oder vierteljährlich, i. d. R. unter der Leitung eines Managers
• Programme zur Entwicklung von Führungskräften: Sie dienen dazu, Ihre derzeitigen Führungskräfte zu fördern und zukünftige Leistungsträger zu identifizieren.

Wie sicher ist die Performance Management Software von Qualtrics?

Qualtrics überträgt keine Daten Ihrer Umfragen auf die Qualtrics Server. Zudem verwendet Qualtrics für den Schutz der Daten stets das „HTTPS“-Protokoll. Hierdurch lassen sich auch sogenannte Mittelsmannangriffe vermeiden.

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