Instaurer le télétravail dans son entreprise en 5 étapes clés

Les avantages du télétravail

Pour les salariés d’une entreprise, le travail à distance est synonyme de plus d’autonomie, de flexibilité professionnelle et de confiance. Ce dispositif permet également un gain de temps non négligeable puisqu’il permet de réduire les déplacements.

Pour l’entreprise, le télétravail permet de stimuler l’engagement des collaborateurs qui, en étant plus libres et autonomes, se sentent plus impliqués et motivés dans leurs tâches quotidiennes. Les entreprises qui ont recours au télétravail constatent généralement une hausse de la productivité de leurs salariés à distance.

Aussi, le télétravail peut permettre une continuité de l’activité en temps de crise ce qui est à la fois bénéfique pour l’employeur et l’employé.

Cependant, la mise en place du travail à distance peut se révéler compliquée si la phase transitoire n’a pas été organisée en amont. Réorganisation du travail, ressources nécessaires, management des collaborateurs à distance et gestion de l’isolement doivent être étudiés et planifiés ad hoc pour réussir à instaurer le travail à distance de manière optimale.

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5 étapes clés pour mettre en place le télétravail

1. Recueillir les attentes des collaborateurs

Pour réussir la mise en place du télétravail dans son entreprise il est tout d’abord essentiel de recueillir les attentes et les besoins de ses salariés à ce sujet. En effet, tous les salariés ne sont pas attirés par le travail à distance.

L’entreprise doit alors interroger ses employés pour cerner au mieux leurs volontés, leurs motivations, leurs doutes et leurs attentes en termes de rythme de travail et d’organisation et de ressources.

Pour cela, l’entreprise peut soumettre des questionnaires à ses collaborateurs susceptibles d’avoir recours à cette méthode particulière de travail. Elle peut également organiser des entretiens individuels ou de groupes.

Grâce à ces enquêtes, l’entreprise va pouvoir organiser ce dispositif au mieux dès le départ et définir un cadre pour les télétravailleurs et leurs managers.

2. Établir un cadre de travail à distance précis

Pour réussir à instaurer le télétravail dans son organisation il est nécessaire d’établir un cadre en réalisant une charte du télétravail qui doit aborder de multiples points cruciaux tels que :

• L’organisation technique (lieu du télétravail, horaires, conditions, etc.)
• Les ressources matérielles mises à dispositions pour les salariés
• Les outils collaboratifs
• Le rythme du travail à distance
• Le management des télétravailleurs
• Les droits et devoirs des salariés travaillant à distance
• Les droits et devoirs de l’employeur

Pour établir cette charte, il est important de réunir des acteurs de différents pôles de l’entreprise (ressources humaines, managers, membres du service informatique et délégués du personnel par exemple) pour avoir une vision globale et exhaustive du dispositif à mettre en place.

3. Expérimenter le dispositif

Une fois le cadre du travail à distance établi, il est indispensable de réaliser une phase de test. Cette phase de test doit être délimitée dans le temps (1 mois, 3 mois, 6 mois, etc.) et se terminer par un diagnostic de la situation grâce à une évaluation à 360 °.

L’employeur, les managers et les employés en télétravail doivent pouvoir donner leur feedback sur l’organisation du travail à distance pour pouvoir corriger les points négatifs et optimiser le dispositif.

En effet, il est possible que durant cette phase de test, les managers se rendent compte que les outils de travail collaboratifs choisis au départ ne s’adaptent pas à la situation de travail à distance.

4. Stimuler l’engagement des salariés en télétravail

Pour garder ses salariés en home office engagés et productifs il est indispensable de leur fixer des objectifs à court terme. Quels sont les objectifs à atteindre cette semaine ? Quels sont les résultats attendus ce mois-ci ?

Pour stimuler la motivation et l’implication des salariés à distance, il est également essentiel d’organiser des points d’équipe réguliers. Ces moments d’échanges en visio-conférence ou par téléphone permettent de garder une cohésion d’équipe.

Le manager doit donc organiser des réunions régulières pour pouvoir fixer de nouveaux objectifs et conserver le lien entre les différents télétravailleurs. Ces deux facteurs sont essentiels pour stimuler l’engagement des collaborateurs à distance.

5. Recueillir les feedbacks des collaborateurs régulièrement pour toujours optimiser le télétravail

Pour que le télétravail se passe le mieux possible, il faut interroger les collaborateurs qui expérimente ce dispositif de manière régulière.

Les membres du leadership, les managers, les membres des différentes équipes et les employés en télétravail doivent pouvoir formuler leurs feedback grâce à des sondages ou questionnaires réguliers.

En suivant ces 5 étapes clés, les employeurs et les managers vont pouvoir mettre en place le télétravail dans l’entreprise de manière structurée et bénéfique pour tous les acteurs de l’organisation.