zum Hauptinhalt springen

Wie funktioniert EX

Demo Anfordern

Corona-Nachweise am Arbeitsplatz sicher und einfach dokumentieren

Lesezeit: 7 Minuten


Alle Lebensbereiche befinden sich seit Ausbruch der Coronavirus-Krankheit in enormem Wandel. Zur Eindämmung von Infektionsfällen stehen in Deutschland ebenfalls staatliche Maßnahmen und Vorschriften für den Arbeitsplatz im Fokus der Bemühungen. Diese werden stetig an die Dynamik des aktuellen Impfgeschehens angepasst und beinhalten daher seit November 2021 die sogenannte 3G-Regel am Arbeitsplatz. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mithilfe einer Open-Door-Mentalität staatliche und betriebsinterne Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz verwalten und diese mit einem Tool sowohl transparent als auch direkt und schnell kommunizieren.

Aktuelle Corona-Vorschriften für Unternehmen in Deutschland

Durch den signifikanten Anstieg von Infektionen ab Herbst 2021 wurden weitere staatliche Maßnahmen getroffen, welche die Ausbreitung des Coronavirus in der Bevölkerung mindern sollen. Dazu zählt die bereits im Januar 2021 erstmalig erlassene Corona-Arbeitsschutzverordnung. Diese wurde am 24. November 2021 bis zum 19. März 2022 verlängert. Die Corona-Arbeitsschutzverordnung beinhaltet aktuell die folgenden Pflichten für Arbeitgeber:

  • die Bereitstellung von mindestens zwei Tests pro Woche für jeden Arbeitnehmer, der nicht ausschließlich von Zuhause arbeitet,
  • die Fortführung betrieblicher Hygienekonzepte,
  • die Vermeidung von Zusammenkünften mehrerer Personen während der Arbeit und der Pause,
  • die Aufklärung über mögliche Risiken einer Erkrankung mit dem Coronavirus sowie das Informieren über inner- und außerbetriebliche Impfangebote.

Am 24. November 2021 ist zudem das neue Infektionsschutzgesetz in Kraft getreten, das ebenfalls bis zum 19. März 2022 gilt. Es beinhaltet:

  • die Einführung der 3G-Regel am Arbeitsplatz, wonach nur noch Geimpfte, Genesene und per Antigen-Test negativ Getestete Zugang zu ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Die Kontrollen werden täglich vor Betreten des Unternehmens vonseiten des Arbeitgebers vorgenommen,
  • die Wiedereinführung der Homeoffice-Pflicht, sodass bei Büroarbeit und ähnlichen Tätigkeiten die Arbeit von Zuhause zu gewähren ist.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen bei Missachtung der Corona-Arbeitsschutzverordnung und des Infektionsschutzgesetzes mit empfindlichen Geldstrafen rechnen.

Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz erfolgreich in die betrieblichen Vorgaben implementieren

Die Pandemie stellt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber eine außerordentliche Belastung dar und birgt für beide Seiten durch unterschiedliche staatliche und betriebsinterne Maßnahmen zahlreiche Veränderungen. Dazu zählen etwa die Maskenpflicht, Hygieneregeln sowie die Einführung der Kontrolle erforderlicher Corona-Nachweise am Arbeitsplatz.

Um innerhalb der Belegschaft die Akzeptanz für ebenjene Maßnahmen und Regeln zu schaffen und zu erhöhen, gilt es, das bestehende Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu stärken. Dies beinhaltet, Veränderungen transparent, direkt und schnell zu kommunizieren sowie Bedürfnisse der Mitarbeiter wahrzunehmen und zu befriedigen.

Mitarbeiter-Compliance dank digitalem Tool steigern

Für Arbeitgeber gilt es, die jeweils am Arbeitsplatz geltenden Corona-Maßnahmen, die fortlaufend an die aktuelle pandemische Lage angepasst werden, zügig und direkt gegenüber jedem Mitarbeiter im Unternehmen zu kommunizieren. Auch für Betriebe ohne Digitalstrategie empfiehlt sich der Gebrauch eines digitalen und intuitiv bedienbaren Tools, das mobil sowohl vom Smartphone als auch vom Laptop nutzbar ist.

Dank eines solchen Tools lässt es sich jederzeit zügig auf neue Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz reagieren, etwa mit individuellen Handlungsanweisungen für einzelne Mitarbeiter. Einen sehr großen Vorteil bietet eine digitale Lösung vor allem hinsichtlich der erforderlichen 3G-Nachweise am Arbeitsplatz. Diese sind dank eines digitalen Tools nicht mehr zeitintensiv manuell zu kontrollieren, sondern lassen sich vom Arbeitnehmer selbst sicher und einfach zur Überprüfung im Tool ablegen.

Mitarbeiter über Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz informieren

Bereits vor Ausbruch der Corona-Pandemie galt die transparente, vollumfängliche und direkte Kommunikation innerhalb eines Unternehmens als wichtiger Baustein. Diese schafft eine verlässliche Bindung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, stärkt das Mitarbeiterwohlbefinden und sorgt zusätzlich für eine erhöhte Produktivität von Mitarbeitern.

Dabei ist es jedoch nicht nur essenziell, die Belegschaft über neue Corona-Vorschriften im Unternehmen in Kenntnis zu setzen. Für den Erfolg aller Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz ist es zusätzlich entscheidend, dass Mitarbeiter vollumfänglich in den Prozess integriert sind. Dazu zählt, den Arbeitnehmern die Gelegenheit zu bieten, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und eigene Ideen einzubringen.

Mitarbeitern aktiv zuhören

Die Einführung von Corona-Regeln am Arbeitsplatz, darunter vor allem jene des 3G-Nachweises, trifft möglicherweise nicht bei jedem Mitarbeiter auf Zustimmung. Insbesondere in der aktuellen Situation ist es jedoch geboten, die gesamte Belegschaft in den Prozess der Veränderung einzubeziehen.

Diese Situation stellt jeden Arbeitgeber zunächst vor die Herausforderung, alle Mitarbeiter in einem fairen Diskurs von den geschaffenen Corona-Vorschriften am Arbeitsplatz zu überzeugen. Gleichermaßen bietet diese Situation jedoch auch die Möglichkeit, eine positivere und transparentere Diskussionskultur im Unternehmen zu schaffen.

Auf Veränderung vorbereitet sein

Die Corona-Pandemie hat in kürzester Zeit die in Unternehmen jahrzehntelang etablierten Arbeitsprozesse verändert. Mit der Mutation des Corona-Virus und der damit verbundenen Entstehung weiterer Virusvarianten ist auch künftig mit unterschiedlichen betriebsinternen und staatlichen Corona-Vorschriften am Arbeitsplatz zu rechnen. Jedes Unternehmen ist daher mit einem flexibel nutzbaren und digitalen Tool bestens für künftige Corona-bedingte Veränderungen gewappnet.

Corona-Nachweise per digitalem Tool einfach und sicher dokumentieren

Qualtrics bietet ein effizientes und intuitiv bedienbares Tool, das zur Einhaltung aktuell gültiger Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz beiträgt. Die Anwendung erleichtert den Arbeitsalltag von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen.

Zuvorderst können dank des Tools erforderliche Corona-Nachweise aller Mitarbeiter vertraulich, schnell und einfach dokumentiert sowie kontrolliert werden. Dafür laden die Arbeitnehmer digitale Genesungs- und Impfzertifikate oder Testergebnisse in die Anwendung und speichern diese ab, sodass der Arbeitgeber Zugriff auf diese hat. Das Tool erinnert zudem über synchrone Kommunikationsmittel, also etwa per E-Mail, SMS oder per Chatprogramm, automatisch an bevorstehende Corona-Tests.

Ebenso können Arbeitnehmer während einer Erkrankung Symptome in der Anwendung angeben und speichern. Die Anwendung ermöglicht Arbeitgebern im nächsten Schritt ein gezieltes Screening nach COVID-19-Symptomen. Auf diesem Weg lassen sich potenzielle Infektionswege innerhalb des Unternehmens frühzeitig stoppen. Zur Eindämmung eines möglichen unternehmensinternen Infektionsgeschehens können mithilfe des Tools Handlungsanweisungen an einzelne oder an alle Mitarbeiter verschickt werden. Dazu zählt beispielsweise die Instruktion, an folgenden Werktagen im Homeoffice zu arbeiten.

Dank der intuitiv bedienbaren Oberfläche ist das Tool bereits direkt nach der Installation ressourcenschonend nutzbar. Durch sein flexibles Design lässt es sich innerhalb kürzester Zeit an veränderte Bedürfnisse und Corona-Maßnahmen am Arbeitsplatz anpassen. Fordern Sie jetzt eine kostenfreie Demo-Version an!

Erfassen Sie den Covid-19 Impf-, Genesenen- und Teststatus Ihrer Mitarbeiter