Verzeichnisoptionen

Inhalt Dieser Seite:

Über Verzeichnisoptionen

Bei den Verzeichnisoptionen handelt es sich um ein Dropdown-Menü, das sich in der oberen rechten Ecke der Registerkarte Verzeichniskontakte befindet. Es enthält viele wichtige Mittel zur Verwaltung Ihrer Verzeichniskontakte, wie die Möglichkeit, sie zu exportieren, um automatische Regeln für die Listenregistrierung einzurichten, Duplikate zu konsolidieren und eingebettete Daten zu verwalten.

Kontakte exportieren

Sie können alle Kontakte Ihres Verzeichnisses in ein Dateiformat Ihrer Wahl exportieren.

Tipp: Es spielt keine Rolle, welche Kontakte ausgewählt sind. Alle Kontakte werden in den Export einbezogen, es sei denn, Sie verwenden das Zahnrad auf der rechten Seite (EN). Auch Filter und Suchen schränken die im Export enthaltenen Kontakte nicht ein. Denken Sie daran, dass Sie auch eine Mailingliste exportieren (EN) können, anstatt das gesamte Verzeichnis zu exportieren.
  1. Klicken Sie auf Verzeichnisoptionen.
    Auswahl aller Kontakte aus den Verzeichnisoptionen exportieren
  2. Klicken Sie auf Alle Kontakte exportieren.
  3. Wählen Sie ein Dateiformat. Sie können entweder CSV oder TSV auswählen.
    Fenster Kontakte exportieren
  4. Wählen Sie, ob Sie die Kontakt-Statistiken exportieren möchten. Dies sind Informationen über die Kontakthäufigkeit, die Antwortrate usw.
    Tipp: Die Kontakt-Statistiken umfassen die Anzahl der Einladungen, die Anzahl der E-Mails, die durchschnittliche Antwortzeit, die Antwortrate, das Datum der letzten Einladung, das Datum der letzten Antwort und die Anzahl der Antworten. Die Anzahl der Antworten umfasst unvollständige, aber geschlossene Antworten. Die durchschnittliche Antwortzeit wird in Minuten erfasst.
  5. Wählen Sie, ob eingebettete Daten exportiert werden sollen. Mit Ja werden alle eingebetteten Daten exportiert, mit Nein werden keine exportiert, und mit Eingebettete Daten angeben können Sie wählen, welche Felder exportiert werden sollen.
  6. Klicken Sie auf Kontakte exportieren.

Eingebettete Daten angeben

Um eingebettete Daten anzugeben, wählen Sie einfach Felder aus dem Menü rechts aus. Ausgewählte Felder befinden sich am unteren Rand des Menüs.

Eingebettete Daten angeben ist ausgewählt und rechts erscheint ein Feld mit auswählbaren Feldern

Um Felder zu entfernen, klicken Sie auf das X neben dem jeweiligen Namen.

Automatische Listenregistrierung

Vorsicht: Wenn Sie sowohl CX als auch EX (EN)-Projekte in derselben Organisation gehostet haben, empfehlen wir Ihnen nicht, dieses Merkmal zu verwenden.

Angenommen, Sie haben eine laufende Umfrage, die Sie für mehrere Städte durchführen. Sie erhalten viele Anfragen für diese Umfragen und wünschten, Sie könnten sie alle auf einmal in Ihr Verzeichnis hochladen, anstatt in separaten Kontaktlisten.

Die automatische Listenregistrierung ermöglicht es Ihnen, neue Kontakte anhand verschiedener Informationen über sie automatisch in bestimmte Listen zu sortieren. Dieses Merkmal betrifft nur neu erstellte Kontakte in Ihrem Verzeichnis. Regeln zur automatischen Listenregistrierung gelten nicht rückwirkend für vorhandene Kontakte in Ihrem Verzeichnis.

Regeln festlegen

  1. Klicken Sie auf Verzeichnisoptionen.
    Auswahl der automatischen Listenregistrierung aus dem Dropdown-Menü der Verzeichnisoptionen
  2. Wählen Sie Automatische Listenregistrierung.
  3. Klicken Sie auf Neue Regel erstellen. Schaltfläche Neue Regel erstellen in der Mitte des Fensters
  4. Wählen Sie die Mailingliste aus, der Sie den Kontakt hinzufügen möchten, ODER klicken Sie auf Neue Liste erstellen, um eine neue Liste zu erstellen. Erstellen einer Regel
  5. Wählen Sie den Typ der Informationen aus, nach denen Sie filtern möchten.
  6. Beenden Sie die „Aussage“ auf der Grundlage der Besonderheiten dieser Informationen.
    Beispiel: Nur Menschen, deren E-Mail-Domänen „qualtrics“ enthalten, sollen in unsere Mailingliste aufgenommen werden.
  7. Klicken Sie zum Abschließen des Vorgangs auf Erstellen.

Bedingungen festlegen

Die Bedingungen in der automatischen Listenregistrierung sind den Bedingungen in Verzeichnisfiltern (EN) ähnlich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die einzigen Felder, auf die Sie die automatische Listenregistrierung stützen können, Kontaktinformationen und eingebettete Daten sind.

Regeln verwalten

Nachdem Sie Regeln erstellt haben, sehen Sie diese immer dann, wenn Sie in den Verzeichnisoptionen „Automatische Listenregistrierung“ wählen.

Liste der Regeln im Fenster für die automatische Listenregistrierung

Klicken Sie auf eine Regel, um sie zu ändern. Sie können auch auf Regel löschen unten rechts klicken, um sie für immer zu löschen.

Schaltfläche Regel löschen unten rechts

Tipp: Möglicherweise wird ein Fehler angezeigt, der besagt, dass die ausgewählte Liste nicht existiert. Es kann sein, dass die Liste gelöscht wurde, aber bevor Sie etwas ändern, denken Sie daran, dass ein anderer Verzeichnisadministrator diese Regel erstellt haben kann, und der Grund für diesen Fehler kann sein, dass Sie keinen Zugriff auf die Mailingliste haben.

Roter Fehlertext „Oh nein! Die Liste, die Sie ausgewählt haben, scheint nicht zu existieren. Sie wurde möglicherweise gelöscht.“

Duplikate konsolidieren

Es kann vorkommen, dass Sie mehrere Kopien desselben Kontakts in Ihr Verzeichnis hochladen, ohne es zu wissen. Sie können diese Duplikate in einem Kontakt kombinieren, indem Sie in den Verzeichnisoptionen Duplikate konsolidieren.

Tipp: Sie können die Verzeichnisoptionen verwenden, um Duplikate zu konsolidieren, nachdem die Kontakte hochgeladen wurden. Wenn Sie jedoch möchten, dass Duplikate beim Hochladen konsolidiert werden, damit Sie später nicht zurückgehen und sie korrigieren müssen, sollten Sie Ihre Verzeichniseinstellungen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Konsolidieren Ihrer doppelten Kontakte.
  1. Klicken Sie auf Verzeichnisoptionen.
    Duplikate konsolidieren in den Verzeichnisoptionen
  2. Wählen Sie Duplikate konsolidieren.
  3. Wählen Sie links Felder aus, von denen Sie nach Duplikaten suchen möchten. Sie können bis zu zwei doppelte Felder auswählen.
    Auswählen von Kontaktfeldern zur Deduplizierung nach

    Beispiel: Wenn wir Vor- und Nachnamen auswählen, werden Kontakte mit demselben Vornamen nicht als Duplikate betrachtet. Nur wenn beide Namen übereinstimmen, werden sie als Duplikate voneinander betrachtet.
  4. Klicken Sie auf Duplikate finden.
    Tipp: Klicken Sie auf Kontakte in Verzeichniseinstellungen konsolidieren unten links, um zu den Einstellungen der automatischen Deduplizierung Ihres Verzeichnisses zu gelangen.
  5. Klicken Sie neben einer Gruppe von Duplikaten auf Konsolidieren.
    Auf Konsolidieren klicken neben einem identifizierten doppelten Kontakt

    Tipp: Sie können nur 1.000.000 Duplikate gleichzeitig konsolidieren. Im obigen Bild waren 2 Duplikatsätze vorhanden. Wenn Ihr Verzeichnis über mehr als 1.000.000 Duplikatsätze verfügt, müssen Sie Duplikate mehrmals konsolidieren.
  6. Die Unterschiede zwischen den Duplikaten werden aufgelistet. Wählen Sie die bevorzugte Version jedes unterschiedlichen Feldes aus.
    Auswählen, welcher doppelte Wert beibehalten werden soll
  7. Klicken Sie auf Duplikate konsolidieren.
    Tipp: Für alle Kontakte können Sie die Werte für die Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefon und Sprache) angeben. Für eingebettete Daten (EN) hängt es von den Kontakten ab, die konsolidiert werden. Wenn jeder doppelte Kontakt unterschiedliche Werte für ein eingebettetes Datenfeld hat, erhalten Sie die Option, auszuwählen, welchen eingebetteten Datenwert Sie behalten möchten. Wenn ein Kontakt einen Wert für ein eingebettetes Datenfeld hat, aber der andere Kontakt keinen Wert für dieses Feld hat, dann bestimmt die jeweils ausgewählte Version des Kontakts, welches nicht duplizierte Feld beibehalten wird.

Konsolidierung zusätzlicher Duplikate

Wenn Sie Ihre Suche beendet haben, klicken Sie unten links auf Neue Suche starten, um verschiedene Felder zur Identifizierung von Duplikaten auszuwählen.

Schaltfläche Neue Suche starten unten links im Fenster Duplikate konsolidieren

Eingebettete Daten verwalten

Mit Eingebettete Daten verwalten unter Verzeichnisoptionen können Sie die eingebetteten Datenfelder selbst bearbeiten, nicht nur die Werte. In diesem Fenster können Sie eingebettete Daten löschen, umbenennen oder mehrere Felder zusammenführen.

Warnung: Änderungen an diesem Fenster wirken sich auf alle eingebetteten Daten im Verzeichnis aus, nicht nur auf einzelne Kontakte.

Fenster Eingebettete Daten verwalten. 1 ist ein hervorgehobener Feldname. 2 und 3 sind Felder zum Löschen und Zusammenführen oben rechts. 4 ist das nummerierte Feld neben dem Feldnamen. fehlende eingebettete Daten befinden sich in blauer Schrift links unten

  1. Umbenennung von Feldern: Klicken Sie in ein Feld oder markieren Sie es, um seinen Namen zu ändern. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
  2. Felder löschen: Wählen Sie die Felder, die Sie löschen möchten, mit den Kontrollkästchen auf der linken Seite aus und klicken Sie dann oben rechts auf Löschen.
  3. Zusammenführen von Feldern: Wählen Sie mehrere Felder auf der linken Seite aus, um sie zu einem einzigen eingebetteten Datenfeld zusammenzuführen. Klicken Sie dann oben rechts auf Felder zusammenführen, wählen Sie den Namen, den die zusammengeführten Felder haben sollen, und klicken Sie auf Felder zusammenführen. Wenn es mehrere Werte gibt, wird der neueste hinzugefügte zum Wert des zusammengeführten Feldes.
    Schaltfläche Felder zusammenführen mit Dropdown-Menü
  4. Kontakte, die die Daten haben: Die Anzahl der Kontakte, die einem eingebetteten Datenfeld zugewiesen sind.

Verzeichniseinstellungen

Die Option Verzeichniseinstellungen leitet Sie zur Registerkarte Verzeichniseinstellungen. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über die Optionen, die Sie dort vorfinden: