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Kontakthäufigkeitsregeln

Über Regeln zur Kontakthäufigkeit

Mit XM Directory können Sie Regeln festlegen, die festlegen, wie oft Ihre Kontakte Nachrichten empfangen können. Diese Regeln können auf der Ebene des Verzeichnisses, einer Verteilungsliste oder einer Umfrage gelten. Wenn Benutzer in Ihrer Organisation versuchen, diese Beschränkung zu überschreiten, wird die Verteilung zwar gesendet, die E-Mails, die über der Beschränkung liegen, werden jedoch übersprungen.

Sie erreichen die Kontakthäufigkeitsregeln, indem Sie zur Registerkarte Verzeichniseinstellungen navigieren. Der Abschnitt Kontakthäufigkeit wird oben auf der Seite angezeigt.

Tipp: Für den Zugriff auf die Registerkarte Verzeichniseinstellungen muss entweder die Berechtigung Verzeichnis verwalten für Ihr Konto aktiviert sein, oder, wenn Ihre Lizenz über Rollen verfügt, damit Ihnen eine Administratorrolle zugeordnet werden kann. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie an einem Zugriff auf die Regeln für die Kontakthäufigkeit für Ihre Marke interessiert sind.

Achtung: Um Spam zu verhindern, überspringt Qualtrics immer doppelte E-Mails. Eine doppelte E-Mail ist als E-Mail mit derselben Betreffzeile und demselben Hauptteil definiert, die an eine E-Mail-Adresse mit einem Zeitraum von 12 Stunden gesendet wird.

Verzeichnisregeln

Sie können Regeln festlegen, die für jeden Kontakt in einem Verzeichnis gelten. Sie können wählen, ob Sie nur eine oder beide dieser Einstellungen anwenden möchten.

Tipp: Diese Regeln gelten nicht für Erinnerungen, Danksagungen oder E-Mail-Workflow-Aufgaben. Sie gelten nur für Umfrageeinladungen und einfache E-Mails, Verteilungsautomatisierungen, XM Directory-Verteilungsaufgaben, SMS (keine SMS-Erinnerungen), WhatsApp-Verteilungen und persönliche Links.

- Maximale Anzahl der Nachrichten, die ein Kontakt empfangen kann: Begrenzen Sie die Anzahl der Nachrichten, die alle Kontakte im Verzeichnis innerhalb eines bestimmten Zeitraums empfangen können. Legen Sie die maximale Anzahl an Nachrichten in dem Feld fest und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü einen Zeitraum.
  Tipp: Der Zeitrahmen pro Monat ist mit 30 Tagen definiert. Wenn Sie beispielsweise eine benutzerspezifische Regel erstellen, um nur 1 Nachricht pro Monat zuzulassen, kann der Antwortende am 31. März eine E-Mail erhalten, eine andere jedoch erst am 30. April.
- Anzahl der Tage, die vergehen müssen, bevor Kontakte eine weitere Nachricht erhalten können: Geben Sie die Anzahl der Tage an, die zwischen den E-Mails vergehen müssen.
  Tipp: Der Zeitrahmen pro Tag arbeitet mit 24-Stunden-Zeiträumen. Wenn Sie beispielsweise eine benutzerspezifische Regel erstellen, um nur eine Nachricht pro Tag zuzulassen, und der Antwortende am 1. Januar um 8:00 Uhr eine E-Mail erhält, kann er nach 8:00 Uhr am 2. Januar eine weitere E-Mail erhalten.

Tipp: Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke, wenn Sie fertig sind!

Benutzerdefinierte Regeln

Achtung: Es gibt eine Obergrenze von 20 Verzeichnisregeln. Die Standardverzeichnisregeln zählen als eine einzelne Regel. Das bedeutet, dass Sie zusätzlich zu den Standardregeln bis zu 19 benutzerdefinierte Regeln haben können. Wenn Sie die Standardverzeichnisregeln deaktivieren, können Sie bis zu 20 benutzerdefinierte Regeln erstellen.

Mithilfe der benutzerdefinierten Regeln können Sie einschränken, wie häufig Befragte kontaktiert werden. Sie können diese Festlegung entweder über die Umfrage vornehmen, zu der die Kontakte eingeladen sind, oder über die Verteilungsliste, der sie zugeordnet sind. Diese Regeln fungieren als Ausnahmen von Ihren Verzeichnisregeln. Weitere Informationen zu Regelinteraktionen finden Sie im Abschnitt Wie Regeln interagieren.

Beispiel: Angenommen, Sie haben einen Verzeichnisregelsatz, der zulässt, dass ein Kontakt nur eine Nachricht pro Monat erhält, und ein bestimmter Kontakt hat bereits eine zugeteilte Nachricht erhalten. Sie können eine benutzerdefinierte Regel erstellen, die angibt, dass eine bestimmte Mailingliste immer Nachrichten senden kann, sodass Sie die Verzeichnisregel für diesen Kontakt außer Kraft setzen können.

Benutzerdefinierte Regel anlegen

Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.
Wählen Sie, ob diese Regel für Verteilungslisten oder für Umfragen gelten soll.
Wählen Sie die Listen oder Umfragen aus, auf die Sie die Regeln anwenden möchten. Sie können eine Mehrfachauswahl treffen.

Tipp: Sie können mehrere Umfragen oder mehrere Listen auswählen, aber Sie können keine einzige Regel erstellen, die beide kombiniert. Wenn Sie möchten, dass für Listen und Umfragen die gleichen Regeln gelten, legen Sie erst die Regel für die Umfragen fest und erstellen Sie dann genau die gleiche Regel für die Listen. Für jede benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Listen oder Umfragen auswählen.

Warnung: Ihre Umfrage muss aktiv/veröffentlicht sein, damit sie beim Festlegen einer benutzerdefinierten Regel als Option angezeigt wird.
Wählen Sie die Nachrichtentypen, für welche die Regeln gelten sollen. Dies können entweder nur Einladungen oder Einladungen und E-Mails ohne Umfrage-Links („Alle Nachrichtentypen“) sein.
Wählen Sie aus, ob Sie möchten, dass Kontakte in den ausgewählten Listen unabhängig von Verzeichnisregeln Nachrichten, Umfragen und Intercepts empfangen können, oder ob Sie eine neue benutzerdefinierte Regel erstellen möchten.
Tipp: Wenn Sie Kontakte in der/den ausgewählten Liste(n) unabhängig von Verzeichnisregeln immer den Empfang von Nachrichten, Umfragen und Intercepts zulassen auswählen, werden alle von Ihnen festgelegten Verzeichniskontaktregeln überschrieben. Wenn Sie Nachrichten an die durch diese Regel festgelegten Listen/Umfragen senden, wird diese Regel anstelle der Verzeichnisregeln angewendet.
Wählen Sie die Regeln, die gelten. Wenn Sie nicht verstehen, was die einzelnen Regeln bewirken, navigieren Sie zum Abschnitt „Optionen“ unten.
Klicken Sie auf Regel anlegen.

Optionen

Beschränken Sie, wie viele Nachrichten Kontakte erhalten können, wenn sie an diese Liste gesendet werden: Geben Sie an, wie viele Nachrichten Kontakte in welchem Zeitraum erhalten können.
Tipp: Der Zeitrahmen pro Monat ist mit 30 Tagen definiert. Wenn Sie beispielsweise eine benutzerspezifische Regel erstellen, um nur 1 Nachricht pro Monat zuzulassen, kann der Antwortende am 31. März eine E-Mail erhalten, eine andere jedoch erst am 30. April.
Geben Sie an, wie viel Zeit nach der letzten Nachricht ein Kontakt verstreichen muss, bevor er eine an diese Liste gesendete Nachricht empfangen kann: Geben Sie in Tagen an, wie viel Zeit zwischen den Nachrichten vergehen muss.
Beispiel: In der Abbildung unten können nur 5 Umfrageeinladungen pro Monat gesendet werden. Nur 1 Einladung kann alle 7 Tage ausgehen. Wenn Sie jedoch E-Mails ohne Umfragelinks an die ausgewählten Listen senden, können Sie so viele E-Mails senden, wie Sie möchten, da die Regel so eingestellt ist, dass sie nur Einladungen betrifft.
Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen: Ignorieren Sie alle anderen Kontakthäufigkeitsregeln zugunsten Ihrer benutzerdefinierten Regel. Weitere Informationen zu Regelinteraktionen finden Sie im Abschnitt Wie Regeln interagieren.

Interaktion von Regeln

Wenn eine benutzerdefinierte Regel Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und überschreiben enthält, wird diese Regel unabhängig von anderen benutzerdefinierten Regeln oder Verzeichnisregeln angewendet. Diese Einstellung hat immer Vorrang vor allen anderen Regeleinstellungen.

Tipp: Wenn mehrere Regeln Ignorieren enthalten und vorhandene Verzeichnisregeln überschreiben, gilt die Regel mit der restriktivsten Einstellung.

Wenn es keine Regeln gibt, die Regeln zum Ignorieren und Überschreiben vorhandener Verzeichnisse enthalten, überschreiben benutzerdefinierte Regeln, die Immer zulassen, dass Kontakte die an diese Liste/Umfrage gesendeten Nachrichten unabhängig von den Regeln für die Kontakthäufigkeit des Verzeichnisses erhalten, alle anderen Regeln außer Kraft setzen.

Andernfalls gilt, wenn für dieselbe Verteilung unterschiedliche Regeln gelten, die benutzerdefinierte Regel oder Verzeichnisregel mit der restriktivsten Einstellung.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Regel angewendet wird, wenn zwei Regeln interagieren. Die Zelle, in der sich zwei Regeln schneiden, zeigt, welche der beiden Regeln gewinnen wird.

	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	Regel mit “Kontakten immer erlauben, die an diese Liste/Umfrage gesendeten Nachrichten zu empfangen, unabhängig von	Benutzerdefinierte Regel	Verzeichnisregel
Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	restriktivste Regel	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“
Regel mit “Kontakten immer erlauben, die an diese Liste/Umfrage gesendeten Nachrichten zu empfangen, unabhängig von	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	restriktivste Regel	Regel mit aktivierter Option „Kontakten immer den Empfang von Nachrichten erlauben, die an diese Liste/Umfrage gesendet werden, unabhängig von den Kontakthäufigkeitsregeln des Verzeichnisses“	Regel mit aktivierter Option „Kontakten immer den Empfang von Nachrichten erlauben, die an diese Liste/Umfrage gesendet werden, unabhängig von den Kontakthäufigkeitsregeln des Verzeichnisses“
Benutzerdefinierte Regel	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	Regel mit aktivierter Option „Kontakten immer den Empfang von Nachrichten erlauben, die an diese Liste/Umfrage gesendet werden, unabhängig von den Kontakthäufigkeitsregeln des Verzeichnisses“	restriktivste Regel	Benutzerdefinierte Regel
Verzeichnisregel	Regel mit aktivierter Option „Vorhandene Verzeichnisregeln ignorieren und außer Kraft setzen“	Regel mit aktivierter Option „Kontakten immer den Empfang von Nachrichten erlauben, die an diese Liste/Umfrage gesendet werden, unabhängig von den Kontakthäufigkeitsregeln des Verzeichnisses“	Benutzerdefinierte Regel	restriktivste Regel

wenn benutzerdefinierte Regeln ausgewertet werden

Benutzerdefinierte Regeln werden ausgewertet, sobald eine Verteilung gesendet wird. Wenn eine Verteilung eingeplant wird, während eine Regel vorhanden ist, und die Regel dann gelöscht wird, bevor die Verteilung gesendet wird, folgt die Verteilung nicht der zuvor festgelegten Regel.

Ebenso gelten benutzerdefinierte Häufigkeitsregeln nicht mitten in einer Verteilung, d.h. es wäre möglich, dass E-Mail-Adressen mehrere E-Mails erhalten, was normalerweise aufgrund von Kontakthäufigkeitsregeln nicht zulässig wäre. Angenommen, Sie haben einen benutzerdefinierten Regelsatz, der zulässt, dass jeder Kontakt in einer Mailingliste nur eine E-Mail pro Monat erhält. Wenn Ihre Liste dreimal dieselbe E-Mail-Adresse enthält, erhält die Adresse drei E-Mails, eine für jeden Eintrag in der Mailingliste.

Benutzerdefinierte Regeln schauen auch auf vorherige Verteilungen zurück. Wenn Sie bereits eine Verteilung für eine bestimmte Umfrage oder Liste gesendet haben und dann eine benutzerdefinierte Häufigkeitsregel anlegen, wird die Regel in Verbindung mit den bereits gesendeten Verteilungen ausgewertet. Darüber hinaus gibt es keine Beschränkung dafür, wie weit diese Regel zurückblicken wird.

Beispiel: Angenommen, Sie richten heute eine benutzerdefinierte Regel ein, die besagt, dass 180 Tage zwischen Nachrichten vergehen müssen, bevor Sie eine weitere Umfrageeinladung senden können.

Sie haben einen Kontakt, der vor 30 Tagen (bevor Sie die Regel eingerichtet haben) eine Nachricht erhalten hat und der eine Einladung für morgen erhalten soll (nachdem Sie die Regel eingerichtet haben). Werden sie morgen eine Einladung erhalten?

Die benutzerdefinierte Regel blickt auf vergangene Verteilungen zurück, sodass Ihr Kontakt keine E-Mail erhält.

Benutzerdefinierte Regeln mit mehreren Listen oder Umfragen

Mit jeder benutzerdefinierten Regel können Sie bis zu 20 Listen oder Umfragen gleichzeitig auswählen. Um zu ermitteln, ob eine Verteilung an einen bestimmten Empfänger gesendet werden soll, werden benutzerdefinierte Regeln mit mehreren Listen oder Umfragen anhand aller an die Liste gesendeten Verteilungen ausgewertet.

Beispiel: Wir haben eine benutzerdefinierte Kontakthäufigkeitsregel eingerichtet, die mit einem (1) Check-In und (2) Boarding-Posttransaktionsumfragen für Qualtrics Airlines verknüpft ist. Diese Regel ist so konfiguriert, dass in einer Woche nicht mehr als eine Verteilung gesendet wird, die mit diesen beiden Umfragen verknüpft ist.

Angenommen, Toby ist ein Kunde für Qualtrics Airlines, der von Seattle nach New York fliegt, mit einer Verbindung in Chicago. Das sind zwei Flüge und damit zwei Gruppen von Check-ins und Boardings.

Mit der in diesem Beispiel gezeigten benutzerdefinierten Regel würde Toby nur eine Umfrage erhalten: eine Einladung zum Einchecken der Umfrage, als er in Seattle eincheckte. Er würde keine Umfrage erhalten, wenn er in Seattle, in Chicago oder in Chicago eincheckt, weil die Regel zu restriktiv ist. Wenn dies beabsichtigt ist, ist das in Ordnung. Wenn wir jedoch jedes dieser Erfahrungen einzeln untersuchen möchten, müssen wir unsere Regel ändern.

Anstatt beispielsweise die Anzahl der Kontakte zu begrenzen, die diese Umfragen in einer Woche erhalten, kann es besser sein, Kontakten zu erlauben, Verteilungen unabhängig von Verzeichnisregeln zu erhalten, z.B.:

Häufig gestellte Fragen

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